Журнал, справочная система и сервисы
№5
Март

В свежем «Главбухе»

Все пояснения по НДС отправляйте в инспекцию по‑новому

Подписка
Подарки и скидки здесь!
№5
24 августа 2015 1221 просмотр

Помогите пожалуйста найти ссылку на законодательство по вопросу хранения трудовых договоров в архиве уволенных работников. Срок хранения трудовых договоров ранения 75 лет. Но прописанный в законодательстве порядок дела не могу найти.Есть рекомендации:1. ТД в хронологическом порядке по дате заключения2. в личном деле, затем личные дела в алфавитном порядке за все года3. в алфавитном порядке в рамках года (уволенные работники в текущем году).Существует ли официальный порядок либо организация должна самостоятельно прописать этот порядок в своем положении об архиве.

Трудовой договор хранится в личном деле. Документы располагаются в личном деле в хронологическом порядке по мере их поступления (п. 3.5.5 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). В начало дела подшейте бланки форм для внутренней описи документов дела, а в конец – бланки листов-заверителей дела. Личные дела сотрудников храните 75 лет. Порядок формирования личных дел сотрудников утверждает руководитель отдела кадров, а если такого подразделения нет, то – руководитель организации. Личные дела сотрудников хранятся в организации в алфавитном порядке. Личные дела по уволенным сотрудникам передаются в архив. Если архива нет, личные дела уволенных работников оформляют в соответствии с установленными правилами в организации.

Коммерческая организация не обязана формировать дела. Вы можете хранить трудовые договора в этом случае в папках в соответствии с номенклатурой организации. Соответствующий порядок хранение трудовых договоров нужно установить самостоятельно.

Обоснование

Из рекомендации
Нины Ковязиной, заместителя директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

1.Как оформить личное дело сотрудника

Формирование личного дела

Личное дело формируйте в отдельной папке на каждого сотрудника. Это удобная форма систематизации персональных данных. Как правило, в организациях личные дела заводят на руководителей, специалистов, материально-ответственных сотрудников.

Ситуация: обязана ли организация вести личные дела сотрудников

Нет, не обязана.

Обязанность по ведению личных дел сотрудников предусмотрена только для учреждений государственной гражданской службы (подп. 5 п. 1 ст. 44 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ). Подробно порядок оформления личных дел государственных служащих прописан в Указе Президента РФ от 30 мая 2005 г. № 609.

Если, несмотря на отсутствие законодательных предписаний, организация решит ввести систему личных дел, то в качестве рекомендательных материалов можно использовать приведенные выше нормативные акты, касающиеся госслужащих. Кроме того, соблюдайте правила оформления документов, установленные, в частности, в ГОСТ Р 6.30-2003 (принят и введен в действие постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст), в Правилах, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. Также существуют нормативные акты, регламентирующие особенности формирования личных дел в соответствующих ведомствах (п. 3.4.7 Правил, утвержденных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

Порядок формирования личных дел сотрудников утверждается руководителем отдела кадров (если такого подразделения нет – руководителем организации). Данный порядок может быть прописан в приказе, распоряжении или в специальной инструкции.

Как правило, в личное дело включаются следующие документы:

  • внутренняя опись документов дела;
  • личный листок по учету кадров;
  • анкета;
  • дополнение к личному листку по учету кадров;
  • автобиография;
  • заявление о приеме на работу;
  • копия документа, удостоверяющего личность;
  • копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
  • копия ИНН;
  • должностная инструкция;
  • копии документов об образовании;
  • характеристики и рекомендательные письма;
  • личные заявления работника;
  • трудовой договор;
  • копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника;
  • аттестационные листы;
  • отзывы должностных лиц о работнике;
  • справки о состоянии здоровья;
  • фотографии;
  • лист-заверитель дела (составляется при сдаче личного дела в архив).

Изначально личное дело включает в себя документы, сопровождающие процедуру оформления приема на работу, так как оно заводится сразу же после издания приказа о приеме сотрудника на работу. В процессе трудовой деятельности личное дело пополняется другими документами. Последним, завершающим документом в папке личного дела будет копия приказа о расторжении трудового договора. Такой порядок следует из пунктов 3.5.3 и 3.6.18 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

Документы располагаются в личном деле в хронологическом порядке по мере их поступления (п. 3.5.5 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

Пример оформления личного дела сотрудника

Ответственным за ведение кадрового учета в организации назначен бухгалтер В.Н. Зайцева.

Зайцева оформила личное дело главного бухгалтера А.С. Глебовой. Обложка и документы личного дела выглядели так:

Внутренняя опись документов дела

Ситуация: когда нужно составить внутреннюю опись документов личного дела

Внутреннюю опись документов сразу вложите в дело и заполняйте ее по мере поступления в него документов. Перед сдачей дела на архивное хранение на описи сделайте итоговую запись, в которой укажите, сколько всего документов находится в деле и из скольких листов оно состоит. Подтверждают такой порядок положения пункта 3.6.17 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

Внутренняя опись содержит сведения о порядковых номерах документов, их индексах, наименовании и количестве листов дела. При этом сами листы внутренней описи пронумеруйте отдельно.

Документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке (п. 3.5.5 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Поэтому вначале во внутреннюю опись внесите документы, которые были приняты или оформлены при приеме на работу данного сотрудника, и далее – в хронологическом порядке их поступления в кадровую службу. Подписать внутреннюю опись должен сотрудник, ответственный за ее составление.

<…>

Хранение личных дел

Личные дела работающих сотрудников храните в отделе кадров. Дела уволившихся сотрудников передайте на хранение в архив. Документы личного дела подшейте на четыре прокола в твердую обложку из картона (скоросшиватель) или переплетите таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции. Перед тем как подшить (переплести), удалите скрепки со всех документов. Такой порядок следует из пункта 3.6.4 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

В начало дела подшейте бланки форм для внутренней описи документов дела, а в конец – бланки листов-заверителей дела (п. 3.6.7 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

Личные дела сотрудников храните 75 лет, личные дела руководителей, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, сотрудников, имеющих государственные и иные звания и награды, – постоянно (ст. 656 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

<…>

2.Как составить номенклатуру дел в кадровой службе

Что такое номенклатура дел

Номенклатура дел – один из основных документов, который должен быть разработан в организации. В нем содержится информация о том, какие документы и в каком подразделении следует вести, кто с ними должен работать, где и в течение какого времени они должны храниться.

Номенклатура дел разрабатывается для того, чтобы:

  • вести учет дел, заведенных в течение года в организации и в ее структурных подразделениях;
  • формировать дела (обеспечивать порядок при подшивке документов в дела);
  • вести индексацию дел;
  • обеспечить поиск документов.

Порядок составления номенклатуры дел описан в пункте 3.2.5 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Обычно номенклатура дел составляется в качестве единого документа для всей организации. При этом она включает в себя номенклатуры отдельных подразделений. Например, канцелярии, секретариата, финансового отдела, административного отдела, кадровой службы.

<…>

Из статьи журнала «Кадровое дело» № 9, Сентябрь 2014

Кадровое дело: персональные консультации

<…>

Да, вы можете хранить в одном кабинете документы на работников из разных организаций. Но для удобства пользования кадровыми документами организовать текущее хранение нужно структурированно. Если позволяет помещение, то выделите для личных дел работников каждой организации отдельный шкаф. Личные дела в бумажном виде хранятся в папках, которые нумеруют по страницам и прошивают. Обложки нумеруют, присваивают порядковый номер делу, соответствующий общему количеству. Ведут личные дела сотрудников каждой организации в алфавитном порядке3.

<…>

Из статьи журнала «Кадровое дело» № 2, Февраль 2014

Архивное законодательство: избегаем нарушений в новом году

<…>

Личные дела и личные карточки формы № Т-2 уволенных работников, образующиеся в организации в больших объемах, могут выделяться в самостоятельную опись. Эти документы вносятся в годовой раздел описи по году увольнения сотрудника, на которого заведено дело, и систематизируются в алфавитном порядке.

<…>

Из статьи журнала «Кадровое дело» № 4, Апрель 2010

Альтернатива личному делу, или Как хранить документы сотрудников?

Личное дело – форма для систематизации и хранения информации о работнике, знакомая каждому кадровику. Во многих компаниях кадровая работа ведется при помощи личных дел, хотя они и не обязательны для коммерческих организаций. Существуют ли другие, более современные, методы для обеспечения сохранности данных о персонале? Да, существуют, и сегодня мы расскажем об альтернативных способах хранения кадровых документов.

Способы хранения данных о работнике

Многие кадровики по старинке ведут личные дела и не хотят отказываться от них, несмотря на то что это очень трудоемко. Поскольку единых правил ведения личных дел в коммерческой организации не существует, это порождает многообразие вариантов их оформления в масштабе всей российской кадровой практики. Однако по своему содержанию личные дела, используемые в различных организациях, как правило, немногим отличаются друг от друга.

Сегодня кадровикам негосударственных организаций предоставлен выбор в вопросе, как систематизировать информацию о работниках. Практически у всех из них есть возможность пользоваться электронными ресурсами, разработано много полезных и удобных программ, значительно облегчающих процесс обработки персональных данных. Те документы, которые у работодателя должны быть обязательно, конечно, придется оформлять на бумаге. Но для всех остальных документов это неудобно, да и незачем.

Кроме личных дел, наиболее часто встречаются следующие способы систематизации и хранения персональной информации о работниках: раздельное хранение документов (в папках, сформированных по тематике) и хранение в электронном виде. Краткую характеристику каждого из способов хранения, его основные преимущества и недостатки вы найдете в таблице ниже

Способы систематизации и хранения кадровых документов

Особенности Преимущества Недостатки
Личное дело
Вся информация о работнике в виде оригиналов и копий документов накапливается в специально сформированной папке – Основная информация о работнике находится в одном месте;
– четкость систематизации;
– быстрота работы с информацией
– Высокая трудоемкость (необходимость в утвержденном регламенте, подшивке документов, описи, периодической сверке и ознакомлении работника, архивировании);
– необходимость в дополнительных ресурсах (отдельный кабинет, сейфы, картотеки, архивы);
– необходимость в дополнительных навыках исполнителей (знание процедуры работы с личным делом);
– риск претензий со стороны проверяющих органов
Раздельное хранение*
Все документы хранятся на бумажных носителях по тематическим папкам в соответствии с номенклатурой организации. Таким образом, все документы сотрудников одного назначения, например: трудовые договоры, карточки формы № Т-2, договоры материальной ответственности, приказы (по видам), складываются в отдельные папки и размещаются там обычно в алфавитном порядке или по регистрационным номерам. Документы анкетно-биографического характера хранятся в картотеке в алфавитном порядке с использованием файла-папки отдельно на каждого сотрудника – Низкие трудозатраты (по сравнению с ведением личных дел);
– нет дополнительных требований к квалификации специалиста кадровой службы;
– меньший риск претензий со стороны проверяющих органов;
– отсутствие дополнительных ресурсов (архив, сейфы и т. п.)
– Увеличение времени на сбор и предоставление необходимой информации о работнике;
– отсутствие явной структуры хранения информации;
– риск для разглашения персональных сведений работников
Хранение на электронных носителях
Вся информация (за исключением обязательных бумажных форм) хранится в электронном виде посредством информационных систем и баз данных – Нет необходимости в других ресурсах;
– экономия места и пространства;
– высокая скорость обработки информации;
– высокая степень защиты от несанкционированного доступа;
– возможность неограниченного срока хранения;
– отсутствие необходимости работы с архивом;– наиболее прогрессивная и перспективная организация трудового процесса
– Необходимость наличия резервной копии базы данных и информационной системы;
– предполагается наличие дорогостоящего оборудования и программного обеспечения;
– необходимость в достаточно высокой квалификации сотрудника

<…>

Из статьи журнала «Кадровое дело» № 6, Июнь 2009

Как работать с личными делами сотрудников?

Перечень учреждений, в которых ведение личных дел обязательно. Порядок ведения личных дел. Документы, подлежащие включению в личное дело. Образец личного листка по учету кадров, внутренней описи, листа-заверителя личного дела. Как хранить личные дела. Положение о работе с персональными данными. Комментарий юриста

<…>

Для негосударственных учреждений и коммерческих компаний обязанность вести личные дела работников не предусмотрена законодательством. Однако, например, в холдингах, эта процедура может быть предписана головной организацией. В остальных случаях вопрос о том, как систематизировать и учитывать персональные данные работников – добровольное и самостоятельное решение каждой компании. Таким образом, если ваша организация все же решила вести личные дела работников, то вы обязаны вести их правильно, в соответствии с законодательством и правилами делопроизводства.

<…>

Как хранить документы

Документы личного дела подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции. В начале дела подшиваются бланки форм для внутренней описи документов дела, а в конце – бланки листов – заверителей дела.

Храниться личные дела работников должны 75 лет с момента расторжения трудового договора с работником. Однако следует помнить, что личные дела руководителей, членов исполнительных и контрольных органов организации, работников, имеющих государственные звания и награды должны храниться постоянно. Также обратите внимание на то, чтобы личные дела хранились в кадровой службе отдельно от других дел.Личные дела должны быть включены в номенклатуру дел кадровой службы под общим заголовком «Личные дела» с указанием сроков хранения.

При этом в кадровой службе лучше хранить только личные дела работников, а дела уволившихся лиц передавать на хранение в архив организации*****, чтобы обеспечить сохранность личных дел и содержащихся в них документов и сведений от разглашения.

<…>

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме

Новости по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Как вы учитываете канцтовары?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка