Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Банк запросил авансовые отчеты директора. Показать?

Подписка
Срочно заберите все!
№24
9 сентября 2015 95 просмотров

С 8 августа 2015г в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки указано, что необходимо подтверждение принимающей стороны в случае отсутствия проездных документов и документов по проживанию. Необходима ли данная отметка сотруднику, если он и водитель едут на служебном автомобиле и не имеют документов на проживание.

Нет, в этом нет необходимости. Если сотрудник едет в командировку на личном, арендованном или служебном транспорте и нет документов о проживании, то нужно предоставить служебную записку и документы о маршруте следования (путевые листы, квитанции, чеки, счета и др.).

Обоснование

Из рекомендации

Андрея Кизимова, заместителя директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Какие документы нужно оформить при направлении сотрудника в командировку

<…>

Ситуация: обязательно ли оформлять служебную записку о направлении сотрудника в командировку

Нет, не обязательно.

Однако служебную записку необходимо оформить, если:*

  • сотрудник едет в командировку (или обратно) на личном, арендованном или служебном транспорте. В такой ситуации фактический срок пребывания в месте командирования необходимо указать в служебной записке, которую сотрудник по возвращении из командировки представляет работодателю вместе с оправдательными документами, подтверждающими использование транспорта: путевым листом, счетами, квитанциями, кассовыми чеками и т. д.;
  • по возвращении из командировки у сотрудника нет вообще никаких документов, подтверждающих проезд и проживание в поездке. В этом случае сотрудник оформляет служебную записку по возвращении из командировки, которая должна содержать подтверждение принимающей стороны о сроке прибытия сотрудника к месту командирования и выбытия обратно. К ней он прикладывает документ, в котором принимающая организация подтверждает, что он находился в это время по месту командирования.

Причем такой документ сотрудник составляет самостоятельно, вернувшись из командировки. Об этом сказано в пункте 7 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

А вот оформление служебных записок о направлении в командировку ни одним нормативным актом не предусмотрено. Но если руководство организации сочтет составление таких записок целесообразным, это правило можно закрепить локальным документом (п. 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Например, приказом директора или Положением о командировках. Разработка таких документов не запрещена.

Служебные записки могут понадобиться в других ситуациях. Например, если сотрудник задержался в командировке по уважительной причине (производственная необходимость, отсутствие проездных билетов и т. п.). В таком случае по служебной записке на имя руководителя продолжительность командировки ему может быть продлена.

<…>

Из статьи журнала «Учет.Налоги.Право» № 28, 4-10 августа 2015

C 8 августа опять поменялись правила оформления командировок

<…>

Изменение № 3

Стало больше документов, подтверждающих сроки командировки

В новом порядке правительство уточнило перечень документов, которые сотрудник представляет, чтобы подтвердить срок командировки.

У сотрудника есть документы на проезд. Сотрудник, который едет в командировку на машине, предоставляет документы, подтверждающие его использование.* Раньше в порядке были названы путевые листы, счета, квитанции, кассовые чеки и др. Но не ясно было, что это за другие документы. В поправках уточняется, что это иные документы, подтверждающие маршрут следования автомобиля. Например, карты, отчеты о ремонте автомобиля, накладные с адресами поставщика, в которых расписался водитель, распечатки тахографа, сведений из системы ГЛОНАСС, которая позволяет просмотреть историю маршрутов, если автомобиль зарегистрирован в системе. Кроме того, в списке документов перечислены маршрутные листы. Некоторые компании выписывают их, если надо развести товар по нескольким точкам.

Кстати, в прежнем порядке было сказано, что сотрудник представляет служебку вместе с оправдательными документами (путевыми листами, чеками и т. п.). По новому порядку документы надо приложить к записке. По сути поправка техническая, так как и раньше работники прикладывали документы к записке, а общий пакет бумаг подкалывали к авансовому отчету.

<…>

Изменение № 4

Иногда принимающая сторона должна подтвердить сроки поездки

Новый порядок подтверждения сроков командировки установлен для случаев, когда у сотрудника вообще нет никаких подтверждающих документов (билетов или документов по найму). Например, работник их потерял.* Тогда для подтверждения срока пребывания в командировке сотрудник должен представить «служебную записку и (или) иной документ… содержащий подтверждение принимающей стороны о сроке прибытия (убытия) работника» (п. 7 Положения № 749). Из нормы следует, что можно представить либо служебку, либо какой-то иной документ. Что это за «иной документ» не сказано.

Мы считаем, безопаснее, чтобы контрагент подтвердил, что работник был у него. Иначе есть риск, что инспекторы снимут расходы на суточные. Так считают и в Минфине.

Например, представитель контрагента может поставить в служебной записке отметки о датах прибытия/убытия, а заверить их своей подписью с расшифровкой. Но это возможно, если сотрудник точно знает, что документов не будет. Например, он едет вместе с контрагентом, а живет у знакомых. Тогда сотрудник заранее может взять с собой бланк служебки (см. образец 5). Если же работник выяснил только после командировки, что потерял бумаги, то стоит запросить у принимающей стороны письмо, в котором контрагент сообщит, когда сотрудник приехал и уехал.

Образец 5. Как подтвердить период командировки, если нет никаких документов

Перечень подтверждающих документов для разных ситуаций мы собрали в таблице.

Какие документы подтверждают сроки командировки

Как сотрудник добирался в командировку и где жил Чем подтвердить
На поезде, самолете, маршрутном автобусе…
…проживал в гостинице — проездной билет;
— документы по найму жилья
…проживал у знакомых (или нет документов о проживании) — проездной билет
На личном, служебном, арендованном транспорте…*
…проживал в гостинице — служебная записка;
— документы по найму жилья;
— документы о маршруте следования (путевые листы, квитанции, чеки, счета и др.)
…проживал у знакомых (или нет документов о проживании) — служебная записка;
— документы о маршруте следования (путевые листы, квитанции, чеки, счета и др.)
На любом транспорте, если нет документов, подтверждающих проезд…*
…проживал в гостинице — документы по найму жилья
…проживал у знакомых (или нет документов о проживании) — служебная записка или иной документ с отметками принимающей стороны

<…>

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Какие отчеты руководитель просит Вас сделать в Excel чаще всего?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка