Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Коротко о других изменениях

Подписка
Срочно заберите все!
№24
8 сентября 2015 19 просмотров

Работник отправляется к месту использования отпуска на личном автомобиле с детьми.1. Компенсация выплачивается исходя из стоимости билета в плацкартном вагоне до места проведения отпуска и обратно с учетом стоимости детских билетов?2. Если расходы на бензин не превышают стоимости проезда до того же места проведения отпуска и обратно плацкартным вагоном железнодорожного транспорта на работника и его детей, - по фактическим расходам?

Порядок, размеры и условия выплаты таких компенсаций коммерческая организация должна определить самостоятельно и зафиксировать во внутренних нормативных документах.

Организации, расположенные в районах Крайнего Севера (приравненных к ним местностях), должны оплатить своим сотрудникам не реже чем раз в два года проезд и провоз багажа к месту использования отпуска и обратно. Законодательство не ограничивает минимальные и максимальные размеры компенсации, а также не ограничивает право коммерческой организации на дифференцированный подход при возмещении расходов. Поэтому коммерческие организации, расположенные в районах Крайнего Севера (приравненных местностях), могут устанавливать любые нормы возмещения данных расходов, но не меньше, чем для бюджетных организаций.

По общему правилу оплачивать проезд к месту использования отпуска и обратно не только своим сотрудникам, но и членам их семей обязаны федеральные учреждения, государственные органы, внебюджетные фонды РФ, расположенные в районах Крайнего Севера (приравненных к ним местностях). Оплатить проезд нужно и неработающим членам их семей (мужьям, женам, несовершеннолетним детям, фактически проживающим с сотрудником). У коммерческих организаций обязанность оплатить проезд неработающим членам семей сотрудников возникает, если это предусмотрено во внутренних документах: коллективном и (или) трудовых договорах, Положении об отпусках и т. п.

Таким образом, организация в указанном случае должна компенсировать сотруднику расходы на проезд к месту использования отпуска в порядке и размерах, установленных внутренними нормативными документами. Оплата проезда для ребенка сотрудника обязательна только в том случае, если это предусмотрено документами организации.

Расходы, которые компенсирует организация, должны быть подтверждены документами, подтверждающими понесенные сотрудником затраты. Состав подтверждающих документов законодательством не определен, поэтому в коллективном (трудовом) договоре нужно установить перечень документов, которые должен представить сотрудник для получения компенсации.

Обоснование

Из рекомендации
Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как организации, расположенной в районе Крайнего Севера, оплатить и отразить в бухучете и при налогообложении стоимость проезда сотрудника к месту использования отпуска и обратно

Порядок и условия выплаты компенсаций

Организации, расположенные в районах Крайнего Севера (приравненных к ним местностях), должны оплатить своим сотрудникам не реже чем раз в два года проезд и провоз багажа к месту использования отпуска и обратно. Это следует из части 1 статьи 325 Трудового кодекса РФ.

Порядок, размеры и условия выплаты таких компенсаций пропишите во внутренних документах: коллективном или трудовых договорах, Положении об отпусках и т. п. Законодательство не ограничивает минимальные и максимальные размеры компенсации, а также не ограничивает право коммерческой организации на дифференцированный подход при возмещении расходов. Поэтому коммерческие организации, расположенные в районах Крайнего Севера (приравненных местностях), могут устанавливать любые нормы возмещения данных расходов, но не меньше, чем для бюджетных организаций. Таковы требования части 4 статьи 8 Трудового кодекса РФ.

Это следует из части 8 статьи 325 Трудового кодекса РФ, статьи 33 Закона от 19 февраля 1993 г. № 4520-1.

Полный перечень районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей приведен в постановлении Совета Министров СССР от 10 ноября 1967 г. № 1029.

Ситуация: можно ли самостоятельно определить условия и размер оплаты проезда к месту проведения отпуска и обратно. Организация расположена в районе Крайнего Севера

Да, можно.

Законодательством установлена обязанность организаций, расположенных в районах Крайнего Севера (приравненных к ним местностях), оплачивать сотрудникам проезд в пределах территории России к месту использования отпуска и обратно. Это следует из положений статьи 325 Трудового кодекса РФ.

Порядок, размеры и условия выплаты таких компенсаций устанавливает работодатель. Поэтому во внутренних документах (коллективном и (или) трудовых договорах, Положении об отпусках и т. п.) можно предусмотреть любые условия компенсации. Это может быть и вариант оплаты проезда сотрудникам к месту отдыха только железнодорожным транспортом. Такой вывод следует из положений части 8 статьи 325 Трудового кодекса РФ.

Ситуация: когда коммерческая организация должна выплачивать компенсацию стоимости проезда к месту проведения отпуска и обратно. Организация расположена в районе Крайнего Севера

Конкретные сроки выплаты компенсации отразите во внутренних документах (например, коллективном договоре). Объясним почему.

Законодательством установлена обязанность всех организаций, расположенных в районах Крайнего Севера (приравненных к ним местностях), не реже чем один раз в два года оплачивать сотрудникам проезд в пределах территории России к месту использования отпуска и обратно (ст. 325 ТК РФ, ст. 33 Закона от 19 февраля 1993 г. № 4520-1).

При этом коммерческие организации вправе самостоятельно устанавливать порядок, размеры и условия выплаты компенсаций во внутренних документах: коллективном и (или) трудовых договорах, Положении об отпусках и т. п. В этих документах нужно отразить, что оплата проезда должна производиться перед отпуском за какое-то число дней.

Главное, чтобы оплата проезда в отпуск происходила не реже чем один раз в два года.

Такой вывод следует из положений статьи 325 Трудового кодекса РФ.

Ситуация: должна ли организация оплатить проезд ребенка к месту проведения отпуска сотрудника, который является его опекуном, и обратно. Организация расположена в районе Крайнего Севера

Нет, не должна. Даже если в коллективном договоре организации прописано, что она оплачивает проезд неработающих членов семей сотрудников.

По общему правилу оплачивать проезд к месту использования отпуска и обратно не только своим сотрудникам, но и членам их семей обязаны федеральные учреждения, государственные органы, внебюджетные фонды РФ, расположенные в районах Крайнего Севера (приравненных к ним местностях). Оплатить проезд нужно и неработающим членам их семей (мужьям, женам, несовершеннолетним детям, фактически проживающим с сотрудником). Такой порядок установлен статьей 325 Трудового кодекса РФ.

У коммерческих организаций обязанность оплатить проезд неработающим членам семей сотрудников возникает, если это предусмотрено во внутренних документах: коллективном и (или) трудовых договорах, Положении об отпусках и т. п. Такой вывод следует из части 8 статьи 325 Трудового кодекса РФ.

Из буквальной трактовки положений статьи 2 Семейного кодекса РФ следует, что к членам семьи относятся:

  • супруги;
  • родители;
  • дети (в том числе усыновленные).

Таким образом, членами семьи сотрудника могут считаться родные либо усыновленные дети. Несовершеннолетние дети, находящиеся под опекой, членами семьи не признаются. Следовательно, положения коллективного договора, обязывающие работодателя оплатить проезд к месту проведения отпуска и обратно неработающим членам семьи сотрудника, на подопечных не распространяются.

Аналогичный вывод подтверждает и «Обзор законодательства и судебной практики Верховного Суда Российской Федерации за III квартал 2009 года», утвержденный постановлением Президиума Верховного суда РФ от 25 ноября 2009 года. Здесь рассмотрена ситуация, когда сотрудник организации, финансируемой из федерального бюджета и расположенной в районе Крайнего Севера (приравненной к нему местности), едет в отпуск с несовершеннолетним ребенком супруги, которого он не усыновлял. Суд пришел к выводу, что организации обязаны оплачивать проезд к месту проведения отпуска и обратно лишь фактически проживающим с сотрудником его собственным несовершеннолетним детям, а также усыновленным. При этом к числу членов семьи человека не могут быть отнесены фактически проживающие с ним другие дети (например, неусыновленные дети супруги).

Вместе с тем, внутренними документами коммерческой организации (коллективным и (или) трудовым договором, Положением об отпусках и т. п.) может быть установлена обязанность оплачивать проезд к месту проведения отпуска и обратно всем несовершеннолетним детям, независимо от степени родства. В этом случае организация должна будет оплатить проезд подопечного ребенка сотрудника.

Бухучет

В бухучете начисление компенсации за проезд к месту использования отпуска и обратно отразите по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». В зависимости от того, в каком подразделении работает сотрудник и какие функции он выполняет, при начислении компенсации сделайте запись:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44...) Кредит 70
– начислена компенсация расходов на проезд к месту использования отпуска и обратно.

Расходы сотрудника должны быть подтверждены проездными документами (билетами, багажными квитанциями и т. п.).

НДФЛ и страховые взносы

Независимо от того, какую систему налогообложения применяет организация, компенсация расходов на оплату сотрудникам проезда к месту использования отпуска и обратно, предусмотренная внутренними документами организации, не облагается:

Что касается компенсации расходов на оплату проезда к месту использования отпуска и обратно членам семьи сотрудника, то она не облагается:

Размер, порядок и условия оплаты проезда к месту использования отпуска и обратно сотрудникам и членам их семей ограничены внутренними документами организации. То есть такие выплаты не облагаются НДФЛ и страховыми взносами:

  • в размерах, установленных трудовыми или коллективными договорами, Положением об отпусках и т. п.;
  • в рамках той периодичности (но не реже чем один раз в два года), которая установлена трудовыми или коллективными договорами, Положением об отпусках и т. п.;
  • при наличии документов, подтверждающих понесенные сотрудником расходы. Состав подтверждающих документов законодательством не определен, поэтому в коллективном (трудовом) договоре организации необходимо установить перечень документов, которые должен представить сотрудник для получения компенсации. Если сотрудник не представил подтверждающие документы, с суммы компенсации будет необходимо удержать НДФЛ.

В отношении НДФЛ аналогичные выводы подтверждены письмами Минфина России от 16 июля 2015 г. № 03-04-05/41043, от 13 августа 2012 г. № 03-04-06/6-236, от 2 февраля 2010 г. № 03-04-08/4-19 (доведено до сведения налоговых инспекций письмом ФНС России от 9 октября 2013 г. № БС-4-11/18086).

ОСНО: налог на прибыль

Организации, расположенные в районах Крайнего Севера (приравненных к ним местностях), могут учесть при расчете налога на прибыль компенсации расходов на проезд сотрудников к месту использования отпуска и обратно, если их выплата предусмотрена коллективным (трудовым) договором.

В налоговых расходах учтите только компенсацию расходов по оплате проезда (провоза багажа) в пределах территории России. Сумму компенсации включите в состав расходов на оплату труда.

Это следует из положений пункта 7 статьи 255 Налогового кодекса РФ.

При этом размер, порядок и условия оплаты проезда сотрудников к месту использования отпуска и обратно ограничены внутренними документами организации. То есть такие выплаты включаются в состав расходов на оплату труда:

  • в размерах, установленных трудовыми или коллективными договорами, Положением об отпусках и т. п.;
  • в рамках той периодичности (но не реже чем один раз в два года), которая установлена трудовыми или коллективными договорами, Положением об отпусках и т. п.;
  • при наличии документов, подтверждающих понесенные сотрудником затраты. Состав подтверждающих документов законодательством не определен, поэтому в коллективном (трудовом) договоре установите перечень документов, которые должен представить сотрудник для получения компенсации.

Такие выводы следуют из положений пункта 7 статьи 255 и пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ. Аналогичные разъяснения приведены в письмах Минфина России от 11 января 2013 г. № 03-03-06/1/2, от 8 ноября 2010 г. № 03-03-06/1/697, от 24 сентября 2010 г. № 03-03-06/1/614.

Добавим, что вид транспорта также не важен. То есть даже если сотрудник использовал разные виды транспорта (туда на самолете, обратно поездом либо наоборот), учесть расходы можно. Главное, чтобы человек представил правильно оформленные проездные документы. Данный вывод есть в письме Минфина России от 8 мая 2015 г. № 03-03-07/26687.

Ситуация: можно ли учесть в расходах оплату проезда к месту проведения отпуска и обратно (в пределах России) неработающих членов семьи сотрудника. Организация расположена в районе Крайнего Севера

Да, можно, но только при соблюдении определенных условий.

К расходам на оплату труда относятся фактические расходы на оплату проезда к месту использования отпуска и обратно (в пределах территории России) сотрудников и лиц, находящихся у них на иждивении (п. 7 ст. 255 НК РФ).

Факт иждивения подлежит доказательству за исключением иждивения детей (в возрасте до 18 лет) умерших родителей (п. 4 ст. 9 Закона от 17 декабря 2001 г. № 173-ФЗ). Нахождение нетрудоспособных членов семьи на иждивении подтверждается документами, выданными жилищно-эксплуатационными организациями или органами местного самоуправления, документами о доходах всех членов семьи и иными документами, предусмотренными законодательством Российской Федерации (п. 82 Перечня, утвержденного приказом Минтруда России от 28 ноября 2014 г. № 958н).

Таким образом, при расчете налога на прибыль можно учесть компенсацию расходов на проезд к месту отдыха и обратно неработающих членов семьи сотрудника, находящихся на его иждивении. Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 18 ноября 2009 г. № 03-04-06-01/300 и от 16 марта 2006 г. № 03-03-04/1/240.

Кроме того, расходы на проезд к месту отдыха и обратно можно учесть при расчете налога на прибыль, только если неработающие члены семьи сотрудника проводят отпуск в том же месте и в то же время, что и он сам. Такие разъяснения приведены в письме Минфина России от 8 апреля 2010 г. № 03-03-06/1/245. Свою позицию специалисты финансового ведомства аргументируют пунктом 3 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 12 июня 2008 г. № 455. В нем предусмотрено, что оплата стоимости проезда членам семьи сотрудника производится при условии, что они выезжают к месту использования отпуска вместе с сотрудником организации. Несмотря на то что постановление Правительства РФ от 12 июня 2008 г. № 455 адресовано федеральным государственным органам и учреждениям, Минфин России рекомендует применять данный нормативный акт и коммерческим организациям.

Главбух советует: организация может учесть в расходах стоимость проезда к месту использования отпуска и обратно неработающих членов семьи сотрудника вне зависимости от места и времени использования отпуска самим сотрудником.

В коммерческих организациях, расположенных в районах Крайнего Севера (приравненных к ним местностям), порядок, размеры и условия выплаты компенсаций сотрудникам расходов на проезд к месту отдыха и обратно устанавливает работодатель. Поэтому во внутренних документах (коллективном и (или) трудовых договорах, Положении об отпусках и т. п.) можно предусмотреть любые условия компенсации. Это может быть и вариант оплаты проезда членам семьи сотрудника вне зависимости от места и времени проведения отпуска самим сотрудником. Такой вывод следует из положений части 8 статьи 325 Трудового кодекса РФ. Это подтверждает судебная практика (см., например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 26 февраля 2008 г. № Ф04-1052/2008(761А-75-27), Восточно-Сибирского округа от 6 декабря 2007 г. № А58-7943/06-Ф02-9004/07). Поэтому возможность признания таких расходов не зависит от места и времени проведения отпуска самим сотрудником. Следует отметить, что ранее Минфин России придерживался аналогичной позиции (письмо от 24 августа 2004 г. № 03-03-01-04/1/13).

<…>

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме

Новости по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка