Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

Всеобщий переход на онлайн‑кассы — срочно присоединяйтесь

Подписка
Срочно заберите все!
№23
6 августа 2015 21 просмотр

При смене директора нужно ли переделывать договора. Директора часто нет на месте, можем ли мы использовать факсимильную подпись?

Нет, не нужно, поскольку директор заключает договор от имени организации, которую представляет в правоотношениях с контрагентом. Поэтому вносить изменения в заключенные прежним директором соглашения не требуется.

Можете, но только в гражданско-правовых отношениях (между собой) и только если это предусмотрено соглашением сторон (т. е. если оба контрагента выразили согласие на такой способ обмена документами). При этом сами договоры обязательно должны быть подписаны контрагентами собственноручно.

Все первичные документы, имеющие четкие правила оформления, которые вносятся в книги продаж или покупок, или являются основанием для акцептования предъявленных сумм НДС, должны подписываться только «живыми» подписями, иначе у налоговых органов возникнут обоснованные претензии по их оформлению и учету.

Поэтому такие первичные документы, как, например, счета-фактуры с факсимильной подписью, не могут служить основанием для вычета по НДС (контролирующие органы аргументируют это нормами статьи 169 Налогового кодекса РФ и указывают на ненадлежащее оформление подписей). Такая точка зрения ФНС РФ и Минфина России официально не была опубликована, однако прослеживается в судах. По мнению судей, до тех пор пока оригинал счета-фактуры не получен, принимать входной НДС к вычету нельзя. Вычет необходимо перенести на тот налоговый период, в котором оригинал счета-фактуры поступит от поставщика. Такие выводы, например, есть в постановлениях ФАС Поволжского округа от 7 июня 2008 г. № А55-11510/2007 и от 18 марта 2008 г. № А55-11507/2007-31.

Кроме того, не может подписываться факсимильной подписью любая отчетность для контролирующих органов, представленная в бумажном виде – иначе ее просто не примут.

При передаче отчетности по ТКС можно использовать электронную цифровую подпись директора, а вот при передаче отчетности по почте или лично инспектору все подписи должны быть выполнены уполномоченными лицами собственноручно. В отношении бухгалтерской отчетности это прямо указано в ч. 8 ст. 13 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. В отношении отчетности в ИФНС и фонды законодательство четкой оговорки не делает, однако в этом случае действует императивный принцип – если прямого разрешения нет – запрещено. Суды по такого рода делам поддерживают контролирующие органы (постановления ФАС Северо-Западного от 02.11.11 № А56-66090/2010 иВолго-Вятского от 11.04.08 № А11-2499/2007-К2-24/126 (оставлено в силе определением ВАС РФ от 02.06.08 № 6600/08) округов).

Доводы в пользу такой позиции приводит и ВАС РФ – по мнению суда, в отчетности, представленной в контролирующие органы, возможны только собственноручная и электронная подпись (определение Высшего арбитражного суда РФ от 2 июня 2008 г. № 6600/08).

Обоснование

Из ситуации И.И. Шкловца, заместителя руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Какие последствия могут возникнуть, если организация не проинформирует налоговую инспекцию о смене генерального директора

Налоговая инспекция может оштрафовать руководителя организации. Сделки, заключенные новым генеральным директором (до внесения сведений о нем в ЕГРЮЛ), могут быть признаны недействительными.

Генеральный директор вправе действовать от имени организации без доверенности (п. 2 ст. 54 ГК РФ)*. При этом сведения о нем должны быть зафиксированы в ЕГРЮЛ (подп. «л» п. 1 ст. 5 Закона от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ). Ведение ЕГРЮЛ возложено на ФНС России (п. 5.5.6 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 30 сентября 2004 г. № 506). Поэтому о смене генерального директора организация обязана сообщить в налоговую инспекцию в течение трех дней с момента, когда новый директор приступил к исполнению своих обязанностей в соответствии с приказом (п. 5 ст. 5 Закона от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ). Если сведения о новом генеральном директоре не представлены (представлены несвоевременно), налоговая инспекция может оштрафовать руководителя организации на 5000 руб. (ч. 3 ст. 14.25 и ст. 23.61 КоАП РФ).

Кроме того, сделки, заключенные новым генеральным директором (до внесения сведений о нем в ЕГРЮЛ), могут быть признаны недействительными. Объясняется это следующим. Организация приобретает для себя права (в т. ч. заключает договоры) и осуществляет обязанности через свои органы (п. 1 ст. 53 ГК РФ). Генеральный директор действует без доверенности от имени организации (подп. 1 п. 3 ст. 40 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ и абз. 3 п. 2 ст. 69 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ). Генеральный директор, чьи полномочия не оформлены надлежащим образом (нет сведений о нем в ЕГРЮЛ), не вправе заключать сделки от имени организации. Сделки, совершенные неуполномоченным лицом, признаются недействительными на основании статьи 168 Гражданского кодекса РФ. Такой подход подтверждается арбитражной практикой (см., например, постановления Президиума ВАС РФ от 24 июля 2007 г. № 3259/07ФАС Московского округа от 13 августа 2007 г. № КГ-А40-7913/07).

Недействительная сделка не влечет за собой никаких юридических последствий. Ее участники должны будут возвратить друг другу все полученное по сделке (в натуральной или денежной форме). Такие правила установлены в статье 167Гражданского кодекса РФ.

Помимо этого, у контрагентов организации – плательщиков НДС могут возникнуть проблемы, связанные с возмещением этого налога из бюджета. Дело в том, что счета-фактуры, которые являются основанием для вычета по НДС, должны быть подписаны либо руководителем организации, либо лицами, уполномоченными на то приказом руководителя или доверенностью (п. 6 ст. 169 НК РФ). Если счет-фактура подписан неуполномоченным лицом, покупатель (заказчик) не сможет получить вычет по НДС (п. 2 ст. 169 НК РФ).

Из ситуации Елены Поповой, государственного советника налоговой службы РФ I ранга.

Можно ли на бланках бухгалтерской отчетности проставлять факсимильную подпись руководителя организации

Нет, нельзя.

Использовать факсимиле можно только в случаях, предусмотренных законодательством (п. 2 ст. 160 ГК РФ). А закон о бухучете прямо не разрешает использовать факсимильную подпись. Зато там сказано, что бухгалтерскую отчетность руководитель должен подписать лично, на бумаге (ч. 8 ст. 13 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).*

Из статьи журнала «Упрощенка» № 6, Июнь 2015

«Первичка», подписанная факсимиле, не подтверждает расходы при УСН

Письмо Минфина России от 13.04.2015 № 03-03-06/20808

Действующее законодательство позволяет вместо обычных подписей ставить на документах факсимиле, если это предусмотрено соглашением с контрагентом (п. 2 ст. 160 ГК РФ). То есть воспроизводить подпись с помощью средств механического копирования. Так, факсимиле могут проставлять инвалиды по зрению на документах, оформляемых банками и магазинами. То есть совершив, к примеру, покупку в супермаркете с помощью банковской карты, инвалид может поставить на слипе не личную подпись, а факсимильный оттиск (ст. 14.1 Федерального закона от 24.11.95 № 181-ФЗ).

А вот на первичных документах факсимильную подпись ставить нельзя. Поскольку, по мнению Минфина, «первичка», заверенная факсимиле, не подтверждает расходы в целях налогового учета (письмо от 13.04.2015 № 03-03-06/20808).

Соответственно, если вам от контрагента поступил первичный документ с факсимильной подписью руководителя, главбуха или иного уполномоченного лица, то лучше не принимайте его к учету. Можете попросить партнера переоформить документ, поставив на нем «живую» личную подпись.*

В противном случае налоговые инспекторы могут снять расходы, которые подтверждены такими бумагами. И арбитры поддержат налоговиков (постановления ФАС Поволжского округа от 20.06.2012 № А12-13422/2011 и Западно-Сибирского округа от 19.07.2007 № Ф04-4926/2007(36480-А67-25)).

Также не рекомендуется ставить факсимиле на доверенностях, бухгалтерской отчетности, декларациях и трудовых книжках (письмо ФНС России от 01.04.2004 № 18-0-09/000042@постановление ФАС Северо-Западного округа от 02.11.2011 № А56-66090/2010). Так как в перечисленных случаях соглашение об использовании факсимильной подписи заключать просто не с кем. Поэтому использование ее может быть расценено проверяющими как нарушение законодательства.*

Из статьи журнала «Российский налоговый курьер», №21, октябрь 2012
Подписание документов по сделке факсимильной подписью может повлечь доначисление налогов

Использование на документах факсимильной подписи вместо «живой» очень удобно, но с налоговой точки зрения рискованно. Тем не менее визирование некоторых видов документов с помощью факсимиле не будет иметь неблагоприятных налоговых последствий ни для самой компании, ни для ее контрагентов

Термины «факсимиле» и «факсимильная подпись» на законодательном уровне не закреплены. В переводе с латинского факсимиле (лат. fac simile) означает «делай подобное». На практике под факсимиле понимается устройство, содержащее клише, то есть зеркальное отображение точного воспроизведения собственноручной подписи конкретного лица.

Получается, что факсимильная подпись представляет собой аналог оригинальной личной подписи лица, сделанный механическим способом. С точки зрения налоговых рисков к факсимильным можно также приравнять подписи, которые выполняются с помощью компьютерной техники путем добавления в электронный вариант того или иного документа отсканированной личной подписи должностного лица.

Подписание документов с помощью факсимиле возможно лишь в гражданско-правовых отношениях и только если это предусмотрено соглашением сторон

Нормы гражданского законодательства допускают при совершении сделок применять факсимильное воспроизведение подписи. Для этого возможность и порядок использования такой подписи должны быть предусмотрены соглашением сторон, законом или иными правовыми актами (п. 2 ст. 160 ГК РФ).

Правовой статус факсимильной подписи законодательно не установлен. Следовательно, единственным основанием для такого подписания документов может являться лишь письменное соглашение сторон сделки.

Соглашение об использовании факсимиле составляется в произвольной форме, а при наличии между сторонами договорных отношений – в виде приложения или дополнения к основному договору. В нем указывают:

  • наименование должностей и ФИО работников, подписи которых могут быть выполнены с помощью факсимиле;
  • образцы факсимильных оттисков этих подписей;
  • перечень документов, которые могут быть заверены с помощью факсимиле;
  • порядок действия сторон в случае увольнения указанных должностных лиц;
  • срок действия соглашения (в нем можно указать, что соглашение действует до тех пор, пока любая из сторон письменно не уведомит другую сторону о своем намерении расторгнуть это соглашение).

Отметим, что соглашение об использовании факсимиле должно быть подписано собственноручными подписями должностных лиц*. Ведь до момента его заключения между сторонами еще не достигнута договоренность о возможности замены «живой» подписи на документах на ее факсимильное воспроизведение (см. врезку).

Негативные последствия

Последствия использования факсимильной подписи без заключения сторонами сделки соглашения об этом

Предположим, договор купли-продажи либо другой договор гражданско-правового характера подписан факсимильной подписью, однако соглашения об использовании факсимиле стороны не заключали. Суд может признать такой договор:

Вместе с тем суды нередко отклоняют иски о признании такого договора недействительным или незаключенным, если лицо, факсимиле которого было использовано, впоследствии одобрило эту сделку или подтвердило, что оно само ставило факсимильную подпись на договоре, так как не могло подписать его лично, например, из-за травмы правой руки (постановления ФАС Волго-Вятского от 18.08.11 № А43-18585/2010 и Уральского от 14.12.09 № Ф09-10031/09-С5 округов).*

Под прямым последующим одобрением сделки, в частности, могут пониматься полная или частичная оплата товаров, работ или услуг, их приемка для использования, признание претензии контрагента, уплата неустойки, процентов по основному долгу либо других сумм, реализация иных прав и обязанностей по данной сделке (п. 5 информационного письма Президиума ВАС РФ от 23.10.2000 № 57)

На основании такого соглашения стороны сделки вправе визировать с помощью факсимиле счета на оплату, заказ-наряды, заявки, акты, отчеты и другие аналогичные документы, составляемые в ходе исполнения сделки. Таким же образом они могут подписывать дополнения и изменения к этому договору.

Однако практика показывает, что даже при наличии указанного соглашения рискованно оформлять с помощью факсимиле счета-фактуры, товарные и товарно-транспортные накладные, акты об оказании услуг или выполнении работ, поскольку это может повлечь доначисление налога на прибыль и отказ в вычете НДС по сделке.

Соглашение об использовании факсимиле, заключенное между сторонами сделки, должно быть подписано собственноручными, а не факсимильными подписями.

<…>

Е. В. Вайтман

эксперт журнала «Российский налоговый курьер»

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка