Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Новые коэффициенты‑дефляторы на 2017 год

Подписка
Срочно заберите все!
№24
19 августа 2015 156 просмотров

Возможно ли ведение карточек складского учета по форме М-17 в электронном виде?Какой порядок ведения карточек складского учета в электронном виде и порядок предоставления первичных документов по учету МПЗ в бухгалтерию, как в таком случае организовать порядок документооборота?Какие риски возможны при отказе от ведения каточек складского учета на бумажном носителе.Прошу не присылать в качестве ответа выдержки из методических рекомендаций по учету МПЗ.

Да, возможно. Первичные документы могут оформляться как в бумажном, так и в электронном виде (ч. 5 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Последний вариант возможен, если на документах ставится электронная подпись (ст. 6 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ). Поскольку карточка учета материалов по форме № М-17 содержит личные подписи ответственных лиц, каждое материально-ответственное лицо в данном случае должно подписывать этот документ с помощью квалифицированной электронной подписи. Если организация решила оформлять складские документы в электронном виде, этот способ ведения документации нужно отразить в учетной политике. В частности, в учетной политике нужно зафиксировать: перечень документов, участвующих в электронном документообороте; список сотрудников, имеющих право подписи электронных документов; способ электронного обмена документами (с привлечением оператора электронного документооборота или без него); порядок хранения электронных документов; способ представления документов по запросу налоговой инспекции (в электронном виде или на бумаге). Порядок предоставления документов в бухгалтерию в электронном виде организации необходимо разработать самостоятельно, утвердив его в локальном акте, например в графике документооборота.

При отказе от ведения каточек складского учета на бумажном носителе рисков у организации не возникает в случае, если должным образом оформлен электронный документ, заверенный электронной подписью материально-ответственных лиц. В противном случае организация нарушает требования п. 1 ст. 252 НК РФ, устанавливающих обязанность оформлять документы, подтверждающие произведенные расходы (отпуск материалов в производство). Налоговые органы в этом случае снимут расходы как документально неподтвержденные.

Обоснование

Из рекомендации
Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

1.Как оформить первичный документ в электронном виде

Первичные документы могут оформляться как в бумажном, так и в электронном виде (ч. 5 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Последний вариант возможен, если на документах ставится электронная подпись (ст. 6 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ).

Требования к электронной подписи предусмотрены Законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ.

Существуют следующие виды электронной подписи: простая неквалифицированная, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная (ст. 5 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ). От того, какую подпись использует организация, будет зависеть юридическая сила документа.

Так, первичные документы, заверенные простой или усиленной неквалифицированной электронной подписью, нельзя принимать для целей бухгалтерского и налогового учета. Их не признают равнозначными документам на бумажном носителе, заверенным собственноручной подписью.

Напротив, заверенные усиленной квалифицированной электронной подписью документы приравнивают к собственноручно подписанным и принимают для целей бухгалтерского и налогового учета.

Аналогичные выводы следуют из пунктов 1 и 2 статьи 6 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ и подтверждены письмами Минфина России от 12 апреля 2013 г. № 03-03-07/12250, от 25 декабря 2012 г. № 03-03-06/2/139, от 28 мая 2012 г. № 03-03-06/2/67, от 7 июля 2011 г. № 03-03-06/1/409.

<…>

2. Как организовать документооборот в бухгалтерии

<…>

Если организация решила оформлять первичные документы в электронном виде, этот способ ведения документации нужно отразить в учетной политике. В частности, в учетной политике нужно зафиксировать:
– перечень документов, участвующих в электронном документообороте;
– список сотрудников, имеющих право подписи электронных документов;
– способ электронного обмена документами (с привлечением оператора электронного документооборота или без него);
– порядок хранения электронных документов;
– способ представления документов по запросу налоговой инспекции (в электронном виде или на бумаге).

Это следует из статьи 8 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

<…>

Из рекомендации

Памятка к форме № М-17. Карточка учета материалов

Сколько экземпляров

Один экземпляр.

Кто заполняет

Материально ответственное лицо (кладовщик, заведующий складом).

Кто подписывает

Сотрудник, ответственный за ведение карточки (например, кладовщик, заведующий складом).

Когда оформляют

Для учета движения материалов на складе.

Карточку открывают при первичном поступлении материала. В дальнейшем вносят записи в день совершения операции (дата поступления или расхода).

Заполняют на каждый номенклатурный номер материала.

На основании каких документов

Документы, подтверждающие оприходование материалов на склад и отпуск материалов со склада:
– приходный ордер по форме № М-4;
– акт о приемке материалов по форме № М-7;
– лимитно-заборная карта по форме № М-8;
– требование-накладная по форме № М-11;
– накладная на отпуск материалов на сторону по форме № М-15.

Для чего нужен бухгалтерии

Карточка обеспечивает сводный учет сырья и материалов по каждому сорту, виду, размеру. Содержит полную информацию о количестве поступившего и использованного сырья (материалов), а также остатков по каждому наименованию материалов.

<…>

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка