Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Перемены в работе, которые готовят чиновники и законодатели

Подписка
Срочно заберите все!
№24
6 августа 2015 1900 просмотров

Ранее был задан вопрос: Мы ООО, у организации исполнительным органом является Управляющая компания (прописано в Уставе, а также заключен договор передачи полномочий). Можно ли выдать в подотчет денежные средства из кассы организации сотруднику Управляющей компании, и конечно оформить авансовый отчет на данного сотрудника?. И получен ответ: отметим, что сотрудник управляющей компании не является сотрудником ООО (основание – трудовой договор, в котором работодателем указанного в вопросе сотрудника числится Управляющая компания). Деньги под отчет можно выдавать только сотрудникам, работающим в компании на основании трудовых договоров или гражданско-правовых договоров. Следовательно, сотруднику управляющей компании ООО выдать под отчет деньги не имеет права.".Прошу дополнить: 1. какая ответственность предусмотрена в случае выдачи ден.средств в подотчет не сотруднику ООО, и 2. есть ли иной вариант выдать денежные средства сотруднику управляющей компании на законных основаниях, например, оформив доверенность от лица ген.директора УК, являющимся исполнительным органом данного ООО.

1. Компанию при проверке могут оштрафовать за нарушение порядка работы с наличностью (ст. 15.1 КоАП РФ).

Сразу отметим, что сотрудник управляющей компании не является сотрудником ООО (основание – трудовой договор, в котором работодателем указанного в вопросе сотрудника числится Управляющая компания).

Деньги под отчет можно выдавать только сотрудникам, работающим в компании на основании трудовых договоров или гражданско-правовых договоров. Следовательно, сотруднику управляющей компании ООО выдать под отчет деньги не имеет права.

2. Нет. Выдавать подотчет можно либо сотруднику по трудовому договору или работнику по гражданско-правовому договору.

Если компании крайне необходимо выдать средства сотруднику управляющей компании, то можно оформить выдачу денег генеральному директору ООО, который передаст деньги сотруднику управляющей компании, а тот затем предоставит первичку директору, который отчитается в обычном порядке авансовым отчетом.

Обоснование

1. Из рекомендации

Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Кому можно выдать деньги под отчет

Организация обязана организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни (ч. 1 ст. 19 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Порядок контроля за хозяйственными операциями, в том числе за выдачей денег подотчетным лицам, определяет руководитель организации. Поэтому именно он обычно ограничивает список сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет. Для этого руководитель может издать приказ.*

Главбух советует: Не делайте список сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет, частью приказа об учетной политике.

Если список подотчетников утвердить отдельным документом, то его можно будет изменить в любое время. Вносить изменения в учетную политику можно только в строго ограниченных случаях (ч. 6 ст. 8 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

<…>

Ситуация: можно ли выдать наличные деньги под отчет человеку, работающему по гражданско-правовому договору

Да, можно.

Организация вправе выдать деньги под отчет работнику. Для целей работы с наличными и соблюдения кассовой дисциплины с 1 июня 2014 года работником является человек, с которым заключен трудовой либо гражданско-правовой договор. Это следует из пунктов 5 и 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У и подтверждено письмом Банка России от 2 октября 2014 г. № 29-1-1-6/7859.

А значит, под отчет деньги можно выдать и подрядчику. Например, для покупки материалов, которые необходимы для выполнения работ по гражданско-правовому договору.*

<…>

2. Из статьи журнала Учет. Налоги. Право» № 35, Сентябрь 2013Учредителю не положены подотчетные«…В нашей компании два учредителя. Один из них директор, а второй в компании не работает. Второму учредителю кассир выдал деньги под отчет. Но он до сих пор не отчитался, а сейчас хочет взять еще одну сумму. Мы вправе ему выдать ее?..»— Из письма главного бухгалтера Василисы Молчановой, г. Бийск

Нет, Василиса, не вправе.

Ваш кассир не имел права выдавать учредителю компании деньги и в первый раз. Получать деньги под отчет могут только сотрудники компании. У вас учредитель не состоит в штате организации.

В то же время закон не ограничивает право компании выдать своему учредителю деньги взаймы. Но для этого надо заключить с участником договор займа на срок, на который ему необходимы деньги. Причем выдать заем можно только за счет средств, которые компания снимет со счета именно на эти цели. Из наличной выручки дать в долг участнику нельзя (у казание ЦБРФот20.06.07 №1843-У). Иначе возможен штраф за нарушение порядка работы с наличностью — от 40 до 50 тыс. рублей (ст. 15.1 КоАП РФ).*

3. Из статьи журнала «Учет. Налоги. Право» № 28, Август 2014О чем спорят коллеги. Можно ли выдать наличные под отчет подрядчикам?

На форуме сайта www.klerk.ru коллеги горячо спорили о том, можно ли выдать наличные под отчет подрядчикам. Неясность возникла в связи с новым порядком ведения кассовых операций. В старом было сказано, что кассир выдает наличные под отчет работнику (п. 4.4 Положения ЦБ РФ от 12.10.11 № 373-П). В новом порядке та же фраза (п. 6.3 Указания № 3210-У). Но работники по Указанию — это те, кто заключил не только трудовой договор, но и гражданско-правовой. Поэтому не ясно, могут ли они получить наличные под отчет, например, на хозяйственные расходы.

Версия 1

Выдать под отчет можно и работнику, и подрядчику

Самые смелые участники обсуждения решили, что компания вправе выдать деньги из кассы не только подрядчику, но вообще любому «физику». И не важно, является ли он работником компании. Ведь прямого запрета нет ни в Указании № 3210-У, ни в других нормативных документах. По мнению коллег, в новом порядке описаны лишь правила выдачи денег под отчет сотрудникам. А если необходимо выдать наличные на хозяйственные расходы посторонним «физикам» (например, учредителям), компания может разработать свои правила. Или воспользоваться теми же, что прописаны в порядке ведения кассовых операций для работников.

Версия 2

Получить наличные может только штатный сотрудник

Более консервативные коллеги считают, что наличные под отчет могут получить только штатные работники. По их мнению, из Указания № 3210-У следует, что выдавать наличные из кассы под отчет можно только работникам. А по Трудовому кодексу таковым является «физик», с которым у компании заключен трудовой договор (ст. 15, 16, 20 ТК РФ). К тому же, если выдать деньги подрядчику, нет никакой гарантии, что он отчитается за полученные наличные.

Наше мнение

Наличные можно выдать работникам и подрядчикам

Мы считаем, что наличные по заявлению могут получать штатные сотрудники и подрядчики. И в старом, и в новом порядке ведения кассовых операций предусмотрено, что деньги под отчет получают работники. В прежнем кассовом порядке не было этого термина. Поэтому надо было применять определение из других отраслей права, а именно из Трудового кодекса. Но в новом Указании есть четкая формулировка. Работник — это «физик», с которым компания заключила трудовой договор или договор гражданско-правового характера (п. 5 Указания № 3210-У). А значит, наличные под отчет можно выдать и подрядчику. Например, для покупки материалов, которые необходимы для выполнения работ.

Опрошенные нами налоговики согласны с такой позицией. Поэтому претензий на проверках возникнуть не должно. Но Указание № 3210-У вправе разъяснять Центробанк. Поэтому, чтобы выяснить позицию банкиров, мы направили официальный запрос в ЦБ РФ.*

4. Из статьи журнала «Семинар для бухгалтера» № 12, Декабрь 2014ЦБ РФ разрешил выдавать подрядчикам деньги под отчет

Подотчетные суммы теперь можно выдавать не только штатным сотрудникам, но и тем, кто работает по гражданско-правовому договору. Такие разъяснения дал Центральный банк в письме от 2 октября 2014 г. № 29-Р-Р-6/7859.

Дело в том, что до недавнего времени выдавать подотчет в рамках ГПХ было запрещено. Ведь работник, оформленный по такому договору, не подчиняется ни распорядку на предприятии, ни Трудовому кодексу. То есть формально не является штатным сотрудником. А по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» можно отражать средства, которые выданы именно работникам компании. Помимо этого в авансовом счете нужно обязательно указать табельный номер и должность сотрудника. Это с работником на ГПХ тоже невозможно.

Запрет порождал массу сложностей. Например, договор подряда — это тоже договор ГПХ. Используется он часто, и ситуаций, когда подрядчику нужно перечислить подотчет, очень много. Выдача денег фактически постороннему человеку могла привлечь интерес налоговиков. Учесть такие перечисления крайне сложно, да и со стороны это очень похоже на серые схемы.

В новом кассовом порядке, который действует с 1 июня, главная мысль осталась прежней: выдавать средства под отчет можно только работникам организации. Но в Указании ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У появилось крайне важное разъяснение, что же подразумевается под понятием «работник». Определение гласит, что это сотрудник, с которым заключили трудовой договор или договор гражданско-правового характера. Делаем вывод: если работникам деньги под отчет выдавать можно, то и подрядчику тоже. Для тех, кто не уверен в такой трактовке, Центральный банк и выпустил письмо от 2 октября 2014 г. № 29-Р-Р-6/7859.

Можно подстраховаться на случай претензий налоговой или самого подрядчика. Продублируйте это правило в своих внутренних документах. Во-первых, в положении о подотчете укажите, что для подрядчиков действует та же схема, что и для штатных работников. Во-вторых, в договоре с подрядчиком пропишите пункт о подотчетных средствах и схеме их движения.

Чтобы получить деньги под отчет, подрядчик должен написать заявление. В нем пусть обозначит, что деньги даются не в качестве оплаты работы, а для конкретной цели, по которой нужно отчитаться. Слово «подрядчик» пусть фигурирует во всех документах в качестве должности.

Что делать

ЦБ РФ подтвердил: выдавать подрядчикам деньги под отчет можно. Об этом сказано в письме от 2 октября 2014 г. № 29-Р-Р-6/7859. Раньше безопасно было выдавать подотчетные средства только штатным сотрудникам. В письме Центробанк обращает внимание на понятие «работник», которое раскрывается в Указании ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У. К работникам относятся также и сотрудники, с которыми заключены гражданско-правовые договоры.*

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Какие отчеты руководитель просит Вас сделать в Excel чаще всего?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка