Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

Не забудьте про самые важные дела декабря

Подписка
Срочно заберите все!
№23
2 сентября 2015 339 просмотров

Какие обязательные реквизиты должны быть заполнены в документах:1. Товарная накладная (ТОРГ-12)2. Универсальный передаточный документВ каких графах должен ставить роспись водитель и бухгалтер Покупателя и Поставщика.Спасибо.

1. Проверяющие настаивают, что в накладной по форме ТОРГ-12 не должно быть пустых граф и строк. На практике не заполняют графы в «вид упаковки», «масса брутто» или количество приложений. Это является не значительной ошибкой. Здесь инспекторам сразу же можно указать на явную незначительность подобных дефектов. К примеру, приобретенный вашей компанией товар учитывается в штуках. Значит, такие реквизиты, как «масса груза (нетто)», «масса груза (брутто)», выраженные в весовых показателях, необязательны. Об этом сказано в постановлении ФАС Московского округа от 25 марта 2008 г. № КА-А40/2034-08

2. Перечень обязательных реквизитов УПД приведен в Приложении 4 к Письму ФНС России N ММВ-20-3/96@. К необязательным реквизитам УПД относятся: графа 2 «код», графа 2а «условное обозначение (национальное)», строка «данные о транспортировке и грузе», строки «дата отгрузки, передачи», «дата получения (приемки)», «Иные сведения об отгрузки», «Печать». Если же используете форму УПД только как первичный документ, то есть помечаете в нем статус 2, можно оставить пустыми строки, которые обязательны исключительно для счета-фактуры: строку 7 «К платежно-расчетному документу»;

В накладной по форме ТОРГ-12 водитель, который получает товар по доверенности, расписывается по строке «Груз принял». Водитель поставщика товарную накладную не подписывает. Бухгалтер со стороны поставщика накладную может подписать, если только у него есть право подписи за главного бухгалтера. В этом случае он подписывает по строке «Главный бухгалтер». Бухгалтер со стороны покупателя товарную накладную не подписывает.

В УПД бухгалтер (поставщика и покупателя) ставит подпись по строке «Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни», только в том случае, если он назначен приказом или иным распорядительным документом руководителя ответственным за оформление УПД. По строке «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» бухгалтер поставщика подписывает, если он на это уполномочен приказом или доверенностью. Водитель со стороны покупателя ставит подпись по строке «Товар (груз)получил, услуги, результаты работ, права принял». Со стороны поставщика водитель УПД не подписывает.

Обоснование

Из рекомендации

Ольги Цибизовой, начальника отдела косвенных налогов департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Кто подписывает УПД

УПД должен быть подписан руководителем и главным бухгалтером организации-продавца (исполнителя). Вместо них УПД могут подписать другие лица, уполномоченные на это распоряжением руководителя или доверенностью от имени организации.

Если УПД составляет предприниматель, то подписать документ может либо он сам, либо человек, которому предприниматель выдал соответствующую доверенность. Например, бухгалтер, ведущий учет деятельности предпринимателя. В обоих случаях в УПД должны быть указаны реквизиты свидетельства о госрегистрации предпринимателя.

Кроме того, в УПД ставят свои подписи:

2.Как заполнить УПД

Если организация решила заменить формой УПД и счет-фактуру, и первичный документ, то ему нужно присвоить статус 1. В этом случае в УПД необходимо заполнить все реквизиты. Ведь в УПД собраны обязательные реквизиты для всех первичных документов (ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ) и для счета-фактуры (п. 5 ст. 169 НК РФ).

Если же используете форму УПД только как первичный документ, то есть помечаете в нем статус 2, заполнять все реквизиты не обязательно. Можно оставить пустыми строки, которые обязательны исключительно для счета-фактуры:

  • графу 6 «В том числе сумма акциза»;
  • графу 7 «Налоговая ставка»;
  • графу 10 «Цифровой код страны происхождения товара»;
  • графу 10а «Краткое наименование страны происхождения товара»;
  • графу 11 «Номер таможенной декларации».
    • сотрудники, ответственные за передачу (приемку) товаров (результатов выполненных работ, оказанных услуг), имущественных прав;
    • сотрудники, ответственные за правильность оформления сделки (как со стороны продавца, так и со стороны покупателя).
  • строку 7 «К платежно-расчетному документу»;
  • графу 6 «В том числе сумма акциза»;
  • графу 7 «Налоговая ставка»;
  • графу 10 «Цифровой код страны происхождения товара»;
  • графу 10а «Краткое наименование страны происхождения товара»;
  • графу 11 «Номер таможенной декларации».

Ту часть УПД, которая полностью дублирует счет-фактуру, заполняйте по правилам, установленным для оформления счетов-фактур. То есть в соответствии с требованиями пунктов 5 и 6 статьи 169 Налогового кодекса РФ и приложения 1 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137.

Реквизиты УПД, которые дублируют реквизиты товарной накладной и товарного раздела товарно-транспортной накладной, заполняйте по правилам, установленным для оформления этих документов.

Следует отметить, что форма УПД в отличие от счета-фактуры имеет реквизит «М.П.». Однако он не является обязательным. Поэтому, если на документе не будет печати, покупатель (заказчик) все равно сможет принять УПД в качестве основания для вычета НДС и подтверждения расходов по налогу на прибыль. В то же время, проставив печать, продавец (исполнитель) сможет не заполнять строку 14 «Наименование экономического субъекта – составителя документа (в т. ч. комиссионера/агента)», а покупатель (заказчик) – строку 19 «Наименование экономического субъекта – составителя документа». Это при том условии, что в оттиске есть информация о полном наименовании организации, составившей документ.

Подробные рекомендации по заполнению отдельных реквизитов УПД приведены в приложениях 3 и 4 к письму ФНС России от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96.

Оформление УПД обособленными подразделениями

Рекомендации по оформлению УПД не содержат специальных правил по заполнению сведений о продавце и грузоотправителе, если товары (работы, услуги) реализует обособленное подразделение. Поэтому применяйте тот же порядок, который предусмотрен для заполнения счетов-фактур.

<…>

Из статьи журнала «Главбух» № 19, Октябрь 2012

Значительные и мелкие ошибки в первичке плюс советы, как их исправлять

Какие ошибки поставщики часто допускают в товарной накладнойЕсли ваша компания на упрощенке

<…>

При каких погрешностях в товарной накладной учитывать расходы рискованно

Рассмотрим дефекты накладной № ТОРГ-12, к которым налоговики наверняка придерутся.

Номер и дата товарной накладной. Дата — это вообще обязательный элемент любого первичного документа. Напомним, что перечень реквизитов, которые должны быть в первичке, приведен в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ. Поэтому к накладной без даты и номера претензии контролеров вполне оправданны.

Осторожно!

Товарную накладную без номера и даты принимать к учету рискованно.

Кстати, еще в накладной № ТОРГ-12 нередко забывают указать момент отпуска или получения груза. В то же время без этих сведений невозможно установить, когда именно была совершена хозяйственная операция и право собственности на продукцию перешло к покупателю. Это подтверждает постановление ФАС Северо-Западного округа от 29 декабря 2010 г. по делу № А52-807/2010.

Название товара, цена, количество, стоимость. Это наиболее значимые данные товарной накладной, которые позволяют идентифицировать товар и его стоимость. Поэтому ошибок в них быть не должно. Кроме того, проверяя эти графы, убедитесь, что сведения в них полностью соответствуют счету-фактуре. Ведь любые противоречия привлекают внимание контролеров.

Наименования и адреса сторон. Все существенные ошибки в названиях поставщика, покупателя и их адресах нужно исправить. Что касается мелких неточностей (например, строчные буквы вместо заглавных), они, конечно, могут вызывать вопросы у проверяющих. Но если все остальные сведения заполнены верно и у инспекторов нет доказательств, что контрагент является однодневкой, вряд ли они откажут компании в учете расходов.

Реквизиты договора, а также транспортной накладной. Иногда в накладной пишут «основной договор». Или же приводят неверные номер или дату контракта. Эта неточность не позволяет определить, по какому договору поставщик отгрузил товары. Также нужно иметь в виду, что налоговики обычно проверяют, указаны ли в № ТОРГ-12 данные транспортной накладной.

Подписи.Особенно тщательно контролеры изучают подписи в накладной и зачастую проводят их экспертизу. Больше всего претензий связано с тем, что в накладной № ТОРГ-12 отсутствует подпись в строке «Отпуск груза произвел». Или не заполнена строка «Отпуск груза разрешил».

Следующая типичная ошибка — нет расшифровки подписей. Или не указаны должности сотрудников, подписавших товарную накладную. Примеры некорректных подписей в № ТОРГ-12, а также правильный образец приведены ниже.

<…>

Но допустим, в полученной вами накладной все подписи налицо. Тогда убедитесь, что документ заверили уполномоченные сотрудники поставщика. Для этого понадобятся, например, копии доверенности или приказа руководителя о праве подписи. Заодно проверьте, чтобы подписи одного и того же работника на разных документах визуально не отличались.

<…>

Данные доверенности и печати. Нередко поставщик не указывает реквизиты доверенности, по которой представитель покупателя получил товар. Нарушением считается и отсутствие печати продавца и покупателя. Ведь в унифицированной форме оттиск печати предусмотрен.

Какие неточности в накладной № ТОРГ-12 можно считать незначительными

Все остальные сведения в форме № ТОРГ-12 менее важны. Однако полностью исключить вопросы контролеров по ним нельзя. Здесь все зависит от ситуации и конкретного проверяющего. Поэтому если, казалось бы, в не особо значимых данных вы обнаружите ошибки, безопаснее их исправить.

Важная деталь

Если товар учитывается в штуках и продавец не указал сведения о его массе, такая ошибка, по мнению судей, несущественна.

Так, нередко поставщики не указывают банковские реквизиты, а также телефоны своей компании, грузополучателя и плательщика. Вообще столичные налоговики в письме УФНС России по г. Москве от 26 апреля 2010 г. № 16-15/43834 дали следующие разъяснения. Если в накладной нет банковских реквизитов грузополучателя, это несущественная погрешность. Согласитесь, вряд ли можно считать значительным нарушением и отсутствие номера расчетного счета продавца или плательщика. Не говоря уже об их телефонах и факсах. Тем не менее во избежание лишних вопросов со стороны проверяющих лучше эти сведения в № ТОРГ-12 привести. Так, ничто не мешает взять банковские реквизиты покупателя из договора.

Иногда контролеры придираются и к совершенным мелочам. Скажем, если в форме № ТОРГ-12 не фигурирует вид упаковки, масса груза или количество приложений. Здесь инспекторам сразу же можно указать на явную незначительность подобных дефектов. К примеру, приобретенный вашей компанией товар учитывается в штуках. Значит, такие реквизиты, как «масса груза (нетто)», «масса груза (брутто)», выраженные в весовых показателях, необязательны. Об этом сказано в постановлении ФАС Московского округа от 25 марта 2008 г. № КА-А40/2034-08.

Удастся ли при наличии ошибок в товарной накладной отстоять расходы и вычеты

Возможно, что в полученных вами накладных есть ошибки, исправить которые не удалось. Из-за этого местные налоговики не соглашаются принять бумаги в подтверждение расходов компании. Прежде всего стоит попробовать подать жалобу в УФНС. В ней объясните контролерам, что № ТОРГ-12 содержит все необходимые данные, которые подтверждают факт поставки: название товара, стоимость, дату отгрузки, подписи сторон. Если это не даст результата и вы хотите спорить с налоговиками в суде, нужно иметь в виду следующее.

Проверить себя с помощью «Отчета за 9 месяцев»
otchet.glavbukh.ru

Прежде всего, когда нарушения оформления товарной накладной незначительны, судьи обычно занимают сторону налогоплательщиков. Пример — постановление ФАС Поволжского округа от 25 июля 2011 г. по делу № А55-22020/2010.

Впрочем, даже если в № ТОРГ-12 есть существенные ошибки, вы можете попробовать обосновать расходы другими документами. Это могут быть договоры, счета-фактуры, платежные поручения, регистры бухучета, книга покупок, данные инвентаризации, подтверждающие наличие товаров.

Однако ошибки в первичке зачастую являются только одним из доводов инспекторов, которые они выдвигают в суде. Другие аргументы обычно связаны с тем, что контрагент компании не платит налоги, не сдает отчетность, находится по адресу массовой регистрации, не имеет достаточных ресурсов для совершения сделки и т. д.

И если это действительно так и компании не удастся доказать свою осмотрительность при выборе контрагента и реальность поставки товаров, судьи могут поддержать контролеров (постановление ФАС Северо-Западного округа от 12 апреля 2012 г. по делу № А21-4231/2011).

<…>

Из статьи журнала «Главбух» № 8, Апрель 2013

Сокращенный вариант товарной накладной, из-за которой не будет споров с контрагентами

<…>

А вот графы, которые получится убрать из накладной — это сорт товаров, масса брутто и нетто. Ведь вид или сорт при желании можно вписывать в графе «Наименование». А для измерения массы вам, как бухгалтеру, достаточно будет сведений из столбцов «Количество» — просто единицей измерения будет «кг» или «т».

<…>

Из статьи журнала «Главбух» № 22, Ноябрь 2013

Теперь у вас есть универсальный документ для подтверждения расходов и вычетов

<…>

Обязательные реквизиты УПД

Ошибка в едином документе может привести к тому, что налоговики откажут покупателю как в вычете НДС, так и в учете расходов. Поэтому безопаснее сразу проверить поступивший документ по обязательным реквизитам.

Образец универсального передаточного документа приведен ниже. Основную его часть занимает счет-фактура — он отделен жирной чертой. Его строки обозначены в круглых скобках, например строка (1), а графы — обычными цифрами, например графа 3.

Красным цветом выделены реквизиты, обязательные одновременно для счета-фактуры и первичного документа.

Зеленым цветом выделены реквизиты, обязательные только для счета-фактуры.
Синим цветом выделены реквизиты, обязательные только для первичного документа.

Распечатать первую часть образца >>

Распечатать вторую часть образца >>

Скачать бланк в формате Word >>

Слева от счета-фактуры и под ним — реквизиты, которые относятся только к первичке. Ее строки обозначены в квадратных скобках, например строка [8]. Причем по сравнению с № ТОРГ-12 этих данных меньше. Например, нет банковских реквизитов, не выделены отдельно показатели массы брутто и нетто, сведения об упаковке. В то же время компания вправе добавлять в УПД новые строки, например для тех же реквизитов банковских счетов. А массу груза налоговики предлагают при необходимости указывать в строке [9].

<…>

С той частью УПД, которая является счетом-фактурой, все привычно. Здесь нужно ориентироваться на привычные правила, утвержденные постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137. Согласно этому документу в общем случае заполнять нужно все реквизиты счета-фактуры. За исключением тех, показатели по которым отсутствуют, например, по российским товарам не надо заполнять графы 10, 10а и 11.

Какие реквизиты УПД необходимо заполнить, чтобы использовать его в качестве первички, можно определить из таблиц, приведенных в приложениях № 3 и № 4 к письму ФНС России № ММВ-20-3/96@. Некоторые показатели уже содержатся в части счета-фактуры. Поэтому перечислим другие данные.

Основание передачи и получения товаров (работ, услуг) — строка [8]. Этот показатель лучше не оставлять пустым. В УПД безопаснее привести дату и номер договора, по которому компания отгружает товары или оказывает услуги. Если поставщик выдавал товары по доверенности, то нужно также указать реквизиты этого документа. Это дополнительно будет доказывать реальность сделки.

Должности и подписи сотрудников продавца и покупателя, которые отгрузили или получили товары, услуги, работы, — строки [10], [15]. А также ответственных собственно за оформление этих операций у поставщика и покупателя — строки [13], [18]. Если это те же работники, которые отгружают (принимают) товар, подпись можно второй раз не ставить, а указать только Ф.И.О. и должность.

Наименование компаний, которые составили документ, — строки [14] и [19]. Налоговики имеют в виду компанию, которая выписала УПД. Как правило, это поставщик или исполнитель услуг (работ). И ее контрагента — покупателя или заказчика.

Необязательные реквизиты УПД

Остальные реквизиты обязательными не являются. Но многие из них все же лучше заполнить, чтобы у контролеров не было лишних вопросов.

Дата отгрузки и получения товаров (работ, услуг) — строки [11], [16]. В строке [11] должна стоять дата фактической отгрузки. Если компания не заполнит эти данные, будет считаться, что товар отгружен на дату составления документа в строке (1).

Налоговики допускают ситуацию, когда даты в строке (1) и [11] будут отличаться — например, если компания составит УПД раньше, чем отгрузит товар. Хотя напомним: раньше чиновники настаивали, что счет-фактуру нельзя выставлять раньше отгрузки товаров (письмо Минфина России от 9 ноября 2011 г. № 03-07-09/39), несмотря на то, что запрета на это нет (п. 3 ст. 168 НК РФ).

Например, поставщик составит универсальный документ в декабре. Но из-за того, что транспорт сломался и товар отгрузили только в январе, УПД бухгалтер зарегистрирует в книге продаж за I квартал.

В этом случае датой выставления счета-фактуры будет считаться показатель строки [11], то есть день фактической отгрузки. И такое несовпадение не должно мешать вычетам и расходам.

Но по правилам бухучета первичный документ составляют, когда компания совершает сделку или хозяйственную операцию, а не раньше этого момента (п. 3 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Поэтому безопаснее все-таки не составлять УПД до отгрузки товаров. Исключением могут быть ситуации, которые мы приводили выше. То есть если товар не смогли отгрузить покупателю по объективным причинам.

Важная деталь

Из разъяснений налоговиков следует, что компания может составлять УПД до отгрузки товаров. Но безопаснее по-прежнему избегать таких расхождений и выписывать документ при отгрузке.

Покупателю ревизоры советуют всегда фиксировать в строке [16] дату, когда компания получила товары, приняла услуги или работы. Если этот показатель покупатель все-таки не укажет, будет считаться, что он получил товар на день, указанный в строке [11]. А если и эта строка не заполнена, то на дату документа в строке (1). Здесь главное не запутаться, ведь от этой даты зависит период, в котором покупатель заявляет вычеты или списывает расходы.

Данные о перевозке — строка [9]. В УПД желательно указать реквизиты транспортной накладной, путевых листов или других документов, которые подтверждают доставку товара покупателю. Это позволит подтвердить факт поставки товаров.

Печать. Бланк универсального передаточного документа предполагает наличие печати (М.П.). Но из разъяснений по заполнению документа следует, что печать можно не ставить. Ведь этот реквизит для первички необязателен.

Тем не менее печать повышает доверие к документу как со стороны инспекторов, так и контрагентов. Поэтому лучше заверять УПД печатью. К тому же если на печатях есть полные названия компаний, их можно не дублировать в строках [14] и [19].

Дополнительные показатели. В таблице слева можно для удобства ставить порядковый номер наименования товара (графа А). И указывать артикул товаров или коды ОКВЭД (ОКУН) по работам или услугам (графа Б). Коды могут быть полезны, например, чтобы подтвердить, что компания обоснованно применяет льготу.

Какие реквизиты можно не заполнять, если вы оформляете УПД только как первичку

1.«К платежно-расчетному документу» (строка (5)).

2.«В том числе сумма акциза» (графа 6).

3.Налоговая ставка (графа 7). Если компания применяет упрощенку или ЕНВД, также не нужно заполнять графу 8.

4.Код и краткое наименование страны происхождения товаров (графы 10, 10а).

5.Номер таможенной декларации (графа 11).

Еще в УПД возможно указать дополнительные сведения об отгрузке — дать ссылки на сертификаты соответствия, другие документы, которые являются приложениями к УПД (строка [12]).

А покупатель в строке [17] может зафиксировать, что принял товары без претензий. Либо указать, что выявил некачественную продукцию, и сослаться на акт о расхождении по количеству и качеству товаров.

<…>

Из статьи журнала «Учет в туристической деятельности» № 2, Февраль 2014

Внесены изменения в Закон о бухгалтерском учете

* Федеральный закон от 21 декабря 2013 г. № 357-ФЗ.

<…>

Документооборот

Дополнен пункт 3 статьи 9 Закона № 402-ФЗ: у лица, ответственного за оформление факта хозяйственной жизни, появилась новая обязанность. Он должен обеспечить своевременную передачу первичного документа для принятия его к учету. По сути, работник, подписавший документ, обязан принести его в бухгалтерию.

Требование своевременности раскрывается в графике документооборота. Со сроками, в нем установленными, работника нужно ознакомить под роспись. Их соблюдение относится к его трудовым обязанностям и может быть включено в должностную инструкцию.

Формы первичных документов

Внесены изменения в пункт 4 статьи 9 Закона № 402-ФЗ.

До 1 января 2014 года руководитель компании утверждал формы первичных учетных документов. Теперь он формы не «утверждает», а «определяет». Чем руководствовался законодатель?

Дело в том, что действия по определению форм шире, чем действия по их утверждению. Ведь некоторые формы установлены подзаконными нормативными актами. Их соблюдение является общеобязательным, в локальном утверждении они не нуждаются. К этой категории относятся, в частности, кассовые документы, транспортные накладные при автомобильных и железнодорожных перевозках грузов, приемосдаточные акты на металлолом.

Кроме того, руководителю не имеет смысла утверждать формы, разработанные Госкомстатом России и утвержденные его постановлениями. Разумеется, в случае, если компания применяет эти формы без отступлений. То же самое относится к форме универсального передаточного документа (письмо ФНС России от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96).

Но по-прежнему утверждаются в составе учетной политики формы, разработанные компанией самостоятельно (п. 4 ПБУ 1/2008). Также требуют утверждения дополнения в общеобязательные формы. А вот исключать из них реквизиты, предусмотренные органами власти, недопустимо. Наконец, если форма первичного учетного документа специально согласована договором, то речь идет скорее об определении формы руководителем, чем о ее утверждении (письмо Минфина России от 5 августа 2013 г. № 03-03-06/1/31261).

<…>

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка