Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

В свежем «Главбухе»

О чем еще недавно спорили компании с проверяющими

Подписка
Срочно заберите все!
№23
21 августа 2015 17 просмотров

Работников отправили в командировку, выдали по 500 рублей на 10 дней. Объясните пожалуйста документальное оформление, на какой счет отнести выданные деньги и оплату за дни командировки (наверно будет по-среднему). Если они там будут выходные:если работают, то оплачивать по 500 руб., а если не работают, то как? И еще работник отправлен на учебу в соседний город, каждый день возвращается домой. Ему: оплата по-среднему за дни учебы, оплата проезда по авансовому? Спасибо.

В первую очередь, направляя сотрудников в командировку, необходимо оформить соответствующий приказ. Документ должен подписать руководитель организации или уполномоченный им сотрудник.

Далее, согласно статье 168 Трудового кодекса РФ, сотрудникам, направленным в командировку, организация обязана возместить: оплату проезда; расходы на наем жилья; суточные; другие расходы, произведенные с разрешения или ведома администрации организации. Причем суточные выплачивают за каждый день нахождения в командировке, включая время в пути.

Порядок отражения в бухучете командировочных расходов зависит от цели командировки.

Дт 20 (25, 26) Кт 71 – если командировка связана с основной деятельностью производственной организации;

А так же за время нахождения штатного сотрудника в командировке за ним сохраняется средний заработок. Начисление зарплаты в размере среднего заработка сотруднику за время командировки отразите проводкой:

Дт 20 (08, 10, 25, 26, 28, 44, 91...) Кт 70 – начислена зарплата в размере среднего заработка за время командировки.

Чтобы правильно закрыть командировку и подтвердить расходы на нее, сотрудник должен сдать в бухгалтерию все необходимые документы. А именно: авансовый отчет и подтверждающие документы к нему – подтверждают расходы сотрудника в командировке. К отчету сотрудник должен приложить проездные билеты, счета за проживание, кассовые и товарные чеки, квитанции электронных терминалов (слипы) и т. п.;

Подробнее о командировочных расходах читайте в рекомендациях, приведенных ниже.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация: Какие документы нужно оформить при направлении сотрудника в командировку

Документы для командировки

Перед тем как направить сотрудника в командировку, нужно подготовить соответствующий приказ. Документ должен подписать руководитель организации или уполномоченный им сотрудник (например, заместитель).

Такие правила установлены пунктом 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Оформлять для сотрудника служебное задание и командировочное удостоверение не обязательно (постановление Правительства РФ от 29 декабря 2014 г. № 1595). Эти документы отменили с 8 января 2015 года. Тем не менее, цель командировки все равно должна быть документально зафиксирована. Иначе у налоговой инспекции могут возникнуть сомнения в необходимости поездки и выплаченных сотруднику суточных. Поэтому задание, которое сотрудник должен выполнить в командировке, зафиксируйте непосредственно в приказе о направлении сотрудника в командировку.

Коммерческая организация может по собственному выбору:

Но в унифицированной форме нет специальной графы, где можно было бы описать цель поездки. Поэтому если служебное задание отдельно не оформляете, то лучше составить приказ по своей форме*.

Главбух советует: для целей внутреннего контроля имеет смысл оформить служебное задание, командировочное удостоверение, а также вести журнал учета командированных сотрудников

Хотя составлять эти документы больше не требуется, их наличие поможет контролировать выполнение сотрудниками служебного задания, а также упростит расчет выплат по итогам командировки. Воспользоваться можно:

– унифицированными формами служебного задания и командировочного удостоверения, утвержденными постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, а также журнала учета командированных сотрудников из приказа Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н;
– самостоятельно разработанными бланками.

При этом можно руководствоваться ранее действовавшими правилами. Кроме того, такие документы будут не лишними и при возникновении споров с проверяющими.

<…>

Андрей Кизимов, заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

2. Рекомендация: Как оплатить пребывание в командировке штатного сотрудника

Какие расходы нужно возместить

Штатному сотруднику, направленному в командировку, организация обязана возместить:

  • оплату проезда;
  • расходы на наем жилья;
  • суточные;
  • другие расходы, произведенные с разрешения или ведома администрации организации.

Об этом сказано в статье 168 Трудового кодекса РФ*.

Эти гарантии в полном объеме распространяются и на сотрудников, которые работают дистанционно (ч. 3 ст. 312.1 и ст. 167 ТК РФ). В том числе когда такой сотрудник добирается к местонахождению работодателя из города, где он проживает (письмо Минфина России от 8 августа 2013 г. № 03-03-06/1/31945). Дело в том, что местом работы дистанционного сотрудника является место его нахождения (ч. 1 ст. 312.1 ТК РФ). А значит, служебная поездка до места, где расположен работодатель, является командировкой (ст. 166 ТК РФ).

<…>

Средний заработок

За время командировки за штатным сотрудником сохраняется средний заработок (ст. 167 ТК РФ). Средний заработок по командировке выплачивайте за все дни работы сотрудника по графику, установленному для него. В том числе за дни, когда командировочный находится в пути или вынужденно задерживается (п. 9 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Средний заработок за время командировки выплачивайте вместе с зарплатой. Это следует из абзаца 4 пункта 9 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922*.

<…>

Выручка и расходы при реализации основного средства

Для учета доходов и расходов от продажи основного средства используйте:
счет 91-1 «Прочие доходы», на котором отражайте выручку от реализации объекта;
счет 91-2 «Прочие расходы», на котором отражайте остаточную стоимость выбывшего основного средства и прочие расходы, связанные с его продажей.

Выручку от реализации отразите в составе прочих доходов, когда право собственности на проданное основное средство переходит к покупателю. Для недвижимости это момент, когда право собственности зарегистрировано. Выручкой признавайте сумму, предусмотренную в договоре купли-продажи (поставки, мены).

Одновременно в состав прочих расходов включите остаточную стоимость проданного основного средства и другие затраты, связанные с продажей. Например, расходы на хранение, упаковку, обслуживание, транспортировку и т. д.

Такой порядок предусмотрен в пунктах 30 и 31 ПБУ 6/01, пунктах 12 и 16 ПБУ 9/99, пункте 11 ПБУ 10/99 и Инструкции к плану счетов (счета 01 и 91).

Записи на счете 91 делайте на основании:
– договора купли-продажи (передачи, мены);
– акта по форме № ОС-1 (ОС-1а, ОС-1б);
– свидетельства о регистрации права собственности (по объектам недвижимости);
– документов, подтверждающих расходы, связанные с продажей основного средства (например, акта об оказании услуг транспортной компанией, перевозящей объект, расчетной ведомости на выдачу зарплаты сотрудникам, производящим предпродажную упаковку, и т. д.).

Такой порядок предусмотрен статьей 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Для организаций, которые вправе вести бухучет в упрощенном виде, предусмотрен особый порядок учета доходов и расходов (ч. 4, 5 ст. 6 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).*

<…>

Андрей Кизимов, заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

3. Рекомендация: Формы первичных документов для оформления командировки сотрудника

Документ* Утвержден Особенности заполнения
При направлении в командировку
Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (заполняется первая часть – служебное задание) (форма № Т–10а)** Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 Этот документ оформляет руководитель структурного подразделения, в котором работает сотрудник. В нем он указывает цель, время и место командировки и ставит свою подпись. Утверждает служебное задание руководитель организации или уполномоченный сотрудник
Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т–9) или приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма № Т–9а) Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1

Этот документ оформляет кадровая служба (уполномоченный сотрудник организации) на основании служебного задания. В приказе о направлении в командировку указываются фамилия(ии) и инициалы, структурное подразделение, должность (специальность, профессия) командируемого(ых), а также цель, время и место(а) командировки.

При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку

Командировочное удостоверение (проставляется отметка о времени выбытия из организации) (форма № Т–10)** Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1

Этот документ выписывает уполномоченный сотрудник на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку. На оборотной стороне этого документа проставляются отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункты назначения, выбытии из них и прибытии в место постоянной работы.

Отметку о времени выбытия в командировку проставляет уполномоченный сотрудник и заверяет своей подписью и печатью организации. В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью уполномоченного сотрудника принимающей организации и ее печатью***.

Оформлять командировочное удостоверение нужно только при поездках по России и в страны СНГ (в т. ч. при однодневных командировках). В последнем случае командировочное удостоверение нужно оформлять, только если со страной СНГ заключено межправительственное соглашение, на основании которого в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении российской границы.

При командировках за рубеж время прибытия будут удостоверять отметки пограничной службы в загранпаспорте сотрудника

Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации Приказ Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н В этом документе уполномоченный сотрудник ведет регистрацию лиц, отбывающих в служебные командировки. В журнале указываются фамилия, имя, отчество командированного сотрудника, дата и номер командировочного удостоверения, место командирования (наименование принимающей организации, в которую командируется сотрудник, и пункт назначения)****
При возвращении из командировки
Командировочное удостоверение (проставляется отметка о времени прибытия в организацию) (форма № Т–10)** Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1

Отметку о времени прибытия из командировки проставляет уполномоченный сотрудник и заверяет своей подписью и печатью организации.***

Реквизиты командировочного удостоверения сотрудник записывает в графу 4 «Документ, подтверждающий производственные расходы» оборотной стороны авансового отчета и представляет в бухгалтерию вместе с авансовым отчетом (форма № АО-1)

Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (заполняется вторая часть формы № Т–10а – отчет о выполнении задания)** Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1

Отчет заверяется руководителем структурного подразделения, в котором работает сотрудник.

Реквизиты служебного задания для направления в командировку и отчет о его выполнении сотрудник записывает в графу 4 «Документ, подтверждающий производственные расходы» оборотной стороны авансового отчета и представляет в бухгалтерию вместе с авансовым отчетом (форма № АО-1)

Авансовый отчет (форма № АО-1) Постановление Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55

Авансовый отчет заполняют одновременно сотрудник (как подотчетное лицо) и бухгалтер организации.

На лицевой стороне отчета сотрудник указывает свою фамилию и инициалы, профессию (должность), назначение аванса и т. д.

На оборотной стороне отчета сотрудник записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, служебное задание, квитанции, транспортные документы, чеки ККТ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются сотрудником в порядке их записи в отчете.

Бухгалтер организации заполняет расписку о том, что отчет принят к проверке со всеми прилагаемыми документами, а также на оборотной стороне отчета указывает суммы расходов, принятые к учету, и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы.

Проверенный авансовый отчет утверждает руководитель организации или уполномоченный им на это сотрудник, и авансовый отчет принимается к учету

* Приведенные унифицированные формы применять не обязательно. Организация может самостоятельно разработать формы таких документов и утвердить их приказом руководителя (при условии что в них содержатся все необходимые реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

** Оформлять для сотрудника служебное задание и командировочное удостоверение не обязательно (постановление Правительства РФ от 29 декабря 2014 г. № 1595). Но для целей внутреннего контроля имеет смысл все же составить эти документы.

*** 7 апреля 2015 года вступил в силу Закон от 6 апреля 2015 г. № 82-ФЗ. Статьями 2 и 6 данного Закона предусмотрено, что акционерные общества и ООО теперь вправе (а не обязаны) иметь печать. Сведения о наличии печати общество отражает в уставе. Если АО или ООО продолжает использовать командировочные удостоверения, то и печатью данные документы рекомендуем заверять. Ведь типовая форма № Т-10 предусматривает наличие такого обязательного реквизита, как печать.

**** Вести журнал учета не обязательно (постановление Правительства РФ от 29 июля 2015 г. № 771). Но для целей внутреннего контроля имеет смысл все же оформлять этот документ*.

4. Рекомендация: Как отразить в бухучете выплаты командированному сотруднику

Средний заработок

За время нахождения штатного сотрудника в командировке за ним сохраняется средний заработок (ст. 167 ТК РФ). О том, как рассчитать этот показатель, подробнее см. Как оплатить пребывание в командировке штатного сотрудника. Начисление зарплаты в размере среднего заработка сотруднику за время командировки отразите проводкой:

Дебет 20 (08, 10, 25, 26, 28, 44, 91...) Кредит 70
– начислена зарплата в размере среднего заработка за время командировки*.

Помимо среднего заработка, организация компенсирует сотруднику командировочные расходы (суточные, расходы на проживание, стоимость проезда и т. д.) (ст. 168 ТК РФ).

Подробнее об этом см.:

Командировочные расходы

Порядок отражения в бухучете командировочных расходов зависит от цели командировки. Цель командировки определяется по заданию, указанному в приказе руководителя. С учетом особенностей задания сумму расходов, указанных в утвержденном авансовом отчете, отразите проводкой:

Дебет 08 (10) Кредит 71
– если командировка была связана с приобретением внеоборотных активов или материально-производственных запасов;

Дебет 20 (25, 26) Кредит 71
– если командировка была связана с основной деятельностью производственной организации;

Дебет 44 Кредит 71
– если командировка была связана со сбытом готовой продукции или основной деятельностью торговой организации;

Дебет 28 Кредит 71
– если командировка была связана с возвратом и транспортировкой бракованной продукции;

Дебет 91-2 Кредит 71
– если командировка была связана с получением прочих доходов (носила непроизводственный характер).

При оплате командировочных расходов организацией, а не сотрудником (например, безналичная оплата услуг гостиницы, проездных билетов, сервисных сборов и т. д.) в бухучете сделайте проводку:

Дебет 76 (60) Кредит 51
– оплачены услуги гостиницы, проездные билеты, сервисный сбор на билет и т. д. для сотрудника, направленного в командировку.

После утверждения авансового отчета сотрудника расходы на командировку спишите так:

Дебет 26 (20, 25, 44...) Кредит 76 (60)
– списаны расходы на командировку.

Если организация приобретает для командированного сотрудника проездные билеты, учесть их нужно на субсчете 50-3 «Денежные документы» (Инструкция к плану счетов):

Дебет 50-3 Кредит 76 (60)
– приобретен проездной билет сотруднику, направленному в командировку;

Дебет 71 Кредит 50-3
– выдан проездной билет сотруднику, направленному в командировку.

После утверждения авансового отчета сотрудника стоимость использованного проездного билета спишите на расходы:

Дебет 26 (20, 25, 44...) Кредит 71
– списана на расходы стоимость проездного билета, использованного сотрудником в командировке.

Такой порядок отражения командировочных расходов основан на положениях пунктов 5 и 7 ПБУ 10/99, а также Инструкции к плану счетов (счета 71, 50-3).

<…>

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

5. Ситуация: Какие документы сотрудник должен представить в бухгалтерию по возвращении из командировки и в течение какого срока

Чтобы правильно закрыть командировку и подтвердить расходы на нее, сотрудник должен сдать в бухгалтерию все необходимые документы. А именно:

  • авансовый отчет и подтверждающие документы к нему – подтверждают расходы сотрудника в командировке. К отчету сотрудник должен приложить проездные билеты, счета за проживание, кассовые и товарные чеки, квитанции электронных терминалов (слипы) и т. п.;
  • ксерокопии загранпаспорта – с отметками о пересечении границы, если сотрудник находился в загранкомандировке.

Все эти документы сотрудник должен принести в течение трех дней после возвращения из командировки. Отсчитывать надо рабочие дни. Если сотрудник вернулся из поездки в выходной день или в праздник, то трехдневный срок считайте с того дня, когда он вышел на работу. Этот срок распространяется как на внутренние, так и на зарубежные командировки.

Такой порядок следует из пункта 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, и пункта 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У*.

А что если сотрудник принесет авансовый отчет и другие документы по командировке с опозданием? В таком случае бухгалтерию, конечно, никто не накажет. Кодексом РФ об административных правонарушениях не предусмотрены штрафы за подобное нарушение.

Из рекомендации «Какие документы нужно оформить при возвращении сотрудника из командировки»

Андрей Кизимов, заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

24.08.2015 г.

С уважением, Наталья Колосова,

Ваш персональный эксперт.

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Новости по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка