Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Желаю вам в новом году

Подписка
Срочно заберите все!
№24
26 августа 2015 41 просмотр

Если на предприятии в Положении о командировках в одном из пунктов прописано: "Основанием для направления сотрудника в командировку на объекты производства предприятия на срок более одного дня, начисления (признания в части затрат) и выплаты суточных является приказ руководителя Общества. При отсутствии затрат помимо суточных авансовый отчет не оформляется и первичным документом, подтверждающим факт командирования сотрудника является приказ.", действительно ли наличие авансового отчета не обязательно?

Чтобы правильно закрыть командировку и подтвердить расходы на нее, сотрудник должен сдать в бухгалтерию все необходимые документы. А именно:

  • авансовый отчет и подтверждающие документы к нему – подтверждают расходы сотрудника в командировке. К отчету сотрудник должен приложить проездные билеты, счета за проживание, кассовые и товарные чеки, квитанции электронных терминалов (слипы) и т. п.

Во избежание споров с контролирующими органами организации следует обязать всех сотрудников после командировки оформлять авансовый отчет.

При этом следует отметить, что расходы в виде суточных подтверждаются документами, которые оформляются при направлении командированного в поездку (приказ руководителя). При этом предоставление чеков и квитанций, подтверждающих уплату сотрудником денежных средств, не требуется. Такой вывод следует из разъяснений контролирующих ведомств (письма Минфина России от 1 марта 2013 г. № 03-04-07/6189 (доведено до сведения налоговых инспекций письмом ФНС России от 26 марта 2013 г. № ЕД-4-3/5200), от 11 ноября 2011 г. № 03-03-06/1/741,от 1 апреля 2010 г. № 03-03-06/1/206от 24 ноября 2009 г. № 03-03-06/1/770 и ФНС России от 3 декабря 2009 г. № 3-2-09/362). А значит составлять авансовый отчет в рассматриваемой ситуации не обязательно.

Данный вывод подтверждает и судебное решение. Так, предметом одного из арбитражных споров стало признание суточных расходов в составе налоговых расходов при отсутствии авансовых отчетов об израсходованных в связи с командировкой суммах по форме № АО-1. Но, как отметили судьи, положения Налогового кодекса не конкретизируют документы, подтверждающие командировочные расходы, и не содержат требования об их подтверждении авансовыми отчетами по форме № АО-1. Перечень документов, которыми могут быть подтверждены командировочные расходы, законодательно не установлен. Учитывая, что в рассматриваемом случае никакие дополнительные расходы по командировке работнику не возмещались, а были начислены только суточные, которые начисляются по фиксированной ставке и никакими оправдательными документами не оформляются, суд пришел к выводу, что оснований составлять авансовый отчет по данным командировкам у организации не имелось (постановление Четвертого арбитражного апелляционного суда от 3 апреля 2014 г. № А78-4284/2013).

Обоснование

1. Из рекомендации

Андрея Кизимова, заместителя директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Как учесть при налогообложении суточные. Организация применяет общую систему налогообложения

Размер суточных организация определяет самостоятельно (ст. 168 ТК РФ). При расчете некоторых налогов суточные учитываются в пределах норм.

Налог на прибыль

При расчете налога на прибыль суточные не нормируются (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФписьмо МинфинаРоссии от 6 февраля 2009 г. № 03-03-06/1/41). Включайте их в состав расходов в размере, предусмотренном коллективным договором или локальными нормативными актами организации: приказами, Положением об оплате труда, положением о командировках и т. п. (ст. 168 ТК РФ). Размер можно установить как фиксированный, так и по фактическим расходам.

Ситуация: можно ли учесть при расчете налога на прибыль суточные, если сотрудник отправлен в однодневную командировку по России

Да, можно. Но не в составе командировочных, а в составе других расходов, связанных с производством и реализацией.

Перечень расходов на командировки, которые можно учесть при налогообложении прибыли, приведен вподпункте 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. К ним относятся:

  • расходы на проезд сотрудника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
  • расходы на наем жилого помещения;
  • суточные или полевое довольствие;
  • расходы на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
  • консульские, аэродромные сборы и иные аналогичные платежи и сборы.

Суточные не выплачиваются, если сотрудник командирован в местность, откуда он может ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства (п. 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749п. 15 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62). А раз суточные при однодневной командировке не положены, квалифицировать выплаченные сотруднику суммы в качестве командировочных расходов при расчете налога на прибыль нельзя.

В то же время организация обязана возмещать командированному не только суточные, но и расходы на проезд, на наем жилого помещения, а также иные расходы, произведенные с разрешения или ведома работодателя. Это установлено статьей 168 Трудового кодекса РФ.

То есть указанные выплаты можно рассматривать как возмещение затрат сотрудника, вызванных необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы (жительства). Следовательно, их можно учесть при расчете налога на прибыль на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ – в качестве других расходов, связанных с производством и реализацией. Но при условии, что они закреплены локальным нормативным актом организации (например, коллективным договором) и подтверждены документально (ст. 252 НК РФ).

Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 26 мая 2014 г. № 03-03-06/1/24916от 21 мая 2013 г. № 03-03-06/1/18005.

Внимание: если у организации не будет первичных документов, подтверждающих понесенные сотрудником расходы, могут возникнуть претензии проверяющих к признанию данных затрат. Соответствующие документы (чеки, квитанции и т. п.) потребуйте от командированного сотрудника.

Суммы, выплаченные сотруднику взамен суточных при однодневной командировке, не получится подтвердить теми же командировочными документами, что и обычные суточные. То есть, в отличие от суточных при командировках в несколько дней, в данном случае понадобятся первичные документы, отражающие фактические расходы командированного.

Объясняется это тем, что специалисты финансового ведомства квалифицируют данные затраты не как суточные, а как другие расходы, связанные с производством и реализацией. А такие расходы должны быть подтверждены соответствующими первичными документами (чеками, квитанциями и т. п.) в общем порядке (ст. 252 НК РФ).

Документальное оформление

Расходы в виде суточных подтвердите документами, которые оформляются при направлении командированного в поездку. При этом предоставление чеков и квитанций, подтверждающих уплату сотрудником денежных средств, не требуется. Такой вывод следует из разъяснений контролирующих ведомств (письма Минфина России от 1 марта 2013 г. № 03-04-07/6189 (доведено до сведения налоговых инспекций письмом ФНС России от 26 марта 2013 г. № ЕД-4-3/5200), от 11 ноября 2011 г. № 03-03-06/1/741,от 1 апреля 2010 г. № 03-03-06/1/206от 24 ноября 2009 г. № 03-03-06/1/770 и ФНС России от 3 декабря 2009 г. № 3-2-09/362).

<…>

2. Из рекомендации

Андрея Кизимова, заместителя директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Какие документы нужно оформить при направлении сотрудника в командировку

Нужно отправить сотрудника в командировку? Оформите необходимые документы. Только так вы сможете учесть расходы и обосновать их. Сделайте это независимо от того, куда едет сотрудник – в командировку по России или за границу. Порядок одинаков. Сделать все правильно вам поможет эта рекомендация.

Документы для командировки

Перед тем как направить сотрудника в командировку, нужно подготовить соответствующий приказ. Документ должен подписать руководитель организации или уполномоченный им сотрудник (например, заместитель).

Такие правила установлены пунктом 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Оформлять для сотрудника служебное задание и командировочное удостоверение не обязательно (постановление Правительства РФ от 29 декабря 2014 г. № 1595). Эти документы отменили с 8 января 2015 года. Тем не менее, цель командировки все равно должна быть документально зафиксирована. Иначе у налоговой инспекции могут возникнуть сомнения в необходимости поездки и выплаченных сотруднику суточных. Поэтому задание, которое сотрудник должен выполнить в командировке, зафиксируйте непосредственно в приказе о направлении сотрудника в командировку.

Коммерческая организация может по собственному выбору:

Но в унифицированной форме нет специальной графы, где можно было бы описать цель поездки. Поэтому если служебное задание отдельно не оформляете, то лучше составить приказ по своей форме.

Главбух советует: для целей внутреннего контроля имеет смысл оформить служебное задание, командировочное удостоверение, а также вести журнал учета командированных сотрудников

Хотя составлять эти документы больше не требуется, их наличие поможет контролировать выполнение сотрудниками служебного задания, а также упростит расчет выплат по итогам командировки. Воспользоваться можно:

– унифицированными формами служебного задания и командировочного удостоверения, утвержденными постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, а также журнала учета командированных сотрудников из приказа Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н;
– самостоятельно разработанными бланками.

При этом можно руководствоваться ранее действовавшими правилами. Кроме того, такие документы будут не лишними и при возникновении споров с проверяющими.

Служебная записка

Ситуация: обязательно ли оформлять служебную записку о направлении сотрудника в командировку

Нет, не обязательно.

Однако служебную записку необходимо оформить, если:

  • сотрудник едет в командировку (или обратно) на личном, арендованном или служебном транспорте. В такой ситуации фактический срок пребывания в месте командирования необходимо указать в служебной записке, которую сотрудник по возвращении из командировки представляет работодателю вместе с оправдательными документами, подтверждающими использование транспорта: путевым листом, счетами, квитанциями, кассовыми чеками и т. д.;
  • по возвращении из командировки у сотрудника нет вообще никаких документов, подтверждающих проезд и проживание в поездке. В этом случае сотрудник оформляет служебную записку по возвращении из командировки, которая должна содержать подтверждение принимающей стороны о сроке прибытия сотрудника к месту командирования и выбытия обратно. К ней он прикладывает документ, в котором принимающая организация подтверждает, что он находился в это время по месту командирования.

Причем такой документ сотрудник составляет самостоятельно, вернувшись из командировки. Об этом сказано в пункте 7 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

А вот оформление служебных записок о направлении в командировку ни одним нормативным актом не предусмотрено. Но если руководство организации сочтет составление таких записок целесообразным, это правило можно закрепить локальным документом (п. 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Например, приказом директора или Положением о командировках. Разработка таких документов не запрещена.

Служебные записки могут понадобиться в других ситуациях. Например, если сотрудник задержался в командировке по уважительной причине (производственная необходимость, отсутствие проездных билетов и т. п.). В таком случае по служебной записке на имя руководителя продолжительность командировки ему может быть продлена.

<…>

3. ПОСТАНОВЛЕНИЕ ЧЕТВЕРТОГО АРБИТРАЖНОГО АПЕЛЛЯЦИОННОГО СУДА ОТ 03.04.2014 №№ 04АП-4378/2013, А78-4284/2013


<…>

Инспекция в апелляционной жалобе указывает, что расходы на выплаты суточных документально не подтверждены, поскольку Общество не представило авансовые отчеты об израсходованных в связи с командировкой суммах по форме №АО-1. Налоговый орган указывает, что в соответствии с подпунктом 5 пункта 7 статьи 272 Налогового кодекса РФ датой осуществления прочих расходов признается для расходов на командировки дата утверждения авансового отчета.

Суд апелляционной инстанции соглашается с судом первой инстанции в правомерности учета спорных расходов при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль организаций, с учетом следующего.

Согласно статье 264 Налогового кодекса РФ в состав прочих расходов включаются расходы на командировки, в том числе суточные.

В соответствии с положениями статьи 252 Налогового кодекса РФ расходами признаются обоснованные (экономически оправданные) и документально подтвержденные затраты, произведенные для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Положения пункта 1 статьи 252, подпункта 12 пункта 1 статьи 264 (абз. 2) Налогового кодекса РФ не конкретизируют документы, подтверждающие командировочные расходы, и не содержат требования об их подтверждении авансовыми отчетами по форме №АО-1. Перечень документов, которыми могут быть подтверждены командировочные расходы, законодательно не установлен.

В соответствии с Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 №55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 «Авансовый отчет» данный документ применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно - хозяйственные расходы.

В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм.

В свою очередь, суточными признаются дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные), возмещаются работнику за каждый день пребывания в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни, проведенные в пути, в том числе за время вынужденной остановки, и за период нетрудоспособности, наступившей в командировке (абз. 3 п. 11 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (далее - Положения о служебных командировках)). Размер суточных при командировках, как по России, так и за рубежом определяется коллективным договором или локальным нормативным актом (абз. 2 п. 11 Положения о служебных командировках).

Из материалов дела следует и установлено судом первой инстанции, что приказами о возмещении расходов, связанных со служебной командировкой, от 14.09.2010 №195 и от 20.09.2011 №202/1 Общество установило размер нормативов суточных сотрудников, находящихся в служебных командировках.

Минфин России в письме от 11.11.2011 № 03-03-06/1/741 разъяснил, что суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке. При этом весь срок пребывания в командировке, включая дату приезда и дату выезда, подтверждается командировочным удостоверением. Других документов (чеков, квитанций, подтверждающих расходование суточных) не требуется.

Учитывая, что в рассматриваемом случае никакие дополнительные расходы по командировке работнику не возмещались, а были начислены только суточные, которые начисляются по фиксированной ставке и никакими оправдательными документами не оформляются, то оснований составлять авансовый отчет по данным командировкам у Общества не имелось.

Доводы, приводимые налоговым органом в апелляционной жалобе, были рассмотрены и оценены судом первой инстанции. Судом апелляционной инстанции оснований для признания выводов суда необоснованными, не установлено.

Поскольку инспекцией не оспорена реальность произведенных расходов (пребывание работников Общества в командировке) и не предъявлены претензии к оформлению документов, подтверждающих нахождение работников Общества в командировках (командировочные удостоверения (т. 14 л.д. 60-153, т.15 л.д. 4-139), а оснований составлять авансовый отчет по данным командировкам у Общества не было, затраты Общества на суммы выплаченных суточных по командировкам за 2010 и 2011 годы должны быть включены в состав прочих расходов, а потому вывод налогового органа о том, что отсутствие авансовых отчетов об израсходованных в связи с командировкой суммах по форме №АО-1 свидетельствует об отсутствии документального подтверждения затрат и препятствует их включению в состав прочих расходов, правомерно расценен судом как несостоятельный.

Доначисления налога на прибыль организаций, соответствующих пени и налоговых санкций по данному эпизоду являются неправомерными.

<…>

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Какие отчеты руководитель просит Вас сделать в Excel чаще всего?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка