Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

Всеобщий переход на онлайн‑кассы — срочно присоединяйтесь

Подписка
Срочно заберите все!
№23
24 августа 2015 526 просмотров

Описание ситуации:Компания находится в городе Н. Объекты строительства расположены за 120 км., за 40 км., за 25 км. от города Н. Сотрудники компании выезжают на эти объекты и к поставщикам за 120 км., 40 км., 25 км. и возвращаются в этот же день в город Н. Вопрос: Компания не оформляет приказы на выезд сотрудников от 25 до 150 км. в другие города. Считается ли нарушением и каковы риски, если такие однодневные командировки не оформляются?

Если не оформлять однодневные командировки (приказом о направлении сотрудника в командировку) инспекторы могут снять расходы на поездку, например на билет (ГСМ) и т. п. Также не исключены споры с трудовыми инспекторами. Поездку в другой регион, которая по сути является командировкой, оплачивать нужно исходя из среднего заработка. Выплата зарплаты за дни, в которые работник находится в командировке, противоречит законодательству (письмо Роструда от 5 февраля 2007 г. № 275-6-0). Если при этом средний заработок у сотрудника больше текущей зарплаты, например за счет премий, то тогда получится, что компания нарушила его права. А за это возможен штраф от 30 000 до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Вместе с тем, если разъезды сотрудников имеют постоянный характер, правильней им оформить разъездной характер работы. Сотрудникам, которым установлен разъездной характер работ, организация возмещает расходы, связанные со служебными поездками. Размеры и порядок возмещения этих расходов организация устанавливает самостоятельно во внутренних документах.

Обоснование

1.Из статьи журнала «РОССИЙСКИЙ НАЛОГОВЫЙ КУРЬЕР», № 13-14, ИЮЛЬ 2015

Однодневная командировка: на что обратить внимание, чтобы избежать доначисления налогов и взносов

Елена Вайтман, эксперт журнала «Российский налоговый курьер»

Командировку на один день оформляют так же, как многодневную

Безопаснее взамен суточных выплачивать компенсацию

В каких случаях на суточные рискованно не начислять страховые взносы

Формально суточные за однодневные командировки по России не положены (абз. 4 п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749, далее — Положение о командировках). Но многие организации их платят. Ведь любая поездка работника в другой город сопряжена с дополнительными затратами. Вправе ли компания включить суточные ать НДФЛ и начислить страховые взносы в фонды? Разберемся в этих и других нюансах.

Расходы на проезд в однодневную командировку организация вправе признать при расчете налога на прибыль

Независимо от продолжительности служебной командировки работодатель обязан возместить сотруднику (ч. 1 ст. 168 ТК РФ и абз. 1 п. 11 Положения о командировках):

—расходы на проезд до пункта назначения и обратно;
—иные расходы, связанные с командировкой, если они произведены по согласованию с работодателем.

Эти расходы по однодневной командировке организация вправе признать при расчете налога на прибыль в обычном порядке. То есть на дату утверждения авансового отчета, составленного работником по итогам поездки (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). Ведь Налоговый кодекс не содержит ограничений на учет затрат по однодневным командировкам (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Главное, чтобы расходы подтверждались документами (подробнее читайте во врезке ниже).

ЧИТАЙТЕ НА E.RNK.RU

Как оформить однодневную командировку

С 8 января 2015 года при направлении работника в командировку необязательно составлять командировочное удостоверение и служебное задание, а при возвращении из нее — отчет о его выполнении (п. 7 Положения о командировках). Это правило распространяется и на однодневные командировки. Их оформляют так же, как и многодневные служебные поездки.

Основным документом, подтверждающим производственный характер поездки, теперь является приказ о направлении работника в командировку. Подробнее о том, как его составить, чтобы не возникло проблем с учетом командировочных расходов, читайте в статье «Оформляем приказ о командировке после отмены командировочных удостоверений» // РНК, 2015, № 4*

Кроме того, порядок возмещения расходов по командировкам необходимо прописать в трудовом или коллективном договоре либо локальном нормативном акте (ч. 4 ст. 168 ТК РФ и абз. 2 п. 11 Положения о командировках). Например, в положении о служебных командировках.

При однодневной командировке нельзя учесть расходы на наем гостиницы. Ведь работник в тот же день возвращается к месту постоянного жительства. Если командированный сотрудник прибыл в пункт назначения рано утром и оплатил номер в гостинице, чтобы поспать хотя бы несколько часов, организация может возместить ему эти расходы. Но признавать их при расчете налога на прибыль рискованно.

<…>

2.Из статьи журнала «ГЛАВБУХ», № 6, МАРТ 2014

Как оформлять однодневные командировки, чтобы исключить все претензии

<…>

Некоторые компании предпочитают вообще не оформлять однодневные командировки — это показал наш опрос, проведенный на сайте на странице журнала в соцсети (см. ниже). То есть не составляют приказ о направлении в командировку.

<…>

Но без таких документов инспекторы могут снять все расходы на поездку, например на билет и т. п.

Также не исключены споры с трудовыми инспекторами. Поездку в другой регион, которая по сути является командировкой, оплачивать нужно исходя из среднего заработка. Выплата зарплаты за дни, в которые работник находится в командировке, противоречит законодательству (письмо Роструда от 5 февраля 2007 г. № 275-6-0). Если при этом средний заработок у сотрудника больше текущей зарплаты, например за счет премий, то тогда получится, что компания нарушила его права. А за это возможен штраф от 30 000 до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).*

У вас в компании отправляют сотрудников в командировку на один день?

Источник: опрос на странице журнала в соцсети

Выгоднее платить компенсацию, а не суточные

При однодневных командировках в РФ суточные сотрудникам не положены (п. 11Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Чиновники считают, что компания не вправе и в своих внутренних документах предусмотреть выплату суточных по однодневным служебным поездкам (письмо Минтруда России от 28 ноября 2013 г. № 14-2-242). Но вместо суточных можно выплачивать компенсацию расходов. Это гораздо выгоднее, так как ее можно будет списать в налоговом учете и не облагать НДФЛ и взносами.

Расходы. Инспекторы на местах запрещают списывать такие суточные в налоговом учете. Тем не менее компенсировать сотрудникам оплату питания и других личных расходов можно. Но чтобы у проверяющих не было претензий, в документах эти выплаты безопаснее назвать компенсациями других расходов, связанных с командировкой (п. 24 Положения № 749).

Чиновники разрешают относить компенсации по однодневным командировкам на затраты. Но поскольку эти выплаты суточными не являются, учитывать их нужно как прочие, а не как командировочные расходы (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). Это означает, что в отличие от суточных данные расходы нужно подтвердить чеками, счетами и другими документами (письмо Минфина России от 21 мая 2013 г. № 03-03-06/1/18005).

<…>

Можно заменить постоянные однодневные командировки разъездной работой

Чтобы каждый раз не оформлять документы по однодневным командировкам, проще установить сотрудникам разъездной характер работы и выплачивать им за это компенсации. Но проблема в том, что в законодательстве не прописаны четкие критерии разъездного характера.

Мы рекомендуем вводить разъездной характер, только если работа сотрудника связана с постоянными выездами за пределы офиса (письмо Роструда от 12 декабря 2013 г. № 4209-тз). Вряд ли у проверяющих будут какие-либо претензии, если компания отнесет к должностям с разъездным характером работы, например, торговых представителей.*

Если же ваши сотрудники большей частью трудятся в офисе и лишь изредка выезжают в другой город, например в филиалы компании или для переговоров с клиентами, безопаснее все же оформлять командировки. Иначе не исключены претензии налоговиков.

Приведем пример из практики. Компания оплатила расходы на поездки директора и его зама. Налоговики отказали в учете этих затрат. Один из доводов — расходы на ГСМ не обоснованы, так как компания не составлялакомандировочные документы. Компания же ссылалась на то, что в соглашениях с руководителями прописан разъездной характер работы. Значит, документы на командировки необязательны.

Судьи признали, что к разъездной работе относятся только постоянные поездки. Кроме того, если и считать данные расходы на поездки компенсациями при разъездном характере работы, нужны подтверждающие первичные документы, например путевые листы, которые компания не представила (постановление ФАС Московского округа от 3 декабря 2012 г. по делу № А41-20691/11).

Чтобы подтвердить разъездной характер работы, нужно:*

— утвердить в приказе руководителя или другом документе перечень должностей, относящихся к разъездному характеру работы;

— установить в трудовых договорах, что работа сотрудника носит разъездной характер;

— определить правила, по которым компания будет возмещать расходы на служебные поездки в коллективном, трудовом договоре или внутреннем документе (например, в положении о служебных поездках работников).

Такие требования установлены в трудовом законодательстве (ст. 168.1 ТК РФ). Также потребуются чеки и другие документы, подтверждающие расходы.

Если оформить все указанные документы, тогда затраты, которые компания оплачивает работникам, можно учитывать при расчете налога на прибыль (письмо Минфина России от 25 октября 2013 г. № 03-04-06/45182). А НДФЛ и взносы на компенсацию расходов начислять не нужно.

3.Из рекомендации

Андрей Кизимов, заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Какие документы нужно оформить при направлении сотрудника в командировку

Нужно отправить сотрудника в командировку? Оформите необходимые документы. Только так вы сможете учесть расходы и обосновать их. Сделайте это независимо от того, куда едет сотрудник – в командировку по России или за границу. Порядок одинаков. Сделать все правильно вам поможет эта рекомендация.

Документы для командировки

Перед тем как направить сотрудника в командировку, нужно подготовить соответствующий приказ. Документ должен подписать руководитель организации или уполномоченный им сотрудник (например, заместитель).

Такие правила установлены пунктом 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Оформлять для сотрудника служебное задание и командировочное удостоверение не обязательно (постановление Правительства РФ от 29 декабря 2014 г. № 1595). Эти документы отменили с 8 января 2015 года. Тем не менее, цель командировки все равно должна быть документально зафиксирована. Иначе у налоговой инспекции могут возникнуть сомнения в необходимости поездки и выплаченных сотруднику суточных. Поэтому задание, которое сотрудник должен выполнить в командировке, зафиксируйте непосредственно в приказе о направлении сотрудника в командировку.*

Коммерческая организация может по собственному выбору:

Но в унифицированной форме нет специальной графы, где можно было бы описать цель поездки. Поэтому если служебное задание отдельно не оформляете, то лучше составить приказ по своей форме.

Главбух советует: для целей внутреннего контроля имеет смысл оформить служебное задание, командировочное удостоверение, а также вести журнал учета командированных сотрудников*

Хотя составлять эти документы больше не требуется, их наличие поможет контролировать выполнение сотрудниками служебного задания, а также упростит расчет выплат по итогам командировки. Воспользоваться можно:

– унифицированными формами служебного задания и командировочного удостоверения, утвержденными постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, а также журнала учета командированных сотрудников из приказа Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н;
– самостоятельно разработанными бланками.

При этом можно руководствоваться ранее действовавшими правилами. Кроме того, такие документы будут не лишними и при возникновении споров с проверяющими.

<…>

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Новости по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка