Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Как зачесть расходы на ремонт в счет аренды

Подписка
Срочно заберите все!
№23
28 августа 2015 445 просмотров

Поставщик перешел на электронную систему документооборота и не выдает бумажный акт, а предлагает выгрузить акт с помощью электронного ключа. Мы работаем по-старому, с бумажными документами. Каким образом мы должны выгрузить документ? Как можно получить в таком случае бумажный акт?

Для того, чтобы организовать полностью электронный документ, необходимо, чтобы не только у вашего контрагента, но и у вашей организации тоже была ЭЦП. Кроме того, возможность использования ЭЦП нужно прописать в договоре. Проверить подлинность электронной подписи контрагента (в целях принятия документов к учету и проч.) можно на сайте госуслуг.

Если у вашей организации нет ЭЦП, но в договоре предусмотрена возможность направления документов, подписанных ЭЦП, то вы имеете право направлять документы в бумажном виде, подписанные обычной ручной подписью. В свою очередь контрагенту придется предоставлять вам подписанные со своей стороны документы в бумажной форме.

Организация может вести также смешанный документооборот. По вопросу организации электронного документооборота внутри организации подробно см. рекомендацию ниже в обосновании.

Обоснование

Из рекомендации

Виктора Анохина, доктора юридических наук, профессора, заслуженного юриста РФ, председателя Арбитражного суда Воронежской области в отставке

Юлии Копеевой, старшего эксперта ЮСС «Система Юрист»

Екатерины Ковалевой, ведущего юрисконсульта договорно-правового отдела правового департамента ГК «Олимпстрой»

Можно ли заключить договор путем обмена письмами

<…>

Электронная подпись

По закону порядок заключения договора путем обмена электронными письмами существенно не отличается от обычного порядка обмена письмами на бумажном носителе. Но есть некоторые особенности признания электронного документа равнозначным документу на бумажном носителе.

Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон (п. 2 ст. 160 ГК РФ).

В целях заключения договоров обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи, в порядке, установленном законом или соглашением сторон, рассматривается как обмен документами (п. 4 ст. 11 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»).*

Пример из практики: суд решил, что котировочная комиссия правомерно не рассмотрела заявку, направленную в электронном виде, но не снабженную электронной цифровой подписью

Котировочная комиссия ФГУ не рассмотрела заявку ООО, направленную по электронной почте, поскольку отсутствовал аналог собственноручной подписи – электронная цифровая подпись.

Суд признал решение котировочной комиссии законным, мотивируя тем, что:

  • электронный документ обладает признаками документа, подписанного собственноручной подписью, в случае его подписания электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи. «До настоящего момента действующим законодательством предусмотрен только один аналог собственноручной подписи, используемый для подписания электронного документа, – электронная цифровая подпись»;
  • направленная «котировочная заявка не соответствовала требованиям, утвержденным для электронного документа, а именно... Такое электронное сообщение исключало возможность идентифицировать направленную по электронной почте заявку как документ, поступивший именно от общества и имеющий юридическую силу»;
  • ФГУ обоснованно восприняло письмо «как ни к чему не обязывающую информацию». Наличие в «заявке» общества изображения печати организации и подписи должностного лица, полученных путем сканирования оригинала документа, свидетельствует лишь о направлении незаверенной копии документа (без юридически значимых последствий).

(Постановление ФАС Северо-Западного округа от 18 декабря 2008 г. по делу № А56-11695/2008.)

По общему правилу информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью (п. 1 ст. 6 Федерального закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи»; далее – Закон № 63-ФЗ).

Подписание неквалифицированной электронной подписью или простой электронной подписью также признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, но только в случаях, установленных федеральными законами.

Огромную роль в подтверждении подлинности электронной подписи имеет сертификат ключа проверки электронной подписи. Это электронный документ или документ на бумажном носителе, выданный удостоверяющим центром либо доверенным лицом удостоверяющего центра. Сертификат подтверждает, что ключ проверки электронной подписи принадлежит владельцу сертификата ключа проверки электронной подписи.* Об этом сказано в части 2 статьи 2 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ.

Где можно получить ключ электронной подписи

Ключ электронной подписи можно получить в удостоверяющем центре.

Удостоверяющие центры делятся на аккредитованные и неаккредитованные. Аккредитация является добровольной, ее проводит Минкомсвязь России.

Лучше обратиться в удостоверяющий центр, который имеет госаккредитацию. Перечень аккредитованных удостоверяющих центров указан на сайте министерства.*

Только в аккредитованном удостоверяющем центре можно получить ключ квалифицированной подписи, который нужен, например, для сдачи электронной отчетности. Квалифицированная электронная подпись имеет дополнительную защиту – ключ проверки, который выдается аккредитованными удостоверяющими центрами.

Чтобы удостоверяющий центр изготовил ключ электронной подписи, надо предоставить комплект документов:

  • паспорт заявителя или другое удостоверение личности будущего владельца ключа электронной подписи;
  • свидетельство пенсионного страхования будущего владельца ключа электронной подписи (где указан СНИЛС);
  • учредительные документы (для организаций);
  • выписку из ЕГРЮЛ;
  • свидетельство или другой документ о госрегистрации (для организаций);
  • свидетельство о постановке на учет в налоговой инспекции;
  • документы, которые подтверждают полномочия руководителя (например, решения об избрании);
  • для иностранной организации – перевод на русский язык документов о госрегистрации, выданных за границей.

Это следует из статьи 18 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ.

Ключ электронной подписи может быть выпущен предпринимателю или конкретному сотруднику, который имеет право подписывать бумажные документы от имени организации (абз. 4 п. 3.3 Технологии приема расчетов страхователей по начисленным и уплаченным страховым взносам в системе Фонда социального страхования Российской Федерации в электронном виде с применением электронной цифровой подписи, утвержденной приказом ФСС России от 12 февраля 2010 г. № 19п. 3 Порядка применения квалифицированных сертификатов ключей проверки электронной подписи в информационных системах ФНС России, утвержденного приказом ФНС России от 8 апреля 2013 г. № ММВ-7-4/142).

Если сотрудников с правом подписи несколько, на каждого из них выпускается персональный ключ электронной подписи. Как правило, к таким сотрудникам относятся руководитель, заместитель руководителя, финансовый директор, главный бухгалтер организации. Важно отметить, что, если электронная подпись выпускается не на руководителя организации (например, на имя главного бухгалтера, начальника договорного отдела), необходимо представить доверенность на право подписывать документы.

После подачи документов удостоверяющий центр должен выдать ключ электронной подписи. Конкретный удостоверяющий центр в своем регламенте устанавливает срок и порядок изготовления сертификата ключа электронной подписи. В итоге владелец электронной подписи получает:

Сертификат является доказательством того, что у его владельца есть ключ для создания подписи, и это можно проверить с помощью сертификата (ст. 17 Закона № 63-ФЗ). Образец сертификата можно найти, например, на сайте ФСС России.

Как можно проверить подлинность электронной подписи контрагента

Проверить подлинность электронной подписи можно на сайте госуслуг. Данный сервис предназначен для подтверждения подлинности электронной подписи. Пользователь может бесплатно подтвердить подлинность электронной подписи сертификата, изданного удостоверяющим центром, входящим в список аккредитованных удостоверяющих центров и в список доверенных удостоверяющих центров Минкомсвязи России.

На сайте в поле «Выберите сертификат для проверки» нужно выбрать сертификат, подлинность которого требуется подтвердить, и нажать кнопку «Проверить». На экране будет отображена информация о результатах проверки сертификата.*

Из рекомендации

Николая Чудакова, главного редактора ЮСС «Система Юрист»

Анны Широковой, старшего юрисконсульта крупной FMCG компании (до 2014 года – юрист ЗАО «Л"Ореаль»)

Нужен ли в организации электронный документооборот

В любой компании со дня ее учреждения создается, обрабатывается и хранится большое количество документов.

Для части из них обязательно хранение в бумажном виде. Но для согласования и обработки многих других документов внутри компании нет такого жесткого требования на уровне законодательного регулирования. Поэтому может оказаться целесообразным перейти на электронный документооборот.

Степень такого перехода может быть различной. Согласование и обсуждение одних вопросов можно целиком перенести в электронную форму, а для других использовать комбинированный вариант, когда создается электронная копия завизированного несколькими людьми бумажного документа (который впоследствии может быть уничтожен).* Кроме того, сам электронный документооборот можно реализовать по-разному: для одних задач будет достаточно стандартных почтовых программ, а для других желательно разработать или приобрести специализированное программное обеспечение.

Преимущества электронного документооборота

Каждое структурное подразделение взаимосвязано с другими отделами. Электронный документооборот помогает ускорить и систематизировать работу между отделами и подразделениями, особенно если существуют филиалы и представительства в разных городах.

Можно выделить три вида процессов, которые обычно связаны с бумажным документооборотом, но могут быть легко переведены на электронный:

  1. получение и направление различных запросов;
  2. подготовка претензий и исков;
  3. согласование договоров.

Электронный документооборот можно использовать также для согласования внутренних положений компании и других документов, в которых задействованы различные структурные подразделения.

Хранение части документов в электронном (в т. ч. в отсканированном) виде поможет экономить пространство, такие документы легче найти, с ними проще работать. Наконец в случае переезда компании или отдела это сокращает временные затраты.*

Получение и направление запросов

Юридический отдел ежедневно получает огромное количество запросов из других отделов – на представление копий документов, на подготовку писем контрагентам. Кроме того, зачастую именно юридическому отделу приходится готовить ответы на те письма, которые поступают из правоохранительных и иных проверяющих органов.

Часто такие запросы требуют больших затрат времени, но при этом юристы ограничены четкими сроками на подготовку ответа или заключения.

Система электронного документооборота как минимум позволит видеть, когда запрос был отправлен, получен, и сколько времени есть на его исполнение.

Необязательно использовать для обмена запросами какую-либо специально написанную программу. Главное, чтобы обмен информацией в стандартных почтовых или иных программах давал возможность отслеживать соблюдение сроков. Причем речь идет о соблюдении сроков не только юристами, которые готовят необходимые документы, но и инициатором процесса. Иными словами, система должна позволять видеть, насколько своевременно запрос был передан юристам.

Внимание! Порядок направления запросов в электронном виде необходимо подробно описать в соответствующем регламенте

Если этого не сделать, переход от бумажного к электронному документообороту может привести к ослаблению дисциплины. Сотрудники, направляющие запрос, будут ожидать от юриста быстрого и качественного ответа, но при этом могут пренебрежительно относиться к составлению таких запросов – перестанут указывать в них всю необходимую информацию и т. п. Чтобы этого не случилось, в регламенте необходимо установить не только срок подготовки ответа и требования, которым должен соответствовать ответ юриста, но и четкие требования к самому запросу, при отсутствии которых юрист будет вправе отвечать на него в последнюю очередь.*

Подготовка претензий и исков

Сам порядок направления юристам информации о том, что необходимо подготовить претензию или передать дело в суд, похож на процесс направления запроса о подготовке ответа на какое-либо письмо. Но в данном случае юристам нужны документы, подтверждающие обстоятельства, которые лягут в основу претензий, – акты сверок, счета, накладные и т. д.

Если в организации нет специализированной программы для электронного документооборота, можно установить правило: дополнительные документы должны быть приложены к письму, которое в адрес юриста направляет сотрудник другого подразделения компании.

Программу, обеспечивающую электронный документооборот, можно настроить так, что направить юристу то или иное задание будет в принципе невозможно, если к запросу не приложены соответствующие документы. В этом состоит преимущество специализированной программы перед запросом по электронной почте. Возможность предусмотреть стандартное или срочное выполнение поручения является, как правило, обычной функцией подобных программ.

Если информации недостаточно, юрист может отправить запрос обратно инициатору для доработки, что также отражается в программе.

Кроме того, может быть предусмотрена возможность автоматической пересылки конечного документа (письма, претензии, иска) на подпись исполнительному органу – в том случае, когда у сотрудников юридического отдела нет права подписи подобных документов.

В таком случае подписывающее лицо может внести свои замечания в документ без длительной процедуры направления документа в секретариат – в некоторых компаниях невозможно передать документы первым лицам компании напрямую.

Таким образом, вся подготовительная работа по сбору документов и получению информации проходит в сроки, которые можно установить в программе, с фиксацией всех замечаний заинтересованных лиц – это обеспечивается возможностью предусмотреть в программе участие не только инициатора запроса и юридического отдела, но и, например, дирекции и финансового департамента, включая бухгалтерию.

Согласование договоров

В процессе согласования договоров задействовано сразу несколько отделов – отдел инициатора договора, юридический отдел, бухгалтерия, финансовый отдел. Иногда возникает необходимость и в привлечении других специалистов для понимания всех условий договора и рисков, связанных с его заключением.

При рассмотрении и согласовании типовых договоров, разработанных в самой компании, как правило, не возникает сложностей. Но проверка договора перед передачей на подпись позволяет отследить имеющиеся опечатки, разночтения в суммах и подтвердить одобрение финансовых условий финансистами. При этом электронное согласование может позволять одновременную проверку всеми согласующими лицами, включая даже тех, кого нет на рабочем месте. Как правило, есть возможность подключаться к специализированным программам через Интернет, и сотрудники IT-отдела смогут настроить такой доступ.

Рассмотрение нетипового договора в специализированной программе уже на начальной стадии позволяет:

  • составить список согласующих лиц,
  • определить сроки рассмотрения и подписания,
  • а также автоматизировать передачу согласованного договора на подпись.

Как и в случае с исковыми заявлениями и претензиями, можно предусмотреть запрет согласования договоров без, например, приложенных к ним документов, полученных от контрагентов, и приложений, предусмотренных договором.

Для удаленных подразделений возможность такого согласования договора является существенным плюсом, поскольку им подписанный договор обычно отправляется только после согласования и подписания. В результате получение оригинала занимает некоторое время, что не всегда устраивает контрагентов.

Затраты и меры предосторожности

Приведенные выше примеры показывают, что организации, как правило, стоят перед выбором из трех вариантов:

  • приобрести специализированную программу для документооборота;
  • перевести в электронную форму только часть документооборота, используя для этого стандартное программное обеспечение;
  • ничего не менять в работе организации (все запросы оформлять в бумажном виде, подтверждать их подписями и т. п.).

Чтобы принять решение, разумеется, необходимо учитывать не только преимущества каждого из вариантов, но и их недостатки.

Как и любое программное обеспечение, специализированную систему электронного документооборота сначала нужно разработать или же приобрести и доработать под цели конкретной компании, что не всегда делается просто и недорого.

Подобные программы могут содержать ограничение по одновременному использованию большим количеством пользователей – это может замедлить скорость работы или привести к программным сбоям и потерям данных, что создает определенные риски в том случае, если часть документов хранится только в программе.

Возможно, в небольшой организации, когда в согласовании документов задействовано несколько человек, серьезные финансовые вложения в специализированное программное обеспечение не так уж необходимы. Разумеется, при этом нужно понимать, что любая компания планирует развитие и рост (в т. ч. увеличение числа сотрудников), в связи с чем внедрение электронного документооборота на начальном этапе поможет впоследствии быстрее оптимизировать процессы, связанные с ростом компании.

Одним из недостатков можно считать то, что к программе может быть получен несанкционированный доступ, если этому не уделять должного внимания.

Для сотрудников компании нужно предусматривать разные уровни доступа, чтобы не допустить возможности чтения договоров дирекции сотрудниками, например, отдела закупок. Необходимую конфиденциальность гораздо проще соблюсти при использовании электронной почты или согласовании документов в бумажном виде.

Иногда при принятии решения заменить одну программу, используемую для электронного согласования документов, на другую невозможно осуществить автоматический перенос хранящихся файлов в новую систему. В таком случае возникает необходимость поддержки двух программ вместо одной, что тоже можно отнести к недостаткам электронного документооборота. Это может быть связано с неправильным планированием расходов на программу и невозможностью учесть все факторы, связанные с ее использованием.

Тем не менее, в конечном итоге плюсов, связанных с автоматизированным созданием и согласованием документов, гораздо больше чем минусов, поскольку затраты на программное обеспечение и его обслуживание окупаются при помощи экономии времени высокооплачиваемых специалистов.

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка