Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Коротко о других изменениях

Подписка
Срочно заберите все!
№24
17 августа 2015 55 просмотров

Как принять фактический показатель спидометра и нужно ли оформить какую либо справку на текущий показатель?

Фактические показатели одометра на начало (при отправлении из пункта А) и конец пути (при возвращении в пункт А) должны быть указаны в путевом листе. Помимо этого на обороте путевого листа должен быть расписан маршрут движения, а также количество пройденного пути в километрах. Вы оплачиваете только ту часть пути, которая пришлась от пункта А в пункт Б (только в одну сторону). При этом отдельную справку, подтверждающую показания одометра на конец пути, оформлять не нужно.

Обоснование

1. Из журнала «Учет. Налоги. Право» № 20, Май - Июнь 2015Роструд: командировку на служебной машине подтвердят любые документы

Компания сама определяет перечень документов, которыми сотрудник подтверждает проезд в командировку на служебном транспорте. Такую позицию изложил Роструд в письме от 10.04.15 № 831-6-1 (ответ на частный запрос).

По новым правилам сотрудник, который ездил в командировку на личной машине, при возвращении должен составить служебную записку. В ней он записывает дату начала и окончания поездки. А чтобы доказать факт использования транспорта, прикладывает к авансовому отчету оправдательные документы — путевой лист, чеки на бензин, квитанции на парковку и т. п. (п. 7 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749). Но о поездках на служебных машинах ничего не сказано.*

Из комментируемого письма следует, что служебка не обязательна. В то же время работодатель вправе сам определить перечень документов, которые сотрудник представит после поездки. В него можно включить и служебную записку. Другие подтверждающие документы зависят от конкретного транспорта. Например, если сотрудник едет на служебной машине, то необходимы путевой лист, чеки и квитанции. Если же у работника нет документов (например, его подвезли знакомые), то стоит потребовать объяснительную. В ней работник напишет, как добирался до места задания и обратно. Конкретный порядок надо записать во внутреннем положении (см. образец).

Как учесть и подтвердить командировочные в запутанных ситуациях

Ситуация 1. Сотрудник остается в месте командировки на выходные или в отпуске

Как учесть расходы Перечень документов
Расходы на обратный билет можно списать, если работник задержался на выходные. А если проводит отпуск, то списать расходы рискованно (письма Минфина России от 30.04.15 № 03-03-06/1/25283, от 20.11.14 № 03-03-06/1/58868)
  • Билет.
  • Приказ о командировке.
  • Заявление работника, в котором он просит разрешить остаться на выходные.
  • Разрешение руководителя (приказ или подпись на заявлении)*

 Ситуация 2. Сотрудник едет в командировку из отпуска

Как учесть расходы Перечень документов
Расходы на проезд можно списать. Ведь сотрудника можно отправить в командировку не только с работы. Минфин с этим согласен (письмо от 08.12.10 № 03-03-06/1/762)
  • Билет.
  • Приказ о командировке, в котором сказано о месте выезда работника.
  • Заявление сотрудника с просьбой оплатить проезд

<…>2. Из журнала «Главбух» № 3, Февраль 2015Командировочные удостоверения отменили — как теперь оформлять служебные поездки

С 8 января 2015 года компании, направляя сотрудника в служебную поездку, больше не должны оформлять командировочное удостоверение и служебное задание. Теперь срок пребывания работника в командировке определяется по проездным билетам. А иногда потребуются еще служебная записка, путевые листы, квитанции, счета и чеки на бензин (п. 3, 7, 19, 26 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 в ред. постановления Правительства РФ от 29 декабря 2014 г. № 1595).*

Мы подготовили образцы всех документов, которые теперь требуются для верного оформления командировки и подтверждения расходов. В комплект входят: положение о командировках, приказ, служебная записка, журнал учета командированных сотрудников и авансовый отчет. С переоформлением всех бумаг стоит поторопиться, чтобы избежать доначислений по налогам и взносам.

На заметкуМожно ли дальше оформлять удостоверения

Никто не может запретить компании оформлять командировочные документы в том же порядке, что и раньше. Но с 8 января это просто бессмысленно. А в некоторых случаях даже опасно. По мнению Роструда, командировочное удостоверение больше не подтверждает срок служебной поездки. А значит, его уже нельзя считать документом, обосновывающим расходы по налогу на прибыль, дающим право на освобождение командировочных расходов от НДФЛ и взносов.

Что исправить в положении о командировках

Первым делом надо переделать утвержденное в компании положение о командировках с учетом поправок, внесенных в постановление № 749. Новое положение надо датировать 8 января, то есть поставить в нем дату, с которой действуют новые правила документального оформления командировок. Готовые формулировки для обновленного положения о командировках можно взять из нашего образца.

Распечатать образец • Скачать бланк в формате Word

Актуализировать названия первички. Из положения надо исключить упоминание таких документов, как командировочное удостоверение и служебное задание. Отныне они не предусмотрены законодательством. А значит, составлять их бессмысленно.

Если компания будет и после 8 января оформлять эти документы, ей за это ничего не будет. Но использовать их можно лишь для внутренних целей. Срок поездки теперь подтверждают только проездные документы. Если эти документы отсутствуют, то наличие командировочного удостоверения ситуацию уже не спасет. И налоговики наверняка снимут налоговые расходы, доначислят НДФЛ и взносы.

Конечно, можно сослаться на то, что налоговые расходы подтверждает не только первичка, составленная в соответствии с законодательством РФ, но и косвенные доказательства (ст. 252 НК РФ). В качестве одного из них может выступать как раз командировочное удостоверение. Но убедит ли такой аргумент специалистов УФНС и судей, сейчас сказать сложно.

Если в положении о командировках упоминается распоряжение работодателя о направлении сотрудника в служебную поездку, то можно заменить слово «распоряжение» на слово «решение». Именно такая формулировка теперь есть в постановлении № 749. Впрочем, в Трудовом кодексе РФ по-прежнему речь идет о распоряжении (ст. 166 ТК РФ). А по сути речь идет о приказе на командировку. Поэтому чиновники разрешают называть этот распорядительный документ как угодно — распоряжение, решение, приказ (см. комментарий чиновника ниже). Форму приказа о направлении в командировку стоит оформить в виде приложения к положению.

Разъясняет Роструд

Иван ШКЛОВЕЦ,

заместитель руководителя Роструда

Решение о командировке можно оформить в виде приказа

В новой редакции постановления № 749 используется формулировка «по решению работодателя», а в Трудовом кодексе РФ осталось распоряжение (ст. 166 ТК РФ). Но противоречия здесь нет. По смыслу и то и другое — это приказ о направлении в командировку. Это самая удобная и привычная форма. Конечно, компания вправе самостоятельно разработать и использовать другой бланк, который можно так и назвать — распоряжение. Такую форму документа должен утвердить руководитель.

Разработать правила документооборота для поездок на личном транспорте. В положении о командировках стоит отдельно прописать порядок возмещения расходов на случай поездки работника на личной машине или мотоцикле. По новым правилам вместо командировочного удостоверения работник в такой ситуации должен приложить к авансовому отчету служебную записку. Именно по ней определяется срок, в течение которого сотрудник находился в командировке. Вместе с запиской сотрудники сдают в бухгалтерию путевые листы, чеки на топливо и т. д. (п. 7 постановления № 749).

Форму служебной записки, как и приказ, можно оформить в виде приложения к положению о командировках. Можно разработать ее самостоятельно или взять наш образец (см. далее в этой статье).*

Как оформлять приказ о командировке

Новые правила предусматривают, что работник направляется в командировку на основании решения работодателя. Раньше в постановлении № 749 фигурировало распоряжение. Но в Роструде нас заверили, что, по сути, ничего не поменялось. В решении, как и в распоряжении, фиксируется срок, на который работодатель отправляет сотрудника в служебную поездку. Этот документ тоже можно оформить в виде приказа.

Компании, которые привыкли использовать для составления приказа унифицированную форму № Т-9, могут продолжать заполнять ее. Но при желании этот бланк можно доработать: убрать лишнюю информацию, поменять название, дополнить важными сведениями. Например, в приказе лучше подробно описать, с какой целью сотрудник отправляется в поездку. А не просто ограничиться общей фразой «посещение организации…». Ведь несмотря на то, что служебное задание составлять больше не надо, письменное обоснование командировочных расходов пригодится на случай проверки.

Приказ о командировке можно составить по-своему или взять форму № Т-9

Убрать можно такие данные, как коды ОКУД, ОКПО, табельный номер, сведения об источнике средств для командировки (если это всегда сама компания). Также можно удалить графу с основанием для приказа. Ведь раньше это было служебное задание, а теперь этот документ не составляется. Сведения о командированном работнике, месте назначения и цели поездки удобно представить в виде таблицы. Например, как в нашем образце ниже.

Распечатать образец • Скачать бланк в формате Word

Что писать в служебной записке

Работник, который был в командировке на личном транспорте — машине или мотоцикле, — вместо командировочного удостоверения теперь должен сдавать в бухгалтерию служебную записку. Постановление № 749 не конкретизирует содержание служебной записки, которую должен составить сотрудник, ездивший в командировку на личной машине. Сказано лишь то, что в записке надо зафиксировать фактический срок поездки.*

Осторожно!

Если работник ездил в командировку на личной машине, то он должен приложить к авансовому отчету служебную записку, путевые листы и чеки на ГСМ. Иначе ревизоры доначислят налог на прибыль, НДФЛ и взносы.*

В Роструде нам порекомендовали не перегружать записку лишними сведениями. Важно помнить, что этот документ подтверждает не использование автомобиля, а период нахождения в месте командирования.

Служебная записка нужна для начисления суточных и подтверждения соответствующих налоговых расходов. А значит, должна содержать обязательные для первички реквизиты (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). К ним относятся наименование и дата составления документа, название компании, содержание хозяйственной операции, величина натурального измерения — количество дней поездки, подпись работника. Также рекомендуем привести сведения, которые обычно содержатся в любом проездном документе: время и место отправления и прибытия, как в образце ниже.

Распечатать образец • Скачать бланк в формате Word

Как теперь составлять авансовый отчет

Работник, получивший деньги на служебную поездку, должен представить авансовый отчет в течение трех рабочих дней с даты возвращения (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, п. 26 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). К нему сотрудник должен приложить подлинники документов, подтверждающих расходы: квитанции, БСО, кассовые и товарные чеки, билеты, посадочные талоны и т. д.

Командировочное удостоверение больше включать в этот перечень не надо. А вот служебную записку в случае поездки на личном автомобиле нужно приложить вместе с путевыми листами и чеками на ГСМ. Перечень конкретных бумаг сотрудник приводит в отчете. Если вы используете унифицированную форму № АО-1, то таблица для внесения таких сведений на обороте отчета.

Но авансовый отчет, как и другую первичку, можно упростить. К примеру, таблицей с бухгалтерскими записями можно пожертвовать — бухгалтер и так сделает проводки в учетной программе. Расписку тоже можно убрать из формы, ведь работники все равно не хранят у себя отрывную часть отчета. Таблицу с перечнем расходов тоже можно сократить — убрать счета бухучета. Упрощенный вариант авансового отчета по командировке — в нашем образце ниже.

Распечатать образец • Скачать бланк в формате Excel

Что изменить в журнале учета командированных работников

Форма журнала учета командированных работников по-прежнему содержит сведения о командировочных удостоверениях (приложение № 2 к приказу Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н). Порядок учета, утвержденный этим же приказом, также содержит требование вести журнал с указанием дат и номеров командировочных. В Роструде нам пояснили, что в графе «Дата и номер командировочного удостоверения» можно ставить прочерк или вовсе не заполнять ее (см. образец ниже).

Распечатать образец • Скачать бланк в формате Word

Многие компании сейчас не ведут такой журнал, хотя он и обязателен для работодателя. За отсутствие журнала проверяющие из инспекции труда вряд ли оштрафуют. Но могут вынести предписание об устранении нарушения. Чтобы не восстанавливать все записи, проще заранее оформить журнал и своевременно его заполнять.

<…>

3. Из статьи журнала «Учет. Налоги. Право» № 19, Май 2015Минфин: командировку на машине подтверждает только первичка, а не служебка

Служебной записки недостаточно, чтобы списать расходы на проезд работника в командировку. Необходимы первичные документы, которые подтверждают, что сотрудник использовал автомобиль для служебной поездки. К таким выводам пришел Минфин России в письме от 20.04.15 № 03-03-06/22368 (ответ на частный запрос).

По новым правилам оформления командировок сотрудник, который ездил в командировку на личной машине, должен составить служебную записку с датами начала и окончания поездки (п. 7 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749). Но этот документ не подтверждает расходы на проезд, а также период нахождения в пути. Для списания затрат на бензин, парковку, проезд по платным дорогам и т. п. необходима первичка. А именно: путевой лист, чеки и квитанции с заправок, парковок, пунктов пропуска на платных участках дорог и т. п. Путевой лист докажет не только факт использования транспорта, но и период командировки. Ведь в нем есть даты и время выезда и возвращения. Поэтому именно из этого документа видно, за сколько дней надо оплачивать суточные.*

Из комментируемого письма не ясно, в каком размере можно учесть расходы. По мнению ФНС, затраты не должны превышать нормы компенсации за использование личных автомобилей, установленные постановлением Правительства РФ от 08.02.02 № 92 (письмо от 21.05.10 № ШС-37-3/2199). То есть 1200 или 1500 рублей в месяц в зависимости от объема двигателя. Но, как мы выяснили, в Минфине считают, что расходы на проезд нормировать не требуется. Эти затраты относятся к командировочным (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ), а не к компенсации за использование личного транспорта (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Такие затраты не нормируются.

Если для поездки в командировку используется машина компании, здесь споров не возникает. Учесть можно все расходы, которые возникли в связи с поездкой. Главное их подтвердить. Для этого необходимы те же документы: путевой лист, чеки и т. д.

<…>

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Какие отчеты руководитель просит Вас сделать в Excel чаще всего?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка