Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Как без ошибок выдать декабрьскую зарплату до Нового года

Подписка
Срочно заберите все!
№24
3 сентября 2015 18 просмотров

У нас часто бывает необходимость в подписании документа, а директора нет на месте. Если сделать факсимиле, то какую оно имеет юридическую силу? На какие документы его можно ставить? Подлежит ли потом этот документ переподписанию оригинальной подписью. На подписи каких должностных лиц можно делать факсимиле?

Возможность использования факсимиле законодательно закреплена в п. 2 ст. 160 ГК РФ. Использовать факсимиле можно в договорах, но только в случае, если стороны прямо установили возможность использования такой подписи в самом договоре. В первичных документах использовать факсимиле опасно с точки зрения налоговых последствий. Подробно о последствиях см. статьи ниже в обосновании.

Обоснование

Из рекомендации

Екатерины Ковалевой, ведущего юрисконсульта договорно-правового отдела правового департамента ГК «Олимпстрой»

Виктора Анохина, доктора юридических наук, профессора, заслуженного юриста РФ, председателя Арбитражного суда Воронежской области в отставке

Юлии Копеевой, старшего эксперта ЮСС «Система Юрист»

Можно ли заключить договор путем обмена письмами

<…>

Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон (п. 2 ст. 160 ГК РФ).*

<…>

Гражданский кодекс РФ

<…>

«Статья 160. Письменная форма сделки

<…>

2. Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон*».

<…>

Из статьи журнала «Российский налоговый курьер», 7 апрель 2015

ТОП-11 ошибок в «первичке» и счетах-фактурах, которые не повлияют на налоги

<…>

5. На «первичке» нет печати или проставлено факсимиле

Печать не является обязательным реквизитом для первичных документов (ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Поэтому все претензии инспекторов на этот счет беспочвенны.

Анна Бортникова, первый аудитор ООО «Бетроен», считает, что отсутствие оттиска печати на «первичке» не должно влиять на налогообложение. Это подтверждают и суды (например, постановление ФАС Московского округа от 22.07.09 № А40-79781/08-111-385).

Налоговики зачастую требуют печать, если организация использует унифицированные формы документов, в которых есть реквизит «М.П.». Но суды признают такие требования необоснованными. Например, отсутствие в товарной накладной печати при наличии подписи лица, принявшего товар, и ее расшифровки не является недостатком в оформлении накладной, свидетельствующим об отсутствии факта передачи товара (постановления Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 21.10.14 № А70-13797/2013ФАС Поволжского округа от 02.11.09 № А12-4045/2009).

А вот проставляя факсимиле, компания рискует в налоговом плане. Налоговое и финансовое ведомства считают, что использование факсимильного воспроизведения подписи не предусмотрено при оформлении первичных документов (письма Минфина России от 15.03.10 № 03-02-08/13 и УФНС России по г. Москве от 25.01.08 № 20-12/05968).

Судебная практика по этому вопросу неоднозначна. Есть споры, в которых суды согласились с Минфином России и признали первичные документы, подписанные факсимиле, недействительными (постановления Президиума ВАС РФ от 27.09.11 № 4134/11, ФАС Восточно-Сибирского от 29.04.13 № А19-11729/2012 и Поволжского от 01.04.14 № А57-4665/2013 округов). Но некоторым компаниям повезло больше, и суды встали на их сторону — факсимильная подпись является не копией, а способом выполнения оригинальной личной подписи.

При этом налоговое и бухгалтерское законодательство не конкретизирует понятие личной подписи. Получается, личные подписи могут быть собственноручными, факсимильными и цифровыми. Значит, при наличии между контрагентами соглашения об использовании факсимиле, они вправе визировать первичные и иные документы именно так (постановления ФАС Центрального от 12.08.11 № А48-3632/2010 и Северо-Западного от 30.08.07 № А42-4217/2006 округов).*

Из статьи журнала «Семинар для бухгалтера», 3 март 2015

На каких документах без опаски можно ставить факсимиле

<…>

Главная сложность с факсимиле в том, что законом это понятие никак не определено. В нормативных актах встречаются лишь разрозненные упоминания об оттиске и его использовании в документах. Соответственно, на данный момент четкого правового статуса у факсимильной подписи нет. Отсюда вытекает основное правило использования этого аналога собственноручной подписи: не нужно ставить факсимиле на важных, особенно финансовых, документах. Ведь опереться на закон, когда вы захотите доказать свою правоту перед инспекторами или судом, просто не получится.

Если вы завели в организации факсимиле, обезопасьте себя и компанию, оформите отдельные локальные акты, в которых закрепите: где печать хранится, кому и в каком порядке выдается. Также нужно назначить сотрудника, который будет отвечать за сохранность и использование факсимиле. Оформить все это проще всего по аналогии с печатями организации. Иначе факсимиле, попав в руки случайного человека, может нанести компании ощутимый ущерб.

Совсем нелишним будет акт с перечнем документов, на которых можно пользоваться факсимиле. Разумеется, в пределах вашей организации. В случае споров с проверяющими такая бумага может выручить.

Первичка

Требования к первичным документам прописаны в пунктах 6 и 7 статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. В частности, там говорится о подписи: она должна принадлежать ответственному за сделку лицу и дополняться расшифровкой. Но никаких специальных оговорок о характере исполнения подписи в законе нет. Поэтому вполне можно предположить, что в первичке допускается и собственноручная, и факсимильная, и электронная подпись.

Однако Минфин и ФНС всегда были против факсимиле на первичке (письмо Минфина России от 15 марта 2010 г. № 03-02-08/13письмо МНС России от 1 апреля 2004 г. № 18-0-09/000042). Суды в спорах на эту тему принимали разные стороны. Иногда судьи признавали, что факсимиле в первичке имеет юридическую силу (постановление ФАС Северо-Западного округа от 30 августа 2007 г. № А42-4217/2006). Однако в 2011 году Президиум ВАС РФ в постановлении от 27 сентября 2011 г. № 4134/11 поставил точку в спорах: применять факсимиле в первичных документах нельзя. Сослались судьи на действующий в тот момент Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ и статью 169 НК РФ. В них нет прямого разрешения на использование оттиска для первички.

Поэтому, несмотря на законодательную непрозрачность этого момента, делаем вывод: использовать факсимиле в первичке точно нельзя

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Какие отчеты руководитель просит Вас сделать в Excel чаще всего?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка