Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Как уже в следующем месяце изменится налог на прибыль

Подписка
Срочно заберите все!
№24
3 сентября 2015 146 просмотров

работники нашего предприятия были ознакомлены с приказом о командировке в апреле месяце сроком на 2 дня, по прибытию, ими был составлен авансовый отчет и подкреплены соответствующие документы, бухгалтерия не выдавала им деньги в под отчет, можно ли теперь, спустя 4 месяца исправить данную ситуацию. Директором предприятия была куплена видеокамера за свои средства в апреле месяце 2015 года, оформлен авансовый отчет, прикреплены все документы и чеки,камера поставлена на учет материальных активов, как теперь выплатить директору за эту камеру бухгалтеру спустя 4 месяца. Есть ли нарушения в данной операции и предусмотрен ли штраф за это?


1. Авансовый отчет должны оформлять только те сотрудники, которым был выдан аванс на расходы компании (подотчетные деньги). Компания обязана компенсировать расходы сотрудника в командировке (ст.168 НК РФ). Если при этом подотчетные деньги не выдавались, то сотрудники должны написать заявления на компенсацию их расходов в командировке и приложить все подтверждающие документы. На этом основании компания производит выплату компенсации расходов.

2. В случае покупки директором за личные деньги (подотчетные ему также не выдавались) нужно поступить также, т.е. принять заявление директора на компенсацию его расходов на камеру для компании с подтверждающими документами и выплатить компенсацию.

3. Согласно ст. 236 ТК РФ работодатель несет материальную ответственность за задержку в выплате любых сумм, причитающихся сотруднику по законодательству. Это означает, что за все дни задержки нужно начислить компенсацию не ниже 1/300 ставки рефинансирования ЦБ РФ. Соответственно, такую задержку в выплате компенсации расходов можно воспринимать как задержку заработной платы, за которую предусмотрен штраф от 100 000 до 500 000 руб. или даже лишение свободы на срок до трех лет (ст. 145.1 УК РФ). Однако, для этого должен быть доказан корыстный умысел или личная выгода руководителя от такой задержки выплаты.

Обоснование

Из рекомендации
Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как возместить сотруднику перерасход денег, выданных под отчет

При проверке авансового отчета может быть выявлено, что сотрудник израсходовал денег больше, чем ему было выдано. Если перерасход обоснован, то организация должна его возместить (ст. 22 ТК РФ, указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55).

Обоснованный перерасход

Перерасход можно считать обоснованным, если выполнены такие условия:

Если одно из указанных условий не выполняется, деньги сотруднику можно не возмещать. Таковы требования указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.

Компенсация перерасхода из кассы

Суммы, которые сотрудник израсходовал сверх полученных под отчет, выдайте ему из кассы. Для этого оформите расходный кассовый ордер формы № КО–2. Номер и дату этого документа укажите в строке авансового отчета «Перерасход выдан по кассовому ордеру». Это предусмотрено в указаниях, утвержденных постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.

Ситуация: можно ли внести запись о компенсации перерасхода (реквизитах расходного кассового ордера, по которому произведена выплата) подотчетных сумм в авансовый отчет сотрудника после его утверждения

Да, можно.

Срок, в течение которого организация должна компенсировать перерасход денег сотруднику, законодательством не ограничен. Поэтому внести запись о погашении долга в авансовый отчет можно и после его утверждения. Запрета на этот счет указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55, не содержат.

Ситуация: можно ли возместить сотруднику перерасход подотчетных сумм во время его отпуска

Да, можно.

Дожидаться, когда сотрудник выйдет из отпуска, не обязательно. Выплачивать сотруднику перерасход в период, когда он находится в отпуске, действующее законодательство не запрещает (ст. 22 ТК РФ, указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55).

Поэтому при необходимости организация вправе возместить сотруднику перерасход во время его нахождения в отпуске.

<…>

Компенсация личных денег сотрудника

Сотрудник может приобрести для организации необходимые товары (работы, услуги) за счет личных средств. В этом случае авансовый отчет можно не оформлять, так как этот документ обязаны составлять лишь те сотрудники, которым были выданы деньги организации (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Для возмещения личных расходов сотруднику нужно написать заявление и приложить к нему подтверждающие покупку документы (кассовые чеки, накладные, бланки строгой отчетности, проездные документы и т. д.).

НДФЛ и страховые взносы

Независимо от применяемой системы налогообложения выплаченные подотчетному лицу деньги при наличии подтверждающих документов не облагаются:

Дело в том, что возмещаемые подотчетному лицу суммы – это не вознаграждение за выполненное задание, а компенсация понесенных им расходов. Эти суммы выплачены сотруднику не в счет оплаты труда. Кроме того, они не приносят сотруднику экономической выгоды (дохода) (ст. 41 НК РФ).

<…>

Из рекомендации

Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как возместить командировочные расходы, если сотрудник задержался в командировке

Возмещаемые расходы

Направляя сотрудника в командировку, организация обязана возместить ему:

Об этом сказано в статье 168 Трудового кодекса РФ, а также в пункте 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Из рекомендации

Нины Ковязиной, заместителя директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

Как рассчитать компенсацию за задержку выплаты зарплаты

Документальное оформление

Размер компенсации за задержку зарплаты установите в коллективном или трудовом договоре. Например, можно указать, что компенсация составляет 0,06 процента от суммы задолженности за каждый день задержки зарплаты. Если размер компенсации не установлен трудовым или коллективным договором, то ее считают исходя из 1/300 ставки рефинансирования за каждый день просрочки. Такие правила установлены в статье 236 Трудового кодекса РФ.

Внимание: установленный организацией размер компенсации за задержку зарплаты не может быть меньше 1/300 ставки рефинансирования. В противном случае это условие коллективного (трудового) договора будет недействительным (ст. 8 ТК РФ).

Компенсацию за задержку выплачивайте вместе с погашением задолженности по зарплате.

<…>

Срок задержки зарплаты

В организации должна быть установлена конкретная дата выплаты зарплаты. Устанавливать период, в течение которого должна быть выдана зарплата, а не конкретный день ее выплаты, нельзя. Определяя установленную дату выплаты, учитывайте, что при совпадении дня выплаты с нерабочим днем зарплату нужно выдавать накануне.

Такие выводы следуют из статьи 136 Трудового кодекса РФ и подтверждаются пунктом 3 письма Минтруда России от 28 ноября 2013 г. № 14-2-242.

Соответственно, срок задержки зарплаты определяйте как количество дней, на которое просрочена выплата. Первым днем задержки является день, следующий за установленной датой выплаты зарплаты. Последним днем задержки является дата фактической выплаты зарплаты. Такой порядок установлен в статье 236 Трудового кодекса РФ.

Ситуация: как определять продолжительность задержки зарплаты – в календарных или рабочих днях

При расчете компенсации продолжительность задержки выплаты зарплаты определяйте в календарных днях. В статье 236 Трудового кодекса РФ сказано, что компенсацию нужно начислять за каждый день задержки. Оснований для того, чтобы исключать из этого периода выходные и праздничные дни, нет.

Расчет компенсации

Компенсацию за задержку зарплаты рассчитайте по формуле:

Компенсация за задержку зарплаты = Задолженность по зарплате ? 1/300 ставки рефинансирования (или больший процент, установленный организацией) ? Количество дней задержки

Пример расчета компенсации за задержку зарплаты. Размер компенсации установлен в коллективном договоре

В коллективном договоре, принятом организацией, установлены следующие сроки выплаты зарплаты:

По коллективному договору компенсация за задержку зарплаты составляет 0,06 процента за каждый день просрочки.

Окончательный расчет за декабрь 2013 года, а также всю сумму зарплаты за январь 2014 года организация выплатила 16 февраля 2014 года.

Суммы задолженности и срок задержки составили:

Вместе с задолженностью по зарплате организация выплатила компенсацию за задержку. Сумма компенсации составила:
300 000 руб. ? 47 дн. ? 0,06% + 250 000 руб. ? 27 дн. ? 0,06% + 300 000 руб. ? 11 дн. ? 0,06% = 14 490 руб.

Ситуация: как рассчитать сумму задолженности перед сотрудником, с которой надо платить компенсацию за задержку выплаты зарплаты, – с учетом НДФЛ или без учета

Сумму задолженности по зарплате, с которой рассчитывается компенсация, определяйте без учета НДФЛ.

При выплате зарплаты организация обязана удержать из нее НДФЛ, а значит, она не должна выплачивать его сотруднику (п. 4 ст. 226 НК РФ). НДФЛ не является частью невыплаченной зарплаты. А компенсацию за задержку нужно рассчитывать исходя из фактической суммы задолженности (ст. 236 ТК РФ).

Ситуация: как рассчитать компенсацию за задержку зарплаты, если в периоде просрочки ставка рефинансирования менялась несколько раз. Согласно коллективному (трудовому) договору, компенсация рассчитывается исходя из ставки рефинансирования

Сумму компенсации рассчитайте, учитывая все изменения ставки рефинансирования. Период просрочки выплаты зарплаты разделите на периоды, в которых действовали разные размеры ставки рефинансирования и рассчитайте компенсацию за каждый из таких периодов. Такой вывод следует из буквального толкования статьи 236 Трудового кодекса РФ. В ней сказано, что размер компенсации за задержку зарплаты составляет не ниже одной трехсотой ставки рефинансирования, действовавшей в это время (т. е. в период просрочки).

Пример расчета компенсации за задержку зарплаты. Размер компенсации коллективным (трудовым) договором не установлен

В коллективном договоре, принятом организацией, установлены следующие сроки выплаты зарплаты:

Окончательный расчет за октябрь 2013 года, а также всю сумму зарплаты за ноябрь 2013 года организация выплатила 26 февраля 2014 года.

Суммы задолженности и срок задержки составили:

Вместе с задолженностью по зарплате организация выплатила компенсацию за задержку. Ее размер в коллективном договоре не установлен, поэтому расчет производится исходя из 1/300 ставки рефинансирования, которая составляет 8,25 процента.

Следовательно, сумма компенсации составила:

– за просрочку зарплаты за октябрь:
9322,50 руб. (300 000 руб. ? 113 дн. ? 1/300 ? 8,25%);

– за просрочку аванса за ноябрь:
6737,50 руб. (250 000 руб. ? 98 дн. ? 1/300 ? 8,25%);

– за просрочку зарплаты за ноябрь:
6930 руб. (300 000 руб. ? 84 дн. ? 1/300 ? 8,25%).

Общая сумма компенсации составила 22 990 руб. (9322,50 руб. + 6737,50 руб. + 6930 руб.).

Из статьи журнала «Зарплата», №11, ноябрь 2013.

Расплата за просрочку выплаты отпускных и пособий

  • Пункт 1
    • сотрудник израсходовал деньги на выполнение задания, порученного организацией (как правило, оно указывается в приказе руководителя о выдаче денег под отчет);
    • сотрудник предъявил документы, подтверждающие наличие перерасхода (например, кассовые чеки).
  • Пункт 2
    • стоимость проезда;
    • расходы по найму жилого помещения;
    • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного местожительства (суточные);
    • иные расходы, произведенные с разрешения или с ведома администрации.
  • Пункт 3
    • 20-го числа – аванс в размере 40 процентов от зарплаты;
    • 5-го числа – окончательный расчет.
    • 300 000 руб. (окончательный расчет за декабрь 2013 года) – 47 дней (с 1 января по 16 февраля 2014 года (1–8 января 2014 года – праздничные дни, поэтому зарплата за декабрь должна быть выплачена 31 декабря 2013 года));
    • 250 000 руб. (аванс за январь 2014 года) – 27 дней (с 21 января по 16 февраля 2014 года);
    • 300 000 руб. (окончательный расчет за январь 2014 года) – 11 дней (с 6 по 16 февраля 2014 года).
    • 20-го числа – аванс в размере 40 процентов от зарплаты;
    • 5-го числа – окончательный расчет.
    • 300 000 руб. (окончательный расчет за октябрь 2013 года) – 113 дней – с 6 ноября 2013 года по 26 февраля 2014 года;
    • 250 000 руб. (аванс за ноябрь 2013 года) – 98 дней – с 21 ноября 2013 года по 26 февраля 2014 года;
    • 300 000 руб. (окончательный расчет за ноябрь 2013 года) – 84 дня – с 5 декабря 2013 года по 26 февраля 2014 года.
  • Пункт 4

Л.А. Масленникова, эксперт журнала «Зарплата», кандидат экономических наук

А.В. Вольдейт, специалист отдела автоматизации кадрового учета и расчета заработной платы компании «Микротест»

Если бухгалтер перечислил пособие или отпускные с опозданием, работнику положена компенсация. Рассмотрим, как рассчитать период просрочки, определить сумму выплаты, а также особенности ее оформления и налогообложения.

За задержку выплаты пособий и отпускных установлена материальная ответственность, предусмотренная статьей 236 Трудового кодекса.

Достаточно часто бухгалтеры нарушают законодательство не по злому умыслу, а вследствие ошибки или неосведомленности. Поэтому вначале напомним, в какие сроки необходимо выплачивать работникам отпускные и пособия.

<…>

Директор может сесть в тюрьму за невыплату пособий и отпускных

За невыплату свыше двух месяцев заработной платы, отпускных, пособий и прочих выплат руководителю грозит штраф от 100 000 до 500 000 руб. или даже лишение свободы на срок до трех лет (ст. 145.1 УК РФ).

Обязанность выплатить компенсацию не зависит от причин просрочки

По каким причинам работодатели нарушают сроки выплаты отпускных? Самая частая причина — сложное финансовое положение, отсутствие свободных денежных средств. Другая причина, к сожалению, также часто встречающаяся, — неосведомленность бухгалтера в трудовом законодательстве. Однако при задержке отпускных компенсацию необходимо начислить в любом случае, какой бы уважительной причина ни была.

Сроки выплаты социальных пособий

Выплата пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, а также ежемесячного пособия по уходу за ребенком регулируется Федеральным законом от 29.12.2006 № 255-ФЗ (далее — Закон № 255-ФЗ).

Крайний срок для выплаты пособий

Начислить каждое из перечисленных пособий бухгалтеру нужно в течение 10 календарных дней с момента, когда работник представит все необходимые для назначения пособия документы. А выплатить деньги — в ближайший после начисления день, установленный для выдачи заработной платы (ч. 1 ст. 15 Закона № 255-ФЗ).

<…>

Рассчитаем сумму компенсации

В статье 236 ТК РФ указан минимальный размер компенсации за задержку выплаты зарплаты, отпускных и пособий. Она рассчитывается исходя из 1/300 действующей в период задержки выплат ставки рефинансирования Центробанка России.

Компенсацию начисляют за каждый день задержки, начиная со следующего дня после установленного срока и заканчивая днем, когда работник получил причитающуюся сумму. Количество дней исчисляется в календарных днях.

Отметим, что компенсация начисляется на сумму, положенную работнику на руки, то есть за вычетом НДФЛ. Рассчитать ее можно по следующей формуле:

Пример 3

Дополним условие примера 1. Компания задержала А.Н. Кравцовой выплату отпускных на 14 календарных дней. Сумма отпускных за вычетом НДФЛ — 21 211 руб. Ставка рефинансирования с 14 сентября 2012 года составляет 8,25% годовых (Указание ЦБ РФ от 13.09.2012 № 2873-У). До 4 октября 2013 года включительно она не менялась.

Рассчитаем минимальную величину компенсации, которая полагается А.Н. Кравцовой за 14 дней задержки отпускных.

Решение

Сумма компенсации равна 81,66 руб. (21 211 руб. ? 8,25%: 100% ? 1/300 ? 14 календ. дн.).

Подчеркнем, что в статье 236 Трудового кодекса установлен минимальный размер компенсации. Однако работодатель имеет право выплачивать компенсацию и в большем размере.

Если руководство компании приняло такое решение, необходимо внести соответствующие условия в коллективный либо трудовые договоры.

Как оформить приказ о выплате компенсации

Для выплаты компенсации рекомендуем подготовить соответствующий приказ. Форма — произвольная.

В приказе укажите причину, по которой выплачивается компенсация, ее размер, а также срок, на который была задержана выплата. С приказом ознакомьте работника, которому положена компенсация, под подпись. Образец приказа приведен ниже.

Нужно ли начислять НДФЛ на сумму компенсации?

В пункте 3 статьи 217 НК РФ среди выплат, не облагаемых НДФЛ, указаны компенсации, связанные с выполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей. Сюда относят и компенсацию за задержку выплаты отпускных, социальных пособий и т. п. Тот факт, что подобные компенсации не облагаются НДФЛ, подтверждает и Минфин России в письмах от 23.01.2013 № 03-04-05/4-54 и от 18.04.2012 № 03-04-05/9-526.

Если вы выплачиваете компенсацию, превышающую минимальный размер (больше 1/300 ставки рефинансирования), удерживать НДФЛ также не нужно (письмо Минфина России от 28.11.2008 № 03-04-05-01/450).

Нужно ли начислять страховые взносы?

Компенсация за просрочку отпускных и пособий не упомянута в числе выплат, освобождаемых от начисления страховых взносов. На этом основании Минздравсоцразвития России указывает, что компенсации облагаются страховыми взносами во внебюджетные фонды. Об этом говорится в письме от 15.03.2011 № 784-199 (направлено письмом ФСС РФ от 13.04.2011 № 14-03-11/08-3338).

Хотя есть судебные решения, в которых арбитры, наоборот, признали, что на сумму компенсации не начисляются страховые взносы (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 25.10.2012 № А31-11529/2011).

Что касается страховых взносов в ФСС РФ на случай травматизма, то здесь ситуация следующая. Начисляются данные взносы на выплаты и иные вознаграждения, начисленные в пользу работников в рамках трудовых отношений (п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.99 № 125-ФЗ, далее — Закон № 125-ФЗ). В статье 20.2 Закона № 125-ФЗ перечислены выплаты, не облагаемые взносами. И в пункте 2 статьи 20.1 Закона № 125-ФЗ указаны все виды компенсационных выплат, установленных законодательством.

Компенсация за задержку заработной платы, отпускных, пособий и т. п. предусмотрена статьей 236 ТК РФ. На этом основании страховые взносы в ФСС РФ на случай травматизма на ее сумму начислять не нужно.

Как отразить компенсацию в налоговом учете

Компенсация за задержку выплаты отпускных и пособий не относится к расходам на оплату труда. Дело в том, что согласно статье 255 Налогового кодекса к расходам на оплату труда относятся компенсационные выплаты, связанные с режимом работы, условиями труда или содержанием работников (п. 3 ст. 255 НК РФ). А компенсация, предусмотренная статьей 236 ТК РФ, выплачивается в связи с нарушением работодателем трудового законодательства.

По мнению Минфина России (письмо от 31.10.2011 № 03-03-06/2/164), компенсацию нельзя учесть и как внереализационные расходы, то есть нельзя применить и подпункт 13 пункта 1 статьи 265 НК РФ. Но если вы решите все же учесть компенсацию, будьте готовы к тому, что свое мнение придется отстаивать, возможно, в суде. Положительная арбитражная практика по данному вопросу имеется (постановления ФАС Поволжского округа от 30.08.2010 № А55-35672/2009 и от 11.01.2009 № А55-18483/2007).

<…>

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме

Новости по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка