Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

В декабре вам может прийти сразу два требования из налоговой

Подписка
Срочно заберите все!
№23
20 августа 2015 345 просмотров

Мы маленькая организация.Как правильно организовать хранение документов и создать приказ об архиве.Как токового отдельного помещения под архив нет.

Вы можете самостоятельно решить вопросы о том, каким образом у вас в организации будут храниться документы. В Федеральном законе «Об архивном деле» нет нормы, обязывающей коммерческие организации создавать архив. Но в любом случае документация должна быть оформлена должным образом и находиться на хранении. Бланки строгой отчетности храните в сейфах, металлических шкафах. Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами собирайте в хронологическом порядке и переплетайте. Документы с грифом «коммерческая тайна» храните в сейфах. Остальные документы храните в закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Приказа об архиве нет. Его можете составить в произвольной форме за основу возьмите положение об архиве, образец приведен ниже.

Обоснование

Из рекомендации

Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Редакция от 1 сен 2013

1.Где хранить бухгалтерские документы

Для хранения бухгалтерских документов нужно оборудовать специальные помещения, сейфы или шкафы (п. 6.2 Положения, утвержденного письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 г. № 105). Рекомендации к устройству таких хранилищ приведены в Правилах, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. Однако соблюдать все требования, приведенные в этом документе, не обязательно (абз. 3 и 6 введения к Правилам, одобренным решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

Бланки строгой отчетности храните в сейфах, металлических шкафах или в специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 16 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359). Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами собирайте в хронологическом порядке и переплетайте.

Документы с грифом «коммерческая тайна» храните в сейфах.

Остальные документы храните в специальных помещениях или в закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Такой порядок следует из пунктов 6.2–6.4 Положения, утвержденного письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 г. № 105, и пунктов 3.2 и 3.6 Положения, утвержденного постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс.

БСС «Система Главбух» 2015

2. Как организовать хранение бухгалтерских документов в архиве

Для хранения бухгалтерских документов организация может создать архив (п. 2 ст. 13 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). В зависимости от объема документов архивом может быть как самостоятельное структурное подразделение организации, так и подразделение в составе службы делопроизводства (канцелярии, секретариата). Так предусмотрено пунктом 1.1.2 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

В архив передавайте документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Остальные бумаги, срок хранения которых не превышает 10 лет, храните в бухгалтерии. Пока не придет время их уничтожать. Такой порядок рекомендован в пунктах 3.3.1 и 3.3.2 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

Чтобы передать бухгалтерские документы в архив, нужно сформировать дела. Перед сдачей на архивное хранение дело необходимо оформить окончательно, а именно:

  • составить внутреннюю опись;
  • составить лист-заверитель;
  • подшить (переплести) дело;
  • пронумеровать листы дела;
  • оформить обложку дела.

Такой порядок предусмотрен пунктом 3.4.2 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Из статьи журнала «Кадровое дело» № 11, Ноябрь 2008

Архив организации: с чего начать?

<…>

Наша организация – коммерческая, она существует более трех лет. За это время накопилась масса документов, которые просто пылятся в шкафах. Достаточно ли нам просто систематизировать бумаги, разложив их по папкам, или мы обязаны создать для этих целей специальный архив?

Вы можете самостоятельно решить вопросы о том, каким образом у вас в организации будут храниться документы. В Федеральном законе «Об архивном деле» нет нормы, обязывающей коммерческие организации создавать архив. Однако проблема тут в другом. Дело в том, что документы, образующиеся в деятельности компании, ни в коем случае нельзя уничтожать, так как они могут быть затребованы при разнообразных проверках вашей организации. То есть в любом случае документация должна быть оформлена должным образом и находиться на хранении. Чаще всего принятие решения о структуре подразделения зависит от объема документооборота организации.

<…>

Из формы

«Гермес»

Утверждаю
Генеральный директор
А.В. Львов
26.01.2009

ПОЛОЖЕНИЕ об архиве

г. Москва 26.01.2009

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. В «Гермес» (далее – организация) для хранения законченных делопроизводством документов
создается архив.

1.2. Организация выделяет под архив помещение, отвечающее требованиям обеспечения
сохранности документов, а также соответствующее оборудование.

1.3. Заведование архивом поручается ответственному за архив лицу, назначаемому приказом
руководителя организации.

1.4. В своей работе архив организации руководствуется законодательными актами Российской
Федерации по архивному делу, нормативно-методическими документами Государственной
архивной службы, приказами и указаниями руководства организации и настоящим положением.

1.5. Контроль за деятельностью архива осуществляет руководство организации или структурного
подразделения, в состав которого входит архив.

2. СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА

В архив передаются:

2.1. Законченные делопроизводством документы, образовавшиеся в деятельности организации и
ее структурных подразделений:
– дела постоянного хранения;
– дела временного (свыше 10 лет) срока хранения;
– документы по личному составу;
– документы постоянного хранения и по личному составу организаций-предшественников;
– справочный аппарат к документам архива (описи, номенклатуры дел, картотеки и т. п.).

3. ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ АРХИВА

3.1. Основными задачами архива являются:
– комплектование архива документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего
положения;
– обеспечение сохранности и учет принятых на хранение документов;
– организация практической работы, связанной с использованием документов, хранящихся в
архиве;
– контроль за правильным формированием и оформлением документов в делопроизводстве,
отбором и подготовкой их к передаче на архивное хранение.

3.2. В соответствии с выполняемыми задачами архив осуществляет следующие функции:
– принимает после завершения делопроизводства, учитывает и хранит образовавшиеся в
деятельности организации документы, обработанные в соответствии с действующими правилами;
– организует работу по подготовке описей завершенных делопроизводством документов
постоянного хранения и по личному составу; осуществляет учет по номенклатурам дел,
находящихся в структурных подразделениях (у исполнителей) документов временного хранения;
– обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел;
– создает, пополняет и совершенствует учетно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам
и документам;
– организует использование хранящихся в архиве документов;
– информирует руководство и работников организации о составе и содержании документов
архива;
– выдает в установленном порядке хранящиеся в архиве дела и документы для использования в
практических и других целях;
– исполняет запросы учреждений и граждан об установлении трудового стажа и по другим
вопросам социально-правового характера;
– ведет учет выдачи архивных дел и документов, осуществляет контроль за своевременным их
возвращением в хранилище;
– проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, своевременно отбирает к
уничтожению дела с истекшими сроками хранения;
– оказывает методическую помощь службе делопроизводства организации в составлении
номенклатуры дел, контролирует правильность формирования и оформления дел в
делопроизводстве, подготовку документов к передаче в архив организации;
– в случае заключения с соответствующим учреждением Федеральной архивной службы
договора о передаче на государственное хранение документов организации обеспечивает
подготовку этих документов и своевременное представление описи дел постоянного хранения на
утверждение экспертно-проверочной комиссии указанного архивного учреждения.

4. ПРАВА АРХИВА

4.1. В целях выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:
– контролировать соблюдение в организации и в ее структурных подразделениях установленных
правил работы с документами, обеспечения их сохранности, качества отбора и подготовки дел к
передаче на архивное хранение;
– вносить на рассмотрение руководства организации предложения, направленные на улучшение в
структурных подразделениях работы по оформлению документов, формированию их в дела,
подготовке документов к передаче на архивное хранение;
– представлять в установленном порядке заявки на обеспечение архива необходимым
оборудованием и материалами, проведение ремонтных работ и т. п.;
– участвовать в организуемых учреждениями Федеральной архивной службы мероприятиях по
повышению квалификации работников ведомственных архивов и делопроизводственных служб,
учреждений и предприятий.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗАВЕДУЮЩЕГО АРХИВОМ

5.1. Должностное лицо, которому поручено заведование архивом, несет ответственность за
состояние работы архива и выполнение возложенных на него задач и функций.

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка