Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

В декабре вам может прийти сразу два требования из налоговой

Подписка
Срочно заберите все!
№23
12 августа 2015 128 просмотров

Работник поехал отдыхать в отпуск на личном транспорте. Он воспользовался льготой проезда к месту отдыха по Крайнему Северу. Какие необходимо запросить документы у работника при сдаче авансового отчета в бухгалтерию?как мне узнать нормы дизтоплива, расстояние? Чем руководствоваться?

Руководствоваться в Вашей ситуации нужно ст. 325 ТК РФ, Законом от 19.02.2003 № 4520-1 "О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях", Правилами, утвержденными постановлением Правительства РФ от 12 июня 2008 г. № 455 и локальными нормативными документами компании.

В частности ст. 325 ТК РФ содержит норму, определяющую размер компенсации расходов на проезд сотрудника к месту отпуска с использование личного автомобиля (абз.3 ст.325 ТК РФ), а именно компенсацию по наименьшей стоимости проезда кратчайшим путем. При этом, порядок расчета этой наименьшей стоимости не установлен на законодательном уровне.

Существует позиция Минфина РФ, высказанная еще в 2006 году в письме от 08.07.2006 № 03-05-01-04/242 о том, что наименьшей стоимостью признается стоимость проезда в общем вагоне пассажирского поезда согласно справке соответствующих подразделений ОАО "Российские железные дороги" или транспортного агентства. По мнению Минфина РФ, основанием для подтверждения таких расходов являются документы, подтверждающие проведение отпуска в другой местности (справки о нахождении в отпуске в конкретном населенном пункте, выдаваемые муниципальными органами власти или жилищно-коммунальными органами). Эту позицию часто поддерживали и суды.

Существует и другая позиция Минфина России (письмо от 07.02.2005 № 03-05-01-04/17):

размер, условия и порядок компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в организациях, не относящихся к бюджетной сфере, устанавливается работодателем.

Существует также позиция суда о том, что такие расходы нужно оплачивать исходя из стоимости проезда именно на автомобиле кратчайшим путем, не ориентируясь на стоимость проезда другими видами транспорта. Причем количество судебных решений, высказывающих такой подход, превалирует (Постановление ФАС Северо-западного округа от 1 сентября 2008 год по делу № а42-9025/2006 и многие другие).

Более того, в 2014 году Верховный суд РФ выразил свою правовую позицию в этом вопросе: при определении их суммы расходов на проезд личным транспортом к месту отдыха необходимо исходить из представленных документов, подтверждающих затраты на проезд кратчайшим маршрутом. В качестве доказательства могут быть приняты чеки АЗС, справки автотранспортных предприятий, осуществляющих междугородные перевозки, о расстоянии кратчайшего пути по заявленному маршруту, документы, подтверждающие факт проведения отпуска в избранном работником месте (справки, выдаваемые администрацией, квитанции гостиниц и т. п.). Также ВС РФ подчеркивает, что в коммерческих организациях работодатель самостоятельно устанавливает порядок и нормы таких компенсаций.

Таким образом, опираясь на положения ТК РФ и судебное толкование его норм, организация должна самостоятельно установить порядок оплаты расходов на проезд сотрудника к месту отдыха и обратно в своих локальных документах. Основанием для расчета размера такой компенсации могут быть документы, подтверждающие затраты на проезд кратчайшим маршрутом. Это могут быть чеки АЗС и справки автотранспортных предприятий, осуществляющих междугородные перевозки, о расстоянии кратчайшего пути по заявленному маршруту. Нормы расхода ГСМ в этом случае Вам не понадобятся.

Обоснование

Из рекомендации

Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как организации, расположенной в районе Крайнего Севера, оплатить и отразить в бухучете и при налогообложении стоимость проезда сотрудника к месту использования отпуска и обратно

Порядок и условия выплаты компенсаций

Организации, расположенные в районах Крайнего Севера (приравненных к ним местностях), должны оплатить своим сотрудникам не реже чем раз в два года проезд и провоз багажа к месту использования отпуска и обратно. Это следует из части 1 статьи 325 Трудового кодекса РФ.

Порядок, размеры и условия выплаты таких компенсаций пропишите во внутренних документах: коллективном или трудовых договорах, Положении об отпусках и т. п. Законодательство не ограничивает минимальные и максимальные размеры компенсации, а также не ограничивает право коммерческой организации на дифференцированный подход при возмещении расходов. Поэтому коммерческие организации, расположенные в районах Крайнего Севера (приравненных местностях), могут устанавливать любые нормы возмещения данных расходов, но не меньше, чем для бюджетных организаций. Таковы требования части 4 статьи 8 Трудового кодекса РФ.

Это следует из части 8 статьи 325 Трудового кодекса РФ, статьи 33 Закона от 19 февраля 1993 г. № 4520-1.

Полный перечень районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей приведен в постановлении Совета Министров СССР от 10 ноября 1967 г. № 1029.

Ситуация: как оплатить сотруднику проезд к месту проведения отпуска и обратно, если он летит за границу транзитом через другой город в России. Организация расположена в районе Крайнего Севера

Проезд оплатите в размере стоимости поездки до российского аэропорта, ближайшего к месту пересечения границы России. Даже если на самом деле сотрудник вылетал из другого аэропорта.

Действительно, организации, расположенные в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, не реже чем раз в два года должны оплачивать своим сотрудникам проезд к месту проведения отпуска и обратно. Полностью возмещать такие расходы придется, только если сотрудник направляется на отдых в пределах России (ч. 1 ст. 325 ТК РФ). Если же он летит в отпуск за границу, то организация должна оплатить лишь проезд до аэропорта, ближайшего к месту пересечения границы. Это предусмотрено пунктом 10 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 12 июня 2008 г. № 455.

Данными правилами должны руководствоваться все организации. Несмотря на то что само постановление Правительства РФ от 12 июня 2008 г. № 455 адресовано бюджетным организациям (ч. 8 ст. 325 ТК РФ). Да, коммерческие организации устанавливают порядок выплаты компенсации в своих внутренних локальных актах (например, в коллективном договоре). Но этот утвержденный порядок не может ухудшать положения сотрудников по сравнению с сотрудниками бюджетных учреждений (ч. 4 ст. 8 ТК РФ).

Стоимость проезда подтвердят следующие документы:

– авиабилет;
– посадочный талон;
– маршрутная квитанция.

А чтобы узнать стоимость поездки до ближайшего к месту пересечения границы аэропорта, пусть сотрудник запросит у авиакомпании или у ее агента справку. Ее выдадут в свободной форме.

Об этом сказано в разделе 6 обзора, утвержденного Президиумом Верховного суда РФ 26 февраля 2014 г.

Поясним на примере. Сотрудник летит по маршруту Мурманск – Хургада транзитом через Москву. Организация обязана оплатить перелет от Мурманска до Москвы. А вот перелет Москва – Хургада оплачивают частично – от Москвы до ближайшего к Египту аэропорта, расположенного в России. В данном случае: от Москвы до г. Симферополя. Стоимость перелета по этому маршруту авиакомпания укажет в справке. Хотя никто не запрещает оплатить и весь перелет, если это предусмотрено во внутренних документах организации.

<…>

Ситуация: можно ли самостоятельно определить условия и размер оплаты проезда к месту проведения отпуска и обратно. Организация расположена в районе Крайнего Севера

Да, можно.

Законодательством установлена обязанность организаций, расположенных в районах Крайнего Севера (приравненных к ним местностях), оплачивать сотрудникам проезд в пределах территории России к месту использования отпуска и обратно. Это следует из положений статьи 325 Трудового кодекса РФ.

Порядок, размеры и условия выплаты таких компенсаций устанавливает работодатель. Поэтому во внутренних документах (коллективном и (или) трудовых договорах, Положении об отпусках и т. п.) можно предусмотреть любые условия компенсации. Это может быть и вариант оплаты проезда сотрудникам к месту отдыха только железнодорожным транспортом. Такой вывод следует из положений части 8 статьи 325 Трудового кодекса РФ.

Ситуация: как оплатить сотруднику проезд к месту использования отпуска и обратно, если он делал остановки в пути. Организация расположена в районе Крайнего Севера

Организация может предусмотреть любой вариант оплаты проезда сотрудников к месту отпуска.

Обязанность по оплате проезда сотрудников к месту использования отпуска и обратно, установленная статьей 325 Трудового кодекса РФ, распространяется на все организации, расположенные в районах Крайнего Севера (приравненных к нему местностях).

При этом коммерческая организация – работодатель самостоятельно устанавливает порядок, размеры и условия выплаты таких компенсаций во внутренних документах: коллективном и (или) трудовых договорах, Положении об отпусках и т. п. Такой вывод следует из части 8 статьи 325 Трудового кодекса РФ.

Таким образом, можно предусмотреть любой вариант компенсации проезда сотрудников к месту отпуска, например:

Второй вариант предлагается и в пункте 39 Инструкции, утвержденной приказом Минтруда РСФСР от 22 ноября 1990 г. № 2.

Ситуация: когда коммерческая организация должна выплачивать компенсацию стоимости проезда к месту проведения отпуска и обратно. Организация расположена в районе Крайнего Севера

Конкретные сроки выплаты компенсации отразите во внутренних документах (например, коллективном договоре). Объясним почему.

Законодательством установлена обязанность всех организаций, расположенных в районах Крайнего Севера (приравненных к ним местностях), не реже чем один раз в два года оплачивать сотрудникам проезд в пределах территории России к месту использования отпуска и обратно (ст. 325 ТК РФ, ст. 33 Закона от 19 февраля 1993 г. № 4520-1).

При этом коммерческие организации вправе самостоятельно устанавливать порядок, размеры и условия выплаты компенсаций во внутренних документах: коллективном и (или) трудовых договорах, Положении об отпусках и т. п. В этих документах нужно отразить, что оплата проезда должна производиться перед отпуском за какое-то число дней.

Главное, чтобы оплата проезда в отпуск происходила не реже чем один раз в два года.

Такой вывод следует из положений статьи 325 Трудового кодекса РФ.

<…>

6.3. Работа в районах Крайнего Севера

  • Пункт 1
    • оплату можно установить исходя из стоимости проезда к месту отдыха и обратно, не ограничивая количество транзитных населенных пунктов, расположенных по пути следования;
    • оплату можно установить исходя из стоимости проезда к месту отдыха и обратно только до одного места назначения по выбору сотрудника.
  • Из статьи журнала «Как строительной компании выиграть спор. Анализ арбитражной практики»
  • Пункт 2

Верховный суд РФ обобщил практику за 2010–2012 годы по трудовым спорам с участием граждан, работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях (см. Обзор Верховного суда Российской Федерации практики рассмотрения судами дел, связанных с осуществлением гражданами трудовой деятельности в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, утвержденный Президиумом Верховного суда РФ 26 февраля 2014 г.). В основном рассмотрены споры о взыскании заработной платы и расходов на оплату проезда к месту проведения отпуска и обратно. Отметим, районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности занимают полностью или частично территорию 24 субъектов РФ и представляют собой территории с тяжелыми природными условиями. В соответствии с Трудовым кодексом РФ оплата труда работников, занятых на работах в местностях с особыми климатическими условиями, производится в повышенном размере. В состав заработной платы помимо вознаграждения за труд включаются компенсационные и стимулирующие выплаты.

<…>

6.3.5. Компенсация проезда в отпуск

Статьей 325 Трудового кодекса РФ работникам районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей гарантирована компенсация расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно. Здесь тоже есть свои особенности.

Коммерческие организации устанавливают размер, условия и порядок компенсации «отпускных» расходов самостоятельно. Верховный суд РФ подчеркнул, что в случае отсутствия в организации локальных актов, регулирующих этот вопрос, суды должны руководствоваться нормами статьи 325 Трудового кодекса РФ и Правилами компенсации расходов… утвержденными постановлением Правительства РФ от 12 июня 2008 г. № 455.

В Обзоре пояснено также, что оплата стоимости проезда к месту отдыха и обратно при нахождении лица в каком-либо другом виде отпуска, кроме ежегодного оплачиваемого, Трудовым кодексом РФ не предусмотрена.

Впрочем, работодатель может самостоятельно установить дополнительные гарантии, улучшающие положение работника, исходя из своих финансовых возможностей.

Трудовое законодательство связывает оплату стоимости проезда с самим фактом предоставления работнику и использования им ежегодного оплачиваемого отпуска. Например, то обстоятельство, что по окончании ежегодного оплачиваемого отпуска работнику по семейным обстоятельствам был предоставлен отпуск без сохранения зарплаты, не свидетельствует об утрате права на оплату обратного проезда.

Обращено также внимание на то, что обязанность работодателя оплатить неработающим членам семьи работника проезд к месту использования отпуска и обратно обусловлена выездом самого работника к месту отдыха независимо от того, одновременно или в разное время используют отпуск работник и члены его семьи. Но если сам работник в отпуск не выезжает (с территории Крайнего Севера и приравненных к ней местностей), то ни на себя, ни на членов семьи компенсацию он получать не должен.

Работнику, которому предоставлен отпуск с последующим увольнением, расходы стоимости на оплату проезда к месту проведения отпуска и обратно также должны быть оплачены.

Судебная практика на местах по этому вопросу складывается неоднозначно. Верховный суд РФ считает правильным подход, в соответствии с которым указанные работники сохраняют право на компенсацию.

Каких-либо ограничений для их компенсации в зависимости от срока возвращения работника из отпуска, если такой отпуск в соответствии со статьей 127 Трудового кодекса РФ предоставлен работнику с последующим увольнением, законодательство не содержит.

Работник может отправиться в отпуск с семьей на личном транспорте (выехать можно любым видом транспорта, за исключением такси). В этом случае работодатель также обязан компенсировать ему расходы. При определении их суммы необходимо исходить из представленных документов, подтверждающих затраты на проезд кратчайшим маршрутом. В качестве доказательства могут быть приняты чеки АЗС, справки автотранспортных предприятий, осуществляющих междугородные перевозки, о расстоянии кратчайшего пути по заявленному маршруту, документы, подтверждающие факт проведения отпуска в избранном работником месте (справки, выдаваемые администрацией, квитанции гостиниц и т. п.). Но документы нужно внимательно проверить, Например, чеки АЗС, которые не находились на маршруте следования отпускников, а также чеки, в которых не указано местонахождение АЗС, принимать нельзя.

Для контроля правильности расчета стоимости проезда личным транспортом можно применять Методические рекомендации норм расхода топлива… утвержденные распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р.

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка