Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Налоговики разрешают не платить ЕНВД, если магазин закрылся

Подписка
Срочно заберите все!
№24
3 августа 2015 1091 просмотр

Мы хотим с некоторыми контрагентами перейти на электронный документооборот, в частности получать счет фактуры и акты подписанные электронной подписью, должно ли это быть прописано в договоре услуг во избежании "придирок" налоговой.

Организациям будет лучше заключить соглашение об электронном обмене документами, в котором будет определен формат электронного документооборота между компаниями. Какие пункты соглашения помогут организациям избежать претензий проверяющих представлено в статье в полном ответе.

Обоснование

Из статьи журнала «РОССИЙСКИЙ НАЛОГОВЫЙ КУРЬЕР», № 12, ИЮНЬ 2014

Что важно отразить в соглашении об электронном обмене документами, чтобы избежать налоговых потерь

Екатерина Шестакова, генеральный директор ООО «Актуальный менеджмент», канд. юр. наук

Давид Околелов, советник государственной гражданской службы РФ 3-го класса

Для электронного обмена «первичкой» нужно согласие обеих сторон

Без договора с ЭДО счетами-фактурами обменяться не получится

Договориться об использовании простой подписи нужно заранее

Сейчас все больше компаний переходят на электронный документооборот не только с инспекцией, но и с контрагентами (подробнее читайте ниже). Однако в отличие от обмена сведениями с налоговиками порядок подготовки, согласования и подписания соглашения об электронном обмене документами между компаниями законодательно не утвержден.

ЧИТАЙТЕ НА E.RNK.RU

Еще больше полезных материалов

Компании вправе отчитываться перед инспекцией не только на бумаге, но и в электронном виде. Более того, начиная с отчетности за I квартал 2014 года практически все плательщики представляют декларацию по НДС по телекоммуникационным каналам связи. Что важно знать обэлектронной отчетности по НДС, читайте в статье «Как без проблем в 2014 году отчитаться по НДС в электронном виде»

Мы разработали образец соглашения об электронном обмене документами (далее — соглашение), в котором определили формат электронного документооборота между компаниями (см. образец ниже). Рассмотрим, какие пункты такого соглашения помогут компании избежать претензий проверяющих.*

1. Закрепление формы соглашения в учетной политике обоснует право компании обмениваться бумагами в электронном виде

Электронный документооборот связан с внутренним документооборотом компании, ведением учета и составлением отчетности. В свою очередь, совокупность способов ведения бухучета необходимо утвердить в учетной политике (ст. 8 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ, далее — Закон № 402-ФЗ).

Следовательно, если компания решила ввести систему электронного документооборота и электронной отчетности, такую систему нужно отразить в учетной политике. При этом важно закрепить:

— объем электронного документооборота;
— форматы электронных документов;
— порядок хранения электронной отчетности;
— случаи, когда вместо электронных документов компания оформляет документы на бумаге.

2. Указание на способ электронного обмена внесет ясность при взаимодействии с контрагентами

Порядок и способ электронного документооборота компании определяют самостоятельно. При этом важно учитывать два основных нюанса.

Во-первых, в соглашении необходимо указать, дублируются ли электронные документы на бумаге. К примеру, компания отправляет контрагенту ТТН в электронном виде, а затем спустя некоторое время направляет этот же документ в бумажном виде (например, если контрагент не получил электронный документ).*

Отметим, что такой порядок оформления документов предусмотрен в настоящее время для счетов-фактур (п. 4 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.11 № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость»).

По мнению авторов, аналогичный порядок действий целесообразно закрепить в соглашении и для прочих электронных документов.

Во-вторых, в соглашении целесообразно отметить, обмениваются ли компании электронными документами напрямую (при помощи специализированных программ или обычных почтовых клиентов) или привлекая оператора электронного документооборота (подробнее читайте ниже).*

ЧИТАЙТЕ НА E.RNK.RU

Как обменяться счетами-фактурами в электронном виде

Минфин России строго регламентирует порядок электронного обмена счетами-фактурами (приказ от 25.04.11 № 50н), в котором вся процедура расписана в 23 пунктах. Однако обменяться электронными счетами-фактурами не так сложно, как может показаться на первый взгляд.

В статье «Отправить счет-фактуру в электронном виде не так сложно, как кажется» мы рассказали, что важно знать бухгалтеру при выставлении счета-фактуры в электронной форме и отправке такого документа покупателю

Обмен электронными счетами-фактурами возможен исключительно через оператора ЭДО (Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи, утв. приказом Минфина России от 25.04.11 № 50н). В то время как законодательство не обязывает компании привлекать оператора ЭДО для обмена иными документами. Получается, что отправить счет на оплату или накладную компания может по электронной почте, заверив документ электронно-цифровой подписью.*

3. Отражение способа подписи электронного документа определит его юридическую силу

Существует несколько видов электронной подписи — простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная (ст. 2 Федерального закона от 06.04.11 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).

По мнению Минфина России, подтвердить факт хозяйственной операции для целей налогообложения можно электронным документом, подписанным усиленной квалифицированной электронной подписью. Документ, подписанный простой или усиленной неквалифицированной подписью, можно расценивать как аналог документа с собственноручной подписью, проставленной на бумаге, только в случае, установленном законом (письмо от 12.04.13 № 03-03-07/12250).

Получается, документ, подписанный простой или усиленной неквалифицированной подписью, не подтвердит расходы компании (письма Минфина России от 23.01.13 № 03-03-06/1/24 , от 25.12.12 № 03-03-06/2/139 и от 20.12.12 № 03-03-06/1/710).

Вместе с тем ФНС России в письме от 24.11.11 № ЕД-4-3/19693@ указала, что компания может подтвердить расходы, подписанные указанным способом, если проставление такой подписи предусмотрено соглашением между сторонами. Следовательно, если в соглашении компании пропишут, что «первичку» можно подписывать простой подписью, этого будет достаточно для надлежащего оформления документов для целей налогообложения.*

4. Закрепив формат документов, которыми компании обмениваются в электронном виде, можно избежать претензий к порядку их оформления

С 1 января 2013 года форму первичных бумажных документов компания вправе разрабатывать самостоятельно (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Но если компания передает контрагенту «первичку» в электронном виде, ей необходимо соблюдать установленные для некоторых электронных документов форматы. В частности, форматы утверждены для следующих документов (приказ ФНС России от 21.03.12 № ММВ-7-6/172@):

— накладной по форме № ТОРГ-12;
— акта приемки-сдачи работ (услуг).

Кроме того, важно помнить, что обмениваться счетами-фактурами компании могут, только привлекая оператора электронного документооборота. Следовательно, если соответствующий договор у организации отсутствует, целесообразно исключить счета-фактуры из перечня электронных документов.

5. Указание на порядок хранения электронных документов защитит их от преждевременного уничтожения

Порядок хранения электронных документов не отличается от порядка хранения документов на бумаге. Так, электронные счета-фактуры необходимо хранить в течение срока, предусмотренного для хранения бумажных документов (п. 1.13 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи, утв. приказом Минфина России от 25.04.11 № 50н). Напомним, что для целей бухгалтерского учета первичные документы хранятся пять лет, а для целей налогообложения — четыре года.

Но на практике существуют риски утери документа (например, в случае сбоя в работе компьютера или при возникновении пожара). Поэтому в соглашении целесообразно определить порядок получения копий документов у контрагента (см. комментарий эксперта ниже).

КОММЕНТАРИЙ ЭКСПЕРТА

Светлана Болотова, специалист по налоговому планированию нефтеперерабатывающей компании

Нередко компаниям удается избежать налоговых доначислений в случае представления копий утраченных документов, которые компания получила от контрагента. Так произошло в споре, который рассмотрел ФАС Северо-Западного округа (постановление от 01.03.10 № А56-16916/2009). В этом деле налоговики отказали компании в вычете НДС в связи с отсутствием счетов-фактур. Указанные документы компания уничтожила по истечении срока хранения.

Однако в суд организация представила электронные копии необходимых счетов-фактур, которые она получила от контрагента. В результате суд согласился, что спорные вычеты были заявлены правомерно.

На мой взгляд, указание в соглашении об электронном документообороте на возможность получения от контрагента копии электронного документа положительно скажется на разрешении налоговых споров в подобных ситуациях

Кроме того, порядок хранения электронных документов обеспечит защиту от внесения в них исправлений и искажений. Напомним, что исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций. Это необходимо подтвердить подписями тех лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений (письмо Минфина России от 25.01.12 № 07-02-06/9). Поэтому в соглашении целесообразно также указать на порядок внесения исправлений в электронные документы. В частности, обозначить, что компания не вправе внести изменения в документ в одностороннем порядке.

6. Установление порядка предоставления электронных документов по запросам налоговиков поможет избежать доначислений

При проверке компании или ее контрагента налоговики вправе истребовать документы (ст. 93 и 93.1 НК РФ). Непредставление таких бумаг приведет к ответственности и возможным доначислениям налогов и сборов.

Если компания использует электронный обмен «первичкой», она вправе по запросу проверяющих представить копию соответствующего документа как в электронном виде по ТКС, так и на бумаге (п. 2 ст. 93 НК РФ). Поэтому в соглашении целесообразно прописать тот порядок представления копий электронных документов в инспекцию, который более удобен для компании.

Однако если истребуемый документ составлен в электронном виде не по установленным форматам, компании следует представить его в инспекцию на бумаге в виде заверенной копии с отметкой о подписании документа электронной подписью (письма Минфина России от 11.01.12 № 03-02-07/1-2 и от 11.01.12 № 03-02-07/1-1письмо ФНС России от 29.06.10 № МН-37-6/5451).

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Какие отчеты руководитель просит Вас сделать в Excel чаще всего?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка