Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Проверьте, что вы знаете об изменениях в работе

Подписка
Срочно заберите все!
№24
9 сентября 2015 7 просмотров

Мы сотруднику перечисляем подотчетные деньги, на которые он снимает жилье,какими документами нам надо это оформить? Не обязаны ли мы платить 13%,как налоговые агенты за арендодателя квартиры?И еще третий вопрос,если подотчетная сумма перечисляется с расчетного счета,каким образом сотрудник возвращает нам остаток суммы,которую он не израсходовал,зачисляет обратно на расчетный счет или отдает наличными?

1) Подтвердить перечисление денег сотруднику можно банковской выпиской по расчетному счету. А расходы на наем жилья можно подтвердить документами, составленными в произвольной форме – например, актом, подписанным с арендодателем. Требования к документальному подтверждению сотрудником расходов на наем жилья во время командировки организация устанавливает самостоятельно. Например, коллективным договором или иным локальным актом организации (приказом, положением о командировках).

2) Сумма документально подтвержденных затрат на проживание сотрудника в командировке не облагается НДФЛ.

3) Вернуть остаток подотчетных средств сотрудник может только в кассу (наличными).

Обоснование

1. Из рекомендации
Андрея Кизимова, заместителя директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Как учесть при налогообложении расходы на наем жилья во время командировки. Организация применяет общую систему налогообложения

<…>

Из налоговой базы по НДФЛ исключите компенсацию расходов по найму в сумме фактических и документально подтвержденных затрат. Такой порядок применяется и в том случае, если внутренним документом организации установлен норматив (лимит) компенсации, а фактически документально подтвержденная сумма расходов превысила эту величину. При этом от сотрудника следует получить письменное объяснение с указанием причин перерасхода средств на оплату жилья. Такие разъяснения содержатся в письме Минфина России от 4 июля 2012 г. № 03-04-06/6-204.

В состав расходов по найму жилья могут включаться как затраты на оплату гостиничных услуг, так и компенсация командированному сотруднику оплаты арендованной квартиры (в т. ч. и суммы возмещения коммунальных платежей в жилых помещениях, арендованных на период командировки). Аналогичный вывод следует из письма Минфина России от 5 декабря 2011 г. № 03-03-06/1/802.

Если же такие расходы документально не подтверждены, компенсацию не облагайте НДФЛ в пределах:

  • 700 руб. – за день нахождения в командировке в России;
  • 2500 руб. – за день нахождения в загранкомандировке.

С компенсации, выплаченной сверх установленных норм (700 руб. и (или) 2500 руб.), удержите НДФЛ. Облагаемый доход (сверхнормативную сумму компенсации) определите после утверждения авансового отчета сотрудника. А рассчитывать и удерживать сумму налога нужно на ближайшую дату выплаты сотруднику дохода в денежной форме.

Такой порядок следует из абзаца 10 пункта 3 статьи 217, статьи 210, пункта 4 статьи 226 Налогового кодекса РФ и подтвержден в письмах Минфина России от 14 января 2013 г. № 03-04-06/4-5 и от 28 апреля 2010 г. № 03-03-06/4/51.

<…>

2. Из рекомендации
Андрея Кизимова, заместителя директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Как возместить расходы на наем жилья во время командировки

<…>

Порядок возмещения расходов на наем жилья во время командировки должен быть определен внутренними документами организации (ст. 168 ТК РФ, п. 1113, 14, 21 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Это значит, что сумму возмещения и требование к документальному подтверждению сотрудником расходов на наем жилья во время командировки организация устанавливает самостоятельно. Например, коллективным договором или иным локальным актом организации (приказом, положением о командировках).

<…>

3. Из рекомендации
Андрея Кизимова, заместителя директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Какими документами можно подтвердить расходы на наем жилья, если во время командировки сотрудник поселился у частного лица
Договором или актом с наймодателем.

Во время командировки сотрудник вправе проживать не только в гостинице, но и в другом жилом помещении (например, на съемной квартире). В таком случае подтвердить расходы на наем жилья можно документами, составленными в произвольной форме (абз. 4 п. 1 ст. 252 НК РФ, постановление ФАС Северо-Западного округа от 26 февраля 2008 г. № А26-1621/2007). Например, актом, подписанным наймодателем (владельцем квартиры), с одной стороны и нанимателем (командированным сотрудником) с другой. В этом документе должны быть все обязательные реквизиты, предусмотренные частью 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402–ФЗ.

Если организация самостоятельно арендует для командированных сотрудников частное жилье, с его владельцем можно заключить долгосрочный договор. Это целесообразно, если организация регулярно командирует своих сотрудников в один и тот же населенный пункт. Размер арендной платы в договоре можно указать за любой период. В этом случае документом, подтверждающим расходы на наем жилья, тоже может быть акт.

4. Из статьи журнала «Зарплата», № 10, октября 2010
Деньги под отчет: погашение задолженности

<…>

Определенную бухгалтером сумму неиспользованного остатка подотчетного аванса работник возвращает в кассу предприятия. Обратите внимание: своевременный возврат зависит как от доброй воли работника, так и от расторопности бухгалтера при обработке авансового отчета. После внесения денег в кассу бухгалтер делает отметку в соответствующих графах лицевой стороны авансового отчета — вносит номер приходного ордера, указывает дату операции и сумму погашенной задолженности.

<…>

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка