Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

Не забудьте про самые важные дела декабря

Подписка
Срочно заберите все!
№23
24 июля 2015 12 просмотров

Организация работает на упрощенной системе налогообложения, доходы минус расходы. В 2014 году с расчетного счета были сняты денежные средства подотчетному лицу. Подотчетное лицо до сих пор не отчиталось, так как чеку были утеряны. Возможно ли зависшую сумму денег закрыть в 2015 году новыми документами текущего периода? Какие нарушения по бухгалтерскому и налоговому учету возникают в данной ситуации?

Период, на который можно выдавать сотрудникам наличные деньги, законодательство никак не ограничивает. Главное, чтобы этот срок был четко установлен руководителем организации. Его он должен собственноручно указать в заявлении сотрудника о выдаче денег (п. 4.4 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П). Если сотрудник приобрел материалы, то датой признания расходов при осуществлении подотчета будет дата утверждения авансового отчета, поскольку именно в этот момент выполняются все условия, необходимые для принятия расходов: они оплачены в момент, когда выданы денежные средства под отчет, и произведены, о чем свидетельствует отчет подотчетного лица (п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Таким образом, вы можете закрыть зависшую сумму денег в 2015 году документами текущего периода. Но важно помнить, что пока работник не отчитается по одному авансу, следующий выдать ему нельзя. Если же руководитель выдавал новый аванс сотруднику вопреки правилам. Никакой ответственности за это не предусмотрено. Но на практике за выдачу аванса неотчитавшемуся сотруднику инспекторы штрафуют. Основание — нарушение порядка ведения кассовых операций. Штраф для руководителя может составить до 5000 руб., для компании — до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ). Поскольку денежные средства, выданные под отчет сотруднику, не формируют расходов организации, то и при несвоевременном погашении дебиторской задолженности не возникает дохода. Это справедливо для всех организаций независимо от применяемой системы налогообложения. Такой вывод можно сделать из положений, статей 41, 346.29 Налогового кодекса РФ.

Обоснование

Из рекомендации

Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

1.Как выдать деньги под отчет

<…>

Налоги и взносы

Для целей налогообложения операцию по передаче денег под отчет рассматривайте как выдачу аванса. Никаких особенностей, связанных с тем, что деньги получил сотрудник, не возникает.

До того момента, пока организация фактически не получит товары (ей не будут оказаны услуги или выполнены работы), расходов у нее не возникнет. Поэтому выданные подотчетные суммы не уменьшают базу по налогу на прибыль и единому налогу при упрощенке (п. 14 ст. 270, п. 3 ст. 273, п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Не влияют они и на расчет ЕНВД, этим налогом облагается вмененный доход (п. 1 ст. 346.29 НК РФ).

<…>

2.Как учесть расходы на покупку товаров через подотчетное лицо при упрощенке

<…>

Включить в расходы можно и стоимость имущества, купленного на подотчетные суммы. Для этого должны быть выполнены такие условия:
– расходы документально подтверждены (авансовый отчет утвержден, и к нему приложены все необходимые документы о покупке);
– приобретенное имущество (работы, услуги) должно использоваться в деятельности, направленной на получение дохода.

Это следует из пункта 2 статьи 346.16 и пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ.

В зависимости от того, какое имущество (работы, услуги) приобрел сотрудник, его стоимость относите к разным статьям затрат и в разный момент времени. Например, полученные канцтовары сразу после оплаты и получения включите в расходы (п. 2 ст. 346.17 НК РФ). А стоимость покупных товаров, приобретенных через сотрудника, спишите в уменьшение налогооблагаемой базы по мере реализации (подп. 23 п. 1 ст. 346.16, подп. 2 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

<…>

Из статьи журнала «Главбух» № 6, Март 2014

«Мы выдаем подотчетные деньги на год. Что нам будет?»

Подотчетники не всегда успевают в установленный срок отчитываться за те суммы, что получили авансом. Чтобы опозданий было как можно меньше, в организации могут принять решение оформлять подотчет на долгий срок. Скажем, на год. Правомерно ли это?

Период, на который можно выдавать сотрудникам наличные деньги, законодательство никак не ограничивает. Главное, чтобы этот срок был четко установлен руководителем организации. Его он должен собственноручно указать в заявлении сотрудника о выдаче денег (п. 4.4 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П).

Таким образом, директор на свое усмотрение вправе решить, кому и на какой срок выдавать деньги в каждой конкретной ситуации. Например, на срочную покупку принтера он может выделить один день. А на заявлении работника, отправляющегося в длительную командировку, руководитель может сделать запись о годовом сроке. Ни ему, ни компании за это ничего не будет.

Но важно помнить, что пока работник не отчитается по одному авансу, следующий выдать ему нельзя. Допустим, сотрудник, получив средства на год, не торопится оформлять авансовый отчет по ним. И если срочно понадобится отправить этого работника в командировку, то оформить на него новый подотчет уже не получится. Сначала он должен отчитаться по деньгам, полученным ранее. Срок — не позднее трех рабочих дней после окончания срока, на который ему выдали деньги. При командировках такой срок исчисляется с того дня, когда сотрудник вернулся из служебной поездки (п. 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). То есть, выдавая деньги сотруднику на год, надо учесть, что он имеет полное право не возвращать их до истечения этого срока. Потребовать у него отчитаться досрочно нельзя. Исключение — ситуация, когда работник увольняется.

Но допустим, что кроме подотчетника-должника в командировку отправить больше некого. Руководитель принимает решение выдать новый аванс сотруднику вопреки правилам. Никакой ответственности за это не предусмотрено. Но на практике за выдачу аванса неотчитавшемуся сотруднику инспекторы штрафуют. Основание — нарушение порядка ведения кассовых операций. Штраф для руководителя может составить до 5000 руб., для компании — до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ). И хотя судьи подобные штрафы обычно отменяют (см. постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 13 мая 2013 г. № 09АП-10884/2013), безопаснее избегать споров с проверяющими, оформляя выдачу под отчет только тем сотрудникам, у которых нет долгов по предыдущим авансам.

БСС «Система Главбух» 2015

Из книги «Выплаты персоналу. 1001 вопрос»

№ 108. Как учесть при налогообложении не возвращенные в срок подотчетные суммы?

При выдаче сотруднику денег под отчет организация не несет расходов. Это касается как организаций, которые применяют общую систему налогообложения (п. 14 ст. 270, п. 3 ст. 273 НК РФ), так и организаций, которые платят единый налог при «упрощенке» или ЕНВД (п. 2 ст. 346.17, п. 1 ст. 346.29 НК РФ). Подотчетная сумма является дебиторской задолженностью сотрудника до того момента, когда он представит авансовый отчет, приложив к нему документы, подтверждающие произведенные расходы, и внесет остаток неиспользованной суммы в кассу.

Если этого не происходит, то бухгалтер организации может удержать сумму задолженности из зарплаты сотрудника (ст. 137 ТК РФ).

Однако поскольку денежные средства, выданные под отчет сотруднику, не формируют расходов организации, то и при несвоевременном погашении дебиторской задолженности не возникает дохода. Это справедливо для всех организаций независимо от применяемой системы налогообложения. Такой вывод можно сделать из положений, статей 41, 346.29 Налогового кодекса РФ.

БСС «Система Главбух» 2015

* Указание Центробанка РФ от 11.03.14 № 3210-У.

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме

Новости по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка