Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Проверьте себя в налогах и учете

Подписка
Срочно заберите все!
№24
4 августа 2015 54 просмотра

Расходы сотрудников на сотовую связь, предоставленную компанией, облагать НДФЛ?1) Сотовая связь лимитируется. Как в этом случае посчитать НДФЛ? Как учесть расходы для налога на прибыль?2) Сотовая связь не лимитируется и нет вообще приказа по компании о расходах на сотовую связь, но в трудовых соглашениях с сотрудниками оговорен такой пункт, как предоставление сотовой связи. Как в этом случае посчитать НДФЛ? Как учесть расходы для налога на прибыль?

1. Если сотовая связи лимитируется, то НДФЛ считается только с личных переговоров сотрудника. Сверхлимитные деловые переговоры этим налогом не облагаются. При этом сотрудник может составить отчет о служебных звонках, совершенных в течение месяца по предоставленной мобильной связи. На основании отчета можно выявить личные и служебные разговоры. Сверхлимитные служебные переговоры так же можно учесть при расчете налога на прибыль, однако для этого руководителю нужно оформить приказ об однократном повышении лимита расходов на связь, а от работнику —заявление с обоснованием причин перерасхода.

2. Если лимит в организации не установлен, а так же сотрудник не отчитывается по переговорам в организацию, в таком случае вся сумма возмещаемых расходов на сотовую связь подлежит обложению НДФЛ. При расчете налога на прибыль такие расходы можно учесть в составе расходов на оплату труда. Но при этом следует отметить, что сумма такой компенсации не может превышать 20 % от оплаты труда (ст. 131 ТК РФ).

Обоснование

Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как отразить в бухучете и при налогообложении затраты организации на предоставление мобильной связи сотруднику

Договор с оператором

Чтобы обеспечить сотрудников мобильной связью, организация может не только компенсировать им телефонные разговоры, но и самостоятельно заключить контракт с сотовым оператором.

Порядок заключения договоров на оказание услуг мобильной связи определен в разделе II Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 25 мая 2005 г. № 328. По договору оператор мобильной связи предоставляет организации определенное количество абонентских номеров (сим-карт) и периодически выставляет счета на оплату переговоров.

Правила пользования служебным телефоном

Главбух советует: для контроля за расходованием средств целесообразно разработать правила пользования служебными мобильными телефонами. В них можно установить:

На основании этих правил организация может квалифицировать ведение личных переговоров как нанесение материального ущерба и удерживать с сотрудников соответствующие суммы (ст. 232 ТК РФ).

При выдаче сим-карт сотрудников нужно ознакомить с этими правилами под подпись.

Бухучет

Затраты на оплату услуг связи включите в состав расходов по обычным видам деятельности (п. 5 и 7 ПБУ 10/99). В бухучете расчеты с оператором мобильной связи отразите на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (Инструкция к плану счетов).

В зависимости от того, в каком подразделении работает сотрудник и какие функции он выполняет, начисление затрат на мобильную связь отразите проводкой:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44...) Кредит 60
– отражена стоимость услуг мобильной связи (на основании документов, предъявленных оператором связи).

Расплачиваться с оператором связи организация может деньгами или с помощью карт экспресс-оплаты (п. 43 и 44 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 25 мая 2005 г. № 328).

Оплату услуг мобильной связи по безналичному расчету отразите проводкой:

Дебет 60 Кредит 51
– оплачены услуги мобильной связи.

<…>

Помимо служебных организация может оплатить и личные переговоры сотрудников. Если сотрудники не возмещают эти затраты, включите их в состав прочих расходов (п. 11 ПБУ 10/99):

Дебет 73 Кредит 60
– отражена стоимость личных телефонных переговоров, не подлежащая возмещению за счет сотрудников;

Дебет 91-2 Кредит 73
– списана стоимость личных телефонных переговоров, не возмещаемых сотрудниками;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– удержан НДФЛ, рассчитанный со стоимости личных телефонных переговоров, не подлежащей возмещению за счет сотрудников (при выплате очередной зарплаты);

Дебет 91-2 Кредит 69
– начислены страховые взносы со стоимости личных телефонных переговоров, не подлежащей возмещению за счет сотрудников.

Если сотрудники возмещают стоимость личных переговоров, сделайте проводку:

Дебет 73 Кредит 60
– отражена стоимость личных телефонных переговоров, подлежащая возмещению за счет сотрудников;

Дебет 70 Кредит 73
– удержана из зарплаты сотрудника стоимость личных телефонных переговоров.

НДФЛ и страховые взносы

Стоимость личных переговоров, не возмещенная сотрудниками, является их доходом в натуральной форме (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ). Независимо от того, какую систему налогообложения применяет организация, с этого дохода нужно рассчитать НДФЛ. Сумму налога удержите при выплате сотруднику любых денежных сумм (п. 4 ст. 226 НК РФ).

На стоимость личных переговоров сотрудников нужно начислить взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний. Это связано с тем, что данная выплата рассматривается как оплата за сотрудника услуг. Такие выплаты работодатель осуществляет в рамках трудового договора. Кроме того, они не включены как в закрытый перечень выплат, не облагаемых взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование, так и в закрытый перечень выплат, не облагаемых взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний. Такой вывод следует из части 1 статьи 7, статьи 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, пункта 1 статьи 20.1, статьи 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ.

Порядок расчета остальных налогов и взносов зависит от того, какую систему налогообложения применяет организация.

ОСНО: налог на прибыль

При расчете налога на прибыль затраты на оплату услуг мобильной связи включите в состав прочих расходов (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом у организации должны быть документы, подтверждающие производственный характер телефонных переговоров. Это требование пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ.

Ситуация: какие документы подтверждают производственный характер разговоров сотрудника по мобильному телефону. Организация самостоятельно заключила договор с оператором сотовой связи

Перечень документов, подтверждающих производственный характер телефонных переговоров, законодательством не определен. Несмотря на это, суды склоняются к тому, что организация обязана доказать связь расходов на оплату услуг связи со своей производственной деятельностью (см., например, постановления ФАС Московского округа от 19 января 2009 г. № КА-А40/12732-08, Западно-Сибирского округа от 4 мая 2005 г. № Ф04-2733/2005(10928-А27-40) и Восточно-Сибирского округа от 27 мая 2005 г. № А58-1983/03-Ф02-2300/05-С1).

Контролирующие ведомства рекомендуют подтвердить производственный характер телефонных разговоров:

Перечисленные документы приведены в письмах Минфина России от 23 июня 2011 г. № 03-03-06/1/378, от 5 июня 2008 г. № 03-03-06/1/350, от 27 июля 2006 г. № 03-03-04/3/15. На приведенный выше список ссылаются и некоторые арбитражные суды (см., например, постановления ФАС Московского округа от 2 сентября 2008 г. № КА-А40/8318-08, Поволжского округа от 22 сентября 2005 г. № А65-23196/2004-СА1-32).

Главбух советует: есть аргументы, позволяющие организациям учесть при налогообложении расходы на оплату услуг мобильной связи без детализированных счетов. Они заключаются в следующем.

Налоговый кодекс РФ не содержит списка обязательных документов, которыми можно подтвердить понесенные расходы. Более того, факт осуществления расходов может подтвердить любой документ, даже косвенно свидетельствующий об этом (п. 1 ст. 252 НК РФ). Ни налоговое законодательство, ни законодательство о связи, ни законодательство о бухучете не содержат требований об обязательной расшифровке произведенных переговоров, получении детализированных счетов и составлении отчета по каждому звонку. Кроме того, содержание переговоров составляет охраняемую законом тайну связи (ст. 63 Закона от 7 июля 2003 г. № 126-ФЗ). А значит, организация не обязана подтверждать производственную направленность данных расходов детализацией счетов.

Таким образом, организация вправе обосновать расходы на оплату услуг мобильной связи, в частности, заключенным договором с оператором мобильной связи, платежными документами, организационно-распорядительными документами руководителя организации и т. п. Данный вывод подтверждает судебная практика (см., например, определение ВАС РФ от 3 сентября 2008 г. № 11211/08, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 2 июля 2008 г. № Ф04-3910/2008(7317-А81-14), Московского округа от 3 июня 2009 г. № КА-А40/4697-09-2, от 24 февраля 2009 г. № КА-А40/12268-08, от 9 июля 2008 г. № КА-А40/5861-08 и от 19 июля 2007 г. № КА-А40/5441-07, Уральского округа от 8 декабря 2008 г. № Ф09-9153/08-С3, Северо-Западного округа от 15 января 2009 г. № А56-6560/2008, Поволжского округа от 23 мая 2008 г. № А55-10554/07, от 16 мая 2008 г. № А55-13148/07, Центрального округа от 6 марта 2009 г. № А35-4080/07-С8).

Налоговый инспектор может поинтересоваться, с кем конкретно и с какой производственной целью тот или иной сотрудник говорил по мобильному телефону. Поэтому заранее подготовьте дополнительную информацию, подтверждающую производственный характер переговоров. Это могут быть договоры с контрагентами, деловая переписка, справки о состоянии взаиморасчетов и т. п.

Требовать отчеты о содержании телефонных разговоров налоговые инспекторы не вправе (абз. 8 письма МНС России от 22 мая 2 000 г. № ВГ-9-02/174).

Главбух советует: во внутренних документах организации закрепите обязанность сотрудников составлять отчеты о служебных звонках, совершенных в течение месяца по предоставленной мобильной связи.

Такие отчеты можно составить на основе расшифровок, предоставленных оператором связи. Каждый звонок, указанный в расшифровке, сотрудник должен обосновать. В этом случае налоговая инспекция не сможет обвинить организацию в неподтвержденности производственного характера расходов.

Если организация применяет метод начисления, то налоговую базу уменьшите по мере предъявления счетов на оплату услуг оператора связи либо в последний день месяца (подп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ). Если организация применяет кассовый метод, расходы спишите только после их фактической оплаты оператору (п. 3 ст. 273 НК РФ).

Стоимость личных переговоров сотрудников при расчете налога на прибыль не учитывайте (исключение – случаи, когда сотрудник компенсирует расходы организации по оплате его личных телефонных переговоров). Они не имеют отношения к деятельности организации и не являются экономически обоснованными (см., например, письмо УФНС России по г. Москве от 19 октября 2005 г. № 20-12/75319).

Пример отражения в бухучете и при налогообложении расходов на услуги мобильной связи. Организация применяет общую систему налогообложения

В марте ООО «Альфа» заключило с оператором мобильной связи договор на оказание услуг на условиях 100-процентной предоплаты. Оператор предоставил организации 2 абонентских номера. По приказу руководителя «Альфы» мобильной связью вправе пользоваться:

Организация определяет доходы и расходы методом начисления. В марте «Альфа» перевела на расчетный счет оператора авансовый платеж в размере 5000 руб. В апреле оператор выставил организации детализированный счет и счет-фактуру. Общая стоимость телефонных переговоров в апреле составила 4720 руб. (в т. ч. НДС – 720 руб.). По расшифровке счета бухгалтер организации определил, что стоимость личных телефонных переговоров составила 590 руб. (в т. ч. НДС – 90 руб.). Из них:

Стоимость личных телефонных переговоров сотрудники не возмещают.

Взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний «Альфа» рассчитывает по тарифу 0,2 процента. Страховые взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование организация начисляет по общим тарифам.

В учете организации сделаны следующие записи.

В марте:

Дебет 60 субсчет «Расчеты по авансам выданным» Кредит 51
– 5000 руб. – перечислена предоплата за оказание услуг мобильной связи за апрель.

В апреле:

Дебет 26 Кредит 60
– 3500 руб. (4720 руб. – 720 руб. – (590 руб. – 90 руб.)) – отражена стоимость служебных телефонных переговоров за апрель;

Дебет 19 Кредит 60
– 630 руб. (720 руб. – 90 руб.) – учтен НДС на услуги мобильной связи;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
– 630 руб. (720 руб. – 90 руб.) – принят к вычету НДС со стоимости служебных телефонных переговоров;

Дебет 73 Кредит 60
– 590 руб. – отражена стоимость личных телефонных переговоров, не подлежащая возмещению за счет сотрудников;

Дебет 19 Кредит 73
– 90 руб. – учтен НДС по услугам мобильной связи;

Дебет 91-2 Кредит 73
– 500 руб. – отражена стоимость личных телефонных переговоров, не возмещаемых сотрудниками;

Дебет 91-2 Кредит 19
– 90 руб. – списан НДС со стоимости личных телефонных переговоров;

Дебет 60 Кредит 60 субсчет «Расчеты по авансам выданным»
– 4720 руб. – зачтена сумма предоплаты;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 77 руб. (590 руб. ? 13%) – начислен НДФЛ со стоимости личных звонков сотрудников;

Дебет 91-2 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ПФР»
– 129,80 руб. (590 руб. ? 22%) – начислены пенсионные взносы;

Дебет 91-2 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на социальное страхование»
– 17,11 руб. (590 руб. ? 2,9%) – начислены взносы на социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством в ФСС России со стоимости личных переговоров сотрудников;

Дебет 91-2 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФФОМС»
– 30,09 руб. (590 руб. ? 5,1%) – начислены взносы на медицинское страхование в ФФОМС со стоимости личных переговоров сотрудников;

Дебет 91-2 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний»
– 1,18 руб. (590 руб. ? 0,2%) – начислены взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний со стоимости личных переговоров сотрудников.

При расчете налога на прибыль за апрель бухгалтер «Альфы» включил в состав прочих расходов 3677 руб. (4000 руб. – (590 руб. – 90 руб.) + 177 руб.). В учете отражено постоянное налоговое обязательство:

Дебет 99 субсчет «Постоянные налоговые обязательства» Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
– 118 руб. (590 руб. ? 20%) – отражено постоянное налоговое обязательство с расходов, не уменьшающих налогооблагаемую прибыль.

Неизрасходованная сумма аванса в размере 280 руб. (5000 руб. – 4720 руб.) засчитывается в счет оплаты услуг мобильной связи в следующем месяце.

<…>

  1. Из рекомендации
    • лимит расходов на служебные телефонные переговоры;
    • запрет на ведение личных телефонных переговоров;
    • порядок возмещения расходов на оплату личных переговоров и т. п.
    • договорами с оператором мобильной связи на оказание услуг;
    • детализированными счетами операторов мобильной связи;
    • должностными инструкциями, в которых сказано, при исполнении каких обязанностей сотрудник может пользоваться мобильной связью;
    • приказами руководителя организации об утверждении списка сотрудников, которым в силу выполняемых ими обязанностей необходима мобильная связь.
    • коммерческий директор;
    • главный бухгалтер.
    • у коммерческого директора – 236 руб. (в т. ч. НДС – 36 руб.);
    • у главного бухгалтера – 354 руб. (в т. ч. НДС – 54 руб.).
  2. Из статьи журнала «Упрощенка» № 9, сентябрь 2013 года

Как регулировать траты на сотовую связь при помощи лимита разговоров

Из этой статьи вы узнаете:

1. В каком документе должен быть прописан лимит расходов на сотовую связь

2. Как поступить, если лимит превышен из-за личных разговоров сотрудника

3. Что делать, если перерасход затрат на связь произошел по служебной необходимости

Если у вас «упрощенка» с объектом доходы

Расходы в налоговом учете вы не учитываете. Однако бухучет ведете по общим правилам. Поэтому в данной статье найдете полезную для себя информацию.

Многие компании предоставляют своим сотрудникам в пользование служебные мобильные телефоны для разговоров по работе. И оплачивают им затраты на сотовую связь. А для того чтобы как-то контролировать такие переговоры и избежать излишней траты средств компании, устанавливают лимиты расходов на телефонные разговоры. В статье мы поговорим о том, какие острые углы таит в себе данный подход с точки зрения бухгалтерского учета и налогообложения при УСН. И как их можно обойти.

Документы Каким образом устанавливается лимит на телефонные разговоры

Чтобы утвердить лимит расходов, директору следует издать приказ с указанием предельных размеров трат на связь для каждого сотрудника (образец на рис. 1).

Рисунок 1 Образец приказа об установлении лимита расходов на переговоры по мобильному телефону

А вот порядок действий работодателя в случае превышения лимита лучше прописать в отдельном внутреннем документе. Например, в Правилах пользования служебными мобильными телефонами (далее — Правила). И указать возможные варианты действий. Так, фирма может признать сверхлимитные звонки материальным ущербом и взыскать его с работников либо же она вправе оплатить все расходы на сотовую связь сама при определенных обстоятельствах, которые лучше предусмотреть заранее.

Обратите внимание

Лимит расходов на сотовую связь нужно установить приказом директора. А порядок действий, если этот лимит превышен, следует прописать в отдельном внутреннем документе. Например, в правилах пользования служебными мобильными телефонами.

Тем, кто решил не оплачивать сверхлимитные звонки, целесообразно отразить в Правилах еще один важный момент — информацию о том, что при превышении лимита расходов на сотовую связь по производственной необходимости он может быть увеличен однократно по распоряжению руководителя. Поскольку иногда перерасход может возникнуть и из-за звонков по работе. Информацию о том, какие формулировки можно использовать, оформляя Правила, мы представили на рис. 2.

Только после того, как составите документы, вы сможете принять решение в отношении перерасхода: либо взыскать его с сотрудников, либо покрыть за счет фирмы. Порядок действий будет зависеть от того, по какой причине работник превысил лимит: по работе или в связи с личными нуждами. Рассмотрим эти ситуации подробнее.

Ситуация № 1 Лимит превышен из-за личных разговоров сотрудника

Если лимит превышен по причине личных разговоров, есть два варианта, как поступить. Первый — взыскать суммы с работника. Второй — оплатить перерасход. И действовать нужно, отталкиваясь от того порядка, который прописан в Правилах.

Вариант первый: организация взыскивает сверхлимитные суммы с работника. В этом случае предложите сотруднику самому внести деньги в кассу или на расчетный счет фирмы. Если он согласится вернуть долг таким образом, то на поступившую сумму сделайте проводку:

ДЕБЕТ 50 (51) КРЕДИТ 73

— работник внес деньги за услуги связи, осуществленные в личных целях.

Если сотрудник откажется внести суммы на счет или в кассу, то удержите их из его зарплаты самостоятельно. Для этого получите от руководителя распоряжение (приказ) на удержание из заработка стоимости личных переговоров, а с самого работника — письменное согласие на такое взыскание (ст. 238 и 248 ТК РФ). Согласие может быть оформлено, например, в виде заявления в произвольной форме. Затем укажите в расчетном листке работника, что из его доходов удержана сумма расходов на связь, превышающих лимит. При этом помните, что общий размер всех удержаний из заработка не может превышать 20% (абз. 1 ст. 138 ТК РФ).

Рисунок 2 Образец Правил пользования служебными мобильными телефонами

На дату начисления зарплаты сделайте запись:

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 73

— удержана из зарплаты сотрудника стоимость личных телефонных переговоров.

Такие удержания вы вправе произвести из зарплаты, только если работник не оспаривает их и не прошел месяц с того момента, как лимит был нарушен. Если хотя бы одно из этих условий не выполнено, вы сможете взыскать перерасход только в судебном порядке (ст. 248 ТК РФ).

В налоговом учете при УСН стоимость личных телефонных разговоров отнесите на расходы. Но только после того, как ее возместит сотрудник (подп. 18 п. 1 и п. 2 ст. 346.16 НК РФ). Такая позиция изложена финансистами (письма Минфина России от 19.01.2009 № 03-03-07/2 и от 27.07.2006 № 03-03-04/3/15). И несмотря на то что она адресована плательщикам налога на прибыль, ее могут применить и «упрощенцы».

На заметку

Удерживать сверхлимитные суммы из зарплаты можно, только если работник не оспаривает такие действия и если не прошел месяц после превышения лимита (ст. 248 ТК РФ).

Кроме того, возмещенную сумму вам нужно включить в состав доходов (п. 1 ст. 346.15, ст. 249 и 250 НК РФ). Их можно рассматривать либо как внереализационные доходы (письмо Минфина России от 03.12.2009 № 03-03-05/224), либо как поступления от реализации (письмо Минфина России от 19.01.2009 № 03-03-07/2). На наш взгляд, лучше первое.

Пример. Бухгалтерский и налоговый учет возмещения затрат на оплату личных телефонных переговоров

С.Р. Переберин работает менеджером в ООО «Виктория» и использует служебный мобильный телефон для звонков по работе.

В сентябре 2013 года оператор связи выставил фирме счет на 1300 руб. По расшифровке счета установлено, что стоимость личных разговоров С.Р. Переберина составила 300 руб. Наличными С.Р. Переберин деньги вносить не стал, поэтому руководитель принял решение взыскать сумму с работника. Он дал согласие, подтвердив его заявлением. Из зарплаты сверхлимитная сумма была удержана 30 сентября.

В бухучете ООО Виктория» будут следующие записи:

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 60

— 1000 руб. — отражена стоимость служебных телефонных переговоров за сентябрь;

ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 60

— 300 руб. — отражена стоимость личных телефонных разговоров, подлежащих возмещению за счет сотрудников;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 73

— 300 руб. — удержана из зарплаты С.Р. Переберина стоимость личных телефонных переговоров.

В налоговом учете бухгалтер отнесет цену личных разговоров — 300 руб. на расходы при УСН 30 сентября 2013 года. И в этот же день возмещенную сумму нужно включить в доходы при «упрощенке».

Вариант второй: фирма оплачивает личные переговоры сотрудника. В таком случае отразите стоимость переговоров в бухучете в составе прочих расходов (п. 11 ПБУ 10/99 «Расходы организации»). И сделайте на сумму перерасхода следующую запись:

ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 60

— списана стоимость личных телефонных переговоров, не возмещаемых сотрудниками.

А вот в налоговом учете цену личных разговоров в такой ситуации списать вы не сможете. Ведь траты не имеют отношения к деятельности организации и не являются экономически обоснованными (письмо УФНС России по г. Москве от 19.10.2005 № 20-12/75319).

Кроме того, стоимость личных переговоров, которую не возместили сотрудники, будет их доходом в натуральной форме (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ). С нее вам нужно исчислить и удержать НДФЛ (п. 4 ст. 226 НК РФ). Также потребуется начислить страховые взносы на обязательное пенсионное (медицинское, социальное) страхование, а также взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний. Ведь данная компенсация сверхлимитных расходов на связь является оплатой услуг за работника, и он получает возмещение из-за того, что состоит в трудовых отношениях с организацией. На сумму НДФЛ и страховых взносов сделайте проводки:

Важное обстоятельство

Стоимость личных переговоров, которую не возместили сотрудники, будет их доходом в натуральной форме. С нее нужно рассчитать и удержать НДФЛ (п. 4 ст. 226 НК РФ). Кроме того, придется начислить и страховые взносы.

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»

— удержан НДФЛ, рассчитанный со стоимости личных телефонных переговоров, возмещаемых организацией;

ДЕБЕТ 91 «Прочие расходы» КРЕДИТ 69

— начислены страховые взносы со стоимости личных телефонных переговоров, возмещаемых сотруднику организацией.

Ситуация № 2 Лимит превышен по служебной необходимости

На заметку

Если все сверхлимитные звонки работника были служебные, то их необходимо оплатить.

Если все сверхлимитные были по работе, то существует только один законный вариант того, как действовать, — оплатить разговоры. Однако прежде от руководителя получите приказ на единовременное повышение лимита расходов на связь (образец на рис. 3). А от сотрудника возьмите заявление с подробным изложением причин разговора (рис. 4). На основании таких документов признайте полную стоимость телефонных переговоров работника по служебному мобильному в расходах при УСН (подп. 18 п. 1 ст. 346.16 и п. 2 НК РФ). В бухучете все затраты на связь (с перерасходом) включите в состав расходов по обычным видам деятельности (п. 5 и 7 ПБУ 10/99). И в зависимости от того, в каком подразделении работает сотрудник, сделайте запись:

Рисунок 3 Образец приказа руководителя на единовременное повышение лимита расходов на сотовую связь

Рисунок 4 Образец заявления сотрудника на обоснование причин перерасхода

ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 29, 44) КРЕДИТ 60

— отражена стоимость услуг мобильной связи.

Оплату услуг связи зафиксируйте проводкой:

ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 51

— оплачены услуги мобильной связи.

Нюансы, требующие особого внимания

Лимит расходов на сотовую связь руководитель утверждает своим приказом. А вот порядок действий в случае, если лимит превышен, прописывается в специальном внутреннем документе. Например, в Правилах пользования служебными мобильными телефонами.

Если сотрудник превысил лимит из-за личных разговоров, вы можете действовать одним из двух способов. Первый — взыскать потраченную сумму с работника. Для этого попросите его внести деньги в кассу либо удержите их с зарплаты сотрудника самостоятельно. Второй вариант — фирма сама оплачивает перерасход.

Если все звонки сотрудника были только по работе, то получите от руководителя приказ об однократном повышении лимита расходов на связь, а от работника —заявление с обоснованием причин перерасхода. На основании этих документов спишите расходы в налоговом и бухгалтерском учете.

Обзор непростых ситуаций, касающихся учета расходов на сотовую связь

М.Г. Заркова,
главный государственный
налоговый инспектор отдела налогообложения
УФНС России по Ленинградской области

— Сотрудникам часто приходится делать служебные звонки в нерабочее время с сотовых телефонов, оформленных на фирму. Можно ли учесть при «упрощенке» стоимость таких переговоров?

— Учесть стоимость таких переговоров можно. Но необходимость звонков должна быть закреплена во внутренних документах фирмы (подп. 18 п. 1 ст. 346.16 и п. 1 ст. 252 НК РФ). Например, в Правилах пользования служебными мобильными телефонами. Также там должны быть указаны должности и ФИО сотрудников, осуществляющих переговоры во внерабочее время.

— А если работники с мобильников, зарегистрированных на компанию, звонят за границу, но при этом иностранных клиентов и партнеров за рубежом у фирмы нет? Есть ли возможность доказать производственный характер таких затрат и списать стоимость разговоров?

— Здесь арбитражная практика достаточно противоречива. Есть как положительные, так и отрицательные решения судей (постановления ФАС Северо-Западного округа от 22.03.2007 по делу № А56-46376/2005, Московского округа от 30.12.2008 № КА-А40/12225-08 и Поволжского округа от 26.09.2006 по делу № А65-25083/05). Поэтому если фирма в силах доказать производственный характер таких переговоров, то затраты на звонки за границу можно учесть в расходах на оплату услуг связи.

Причин, доказывающих производственный характер, может быть множество. Например, поиск новых поставщиков и потенциальных клиентов, маркетинговые исследования с целью освоения новых рынков сбыта и пр. Главное, чтобы направленность деятельности зарубежной компании соответствовала потребностям фирмы, осуществляющей звонки за границу.

— Такая ситуация: сотрудники для рабочих звонков используют собственные телефоны, а фирма разговоры оплачивает. Можно ли учесть подобные траты в расходах при УСН?

— Учесть стоимость разговоров можно, только если они будут документально подтверждены. Для этого руководитель должен утвердить перечень должностей сотрудников, которые используют личные мобильные телефоны в работе. А в их должностных инструкциях при этом прописывается необходимость использования мобильника в работе. Также в качестве документального подтверждения потребуются детализированные счета оператора связи.

— А должна ли организация, возмещающая стоимость разговоров, еще и выплачивать сотрудникам компенсацию за то, что они используют личное имущество, в данном случае телефоны, в служебных целях?

— Все на усмотрение сторон. Но нужно учитывать, что если фирма не платит компенсацию, у нее образуется доход в виде безвозмездно полученного имущества (п. 1 ст. 346.15 и п. 8 ст. 250 НК РФ). И его следует учесть при расчете «упрощенного» налога (письмо УФНС России по г. Москве от 30.06.2008 № 20-12/061156).

— Предположим, компания платит сотрудникам компенсацию, но возмещает стоимость телефонных разговоров без детализированного счета оператора связи. Например, на основании средних месячных норм, утвержденных руководителем. Следует ли сумму возмещения брать в расходы?

— Брать такую сумму в расходы при УСН не следует. Поскольку в данном случае все звонки будут расценены как личные. Объясняется это тем, что любые затраты, которые уменьшают доход при УСН, должны быть документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ). А так как расшифровки счета на оплату услуг связи нет, то определить сумму, которая уплачена за служебные разговоры, невозможно. Такого же мнения придерживаются чиновники из Минфина (письма Минфина России от 05.06.2008 № 03-03-06/1/350 и от 27.07.2006 № 03-03-04/3/15).

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Какие отчеты руководитель просит Вас сделать в Excel чаще всего?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка