Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

До конца года перепроверьте расчеты с работниками

Подписка
Срочно заберите все!
№24
20 августа 2015 97 просмотров

Согласно договору об оказании консультационных услуг МЫ (Заказчик) обязуется компенсировать документально подтвержденные накладные расходы (включая НДС), понесенные Исполнителем при необходимости выезда сотрудников Исполнителя в КОМАНДИРОВКУ в связи с оказанием услуг.Как документально подтвердить указанные накладные расходы?Можем ли мы у исполнителя запросить оригиналы документов (например, авансовый отчет и др.) или достаточно заверенных копий?Чем подтвердить НЕОБХОДИМОСТЬ ВЫЕЗДА в связи с оказанием услуг?Могут ли быть компенсированы расходы, не вошедшие в Авансовый отчет - например - сервисный сбор за продажу авиабилетов?

Перечень документов, которые должны быть оформлены в подтверждение тех или иных расходов, а также порядок их составления Налоговым кодексом РФ не определены. Поэтому на практике любые имеющиеся у организации документы нужно оценивать с учетом того, могут ли они (в совокупности с другими доказательствами) подтвердить факт и размер понесенных расходов или нет.

При этом представлять Вашей организации оригиналы авансовых отчетов и иных первичных документов, оформленные при осуществлении расходов сотрудниками организации-исполнителя, исполнитель не обязан.

Поэтому в данном случае подтвердить понесенные расходы можно первичным документом, например, актом или счетом, составленным в произвольной форме с указанием обязательных реквизитов. К акту (счету) приложите копии документов исполнителя.

Компенсировать исполнителю Вы вправе любые расходы, предусмотренные договором.

Необходимость выезда сотрудника в командировку может быть подтверждена копией приказа руководителя организации-исполнителя о направлении сотрудника в командировку.

Обоснование

1. Из рекомендации
Елены Поповой, государственного советника налоговой службы РФ I ранга.

Какие расходы при расчете налога на прибыль признаются документально подтвержденными

Одним из условий для признания расходов при расчете налога на прибыль является их документальное подтверждение (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Перечень документов

Перечень документов, которые должны быть оформлены в подтверждение тех или иных расходов, а также порядок их составления Налоговым кодексом РФ не определены. Поэтому на практике любые имеющиеся у организации документы нужно оценивать с учетом того, могут ли они (в совокупности с другими доказательствами) подтвердить факт и размер понесенных расходов или нет. При этом в зависимости от фактических обстоятельств сделок и условий финансово-хозяйственной деятельности организации в каждом конкретном случае расходы могут подтверждаться разными документами.

В частности, в подтверждение расходов могут быть представлены:

  • первичные учетные документы: накладные, акты, путевые листы, товарные и кассовые чеки и т. д.;
  • другие документы, прямо или косвенно подтверждающие понесенные затраты: приказы, договоры, таможенные декларации, командировочные удостоверения, документы, оформленные по обычаям делового оборота той страны, на территории которой произведены затраты (например, инвойсы, ваучеры), и т. д.

Такой порядок следует из положений пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ. Правомерность такого толкования этой нормы подтверждается судебной практикой (см., например, определение Конституционного суда РФ от 4 июня 2007 г. № 320-О-П, определение ВАС РФ от 17 июня 2009 г. № ВАС-5445/09, постановление ФАС Северо-Западного округа от 17 февраля 2009 г. № А42-2570/2007).

Все документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательства. В частности, каждый первичный учетный документ должен содержать обязательные реквизиты, перечисленные в части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Отсутствие обязательных реквизитов не позволяет признать документ подтверждающим понесенные расходы. В этом случае для их подтверждения потребуются другие документы. Например, для подтверждения расходов на приобретение товаров (работ, услуг) за наличный расчет одних только кассовых чеков недостаточно. В кассовом чеке нет наименования должностей и подписей лиц, совершивших операцию и ответственных за ее правильное оформление. Кроме того, кассовый чек свидетельствует лишь о факте оплаты товаров (работ, услуг) (п. 2 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 23 июля 2007 г. № 470). Поэтому для подтверждения соответствующих расходов в целях налогообложения прибыли помимо кассового чека нужно иметь:

  • авансовые отчеты;
  • товарные чеки;
  • квитанции к приходному кассовому ордеру.

Аналогичные разъяснения содержатся в письме ФНС России от 25 июня 2013 г. № ЕД-4-3/3/11515.

Можно ли подтвердить расходы документами, которые оформлены с ошибками? Можно, если допущенные ошибки позволяют правильно определить продавца и покупателя, вид и величину расходов, дату совершения операции и другие важные элементы сделки. Например, документ можно принять к учету, если в нем указано сокращенное наименование услуги, пропущен код единицы изменения, допущены грамматические ошибки или опечатки в названии или адресе контрагента. Или если помимо обязательных реквизитов документа в нем приводится дополнительная информация. Если в документе искажены сведения о стоимости товара (работы, услуги), нечетко указана дата, то принимать такой документ в качестве подтверждения расходов нельзя.

Такой вывод можно сделать из письма Минфина России от 4 февраля 2015 г. № 03-03-10/4547 (доведено до сведения нижестоящих инспекций письмом ФНС России от 12 февраля 2015 г. № ГД-4-3/2104).

<…>

2. Из рекомендации

Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как организовать документооборот в бухгалтерии

<…>

Первичные документы

Каждый факт хозяйственной жизни должен быть подтвержден первичным документом. Нельзя принимать к учету документы, которыми оформлены не имевшие места факты хозяйственной жизни (в т. ч. по мнимым и притворным сделкам). Об этом сказано в части 1 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Формы первичных документов определяет руководитель организации по представлению лица, на которое возложено ведение бухучета (ч. 4 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Первичный документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:

  • наименование документа;
  • дату составления документа;
  • наименование экономического субъекта (организации), составившего документ;
  • содержание факта хозяйственной жизни;
  • величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  • наименование должностей лиц, совершивших сделку, операцию, и ответственных за ее оформление, либо наименование должностей лиц, ответственных за оформление свершившегося события;
  • подписи указанных лиц с расшифровкой и иную информацию, необходимую для идентификации этих лиц.

Такой перечень установлен частью 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Первичный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным – непосредственно после его окончания (ч. 3 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Первичные документы составляют на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (ч. 5 ст.9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

<…>

3. Из статьи журнала «Учет. Налоги. Право» № 4, Январь 2010

Никита Шестов, эксперт «УНП»

«Мы заключили с частным лицом договор подряда. Для выполнения работ по договору он будет время от времени ездить в командировки в наши подразделения, которые расположены в других городах. Командировочные расходы на проезд и проживание мы оплачиваем ему за свой счет. Можно ли будет учесть их при расчете налога на прибыль как расходы на командировочные?..»

Из письма главного бухгалтера Нины Козловой, г. Сосновый Бор

Нет, Нина, как командировочные такие расходы учесть нельзя. Это связано с тем, что служебной командировкой признают поездку по распоряжению работодателя именно штатных сотрудников компании, а также совместителей. Такое определение дано в статье 166 Трудового кодекса.

Подтверждают это и судьи (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 21.12.09 № А42-5562/2008).

Однако для заказчика возмещение командировочных расходов подрядчика в любом случае является расходом по гражданско-правовому договору. Ведь цена договора подряда включает в себя компенсацию всех издержек контрагента (ст. 709 Гражданского кодекса). Поэтому когда в договоре и смете расходов прямо предусмотрены затраты на командировку подрядчика и есть копии документов, на основании которых компания их возмещает, затраты можно учесть (постановление Федерального арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 12.03.09 № Ф04-1010/2009(961-А27-31)). Но чтобы избежать возможных споров, эти затраты лучше заложить в общую цену договора.

Заметим, что если в договоре подряда предусмотрены регулярные ежемесячные платежи, налоговики могут признать отношения трудовыми. Запрета на оплату работ и услуг ежемесячно равными долями нет (ст. 711, 781 Гражданского кодекса).

Но, чтобы у инспекторов из внебюджетных фондов не было соблазна начислить страховые взносы, безопаснее, когда сроки выплаты вознаграждения по договору не привязаны ко дню зарплаты. А размер ежемесячной суммы зависит от объема выполненных работ, а не количества отработанных часов.

<…>

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка