Журнал, справочная система и сервисы
№3
Февраль

В свежем «Главбухе»

Пересдайте декларацию по транспортному налогу, если у вас есть фуры

Подписка
6 8 номеров в подарок!
№3
25 августа 2015 2375 просмотров

Главный бухгалтер находился в августе в отпуске, на период отпуска исполнение обязанностей главного бухгалтера возложено на заместителя главного бухгалтера (есть приказ). Кассовые документы в периоде отпуска главного бухгалтера должен подписывать заместитель? Если "да", то в РКО и в ПКО должность пишется "Главный бухгалтер" или нужно указывать "зам. главного бухгалтера",либо "/ Главный бухгалтер"?

Заместитель главного бухгалтера в рассматриваемом случае принял на себя обязательства главного бухгалтера, поэтому он должен оформлять кассовые документы своей подписью. Однако, в приказе об исполнении обязанностей лучше прописать, что заместителю главного бухгалтера передается право подписи кассовых документов. В РКО в этом случае нужно оставить должность «Главный бухгалтер». Поскольку в форме РКО «Главный бухгалтер» является обязательным реквизитом, который исправлять нельзя.

Обоснование

Елены Поповой, государственного советника налоговой службы РФ I ранга.

1. Как оформить приходный и расходный кассовый ордер, журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

<…>

Приходный кассовый ордер должен подписать главный бухгалтер или бухгалтер. А также кассир.

Вместо бухгалтера кассовые документы может подписывать и другой сотрудник организации. Для этого руководитель организации (предприниматель) должен составить распорядительный документ о назначении ответственного. Кандидатуру такого сотрудника руководитель согласовывает с главным бухгалтером (если он есть в организации).

Если бухгалтера в организации нет вообще, тогда ордер подписывают руководитель организации (предприниматель) и кассир.

В организации нет ни бухгалтера, ни кассира? Тогда все кассовые документы подписывает лично руководитель (предприниматель). Такие правила установлены пунктом 4.3 указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Ситуация: как правильно поставить печать (штамп) на приходный кассовый ордер

<…>

2.Обязательно ли ставить подпись руководителя организации на расходном кассовом ордере, если есть подписи бухгалтера и кассира

Обязательно, но не всегда. Подпись руководителя не нужна, если она уже есть на приложениях к расходному кассовому ордеру.

Действительно, среди реквизитов расходного кассового ордера, который составляют при выдаче денег из кассы, отведено место для трех подписей: главного бухгалтера (или просто бухгалтера), кассира и руководителя организации. И в указаниях по заполнению этой формы, утвержденных постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88, прямо сказано, что расходный кассовый ордер подписывают руководитель и главный бухгалтер.

Исключение из общего правила – если на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и т. д.) уже есть разрешительная надпись руководителя организации. И еще одно условие – в организации есть бухгалтер. Тогда подпись директора на самом кассовом ордере необязательна.

Если же в организации нет бухгалтера, то руководитель должен визировать расходный документ в любом случае. Даже когда свою подпись он поставил на приложениях к кассовому ордеру. Это следует из пункта 4.3 указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

В то же время руководитель может предоставить право подписи документов, в том числе кассовых, одному из сотрудников организации. Например, на время своего отсутствия. Для этого достаточно оформить доверенность (ст. 186 ГК РФ).

БСС «Система Главбух» 2015

3. Можно ли исправить ошибку в расходном (приходном) кассовом ордере.

Исправления в кассовые документы вносить нельзя (п. 4.7 указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

БСС «Система Главбух» 2015

Из статьи журнала «Семинар для бухгалтера» № 7, Июль 2015

Советы главному бухгалтеру, который собирается в отпуск

Совет № 1

Определите заместителя

Если вы собираетесь в отпуск, то первое, с чего стоит начать подготовку, – решите, кому вы передадите дела. Если у вас есть заместитель, то он и будет исполнять функции главного бухгалтера во время вашего отсутствия. На заместителя отдельный приказ составлять не надо и оплачивать дополнительный труд тоже.

Допустим, у вас заместителя нет. Тогда исполняющим обязанности можно назначить другого работника. Например, им может стать сотрудник бухгалтерии или руководитель компании.

Поручить сотруднику дополнительную работу можно только с его согласия (ч. 1 ст. 60.2 ТК РФ). Поэтому компания должна отправить работнику предложение о совмещении, на котором он сделает отметку о своем согласии. Форма документа – произвольная.

После этого оформите допсоглашение к трудовому договору, а на основании его выпустите приказ о совмещении. В документе укажите круг обязанностей совместителя, размер доплаты и срок, в течение которого сотрудник будет исполнять функции главбуха.

Совет № 2

Передайте право подписи

На время вашего отсутствия право подписи первичных документов закрепите за заместителем или другим ответственным сотрудником. Для этого оформите доверенность или приказ. Типовых форм нет, бланки могут быть произвольными. Главное указать в них должность и Ф. И.О. сотрудника, которому вы передаете право, образец подписи и сроки передачи.

Если вам принадлежит право подписи платежек, то банк документ без вашей визы не примет. Чтобы компания могла без препятствий проводить платежи, пока вы отсутствуете, оформите временную карточку с образцами подписей.

Совет № 3

Составьте памятку для коллег

Итак, о передаче полномочий вы позаботились. Теперь можно составить памятку для коллег или подчиненных. Она позволит сохранить спокойствие вам в отпуске, а коллегам – на рабочем месте. Конечно, содержание этой памятки для каждой компании будет индивидуальным. Но есть и ряд общих пунктов. Например, если отчитываетесь по электронке, попросите сотрудников раз в один-два дня проверять программу спецоператора. Ведь если инспекторы отправят по ТКС требование, а компания в течение шести дней не подтвердит его получение, налоговики заблокируют счет. Расчеты с подотчетными – ваша функция? Если да, то рекомендую составить список коллег, которые не отчитались в срок по полученным средствам. Ведь если заместитель выдаст деньги должнику, это будет нарушением порядка ведения кассовых операций.

Чтобы не возникло проблем с инспекторами и контрагентами, напишите заместителю, кто и в какие сроки ждет платежей от компании, и передайте контакты кураторов в ИФНС и фондах.

Еще советыЕсли инспекторы запросят документы, срок можно продлить

Лидия Золотарева, главный бухгалтер АО «ЛортэкАРТ»:

— Пока вы находитесь в отпуске, инспекторы могут прислать требование с просьбой представить документы. На подготовку бумаг у компании есть только пять или десять рабочих дней. Можно попросить инспекторов перенести срок. Для этого руководитель должен составить ходатайство. В нем нужно написать, что компания просит продлить срок, так как главный бухгалтер в отпуске. А чтобы у инспекторов не возникло в этом сомнений, к просьбе можно приложить копию приказа на отпуск. В ходатайстве должны быть конкретные даты, в которые вы представите документы. Без этого инспекторы в продлении срока могут отказать.

Перед уходом в отпуск не забудьте доверить кассу другому сотруднику

Ольга Остапенко, заместитель главного бухгалтера ООО «Золотое сечение»:

— Если вы совмещаете обязанности главного бухгалтера и кассира, то перед тем, как уйти в отпуск, не забудьте передать другому сотруднику и эти функции. Порядок действий такой. Сначала руководитель подпишет приказ о совмещении должностей. Затем с замещающим вас кассиром компания заключит договор о полной материальной ответственности. Без этого при недостаче ущерб с виновника взыскать не получится. А в тот день, когда передадите дела новому кассиру, обязательно проведите инвентаризацию налички. Ревизию нужно будет провести и в тот день, когда вы вернетесь к своим функциям.

© Материал из БСС "Система Главбух"
vip.1gl.ru
Дата копирования: 25.08.2015

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Про налоговые споры. Новый опрос для бухгалтеров

Ваша компания участвовала в судебном налоговом споре (споре с фондом)?

Вы как бухгалтер участвовали в судебном налоговом споре (споре с фондом)?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка