Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Сколько НДФЛ теперь удерживать с работника — новые примеры от ФНС

Подписка
Срочно заберите все!
№24
20 августа 2015 273 просмотра

С 08.08.15г. поменялись правила оформления командировок и рекомендуют внести изменения в положение о командировках, т.е. ввести служебную записку для подтверждения поездки в командировку на служебном транспорте.В положении о командировках от 08.01.15г. в нашей организации мы оставили командировочное удостоверение. Поэтому считаем что такое изменение в положение о командировках нам не надо вносить? Правильно ли мы считаем?

Компания может оформлять командировочные документы в том же порядке, что и раньше. Однако, такой документ уже не является первичным учетным документом, подтверждающим срок служебной поездки. После отмены командировочных удостоверений срок деловой поездки подтверждают другие документы. Они зависят от вида транспорта. Если работник направляется в командировку на поезде, автобусе или самолете, то дату начала и окончания поездки подтверждают билеты. Если сотрудник едет в другой город на своей, служебной или на машине, которой управляет по доверенности, то он должен составить служебную записку с датами отъезда и приезда. Подтверждать срок командировки служебной запиской это не право организации, а обязанность. Если служебная записка отсутствует, то налоговики снимут налоговые расходы, доначислят НДФЛ и взносы. Ваше Положение о командировке должно соответствовать постановлению № 749 в редакции от 08.08.2015 года. Поэтому вам необходимо внести изменение в ваше положение о командировке.

Обоснование

Из статьи журнала «Учет. Налоги. Право» № 29, Август 2015

<…>

Служебная записка обязательна для проезда на служебном транспорте

Прежний порядок требовал составлять служебную записку, только если работник ездил в командировку на личном транспорте (п. 7 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749). Для проезда на служебном автомобиле записка была не обязательной. Компании могли составлять ее по своему желанию. Поэтому, если они этого не делали, надо внести изменения в положение о командировках (см. образец 1).

<…>

Поправки прямо требуют составлять служебку в трех случаях: для служебного (см. образец 2), личного (см. образец 3) транспорта и транспорта, которым сотрудник управляет по доверенности. Например, на арендованном автомобиле, машине родственников, знакомых и т. п. (см. образец 4). Кроме того, в порядке уточнили, что служебка нужна не только для легковых автомобилей или мотоциклов. Например, работник может поехать в командировку на грузовом или спецтранспорте (бензовоз, трактор и т. п.).

<…>

Форма служебки осталась свободной. Но чтобы сотрудникам было удобнее составлять документ, образцы бланков можно утвердить приказом руководителя.

Образец 4. Как подтвердить срок поездки, если работник ездил на чужой машине

<…>

Стало больше документов, подтверждающих сроки командировки

В новом порядке правительство уточнило перечень документов, которые сотрудник представляет, чтобы подтвердить срок командировки.

У сотрудника есть документы на проезд. Сотрудник, который едет в командировку на машине, предоставляет документы, подтверждающие его использование. Раньше в порядке были названы путевые листы, счета, квитанции, кассовые чеки и др. Но не ясно было, что это за другие документы. В поправках уточняется, что это иные документы, подтверждающие маршрут следования автомобиля. Например, карты, отчеты о ремонте автомобиля, накладные с адресами поставщика, в которых расписался водитель, распечатки тахографа, сведений из системы ГЛОНАСС, которая позволяет просмотреть историю маршрутов, если автомобиль зарегистрирован в системе. Кроме того, в списке документов перечислены маршрутные листы. Некоторые компании выписывают их, если надо развести товар по нескольким точкам.

Кстати, в прежнем порядке было сказано, что сотрудник представляет служебку вместе с оправдательными документами (путевыми листами, чеками и т. п.). По новому порядку документы надо приложить к записке. По сути поправка техническая, так как и раньше работники прикладывали документы к записке, а общий пакет бумаг подкалывали к авансовому отчету.

Нет билетов, но есть документы по найму. Если по каким-то причинам у сотрудника нет документов на проезд, например, он добирался на попутках, то срок командировки подтверждают документы по найму жилья (счета гостиниц, чеки и т. п.). Главное, чтобы в этих бумагах было записано название гостиницы, фамилия проживающего, сроки проживания, сведения о номере и его цена (п. 8 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 25.04.97 № 490).

Изменение № 4Иногда принимающая сторона должна подтвердить сроки поездки

Новый порядок подтверждения сроков командировки установлен для случаев, когда у сотрудника вообще нет никаких подтверждающих документов (билетов или документов по найму). Например, работник их потерял. Тогда для подтверждения срока пребывания в командировке сотрудник должен представить «служебную записку и (или) иной документ… содержащий подтверждение принимающей стороны о сроке прибытия (убытия) работника» (п. 7 Положения № 749). Из нормы следует, что можно представить либо служебку, либо какой-то иной документ. Что это за «иной документ» не сказано.

Мы считаем, безопаснее, чтобы контрагент подтвердил, что работник был у него. Иначе есть риск, что инспекторы снимут расходы на суточные. Так считают и в Минфине.

Например, представитель контрагента может поставить в служебной записке отметки о датах прибытия/убытия, а заверить их своей подписью с расшифровкой. Но это возможно, если сотрудник точно знает, что документов не будет. Например, он едет вместе с контрагентом, а живет у знакомых. Тогда сотрудник заранее может взять с собой бланк служебки (см. образец 5). Если же работник выяснил только после командировки, что потерял бумаги, то стоит запросить у принимающей стороны письмо, в котором контрагент сообщит, когда сотрудник приехал и уехал.

Образец 5. Как подтвердить период командировки, если нет никаких документов

<…>

Перечень подтверждающих документов для разных ситуаций мы собрали в таблице.

Какие документы подтверждают сроки командировки

Как сотрудник добирался в командировку и где жил Чем подтвердить
На поезде, самолете, маршрутном автобусе…
…проживал в гостинице — проездной билет;
— документы по найму жилья
…проживал у знакомых (или нет документов о проживании) — проездной билет
На личном, служебном, арендованном транспорте…
…проживал в гостинице — служебная записка;
— документы по найму жилья;
— документы о маршруте следования (путевые листы, квитанции, чеки, счета и др.)
…проживал у знакомых (или нет документов о проживании) — служебная записка;
— документы о маршруте следования (путевые листы, квитанции, чеки, счета и др.)
На любом транспорте, если нет документов, подтверждающих проезд…
…проживал в гостинице — документы по найму жилья
…проживал у знакомых (или нет документов о проживании) — служебная записка или иной документ с отметками принимающей стороны

Изменение № 5Отменена обязанность вести журнал учета командированных работников

С 8 августа компании больше не обязаны вести журнал учета командировок. Не надо заполнять журнал и в случае, если сотрудник прибыл в место командировки до вступления в силу новых правил. Например, приехал 7 августа, а уезжает 10 августа, то отметку об убытии можно не делать. Ведь на момент окончания командировки действуют уже новые правила. Впрочем, компаниям ничего не мешает оставить этот документ для внутренних нужд. Кстати, он может пригодиться, если контрагент потом попросит подтвердить сроки командировки своих сотрудников.


Из статьи журнала «Главбух» № 3, Февраль 2015

Командировочные удостоверения отменили — как теперь оформлять служебные поездки

<…>

Никто не может запретить компании оформлять командировочные документы в том же порядке, что и раньше. Но с 8 января это просто бессмысленно. А в некоторых случаях даже опасно. По мнению Роструда, командировочное удостоверение больше не подтверждает срок служебной поездки. А значит, его уже нельзя считать документом, обосновывающим расходы по налогу на прибыль, дающим право на освобождение командировочных расходов от НДФЛ и взносов.

Что исправить в положении о командировках

Первым делом надо переделать утвержденное в компании положение о командировках с учетом поправок, внесенных в постановление № 749. Новое положение надо датировать 8 января, то есть поставить в нем дату, с которой действуют новые правила документального оформления командировок. Готовые формулировки для обновленного положения о командировках можно взять из нашего образца.

<…>

Актуализировать названия первички. Из положения надо исключить упоминание таких документов, как командировочное удостоверение и служебное задание. Отныне они не предусмотрены законодательством. А значит, составлять их бессмысленно.

Если компания будет и после 8 января оформлять эти документы, ей за это ничего не будет. Но использовать их можно лишь для внутренних целей. Срок поездки теперь подтверждают только проездные документы. Если эти документы отсутствуют, то наличие командировочного удостоверения ситуацию уже не спасет. И налоговики наверняка снимут налоговые расходы, доначислят НДФЛ и взносы.

Конечно, можно сослаться на то, что налоговые расходы подтверждает не только первичка, составленная в соответствии с законодательством РФ, но и косвенные доказательства (ст. 252 НК РФ). В качестве одного из них может выступать как раз командировочное удостоверение. Но убедит ли такой аргумент специалистов УФНС и судей, сейчас сказать сложно.

Если в положении о командировках упоминается распоряжение работодателя о направлении сотрудника в служебную поездку, то можно заменить слово «распоряжение» на слово «решение». Именно такая формулировка теперь есть в постановлении № 749. Впрочем, в Трудовом кодексе РФ по-прежнему речь идет о распоряжении (ст. 166 ТК РФ). А по сути речь идет о приказе на командировку. Поэтому чиновники разрешают называть этот распорядительный документ как угодно — распоряжение, решение, приказ (см. комментарий чиновника ниже). Форму приказа о направлении в командировку стоит оформить в виде приложения к положению.

<…>

Что писать в служебной записке

Работник, который был в командировке на личном транспорте — машине или мотоцикле, — вместо командировочного удостоверения теперь должен сдавать в бухгалтерию служебную записку. Постановление № 749 не конкретизирует содержание служебной записки, которую должен составить сотрудник, ездивший в командировку на личной машине. Сказано лишь то, что в записке надо зафиксировать фактический срок поездки.

Осторожно!

Если работник ездил в командировку на личной машине, то он должен приложить к авансовому отчету служебную записку, путевые листы и чеки на ГСМ. Иначе ревизоры доначислят налог на прибыль, НДФЛ и взносы.

В Роструде нам порекомендовали не перегружать записку лишними сведениями. Важно помнить, что этот документ подтверждает не использование автомобиля, а период нахождения в месте командирования.

Служебная записка нужна для начисления суточных и подтверждения соответствующих налоговых расходов. А значит, должна содержать обязательные для первички реквизиты (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). К ним относятся наименование и дата составления документа, название компании, содержание хозяйственной операции, величина натурального измерения — количество дней поездки, подпись работника. Также рекомендуем привести сведения, которые обычно содержатся в любом проездном документе: время и место отправления и прибытия, как в образце ниже.

<…>

Как теперь составлять авансовый отчет

Работник, получивший деньги на служебную поездку, должен представить авансовый отчет в течение трех рабочих дней с даты возвращения (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, п. 26 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). К нему сотрудник должен приложить подлинники документов, подтверждающих расходы: квитанции, БСО, кассовые и товарные чеки, билеты, посадочные талоны и т. д.

Командировочное удостоверение больше включать в этот перечень не надо. А вот служебную записку в случае поездки на личном автомобиле нужно приложить вместе с путевыми листами и чеками на ГСМ. Перечень конкретных бумаг сотрудник приводит в отчете. Если вы используете унифицированную форму № АО-1, то таблица для внесения таких сведений на обороте отчета.

Но авансовый отчет, как и другую первичку, можно упростить. К примеру, таблицей с бухгалтерскими записями можно пожертвовать — бухгалтер и так сделает проводки в учетной программе. Расписку тоже можно убрать из формы, ведь работники все равно не хранят у себя отрывную часть отчета. Таблицу с перечнем расходов тоже можно сократить — убрать счета бухучета. Упрощенный вариант авансового отчета по командировке — в нашем образце ниже.

<…>

На заметку

Четыре вопроса о новых правилах по командировкам

1. Можно ли продолжать оформлять командировочные удостоверения и служебные задания для работников, как это было предусмотрено старыми правилами?

Можно, но только для внутреннего контроля. Для кадрового, бухгалтерского и налогового учета командировочное удостоверение и служебное задание больше не годятся. Ведь с 8 января они не предусмотрены законодательством. А срок командировки надо определять по проездным документам.

2. Сотрудник выехал в командировку до 8 января 2015 года, а вернулся позже этой даты. Будет ли считаться действительным командировочное удостоверение, оформленное до поездки?

Да, будет. Новый порядок оформления служебных поездок распространяется на отношения, возникшие с 8 января 2015 года. Если начало командировки приходится на более раннюю дату, то удостоверение остается в силе.

3. Можно ли определить длительность командировки по удостоверению с отметками принимающей стороны, если работник потерял билеты?

Нет, нельзя. Продолжительность служебной поездки определяется решением руководителя. А фактический срок пребывания работника в командировке — по билетам. Если проездных документов нет, то надо запросить их копии у транспортной компании.

4. Какие документы подтвердят продолжительность служебной поездки для расчета суточных, если работник остался в месте командировки на время отпуска?

Билеты, решение руководителя о командировке и приказ на отпуск. Проездные документы определяют общую продолжительность поездки, а с помощью решения руководителя и приказа можно определить, когда закончилась командировка и начался отпуск.

© Материал из БСС "Система Главбух"
vip.1gl.ru
Дата копирования: 20.08.2015

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка