Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

В трудовых книжках можете не ставить печати

Подписка
Срочно заберите все!
№24
11 августа 2015 16 просмотров

Сотрудник был направлен в загранкомандировку в Турцию. Счет за проживание был оплачен в долларах США с корпоративной карты. По возвращении в бухгалтерию был предоставлен счет за проживание в турецких лирах. При учете расходов возникла курсовая разница между стоимостью услуг в турецких лирах и долларах США, переведенных по курсу ЦБ на дату формирования авансового отчета.Должна ли сумма курсовой разницы включаться в авансовый отчет?

Нет, не должна. При этом учтите, что расходы нужно списать по курсу банка на дату платежа. То есть организация учтет ровно столько же, сколько потратил сотрудник. Пересчитывать затраты по курсу ЦБ не требуется. Для того, чтобы вычислить расходы, необходима справка (выписка) по счету. Так как карта корпоративная, такую справку или выписку в банке должна получить Ваша организация. К таким выводам пришел Минфин России в письме от 10.07.15 № 03-03-06/39749.

Обоснование

1. Из рекомендации
Андрея Кизимова, заместителя директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Какие документы нужно оформить при возвращении сотрудника из командировки

<…>

Авансовый отчет

Авансовый отчет оформляют в одном экземпляре. Часть авансового отчета заполняет сам командированный сотрудник, а часть – бухгалтер.

По какой форме заполнять авансовый отчет, можно решить самостоятельно. Такое решение утверждает руководитель приказом к учетной политике. Это может быть:

Такой порядок следует из части 4 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и подтверждается письмом Роструда от 14 февраля 2013 г. № ПГ/1487-6-1 и информацией Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012.

На лицевой стороне авансового отчета укажите:

  • наименование организации (Ф. И. О. предпринимателя);
  • подразделение;
  • фамилию и инициалы сотрудника, его должность;
  • назначение аванса – командировочные расходы.

Командированный заполняет оборотную сторону авансового отчета. Он должен указать перечень документов, подтверждающих расходы, даты их выдачи, номера, вид (чек, квитанция и т. п.) и истраченную сумму. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

Форму можно заполнять как от руки, так и на компьютере, в том числе полностью в электронном виде. Правда, в последнем случае документ будет действителен, только если все ответственные сотрудники поставят на нем свои электронные подписи (письмо Минфина России от 12 апреля 2013 г. № 03-03-07/12250). Такой порядок следует из положений части 5 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, статьи 2 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ.

Важная деталь: сотрудник должен сдать авансовый отчет и подтверждающие документы независимо от применяемой у вас системы налогообложения. Так, даже если применяете упрощенку с объектом «доходы», подтвердить расходы в командировке соответствующими документами все равно нужно. В противном случае будет нарушен порядок ведения кассовых операций (п. 4 ст. 346.11 НК РФ). Аналогичный вывод есть в письме Минфина России от 30 октября 2013 г. № 03-11-11/46198.

Когда сотрудник принесет авансовый отчет и прилагающиеся к нему документы, выдайте ему расписку в получении. После этого приступите к проверке отчета и его бухгалтерской обработке. Суммы расходов разнесите по соответствующим статьям и спишите с подотчетного лица.

Вот основные требования, которые предъявляют налоговые инспекторы к оформлению авансового отчета и приложений к нему:

  • авансовый отчет должен быть утвержден руководителем. Датой, когда при налогообложении возникают внереализационные и прочие расходы, признается день утверждения авансового отчета. Таким образом, если авансовый отчет не утвержден руководителем или уполномоченным им сотрудником (по доверенности), то признание расходов по нему спорно (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ);
  • в разработанном самостоятельно авансовом отчете должны быть указаны все необходимые реквизиты. А именно наименование и дата составления документа, название организации (Ф. И. О. предпринимателя), наименования и суммы расходов, должности и расшифровки фамилии, имени и отчества командированного и ответственных сотрудников – бухгалтера и руководителя, их подписи (ст. 252 НК РФ, п. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ);
  • в кассовых чеках, квитанциях и других подтверждающих оплату документах должны быть указаны наименования товаров. Если же чек пробит только на определенную сумму, то сотрудник должен попросить выдать ему товарный чек. В противном случае идентифицировать расход, а также его обоснованность нельзя. Кроме того, возместить такие суммы сотруднику вы не сможете. А ранее выданный аванс придется удержать или оформить как другую выплату и начислить с нее страховые взносы и НДФЛ;
  • принять можно только те подтверждающие документы, в которых указаны даты. Иначе подтвердить, что расход был именно в командировке, не получится.

Внимание: если авансовый отчет не соответствует установленным требованиям то выплаты по нему компенсацией командировочных расходов признаны не будут. А значит, с этих сумм придется начислить страховые взносы и удержать с сотрудника НДФЛ. То же относится к ситуации, когда необходимые приложения к авансовому отчету отсутствуют или оформлены неверно (письмо Минтруда России от 7 октября 2013 г. № 17-4/1647).

Если сотрудник ездил за границу и аванс ему был выдан в валюте, то оформить документы надо по-особому. В авансовом отчете нужно дополнительно заполнить строки и графы «в валюте». Все валютные суммы нужно пересчитать в рубли по официальному курсу Банка России на дату утверждения авансового отчета.

Например, в авансовом отчете по форме № АО-1, если аванс выдавался в валюте, на лицевой стороне должна быть заполнена строка 1а. Сумму в ней укажите и в рублях и в валюте.

Оборотную сторону тоже надо заполнить с учетом указанных требований.

Такой порядок определен в приложении к ПБУ 3/2006.

Кроме того, все документы (чеки, квитанции, билеты и т. п.), подтверждающие затраты сотрудника за рубежом, должны быть построчно переведены на русский язык. Это необходимо как для целей бухучета, так и для целей налогообложения.

Об этом сказано в пункте 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности, статье 68 Конституции РФ, пункте 1 статьи 16 Закона от 25 октября 1991 г. № 1807-1, статье 313 Налогового кодекса РФ, письме Минфина России от 24 марта 2010 г. № 03-03-07/6.

В самих документах ничего дописывать не нужно. Приложите к ним отдельные переводы, подписанные переводчиками. Перевести текст может как профессиональный переводчик, так и сотрудник, на которого возложена такая обязанность (письма Минфина России от 20 апреля 2012 г. № 03-03-06/1/202, от 3 ноября 2009 г. № 03-03-06/1/725, от 14 сентября 2009 г. № 03-03-05/170).

Некоторые слова на иностранном языке можно не переводить – зарегистрированные товарные знаки, например название авиакомпании в авиабилете (ст. 6 Конвенции об охране промышленной собственности от 20 марта 1883 г.). Так же поступайте в отношении текста, который не имеет существенного значения для подтверждения произведенных расходов. Например, в авиабилете на иностранном языке – условия применения тарифа, правила авиаперевозки, правила перевозки багажа и другая подобная информация (письма Минфина России от 24 марта 2010 г. № 03-03-07/6, от 14 сентября 2009 г. № 03-03-05/170).

<…>

2. Из статьи журнала «Учет. Налоги. Право» № 28, Август 2015
Стало ясно, как пересчитать в рубли валютные командировочные

Юлия Фролова, эксперт «УНП»

<Об учете командировочных расходов>

Письмо Минфина России от 10.07.15 № 03-03-06/39749

Расходы в заграничной командировке, которые работник оплатил картой, надо пересчитать в рубли по курсу банка на момент платежа. К такому выводу пришел Минфин России в письме от 10.07.15 № 03-03-06/39749 (ответ на частный запрос).

Если сотрудник в заграничной командировке расплачивается рублевой картой, то фактически сначала работник покупает у банка валюту, а потом оплачивает услугу или товар. Поэтому затраты надо пересчитать в рубли, но не ясно, по какому курсу. Минфин в комментируемом письме пришел к выводу, что расходы нужно списать по курсу банка на дату платежа. То есть компания учтет ровно столько же, сколько потратил работник. Пересчитывать затраты по курсу ЦБ не требуется. Чеки работник принесет в валюте, поэтому, чтобы вычислить расходы, необходима справка (выписка) по счету. Если карта корпоративная, такую справку или выписку в банке получит компания, а если держатель карты — работник, надо потребовать эти документы у него.

На цифрах

Сотрудник был в командировке во Франции. 27 июля 2015 года он расплатился картой в гостинице. Сумма за проживание — 80 евро. Банк списал деньги по курсу 64,32 руб. за евро. Учесть расходы надо в сумме 5145,6 руб. (80 евро ? 64,32 руб.).

Работник может сначала снять валюту с карты, а затем заплатить наличными. В таком случае расходы надо пересчитать по курсу банка на дату снятия денег, поэтому также нужна справка. А конкретную сумму затрат компания узнает из чеков об оплате услуг. За снятие наличных банки часто берут комиссию. Инспекторы на местах разрешают списать эти расходы.

Если сотрудник получил в кассе компании наличные для командировки, то порядок учета расходов другой. Курс надо определить по справке о покупке наличной валюты. А если у работника нет документа, расходы пересчитывают в рубли по курсу ЦБ на дату утверждения авансового отчета (письмо Минфина России от 31.03.11 № 03-03-06/1/193).

<…>

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме

Новости по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Какие отчеты руководитель просит Вас сделать в Excel чаще всего?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка