Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Нашли в 6-НДФЛ ошибки по зарплате

Подписка
Срочно заберите все!
№24
14 августа 2015 2223 просмотра

Нами была приобретена фирма. Базы данных по бухгалтерии не велись. Восстановить нет возможности, тк ни какой первички не передали. Подскажите при налоговой проверки, что нам грозит? Может зафиксировать утерю баз каким то образом? Или это нас не обезопасит?

Нужно предпринимать любые шаги по восстановлению документооборота.
В информации файла ответа представлена информация о том, как обществу в этом случае минимизировать налоговые последствия в такой ситуации.
Поскольку информация включает в себя много составляющих, сделать однозначный вывод исходя из этой ситуации не представляется возможным.
Важно отметить, что если у компании нет документов, то инспекторы на проверке могут определить налоги расчетным путем. Такое право им дает подпункт 7 пункта 1 статьи 31 Налогового кодекса. Правомерность такого подхода подтверждают и судьи (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 25.03.10 № КА-А40/1738-10).

Кроме того, если у компании не будет документов, то возможны дополнительные санкции. Так, за непредставление документов в ходе проведения налоговой проверки компанию могут оштрафовать за каждый непредставленный документ (п. 1 ст. 126 НК РФ). При этом могут привлечь к ответственности и руководителя компании по статье 15.6 КоАП РФ.
Избежать перечисленных санкций компания сможет лишь в одном случае – если докажет, что документы утрачены не по ее вине, а в результате чрезвычайного обстоятельства, например аварии (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 05.06.08 № КА-А40/3721-08).

Обоснование

1. Из Статьи Журнала «Финансовый директор», № 3, март 2014

Утрата первички: последствия и пути минимизации рисков

Марина Клепко, ведущий юрисконсульт юридической компании «Базальт»

Цели: избежать доначисления налогов, пеней и штрафов в результате исчезновения документов, подтверждающих совершение хозяйственных операций.

Как действовать: предпринять ряд превентивных мер и подтвердить свою добросовестность.

Ключевой совет: все выводы инспекции о доначислении налогов должны быть обоснованы и документально подтверждены.

В течение четырех лет компания должна хранить все данные бухгалтерского и налогового учета, а также другие документы, необходимые для расчета и уплаты налогов, в том числе первичку, подтверждающую доходы, расходы предприятия и факт уплаты налогов (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Если ваше предприятие не обеспечит документальное подтверждение сумм налогов, ему грозит получить доначисление налогов (пеней, штрафов), административная, налоговая и даже уголовная ответственность («Чем рискует компания, утратившая первичку» на стр. 82).

Чем рискует компания, утратившая первичку

Налоговая ответственность

1. 200 рублей за каждый не предоставленный документ в ходе налоговой проверки (п. 1 ст. 126 НК РФ);
2. 10 000 рублей при утрате документации за один налоговый период (п. 1 ст. 120 НК РФ);
3. 30 000 рублей — при потере первичной документации за несколько отчетных периодов (п. 2 ст. 120 НК РФ);
4. Штрафные санкции в размере 20 процентов от суммы заниженного налога, вызванного утратой первичной документации, но не менее 40 000 рублей (п. 3 ст. 120 НК РФ).

Уголовная ответственность

При неисполнении в личных интересах обязанностей налогового агента по исчислению, удержанию или перечислению налогов и (или) сборов в крупных размерах должностное лицо наказывается штрафом (100–300 тыс. рублей), либо удержанием зарплаты (за 1–2 года), либо арестом на срок до 2 лет с лишением права занимать аналогичную должность в течение 3 лет или без такового (ч. 1 ст. 199 УК РФ).
Аналогичное деяние, но уже в особо крупных размерах карается штрафом от 200 тыс. до 500 тыс. рублей, либо удержанием заработной платы от 1 до 3 лет, либо арестом до 5 лет с лишением права занимать прежнюю должность в течение 3 лет или без него (ч. 2 ст. 199 УК РФ).
Административная ответственность
Согласно статье 15.11 КоАп РФ, если были нарушены сроки хранения (уничтожения) документов ранее установленного времени, которые повлекли уменьшение налоговой базы или искажение хотя бы одной строки отчетности более чем на 10 процентов, на должностных лиц накладывается штраф от 2000 до 3000 рублей.

Способы минимизации рисков

Размер санкций и порядок их применения в некоторой степени зависит от добросовестности налогоплательщика, определять которую будет инспекция при проверке или арбитражный суд при налоговом споре. Чтобы не оказаться в их глазах недобросовестным, вашему предприятию надо показать, что были предприняты все необходимые действия для установления причин утраты документов и их восстановления.

1. Если первичка пострадала в результате чрезвычайной ситуации (стихийное бедствие, затопление, пожар, хищение), нужно незамедлительно направить соответствующее заявление в орган, уполномоченный вести расследование: при хищении — в полицию, при затоплении — в коммунальные службы, при пожаре — в МЧС и т. д. Важно, чтобы заявление было зарегистрировано в журнале входящих обращений и у вашего предприятия остались доказательства его отправки. При этом нужно помнить, что такого рода выезды не входят в прямые должностные обязанности полицейских и пр. Если они будут уклоняться от участия в расследовании, надо написать их руководителю письмо (с отметкой о вручении) с просьбой направить на предприятие своего сотрудника в указанное время и дату для участия в расследовании и подписании акта. Если представитель службы не явился, нужно сделать соответствующую отметку в акте, сославшись на отправленное ранее письмо.

2. Организовать внутреннюю комиссию по расследованию причин утраты документов (приказ руководителя), составить акт, где будут изложены эти причины и виновные лица. Налоговики в ходе проверки могут опросить всех указанных в акте лиц в качестве свидетелей, предупредив их об уголовной ответственности за дачу ложных показаний. И если в своих показаниях они, например, укажут, что фактически не принимали участия в расследовании, а «просто» подписывали документы, ваше предприятие причислят к разряду недобросовестных налогоплательщиков.

3. К составляемому акту расследования приложите справки из соответствующих инстанций (справка Госпожнадзора и акт о причинах возгорания, уведомление из следственных органов о возбуждении дела о краже, справка из ДЭЗ/РЭУ о факте и причинах затопления, документы МЧС о наличии чрезвычайной ситуации и т. п.). Важно, чтобы эти документы содержали точную дату и место события, имели необходимые реквизиты (дата, исходящий номер), были подписаны уполномоченным лицом (должность, фамилия с инициалами), были зарегистрированы в журнале исходящей документации. Налоговая инспекция может проверить, действительно ли выдавались эти справки и должным ли образом они зарегистрированы.

4. Если в утрате документов виноват сотрудник вашей компании, необходимо оформить приказ о привлечении его к дисциплинарной ответственности. При этом должен быть соблюден порядок, предусмотренный трудовым законодательством. Если действия содержат признаки уголовного деяния (сознательное уничтожение документов в целях сокрытия какой-либо информации и др.), об этом факте нужно письменно сообщить в полицию.

5. Проведите инвентаризацию утраченных документов. Желательно установить их точный перечень с указанием реквизитов и оформить соответствующий акт. Если установить такой детальный перечень невозможно, в акте нужно указать документы, реквизиты которых известны, и документы, которые предположительно были утрачены с обоснованием указанного предположения.

6. Постарайтесь восстановить утраченные документы. Не стоит ждать, когда инспекция запросит утраченные документы. Меры по их восстановлению компания должна предпринять немедленно после обнаружения утраты. При этом у вас должны остаться письменные доказательства, свидетельствующие о том, что были предприняты необходимые действия: письменные запросы контрагентам, в банки и другим лицам (с отметкой о вручении или почтовыми квитанциями об отправлении по почте). Если было утрачено большое количество документов, приказом назначьте сотрудника (или группу сотрудников), ответственного за восстановление, который регулярно будет предоставлять вам письменные отчеты о работе.

мнение эксперта

При утрате первичных документов следует незамедлительно начать работу по их восстановлению, но как быть, если контрагент уже не ведет деятельность? Проблему практически невозможно решить, придется платить по полной. Поэтому вывод может быть только один: беречь документацию и переходить на электронный документооборот, чтобы избежать возможной проблемы.

мнение эксперта

Ольга Аввакумова, эксперт веб-сервиса «Бухгалтерия. Контур» компании «СКБ Контур»

Восстановление некоторых из утраченных документов может оказаться не таким уж сложным. Например, платежные поручения. Если вы работаете с банком через интернет, то у вас должны сохраниться электронные версии.

Кроме того, запросить копию платежного поручения с отметкой можно в банке, как и выписку из расчетного счета. Сложнее восстанавливать документы, которые не хранятся в учетной системе, например, акты и накладные. Снизить риски утраты документов может электронный документооборот, поскольку обязанность обеспечить целость и сохранность ваших документов ложится на оператора. Да и с контрагентами обмениваться документами удобнее.

Налоговые органы прежде всего интересуются обоснованностью расходов, которые снижают налоговую базу. И при отсутствии входящих документов от контрагента вам без особого труда доначислят налог, а к штрафу за нарушение хранения первички добавится недоимка по налогу и пеням.

Ваши доходы и утраченные исходящие документы меньше интересуют инспекторов, поскольку выявить факт того, что вы не учли сумму дохода при расчете налога, намного сложнее. Придется провести расследование, устроить встречную проверку и найти доказательства занижения налоговой базы. Поэтому если среди утраченных документов имеются и те, которые вы выставляли клиентам, и документы от поставщиков, то уделите максимум внимания восстановлению именно последних.

Если проверка началась

Перечисленные ранее действия носят превентивный характер. Теперь рассмотрим, что предпринять в случае, если документы не восстановлены (восстановлены не полностью), а налоговая проверка уже началась.

1. По требованию инспекции предоставьте максимально возможное количество запрашиваемых документов (в том числе восстановленные копии). Дополнительно письменно сообщите налоговой об утрате документов и работе по их восстановлению, попросите продлить срок их предоставления. К указанному письму приложите все оправдательные документы. Документальное подтверждение (акт о пожаре, о затоплении и т. п.) может быть основанием для продления срока подачи утраченных документов, но не освободит компанию от обязанности предоставить оправдательные документы, затребованные при проверке.

личный опыт

В ответ на запрос документов налоговой инспекцией я бы порекомендовал предоставлять им только то, что они запросили. Не стоит дополнять их реестрами, да еще с перечнем расходов и колонкой «Примечание», в которой будет перечислено наличие либо отсутствие первички. Предоставьте возможность налоговым инспекторам проверять все самостоятельно. Если у компании сохранилась копия документа в электронном виде, можно сослаться на утерю оригинала. Но налоговики практически со стопроцентной вероятностью спишут эти суммы с расходов. Возможно, в дальнейшем суд и займет вашу позицию, но для этого стоит изучить судебную практику и ссылаться на нее в споре.

2. Если не удалось восстановить утраченные документы и предоставить документальное подтверждение обоснованности налоговых вычетов и расходов, сумма налогов будет определена инспекцией расчетным методом:

  • по налогу на прибыль — расчетным путем на основании имеющейся информации о налогоплательщике, а также данных об иных аналогичных налогоплательщиках;
  • по НДС — расчетным путем будет исчислена налоговая база по НДС, а вот для применения налоговых вычетов обязательно нужны счета-фактуры (п. 1 ст. 169 НК РФ). Нет счетов-фактур — нет вычетов. И не важно, по какой причине произошла утрата документов. Эта позиция отражена в постановлениях Президиума ВАС РФ от 09.03.11 № 14473/10, от 09.11.10 № 6961/10, от 30.10.07 № 8686/07. Налоговая на практике поступает просто: налоговую базу определяет по данным ранее предоставленных деклараций, а не подтвержденные счетами-фактурами налоговые вычеты исключает.

В этом случае отстаивать права можно единственным способом — оспаривать решение налоговой о доначислении налогов и сборов в конкретном случае при конкретных обстоятельствах. Для оспаривания решения налоговиков можно использовать следующие основания:

  • обоснованность выбора аналогичного налогоплательщика (соответствие видов деятельности, сведений о выручке от реализации продукции в расчете на одного работающего и др.). Иными словами, придется выявить существенные различия хозяйственной деятельности вашего предприятия и аналогичной компании, выбранной инспекцией;
  • обязанность налоговиков использовать информацию о вашем предприятии за прошлые отчетные периоды.

мнение эксперта

Ольга Аввакумова, эксперт веб-сервиса «Бухгалтерия. Контур» компании «СКБ Контур»

Что касается применения расчетного метода определения налога на прибыль на базе информации об аналогичном налогоплательщике, то арбитры не принимают во внимание только лишь возможность приблизительного расчета налога (подп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ). Методика расчета, проведенного инспекцией, не будет признана судом корректной, если в показателях деятельности налогоплательщиков будут различия. К примеру, если выручка, отраженная в декларациях, а также сумма налога к уплате, которую инспекция сочтет заниженной, в несколько раз превысят выручку и сумму налога аналогичного плательщика, подобранного инспекцией (постановление ФАС Московского округа от 17.04.12 № А40-81961/11-75-348).

Что же до обязанности инспекции использовать информацию за прошлые периоды, то налоговики не имеют права запрашивать у вас документы, которые они уже получили ранее при проведении налоговой проверки. Если вы представляли инспекторам не оригиналы, а заверенные копии, то информация должна быть сохранена, инспекторы не могут запросить ее вновь. Даже если документы сейчас утрачены, то штрафы будут необоснованными. Такие выводы следуют из положений пункта 5 статьи 93 НК РФ и подкреплены разъяснениями Минфина России (письмо от 07.06.13 № 03-02-07/1/21191).

Не забывайте, что выводы инспекции должны быть обоснованы и документально подтверждены. И пока она не докажет вину предприятия, будет действовать презумпция невиновности налогоплательщика.

2. Из статьи Журнала «Российский налоговый курьер», № 8, апрель 2015

Налоговые последствия утраты документов

Ирина Клементьева, эксперт журнала «Российский налоговый курьер», аттестованный налоговый консультант

Елена Лаптева, советник государственной гражданской службы РФ 2-го класса

Как правильно оформить копию утраченного документа

Восстанавливать ли «первичку», которую налоговики уже проверяли

Чем грозит отказ контрагента оформить дубликат счета-фактуры

Каждую хозяйственную операцию компания документирует (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Бухгалтерские документы хранятся не менее пяти лет после окончания соответствующего отчетного года (ч. 1 и 3 ст. 29 вышеупомянутого Закона о бухучете). Документы, подтверждающие доходы, расходы и уплату налогов, — в течение четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Иногда сроки хранения документов могут быть и более продолжительными (подробнее читайте ниже).

Справка

Сроки хранения документов в отдельных случаях

Документы, подтверждающие убыток прошлых лет
Компания вправе перенести полученный убыток на следующие налоговые периоды (п. 1 ст. 283 НК РФ). В течение времени учета убытка компания обязана хранить документы, подтверждающие его размер (п. 4 ст. 283 НК РФ, письма Минфина России от 25.05.12 № 03-03-06/1/278 и от 23.04.09 № 03-03-06/1/276). Такими документами являются регистры налогового учета и первичные документы (постановления Президиума ВАС РФ от 24.07.12 № 3546/12 и ФАС Северо-Западного округа от 16.11.12 № А56-4116/2012).

Документы, подтверждающие безнадежную «дебиторку»
Чтобы списать в налоговые расходы дебиторскую задолженность с истекшим сроком исковой давности, необходимо сохранить документы, которые подтверждают период ее возникновения (письмо Минфина России от 08.04.13 № 03-03-06/1/11347 и определение ВАС РФ от 09.10.12 № ВАС-5055/12).

Документы, которые подтверждают первоначальную стоимость ОС
Такие бумаги, по мнению Минфина России, нужно хранить в течение всего срока, пока компания начисляет амортизацию (письмо от 26.04.11 № 03-03-06/1/270).

Бухгалтерские балансы за год и приложения к ним
Подпункт «б» пункта 351 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.10 № 558) предписывает постоянно хранить годовые бухгалтерские балансы и соответствующие приложения.

Кадровые документы
Срок хранения кадровой документации составляет 75 лет (п. 657 и 658 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.10 № 558).

Документы по расчету и уплате страховых взносов
Такие документы организации придется хранить в течение шести лет (п. 6 ч. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ «О страховых взносах в ПФР, ФСС РФ, ФФОМС»)

Нередко из-за отсутствия должного внутреннего контроля, халатности сотрудников или в силу чрезвычайных ситуаций (затопление, пожар) документы пропадают. Если на момент утраты срок хранения бумаг не истек, их придется восстановить. Рассмотрим, как правильно восстановить бумаги и какие возникают налоговые риски, если этого не сделать.

Утрата затребованных налоговиками документов может привести к выездной проверке

Истребовать у компании документы инспекторы могут как в рамках проверки cамой компании (ст. 93 НК РФ), так и ее контрагента (ст. 93.1 НК РФ). Если бумаги у компании отсутствуют, ее могут оштрафовать по статье 126 НК РФ. Суды поддерживают налоговиков, если компания не принимает мер для восстановления утраченных документов (постановления ФАС Северо-Кавказского от 11.02.13 № А22-663/2011, Восточно-Сибирского от 20.01.11 № А58-2951/10 и Уральского от 28.04.10 № Ф09-2782/10-С2 округов).

Если компания докажет, что она не могла представить бумаги в инспекцию по независящим от нее причинам, привлечение к ответственности удастся оспорить в суде (постановления ФАС Московского от 12.08.13 № А40-82680/12-20-446, Поволжского от 29.08.13 № А06-7786/2012 и Восточно-Сибирского от 23.09.09 № А33-12556/08 округов).

Но если компания не представила в инспекцию бумаги, она, скорее всего, попадет в план выездных проверок. Такие выводы следуют из пункта 9 Общедоступных критериев самостоятельной оценки рисков для налогоплательщиков, используемых налоговыми органами в процессе отбора объектов для проведения выездных налоговых проверок (приведены в приложении № 2 к приказу ФНС России от 30.05.07 № ММ-3-06/333@).

Еще один риск в случае непредставления запрошенной «первички» — штраф по статье 120 НК РФ за грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения (о том, какие еще штрафы за отсутствие документов грозят компании и ее должностным лицам, читайте на с. 38). При этом инспекторы на местах привлекают компанию к ответственности и в том случае, если документы утрачены в связи с чрезвычайными обстоятельствами. Так, в деле, рассмотренном ФАС Московского округа, компания не смогла представить «первичку» из-за замыкания электросети, которое вывело из строя жесткий диск компьютера. Суд счел правомерным привлечение к ответственности (постановление от 23.09.08 № КА-А40/8513-08-2).

Но есть судебные решения и в пользу налогоплательщиков. Суды нередко освобождают компании от штрафов за непредставление бумаг по запросу налоговиков и за нарушение правил учета доходов и расходов в случае, если такие документы утрачены, в частности:

— в результате аварии системы отопления (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 31.08.09 № А17-6799/2008);
— по причине пожара (постановление ФАС Северо-Западного округа от 30.10.08 № А56-2606/2008);
— из-за выхода из строя жесткого диска (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 21.06.06 № А74-121/2006-Ф02-2914/06-С1).

Восстановить нужно и те утраченные документы, которые ранее проверили во время выездной проверки

Утрату документа из-за поломки компьютера не все суды считают весомой причиной для отмены штрафа

Если в рамках контрольных мероприятий налоговики уже истребовали у компании документы, сделать это повторно они не вправе (п. 5 ст. 93 НК РФ). Исходя из этого, можно предположить, что утраченные документы, которые налоговики ранее уже запрашивали у компании, восстанавливать не нужно. Но это не так.

Минфин России в письме от 07.06.13 № 03-02-07/1/21191 напомнил, что при необходимости проверяющие вправе запросить у компании подлинники документов. После проведения проверки инспекторы возвращают компании бумаги. А значит, впоследствии вправе вновь запросить их копии. Также повторное истребование правомерно, если полученные документы проверяющие утратили по независящим от них обстоятельствам.

Поэтому компании нужно восстановить утраченную «первичку», по которой не истекли сроки хранения, даже в том случае, если ранее эти бумаги налоговики уже запрашивали для проверки. Аналогичные выводы финансовое ведомство делало и ранее в письме от 11.08.11 № 03-02-07/1-288.

Суды подтверждают, что утраченную «первичку» и счета-фактуры могут заменить их надлежаще оформленные копии

Копии счетов-фактур для целей принятия НДС к вычету

Одним из обязательных условий для принятия к вычету НДС является правильно оформленный счет-фактура (п. 1 ст. 169 и п. 1 ст. 172 НК РФ). Президиум ВАС РФ указал, что если компания потеряла документы в результате пожара, то подтвердить право на вычет она может копиями счетов-фактур (постановление от 09.11.10 № 6961/10).

Нижестоящие суды также приходят к выводу, что компания вправе заявить вычет на основании копии счета-фактуры, если оригинал был украден (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 01.06.12 № А45-16568/2011) или утрачен при пожаре (постановление ФАС Уральского округа от 19.07.11 № Ф09-3665/11).

Буква закона

Какая ответственность грозит в случае утраты документов

Если компания не обеспечила сохранность документов, ей грозит ответственность:

— по статье 120 НК РФ за грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения. Штраф составляет 10 000 руб., 30 000 руб. или 20% от неуплаченной суммы налога, но не менее 40 000 руб.;
— по статье 122 НК РФ за неуплату или неполную уплату налога. Штраф составляет 20% от неуплаченной суммы налога (либо 40% от этой суммы — при наличии умысла). При этом Конституционный суд РФ в определении от 18.01.01 № 6-О обратил внимание, что за одно и то же нарушение налоговики не могут одновременно наложить штраф и по пункту 1 статьи 122 НК РФ, и по пунктам 1 и 3 статьи 120 НК РФ;
— по статье 126 НК РФ за непредставление документов по требованию налогового органа. Штраф составляет 200 руб. за каждый документ.

Кроме того, должностное лицо, которое отвечает за ведение бухучета и хранение документов, могут привлечь к административной ответственности по статье 15.11 КоАП РФ. В этом случае штраф составит от 2000 до 3000 руб.

Копии первичных документов для целей отражения налоговых расходов

Чтобы компания могла учесть затраты при налогообложении прибыли, их необходимо обосновать документально (п. 1 ст. 252 НК РФ, определения ВАС РФ от 24.12.12 № ВАС-16428/12, от 17.12.12 № ВАС-16059/12 и от 25.04.12 № ВАС-4429/12). Сами по себе факсимильные, сканированные либо сделанные иным способом копии первичных документов не подтверждают расходы для целей налогообложения прибыли. На это указали столичные налоговики в письме от 25.01.08 № 20-12/05968.

Но если организация по какой-то причине утратила оригинал «первички», суды соглашаются, что для целей налогообложения прибыли расходы подтвердит должным образом оформленная копия документа (постановления ФАС Московского от 16.11.12 № А40-41130/11-91-180, от 19.01.12 № А40-33539/11-99-146 и от 05.10.10 № КА-А41/11224-10, Северо-Кавказского от 03.03.11 № А32-22309/2007 и Волго-Вятского от 07.09.09 № А43-2938/2008-45-54 округов). Аналогичные выводы сделал и Минфин России в письме от 05.02.10 № 03-03-05/18.

Восстановить утраченные документы целесообразно в четыре хода

1. Создать комиссию по расследованию причин утраты документов

Приказ о назначении такой комиссии издает руководитель организации (п. 6.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР от 29.07.83 № 105). При необходимости для участия в работе комиссии можно пригласить представителей следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

По результатам работы комиссия составляет акт, в котором фиксирует:

— причину утраты и перечень утраченных документов. Перечень составляют по данным инвентаризации, которая необходима в случае пожара, другого стихийного бедствия (п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н);
— реквизиты документа, подтверждающего происшествие, в результате которого утрачены документы (справка коммунальщиков, противопожарной службы, органов внутренних дел).

2. Самостоятельно подготовить дубликаты утраченных документов

Это возможно, если утраченный документ компания также издавала сама. К примеру, кадровые документы (штатное расписание, положение о премировании и т. д.) или акты выполненных работ, по которым организация выступала исполнителем.

3. Запросить у контрагента копию или дубликат утраченного документа

В частности, речь идет о счетах-фактурах и первичных документах, подтверждающих затраты, если организация выступала покупателем товаров, работ или услуг.

При этом важно, чтобы копия была правильно оформлена (подробнее читайте ниже). В частности, необходимо ниже реквизита «Подпись» проставить (п. 3.26 «ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», введен постановлением Госстандарта России от 03.03.03 № 65-ст):

— заверительную надпись «Верно» (в том числе посредством штампа или печати);
— должность лица, заверившего копию;
— его личную подпись и ее расшифровку (инициалы, фамилию);
— дату заверения.

Читайте на e.rnk.ru

Еще больше полезных материалов

В августе прошлого года Минфин России разъяснил, как правильно заверить подшивку копий документов (письмо от 07.08.14 № 03-02-РЗ/39142). По мнению финансистов, компания вправе заверить как каждый отдельный лист копии документа, так и всю прошивку многостраничного документа в целом.

Если компания представляет в инспекцию подшивку документов, она последовательно нумерует все листы в подшивке, указывает общее количество листов (кроме отдельного листа, содержащего заверительную надпись) и проставляет отметку о заверении на обороте последнего листа подшивки. Кроме того, необходимо выполнить следующие условия:

— на каждом листе подшивки можно свободно прочитать текст, все даты, визы, резолюции и т. д.;
— при изучении копии документа подшивка не развалится (не произойдет механического разрушения крепления);
— при необходимости каждый отдельный лист подшивки можно скопировать при помощи современной копировальной техники.

Подробнее о рекомендациях финансового ведомства по вопросу изготовления копий документов читайте в статье «Как правильно оформить копию документа — разъясняет Минфин России» // РНК, 2014, № 18

Сама по себе копия документа не подтверждает налоговый расход

Если копия документа оформлена неверно, налоговики могут отказать компании в признании расходов, подтвержденных такой копией, или в вычете «входного» НДС (постановление ФАС Московского округа от 19.01.12 № А40-33539/11-99-146).

4. Составить акт о невозможности восстановления документов

Если какие-то утраченные документы из перечня, составленного комиссией, восстановить не удалось, ответственный сотрудник фиксирует это в акте. При этом важно указать не только перечень бумаг, но и причины, по которым их не удалось восстановить (или изготовить копии).

Например, контрагент не представил копию утраченного документа. Это возможно, если продавец на момент отправки запроса прекратил свою деятельность, изменил местонахождение или сам утратил оригинал документа, в связи с чем не может изготовить копию. На практике суды считают, что компания приняла меры для восстановления документов даже в том случае, если она не получила бумаг от контрагента. Главное, подтвердить факт направления запроса (постановления ФАС Северо-Кавказского от 11.02.13 № А22-663/2011, Восточно-Сибирского от 20.01.11 № А58-2951/10 и Уральского от 28.04.10 № Ф09-2782/10-С2 округов).

Утрата подотчетных документов обернется для сотрудника обязанностью уплатить НДФЛ

Президиум ВАС РФ считает, что сотрудник, который потерял подотчетную «первичку», получил облагаемый НДФЛ доход

Если сотрудник не представил в срок документы по расходованию выданных под отчет средств, считается, что эти суммы он потратил на личные нужды. То есть получил облагаемый НДФЛ доход (п. 1 ст. 210 НК РФ, п. 8 Обзора практики рассмотрения налоговых споров Президиумом ВАС РФ, Верховным судом РФ и толкование норм законодательства о налогах и сборах, содержащееся в решениях Конституционного суда РФ за 2013 год, письмо ФНС России от 24.12.13 № СА-4-7/23263).

Подобным образом считает столичное налоговое управление (письма от 12.10.07 № 28-11/097861 и от 27.03.06 № 28-11/23487) и суды (постановления Президиума ВАС РФ от 05.03.13 № 14376/12 и от 05.03.13 № 13510/12, ФАС Западно-Сибирского от 19.02.14 № А45-25321/2012, Восточно-Сибирского от 24.01.14 № А19-2278/2013 и Западно-Сибирского от 23.12.13 № А27-1862/2013 округов).

До того как Президиум ВАС РФ озвучил свою позицию, некоторые суды считали, что в данной ситуации облагаемого НДФЛ дохода у работника не возникает. Поскольку до тех пор, пока не истек срок исковой давности, выданные под отчет средства остаются собственностью компании (постановление ФАС Московского округа от 16.06.10 № КА-А40/5879-10-3).

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка