Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

В декабре вам может прийти сразу два требования из налоговой

Подписка
Срочно заберите все!
№23
19 августа 2015 19 просмотров

А какой документ приложить? Если кроме расшифровки из МТС и платежного поручения на перевод ден ср-в на карту сотрудника ничего нет.

В данном случае локальными документами следует установить порядок подтверждения расходов связи в такой ситуации. Например, расходы можно подтвердить расшифровкой от оператора и выпиской со счета сотрудника.

Обоснование

Из статьи журнала «Российский налоговый курьер», № 22, ноябрь 2014

ТОП-10 ситуаций по учету расходов на оплату услуг связи, в которых суды не поддерживают налоговиков

ЕленаВайтман, эксперт журнала «Российский налоговый курьер»

Главное — доказать производственный характер переговоров

Расходы на межгород можно обосновать поиском новых контрагентов

Суды разрешают учесть расходы на услуги связи даже без договора

Инспекторы в ходе выездных проверок зачастую исключают расходы организаций на оплату услуг мобильной или стационарной связи. Поводов для этого может быть множество. Например, отсутствие у компании детализированных счетов оператора связи, использование безлимитных тарифов, осуществление звонков в нерабочее время или праздничные дни. Тем не менее есть много примеров, когда организации через суд все-таки смогли доказать правомерность учета расходов в этих и других спорных ситуациях.

Редакция журнала РНК отобрала 10 таких случаев, часто встречающихся на практике. При содействии налоговых консультантов и других специалистов в сфере налогообложения (список экспертов приведен ниже) мы разобрались, какие аргументы помогают компаниям доказать свою правоту, а какие доказательства оказываются неубедительными даже для судей. Все рассмотренные ситуации размещены по мере убывания налоговых рисков, то есть от самой рискованной, по мнению опрошенных нами экспертов, до наименее проблемной.

1. У компании нет документов, подтверждающих право пользования телефонным номером или сим-картой

Диаграмма 1

Большинство участвовавших в опросе (80%) посчитали наиболее рискованной в налоговом плане ситуацию, когда организация учитывает расходы на оплату услуг связи, несмотря на отсутствие у нее договора с оператором связи. Такое возможно, если этот договор оформлен, например, на работника или собственника здания, в котором компания арендует помещение.

Виталий Сазанский, член Палаты налоговых консультантов РФ, советник государственной гражданской службы РФ 2-го класса, напомнил, что договор с оператором на оказание услуг связи является, по мнению налоговиков, одним из обязательных документов, необходимых для подтверждения указанных расходов. Аналогичного мнения придерживается Минфин России (письма от 23.06.11 № 03-03-06/1/378, от 13.10.10 № 03-03-06/2/178 и от 19.01.09 № 03-03-07/2). Однако практика показывает, что из этого правила есть некоторые исключения.

Так, многие работники используют для служебных разговоров личные мобильные телефоны и, значит, собственные сим-карты. Скорее всего, договор о приобретении сим-карты заключала не организация, а сам сотрудник. Если компания оформит с работником соглашение об использовании его личного телефона (включая сим-карту) и будет компенсировать ему расходы на служебные разговоры, сумму выплаченной компенсации она вправе учесть при расчете налога на прибыль. Но только при наличии документов, подтверждающих производственный характер переговоров (письма УФНС России по г. Москве от 18.06.09 № 16-15/061735, от 20.09.06 № 20-12/83834.2 и от 09.02.05 № 20-12/8153).

Впрочем, налоговики требуют, чтобы у организации все-таки была копия договора об оказании услуг связи, заключенного между работником и оператором связи (письма УФНС России по г. Москве от 18.06.09 № 16-15/061735 и от 20.09.06 № 20-12/83834.2). На необходимость наличия копии этого договора указывают и некоторые суды (постановление ФАС Северо-Западного округа от 29.11.12 № А05-2358/2012).

Виталий Сазанский подчеркнул, что ни трудовое, ни налоговое законодательство не содержит перечня документов, которыми можно подтвердить производственный характер разговоров. Более того, работодателям не запрещано компенсировать работникам затраты, понесенные ими при выполнении трудовых обязанностей. Поэтому суды считают, что компания вправе самостоятельно разработать порядок возмещения работникам подобных расходов и установить перечень подтверждающих документов (постановление ФАС Центрального округа от 24.06.11 № А35-8471/2009).

Если организация пользуется телефонным номером, оформленным на арендодателя помещения, для подтверждения расходов на оплату услуг связи ей дополнительно понадобятся (письма УФНС России по г. Москве от 29.08.11 № 16-15/083467@ и от 30.06.08 № 20-12/061162):

— договор аренды, условиями которого предусмотрено, что арендодатель предоставляет арендатору телефонный номер, а арендатор возмещает ему стоимость потребленных услуг связи;
— акты об оказании услуг связи, составленные арендодателем на основании счетов оператора связи.

Если договор аренды не предусматривает составления актов, арендатор может подтвердить расходы счетами арендодателя с приложением к ним копий детализированных счетов оператора связи и акта об оказании услуг, подписанного между оператором связи и арендодателем.

<…>

3. Междугородние или международные звонки осуществлялись в города или страны, в которых у организации нет контрагентов

Диаграмма 3

Нередко налоговики исключают расходы на оплату междугородней или международной связи, ссылаясь на отсутствие у компании контрагентов в соответствующем населенном пункте или зарубежном государстве (об учете расходов на видеозвонки по скайпу читайте выше). Впрочем, каждый третий из опрошенных нами специалистов (36%) считает такие действия неправомерными.

Мария Лисицына, эксперт по налогообложению ООО «Консультант: ИС», отметила, что официальных разъяснений Минфина России или налоговых органов по данному вопросу нет. Поэтому, если организация столкнется с подобными претензиями проверяющих, правомерность признания спорных затрат ей, скорее всего, придется доказывать в суде.

Сложность в том, что и судебная практика по указанному вопросу довольно противоречива. Поэтому спрогнозировать исход спора затруднительно. Так, например, ФАС Московского округа пришел к выводу, что организация не вправе учитывать расходы на оплату междугородних и международных разговоров, поскольку она не доказала производственную направленность этих затрат. Дело в том, что у компании в проверенном периоде не было действующих либо потенциальных иностранных и иногородних партнеров или клиентов (постановление от 19.01.09 № КА-А40/12732-08).

При рассмотрении другого спора суд также поддержал налоговиков. Организация не смогла доказать, что у нее есть контрагенты в других городах России и за рубежом либо что она занималась поиском новых партнеров для развития предпринимательской деятельности (постановление ФАС Северо-Западного округа от 22.03.07 № А56-46376/2005).

В то же время имеются примеры судебных решений, в которых арбитры разрешили компании учесть расходы на оплату услуг связи, несмотря на отсутствие у нее контрагентов в конкретных городах или странах (постановления ФАС Московского от 30.12.08 № КА-А40/12225-08 и от 22.02.05 № КА-А40/649-05, Поволжского от 26.09.06 № А65-25083/05 округов). При этом суды приняли во внимание, что междугородние и международные телефонные переговоры были необходимы компании для поиска потенциальных контрагентов, изучения новых рынков сырья или сбыта, проведения иных маркетинговых мероприятий.

<…>

5. У организации нет детализации исходящих звонков (детализированных счетов оператора связи)

Диаграмма 5

Практика показывает, что налоговики на местах по-прежнему исключают расходы организации на оплату услуг связи, если у нее нет детализированного счета, выставленного оператором связи.

Оксана Ефимьева, налоговый юрист банка, напомнила, что мнение Минфина России по данному вопросу длительное время оставалось неизменным. Чиновники на протяжении нескольких лет указывали, что детализированный счет необходим, поскольку именно он подтверждает производственный характер разговоров (письма Минфина России от 19.01.09 № 03-03-07/2 и от 27.07.06 № 03-03-04/3/15).

Вместе с тем в более поздних разъяснениях ведомство не включило детализированный счет оператора в число обязательных документов, необходимых для признания затрат на услуги сотовой связи (письма от 23.06.11 № 03-03-06/1/378 и от 13.10.10 № 03-03-06/2/178). В указанных письмах упоминается лишь обычный счет оператора связи. Это позволяет сделать вывод о возможности учета расходов на оплату услуг связи даже при отсутствии детализации исходящих вызовов.

Оксана Ефимьева предположила, что именно появление таких разъяснений Минфина России привело к сокращению судебных споров по указанному вопросу. Более того, суды в последние годы практически перестали поддерживать требования налоговиков об обязательности детализированного счета оператора связи. При этом арбитры отмечают, что подобное требование не основано на нормах налогового законодательства (постановления ФАС Северо-Кавказского от 31.08.11 № А32-884/2010, Московского от 29.01.10 № КА-А40/14759-09-2 и от 24.02.09 № КА-А40/12268-08 округов).

Суды также указывают, что налоговики не вправе требовать от организации расшифровку номеров телефонов абонентов, с которыми она вела переговоры (постановления ФАС Московского округа от 03.06.09 № КА-А40/4697-09-2 и от 16.07.07 № КА-А40/5441-07). Ведь эти сведения составляют охраняемую законом тайну связи (п. 1 и 2 ст. 63 Федерального закона от 07.07.03 № 126-ФЗ «О связи», определение Конституционного суда РФ от 02.10.03 № 345-О).

6. В трудовых договорах не предусмотрена обязанность работодателя обеспечить сотрудников мобильной связью

Диаграмма 6

Не все компании включают в трудовые договоры условие о том, что они предоставляют работникам бесплатную сотовую связь или компенсируют расходы на служебные разговоры по личным телефонам. Большинство работодателей ограничиваются лишь разработкой внутреннего положения о корпоративной мобильной связи либо просто утверждают список сотрудников, которым она необходима для работы (подробнее читайте ниже). Однако налоговики нередко исключают расходы на мобильную связь именно из-за отсутствия соответствующего условия в трудовых договорах.

Читайте на e.rnk.ru

Что включить в положение об обеспечении работников мобильной связью

Чтобы избежать споров с налоговиками и минимизировать возможные налоговые риски, многие организации оформляют положение о предоставлении сотрудникам мобильной связи. Пример этого документа и практические рекомендации по его составлению приведены в статье «Какие сведения в положении об обеспечении сотрудников мобильной связью помогут избежать претензий налоговиков»

Наталия Мезенцева, начальник отдела налоговой отчетности коммерческого банка, отметила, что Минфин России не включил трудовой договор в перечень обязательных документов, необходимых для подтверждения производственного характера расходов на оплату услуг связи (письма от 23.06.11 № 03-03-06/1/378 и от 13.10.10 № 03-03-06/2/178). По мнению ведомства, организации для этого достаточно иметь:

— утвержденный генеральным директором компании перечень должностей работников, которым в силу исполняемых ими обязанностей необходимо использование сотовой связи;
— договор с оператором на оказание услуг связи;
— счета оператора связи.

Суды также приходят к выводу, что для подтверждения расходов на услуги связи неважно, имеется ли в трудовых договорах с работниками условие об обеспечении их мобильной связью (постановление ФАС Московского округа от 11.05.11 № КА-А40/3913-11).

Однако, поскольку споры с налоговиками все-таки возникают, рекомендуем включить в типовой трудовой договор условие о том, что обеспечение работника мобильной связью для служебных целей осуществляется в порядке, предусмотренном внутренними нормативными актами. Можно также сделать ссылку на конкретный документ, например на положение о корпоративной мобильной связи или на приказ, утверждающий список должностей или сотрудников, которым работодатель оплачивает служебные разговоры по сотовому телефону. При таком оформлении изменение указанных внутренних документов не повлечет необходимости корректировки трудовых договоров и заключения дополнительных соглашений к ним.

7. У организации нет собственных или арендованных телефонных аппаратов или иного оборудования

Диаграмма 7

Немногие компании имеют на балансе мобильные телефоны. Чаще всего работники для служебных звонков используют личные телефоны и сим-карты. Даже если организация выдает сотрудникам корпоративные сим-карты, мобильниками их она обычно не обеспечивает. Получается, что у компании есть расходы на оплату услуг связи, но нет оборудования, необходимого для пользования этими услугами. На этом основании налоговики отказывают в учете указанных расходов, считая их необоснованными (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Василий Ваюкин, управляющий партнер ООО «Персональный налоговый менеджмент», отметил, что суды с таким подходом не согласны. Арбитры считают, что для признания расходов на оплату услуг связи наличие на балансе организации телефонных аппаратов не является обязательным условием (постановления ФАС Северо-Западного от 24.04.07 № А56-33529/2006, Дальневосточного от 18.04.07 № Ф03-А59/07-2/380 и от 22.02.06 № Ф03-А24/06-2/56, Волго-Вятского от 02.02.06 № А38-4091-12/222-2005 округов).

Чтобы у налоговиков не было повода для претензий, можно оформить с работниками договоры аренды мобильных телефонов либо соглашения об использовании ими личных телефонов для производственных целей (постановление ФАС Московского округа от 21.07.05 № КА-А41/6715-05). Если этого не сделать, инспекторы могут не только исключить расходы на оплату услуг связи, но еще и доначислить организации внереализационный доход. Ведь получается, что компания безвозмездно пользуется имуществом (мобильными телефонами), принадлежащими сотрудникам.

Внереализационный доход определяется как рыночная ставка арендной платы за пользование аналогичным имуществом (п. 8 ст. 250 НК РФ). Конечно, точно рассчитать размер такого дохода проблематично. Но похоже, налоговики намерены это делать (письмо УФНС России по г. Москве от 30.06.08 № 20-12/061156).

Значит, организациям, не имеющим собственных мобильников, безопаснее оформлять с работниками соглашения об использовании их личных телефонов для служебных целей. Ведь чтобы заключить с сотрудником договор аренды мобильного телефона, который также поможет обосновать расходы на услуги связи, компании тоже необходимо будет установить какую-то арендную плату.

8. Звонки осуществлялись в нерабочее время или в выходные либо праздничные дни

Диаграмма 8

Налоговики с подозрением относятся к любым служебным звонкам в нерабочее время, праздники или выходные. По их мнению, такие звонки являются личными разговорами сотрудников. Поэтому проверяющие исключают расходы на их оплату.

Александр Зрелов, налоговый юрист, заместитель руководителя Российского юридического клуба, канд. юр. наук, напомнил, что Минфин России в принципе не против признания расходов на служебные телефонные переговоры во время нахождения сотрудника на отдыхе, в том числе в официально установленные выходные и праздничные дни (письмо от 07.12.05 № 03-03-04/1/418).

Необходимость таких разговоров организация может обосновать должностной инструкцией или иными внутренними документами, свидетельствующими о том, что работник всегда должен быть на связи. Проще всего условие о возможности круглосуточного использования сотовой связи конкретными работниками отразить в положении о корпоративной мобильной связи или в утвержденном списке сотрудников, которым работодатель оплачивает служебные разговоры по личным сотовым телефонам.

Суды также считают, что осуществление телефонных переговоров по окончании рабочего времени само по себе не свидетельствует об их непроизводственном характере (постановление ФАС Северо-Западного округа от 20.07.07 № А05-692/2007). Кроме того, судьи принимают во внимание пояснения налогоплательщиков о том, что условия тарифных планов не позволяют им выделить звонки, сделанные в рабочее и нерабочее время (постановление ФАС Московского округа от 19.01.09 № КА-А40/12732-08).

Организация может также объяснить необходимость звонков в нерабочее время тем, что ее контрагент находится в другом часовом поясе (постановление ФАС Северо-Западного округа от 20.07.07 № А05-692/2007). Да и расходы на телефонный звонок в праздничный день, совершенный, чтобы поздравить руководителя контрагента, являются обоснованными, так как способствуют укреплению деловых связей и направлены на получение доходов (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Более того, ФАС Московского округа указал, что факт совершения звонков в нерабочее время (в период отпуска работника) не свидетельствует об их непроизводственном характере. Ведь звонки личного характера также можно совершать и в течение рабочего дня (постановление от 31.05.06 № КА-А41/4511-06).

<…>

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка