Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

График отпусков '2017 — как составить с учетом новых сроков отчетности

Подписка
Срочно заберите все!
№23
16 сентября 2015 24 просмотра

Помогите, пожалуйста, разобраться.В связи с тем, что директор должен был улететь в не плановую командировку в 21:00 и у него сломался ноутбук, водитель купил за свои деньги эту технику(стоимость 63000,00руб) получил кассовый чек, товарную накладную на физ. лицо, соответственно законно не выдали счет-фактуру.подскажите как отразить в бух учете данную ситуацию?Я понимаю, что сотруднику я возмещу расходы согласно его заявлению через Д 73.03 К 51КАК БЫТЬ с ОС. 1) оприходовать ОС на 08.04? у меня нету поставщика? 60 сч, Понятно что я не смогу заявить к возмещению НДС (Это мое право по закону)Читала, что можно заключить договор купли - продажи между организацией и физ лицом, но тут тоже подводный камень НДФЛ (даже если я не удержу, то мой сотрудник должен заявить сам в ИФНС) тоже считаю не самый лучший выход.....я уже кажется сама себя запутала, если можно пошагово распишите, как выйти из ситуации: какие оформить документы, какие проводки???СПАСИБО ЗАРАНЕЕ!!!!

В данной ситуации, как Вы верно заметили, возможны два варианта.

Действующее законодательство позволяет возмещать сотруднику средства, потраченные им самостоятельно в интересах организации.

Вариант первый. Организация получает заявление от сотрудника с приложением документов, с просьбой возместить расходы, проводит через Дебет 08 Кредит 73, заполняя документы на основное средство по данным указанным о настоящем продавце из накладной. Способ очень рискованный, так как, во-первых, могут отказать в признании расходов, так как в документах на приобретение указан сотрудник, а также самостоятельно переквалифицировать в куплю-продажу. Как мы понимаем, вряд ли удастся добиться переоформления документов на организацию. То есть этот вариант лучше все-таки не использовать.

Вариант второй. Организация заключает договор купли-продажи с сотрудником, соответственно, оформляется акт приема-передачи, в учете проводки те же, Дебет 08 Кредит 73, только в документах по учету ОС в качестве продавца будет указан сотрудник. Да, в такой ситуации у сотрудника появляется обязанность уплатить НДФЛ и подать декларацию. Однако, так как у него имеются документы на приобретение, то он может уменьшить доход на имущественный вычет в 250.000 или на документально подтвержденные расходы, связанные с приобретением. То есть обязанности уплатить НДФЛ у него не возникнет, так как он может продать по цене приобретения, но вот подачи декларации избежать не удастся.

Таким образом, при любом из случаев проводки одинаковые, но в первом случае есть риск непризнания расходов и все равно переквалификации в договор купли-продажи. Если договориться с продавцом и переделать документы невозможно, то рекомендуем все-таки оформить договор купли-продажи, а сотрудник по окончании года представит декларацию по 3-НДФЛ, где покажет доход от реализации и имущественный вычет или расходы по приобретению с итоговой суммой НДФЛ к уплате равной 0.

Обоснование

1. Из рекомендации
Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Может ли сотрудник приобрести основные средства (например, компьютеры) за свой счет, а после организация возместит ему деньги из кассы

Да, может. Поступление объекта оформите в общем порядке.

Это не запрещено. Более того, если сотрудник потратился для нужд организации, то такие расходы ему обязательно надо компенсировать. Данное правило в полной мере применяется и в отношении приобретения основных средств.

Конечно, обычно для закупки сотруднику выдают наличные под отчет. Но на практике так бывает не всегда. Сотрудник, исполняя поручение организации, все расходы может осуществить за свой счет. В этом случае он должен написать заявление о возмещении денег, потраченных на расходы, связанные с деятельностью организации, приложить оправдательные документы (счета, чеки, накладные и т. п.).

Все это следует из положений статьи 164 Трудового кодекса РФ, подпунктов 6.2 и 6.5 Порядка, утвержденного указанием Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-у, пункта 2 и абзаца 4 пункта 6 указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У.

Поступление же основного средства задокументируйте актом приемки-передачи. Типовые бланки актов приема-передачи для основных средств есть разные:

  • для отдельных объектов, кроме зданий и сооружений, – форма № ОС-1;
  • для нескольких однородных объектов, кроме зданий и сооружений, – форма № ОС-1б;
  • для отдельных зданий и сооружений – форма № ОС-1а.

Сведения о сдатчике заполните согласно документам, полученным от сотрудника.

2. Из статьи

ЖУРНАЛа «УПРОЩЕНКА», № 1, ЯНВАРЬ 2014

Работник купил материалы за свой счет и ему нужно компенсировать расходы

<…>

Мы полагаем, что, если оправдательные документы оформлены на сотрудника, у проверяющих будет возможность считать выплату компенсации объектом налогообложения по НДФЛ (п. 2 ст. 226 и подп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ). Кроме того, по таким документам у вашей фирмы могут возникнуть сложности с признанием затрат. Поэтому, если «первичка» выписана на имя сотрудника, безопаснее воспользоваться другим способом оформления операции — договором купли-продажи. Об этом — чуть ниже

<…>

Способ № 2 Фирма покупает ценности у сотрудника по договору купли-продажи

Оформлять договор купли-продажи целесообразно, если в документах, подтверждающих расходы, записано не наименование фирмы, а имя сотрудника. Вам потребуется составить письменный договор купли-продажи или закупочный акт. И расплатиться по нему с сотрудником.

Но у данного способа оформления есть один минус — у работника, продающего ценности, возникает доход, облагаемый НДФЛ. Организация же при покупке материалов у физлица не является налоговым агентом (письмо Минфина России от 07.12.2011 № 03-04-06/3-339). Поэтому удерживать НДФЛ при выплате дохода сотруднику ей не нужно. Работнику придется самому сдать декларацию в инспекцию по форме 3-НДФЛ (п. 2 ст. 226 и подп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ). При этом полученный доход ему можно уменьшить на сумму расходов, связанных с покупкой этих ценностей (подп. 1 п. 1 ст. 220 НК РФ). То есть фактически налог будет равен нулю.

<…>

3. Из статьи

"Учет. Налоги. Право", 2006, № 33

Рецепт покупки через сотрудника

<…>

"Первичка" оформлена на работника

Но ситуация может кардинально измениться, если работник не только производит оплату собственными средствами, но и первичные документы оформлены на его имя. Тогда фактически сотрудник передаст организации принадлежащее ему по документам имущество.

Последствия такой операции очевидны. Выплаченный доход нужно отразить в справке по форме N 2-НДФЛ. При этом компания не является налоговым агентом по налогу на доходы физлиц, поскольку работник продает собственное имущество (п. 2 ст. 226, пп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ).

<…>

4. Из статьи

ЖУРНАЛа «УПРОЩЕНКА», № 9, СЕНТЯБРЬ 2008

Накладная на имя сотрудника

Наш работник покупал материалы за наличные деньги, и поставщик выписал накладную на его имя, а не на организацию. Что посоветуете? Можно ли оформить приход материалов от физического лица и признать их стоимость в расходах? Применяем УСН, объект налогообложения — доходы минус расходы.

Стоимость материалов вы вправе учесть в расходах согласно подпункту 5 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ после оплаты и отпуска материалов в производство (подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Если вы хотите оформить приход материалов от физического лица — пожалуйста, но тогда с работником нужно заключить договор купли-продажи. Кроме того, у него появится доход, облагаемый НДФЛ, причем ему придется не только исчислять и уплачивать налог, но и подавать декларацию по окончании года (подп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ). Вряд ли вашему работнику такое понравится. Лучше попросить поставщика выписать новую накладную, уже на имя организации.

5. Из статьи

"Упрощенка", 2009, № 8

Подотчет наоборот: есть более надежный вариант

<…>

Документы же, оформленные на работника, следовало бы переделать. Иначе, во-первых, не удастся признать стоимость компьютера в расходах - как подтвердить, что имущество приобрела именно организация? А во-вторых, это дает основание считать передачу работником компьютера перепродажей и начислить с его доходов дополнительный НДФЛ. Так что проще обратиться в магазин с просьбой поменять документ.

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка