Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

В декабре вам может прийти сразу два требования из налоговой

Подписка
Срочно заберите все!
№23
7 сентября 2015 60 просмотров

Подскажите пожалуйста, если нашей организации со стороны (ИП) оказывают услуги по заготовке древесины, используя при этом транспорт, принадлежащий нашей организации, о чем оговаривается в договоре оказания услуг, каким образом мы можем списать гсм. Обязательно ли заключать договор аренды транспортного средства. Спасибо.

Нет, не обязательно, достаточно получить от исполнителя путевые листы на транспорт, которые и подтвердят расходы на ГСМ.

В данном случае организация является заказчиком по договору подряда (а при заготовке древесины, где важен не процесс, а результат работы, заключается именно договор подряда, а не возмездного оказания услуг), который предусматривает обязанность заказчика обеспечить подрядчика материалами и техникой, а подрядчик обязуется выполнить работы по заготовке древесины, с использованием техники, учтенной на балансе заказчика.

Количество израсходованных ГСМ должно быть подтверждено документально (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗп. 1 ст. 252 НК РФ). Для этого используются путевые листы.

Соответственно, в данном случае исполнитель (ИП) может оформить путевые листы, и передать из заказчику вместе с чеками на покупку топлива, а заказчик, во исполнение условий договора, возместит ему стоимость ГСМ. При этом расходы на ГСМ в целях исчисления налога на прибыль заказчик может подтвердить договором подряда с приложением копий путевых листов подрядчика и кассовых чеков (при этом если в договоре четко не указана обязанность заказчика не только передавать подрядчику технику, но и компенсировать ему стоимость ГСМ, договор подряда следует дополнить).

В соответствии с п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ в целях гл. 25 НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ). Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Согласно ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.

В данном случае на основании договора подряда право владения и пользования техникой на период проведения работ передано подрядчику, сотрудники которого осуществляют ее эксплуатацию. При таких обстоятельствах на основании ч. 1 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, первичные документы, связанные с использованием техники, должен оформлять ее владелец, которым на время действия договора подряда является подрядчик. Поэтому заключать дополнительный договор аренды техники можно, но не обязательно.

Обоснование

Из рекомендации Сергея Рогожина, кандидата юридических наук, доцента, судьи Суда по интеллектуальным правам (до 2013 г. – судья Арбитражного суда Ульяновской области), Сергея Аристова, выпускающего редактора ЮСС «Система Юрист», Екатерины Ковалевой, ведущего юрисконсульта договорно-правового отдела правового департамента ГК «Олимпстрой»

Как заказчику выбрать между договором подряда и другими договорами

На практике стороны нередко заключают договоры, которые регулируют отношения, отличающиеся от реально существующих между сторонами. Это может иметь разные причины: умысел одной из сторон (или даже обеих сторон), ошибка в толковании условий договора, намеренное введение в заблуждение, сложность самих правоотношений. Таким образом, выбор неверного вида договора может повлечь для стороны неблагоприятные последствия.

Это связано с тем, что суд толкует условия договора исходя из буквального значения содержащихся в нем слов и выражений (абз. 1 ст. 431 ГК РФ). В результате суд может применить к заключенному договору нормы права, которые касаются других договоров, что не всегда отвечает интересам заказчика. Так, например, суд может признать договор незаключенным из-за отсутствия в немсущественных условий (п. 1 ст. 432 ГК РФ). В результате заказчик не сможет применить к подрядчику штрафные санкции, установленные договором, а кроме того, рискует потерять уплаченные деньги и (или) результат выполненной подрядчиком работы.

Таким образом, сторонам договора следует понимать, под действие каких норм подпадут их правоотношения. От этого зависит распределение рисков, требования, которые может предъявить заказчик к подрядчику и подрядчик к заказчику.

Совет

Заказчику в тексте договора полезно указать, какие главы и даже параграфы Гражданского кодекса РФ следует применять к сложившимся между сторонами отношениям. Такие ссылки будут подтверждением действительных намерений сторон при заключении договора. Это позволит снизить вероятность того, что судпереквалифицирует договор.

Кроме того, если суд все же переквалифицирует договор и это будет невыгодно заказчику, то он сможет сослаться на пункт 1 статьи 451 Гражданского кодекса РФ и попытаться расторгнуть договор в связи с существенным изменением обстоятельств, если иное не предусмотрено договором и не вытекает из его существа.

Особенности договора подряда

Стороны заключают договор подряда, когда необходимо за плату выполнить работу, которая имеет определенный, отдельный от нее результат (п. 1 ст. 702 ГК РФ).

Договор подряда имеет следующие основные отличительные признаки:

  • выполнение работы в соответствии с заданием заказчика;
  • обязанность подрядчика выполнить работу и передать результат заказчику, и обязанность заказчика принять результат и оплатить его.

Если заключенный между сторонами договор соответствует всем этим признакам, то на него будут распространяться положения главы 37 Гражданского кодекса РФ.

Различия с договором возмездного оказания услуг

По договору возмездного оказания услуг исполнитель обязуется по заданию заказчика оказать услуги (совершить определенные действия или осуществить определенную деятельность), а заказчик обязуется оплатить эти услуги (п. 1 ст. 779 ГК РФ).

В пункте 2 статьи 779 Гражданского кодекса РФ перечислены конкретные виды услуг, которые могут быть предметом договора возмездного оказания услуг: услуги связи, медицинские, ветеринарные, аудиторские, консультационные, информационные, услуги по обучению, туристическому обслуживанию. Этот перечень не является исчерпывающим.

Главное, чтобы услуги носили нематериальный характер и не подпадали под действие норм, регламентирующих отдельные договоры об оказании услуг.

Пример из практики: суды назвали виды деятельности, которые могут быть предметом договора возмездного оказания услуг

Так, например, возмездным оказанием услуг суды признают:

К отдельным видам договоров оказания услуг можно также отнести договоры транспортных, юридических, агентских, маркетинговых, консалтинговых, рекламных, охранных услуг и т. д.

По договору возмездного оказания услуг в первую очередь важно само оказание услуги (как процесс), которое далеко не всегда должно привести к определенному результату (определение ВАС РФ от 17 февраля 2011 г. № ВАС-967/11; постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 25 ноября 2010 г. по делу № А53-23934/2009ФАС Центрального округа от 22 марта 2011 г. по делу № А14-6020/2010/159/37). И оплате подлежит также сама деятельность вне зависимости от ее результативности.

Подрядная работа, в свою очередь, всегда должна завершиться тем или иным результатом. Кроме того, безрезультатная работа в рамках договора подряда даже не оплачивается (п. 1 ст. 702 и ст. 711ГК РФ).

Однако сложность заключается в том, что деятельность по договору возмездного оказания услуг также может создавать определенный результат.

Пример из практики: суды по-разному квалифицировали два схожих договора: на проведение уборочных работ и на работы по демонтажу

Договор на проведение уборочных работ суды квалифицируют как договор возмездного оказания услуг (постановление ФАС Поволжского округа от 8 февраля 2011 г. по делу № А12-3977/2010), а договор на работы по демонтажу металлических стеллажей в помещениях склада – как договор подряда (постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 4 мая 2011 г. по делу № А63-1554/2010).

В таких случаях нужно исходить из того, что является более ценным для заказчика – овеществленный результат работы или сами действия исполнителя.

<…>

Из рекомендации Сергея Рогожина, кандидата юридических наук, доцента, судьи Суда по интеллектуальным правам (до 2013 г. – судья Арбитражного суда Ульяновской области), Анзора Ганижева, кандидата юридических наук, директора юридического департамента ООО «Страховая компания "ОРАНТА"» (до 2015 года – начальник юридического отдела ФГУП «Центральные научно-реставрационные проектные мастерские»), Сергея Аристова, выпускающего редактора ЮСС «Система Юрист»

Какие риски могут возникнуть у подрядчика в связи с обязанностью заказчика предоставить материалы и оборудование для выполнения работ

По общему правилу подрядчик должен выполнить работу из своих материалов, своими силами и средствами (п. 1 ст. 704 ГК РФ). Обычно на практике так и происходит. Однако может быть и так, что подрядчик не имеет возможности обеспечить себя необходимыми для выполнения работы материалом, оборудованием или иными средствами. В таком случае он может прибегнуть к помощи субподрядчика, если договором не установлено, что он обязан выполнить работу лично. Если же подрядчик намерен выполнять работу лично, то стороны в договоре могут предусмотреть условие, по которому обязанность предоставить материалы и оборудование (или их часть) будет лежать на заказчике. При этом у подрядчика могут возникнуть различные риски, которые связаны:

  • с неисполнением заказчиком обязанности по предоставлению материалов и оборудования;
  • с недостатками предоставленных заказчиком материалов и оборудования;
  • с перерасходом переданных материалов;
  • с утратой материалов и оборудования;
  • с возвратом материалов и оборудования.
  • <…>

Риски, связанные с перерасходом переданных материалов

Гражданский кодекс РФ устанавливает обязанность подрядчика использовать предоставленный заказчиком материал экономно и расчетливо (п. 1 ст. 713 ГК РФ), то есть не допускать перерасхода материалов. После окончания работы подрядчик будет обязан:

  • либо возвратить остаток материалов;
  • либо с согласия заказчика уменьшить цену работы с учетом стоимости остающегося у подрядчика неиспользованного материала.

Более того, если подрядчик будет уклоняться от возврата материалов, то заказчик сможет потребовать зачета стоимости невозвращенных материалов в счет стоимости подлежащих оплате работ (постановление ФАС Поволжского округа от 13 марта 2007 г. по делу № А65-9200/2006-СГ2-24).

Чтобы контролировать расход полученных материалов, заказчик, вероятно, воспользуется таким документом, как отчет подрядчика об израсходовании материала. Подрядчик обязан его представить после окончания работы (п. 1 ст. 713 ГК РФ).

Стоит отметить, что если подрядчик не представит заказчику отчет об израсходовании материала, то это не освободит заказчика от оплаты выполненной работы (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 13 апреля 2005 г. № Ф04-989/2005(9104-А70-5) по делу № А70-5350/24-04).

Можно ли подрядчику не составлять отчет, а просто указать в акте приемки выполненных работ количество исходного материала и количество полученной готовой продукции

Да, это возможно.

Если стороны не согласовали форму отчета, то такой акт будет являться достаточным отчетом подрядчика об использовании материала (постановление ФАС Московского округа от 3 сентября 2008 г. № КА-А40/8214-08 по делу № А40-67911/07-129-404).

Риски, связанные с утратой материалов и оборудования

Здесь можно выделить следующие возможные риски:

  • риск случайной гибели или случайного повреждения переданных материалов или оборудования;
  • риск несохранности переданного имущества.

Риск случайной гибели или случайного повреждения переданных материалов или оборудования

По общему правилу риск случайной гибели или случайного повреждения материалов, оборудования, переданных подрядчику для выполнения работы, несет заказчик (п. 1 ст. 705 ГК РФ). Однако это правило действует лишь в случае повреждения (гибели) материалов или оборудования при их непосредственном использовании в процессе выполнения работы. В других случаях ответственность будет нести подрядчик.

Риск несохранности переданного имущества

Подрядчику необходимо иметь в виду, что он несет ответственность за несохранность предоставленных заказчиком материалов, оборудования, которые оказались во владении подрядчика в связи с исполнением договора подряда (ст. 714 ГК РФ). Но такая ответственность наступает для него только в том случае, если случайная гибель или случайное повреждение материалов или оборудования произошло не при непосредственном выполнении работ, а в иных обстоятельствах. Например, из-за пожара (постановление ФАС Северо-Западного округа от 10 февраля 2006 г. по делу № А21-1621/2005-С2).

Подрядчик несет ответственность также и в случае хищения переданных ему материалов и оборудования (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 26 апреля 2006 г. по делу № А11-2911/2005-К1-9/346). Это связано с тем, что он обязан обеспечить сохранность оборудования и материалов (постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 5 сентября 2007 г. № Ф08-5766/2007 по делу № А32-28970/2006-61/736).

Однако если несохранность предоставленных материалов или оборудования произошла по вине заказчика, то заказчик сам будет нести ответственность за это.

<…>

Риски при возврате материала и оборудования

Заказчик может потребовать от подрядчика вернуть ему (либо указанному заказчиком лицу) полученный от него материал или оборудование либо возместить их стоимость (если возврат в натуре невозможен), в случае если заказчик откажется от исполнения договора по одной из следующих причин:

  • посчитает, что подрядчик не приступает своевременно к исполнению договора подряда или выполняет работу настолько медленно, что окончание ее к сроку становится явно невозможным (п. 2 ст. 715 ГК РФ);
  • посчитает, что подрядчик выполнил работу с отступлениями от условий договора подряда, ухудшившими результат работы, или с иными недостатками результата работы и они в установленный заказчиком разумный срок не были устранены либо являются существенными и неустранимыми (п. 3 ст. 723 ГК РФ).

Это правило установлено статьей 728 Гражданского кодекса РФ.

При расторжении договора подряда по соглашению сторон для возврата подрядчиком заказчику материала или оборудования также применяется статья 728 Гражданского кодекса РФ (определение ВАС РФ от 24 января 2011 г. № ВАС-18406/10).

Даже если подрядчик возместит заказчику убытки в связи с некачественным выполнением работ, это не освободит его от обязанности возвратить заказчику полученные от него материалы и оборудование (определение ВАС РФ от 1 октября 2010 г. № ВАС-12825/10).

Однако может возникнуть ситуация, что возврат материала в натуре невозможен. Например, когда он утерян либо похищен. В таком случае подрядчик будет обязан возместить заказчику его стоимость.

В случае если подрядчик изменил материал (например, переработал), то подрядчик также обязан будет возместить заказчику его стоимость (постановление ФАС Центрального округа от 23 июля 2007 г. по делу № А23-4289/05Г-8-211).

<…>

Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса

Как оформить и отразить в бухучете приобретение ГСМ за наличные

Отражать операции с ГСМ в бухгалтерском и налоговом учете нужно в зависимости от того, каким образом это топливо приобрели. На автозаправочных станциях (АЗС) приобрести бензин можно:

  • по талонам;
  • по топливным картам;
  • за наличный расчет.

Непосредственными покупателями ГСМ на АЗС обычно являются сотрудники организации (водители). Чтобы сотрудник мог приобрести бензин за наличный расчет, он должен располагать необходимой суммой денег. Эту сумму организация выдает ему под отчет по расходному кассовому ордеру (форма № КО-2).

Бухучет: приобретение ГСМ

В бухучете выдачу наличных денег отразите проводкой:

Дебет 71 Кредит 50
– выданы под отчет денежные средства для покупки ГСМ.

В течение трех рабочих дней со дня окончания срока, на который были выданы подотчетные суммы, сотрудник обязан отчитаться о расходах (п. 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Для этого он должен сдать в бухгалтерию авансовый отчет либо по унифицированной форме АО-1, либо по той, что организация разработала самостоятельно. К авансовому отчету должны быть приложены кассовые чеки с указанием количества, марок и стоимости ГСМ, даты покупок и т. п. Подробнее о документальном оформлении имущества, приобретенного через подотчетных лиц, см. Как оформить приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо.

В бухучете приобретенные ГСМ отражайте на субсчете 10-3 «Топливо», открытом ксчету 10 «Материалы». Если АЗС выдала сотруднику счет-фактуру, оформленный в организацию, то НДС можно принять к вычету (п. 1 ст. 172 НК РФ). В этом случае сумму НДС в стоимость ГСМ не включайте (п. 5 ПБУ 5/01). Учтите ее отдельно насчете 19 «НДС по приобретенным ценностям». Так же поступайте, если сумма НДС обозначена в отдельной строке кассового чека, подтверждающего покупку ГСМ.

Если счета-фактуры нет, оприходуйте ГСМ по цене, которая указана в кассовом чеке с учетом НДС (п. 6 ПБУ 5/01).

Поступление ГСМ, приобретенных за наличный расчет, отразите проводкой:

Дебет 10-3 Кредит 71
– оприходованы ГСМ (на основании авансового отчета).

Ситуация: по какому курсу учесть в бухучете стоимость ГСМ, приобретенных подотчетным лицом за иностранную валюту

В бухучете приобретенные ГСМ принимаются к учету по фактической себестоимости (п. 5 ПБУ 5/01). Если ГСМ куплены за иностранную валюту, их стоимость нужно перевести в рубли на дату принятия к учету (п. 45 ПБУ 3/2006). Этой датой является день утверждения авансового отчета подотчетника (п. 6 ПБУ 3/2006).

Путевой лист

Количество израсходованных ГСМ должно быть подтверждено документально (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗп. 1 ст. 252 НК РФ). Для этого используйте путевые листы. Они необходимы независимо от того, в собственности автомобиль или арендован (в т. ч. у сотрудника).

Главбух советует: если организация не является автотранспортным предприятием, то подтверждать расходы на бензин необязательно строго путевыми листами. Но в этом случае будьте готовы к спорам с проверяющими. А аргументы тут могут быть следующими.

Использовать путевой лист обязаны только специализированные автотранспортные организации, автохозяйства. Об этом сказано в статье 6 Закона от 8 ноября 2007 г. № 259-ФЗ.

Для остальных же организаций обязанность использовать путевой лист законодательством не предусмотрена. Поэтому организовать учет ГСМ можно на основании других первичных документов бухгалтерского и налогового учета. Например, это приказы, отчеты, акты, оборотные ведомости движения ГСМ и т. п. Аналогичной позиции придерживаются в своих решениях и судьи (см., например, постановления ФАС Московского округа от 18 сентября 2013 г. № А40-19421/13-99-60,от 25 октября 2012 г. № А40-13623/12-75-66Восточно-Сибирского округа от 25 февраля 2010 г. № А74-3569/2009).

Организация может использовать:

Особенности оформления типовых форм путевых листов в зависимости от вида и назначения автомобилей представлены в таблице. Путевые листы оформляйте независимо от того, в собственности организации транспортное средство или арендовано.

Унифицированные образцы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. При этом они не являются обязательными к применению.

Если унифицированные образцы путевых листов по каким-либо причинам не подходят (например, часть реквизитов не используется или нет необходимых показателей), можно самостоятельно разработать бланки путевых листов. Применение путевых листов зафиксируйте в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008).

Форму путевого листа решили разработать самостоятельно? Тогда проверьте, чтобы в ней были все обязательные реквизиты, предусмотренные разделом II приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152. В частности, это номер путевого листа в хронологическом порядке, данные о сроке его действия, сведения о водителе, данные о транспортном средстве и другие. Можно предусмотреть и дополнительные реквизиты, учитывающие особенности деятельности организации.

Плюс ко всему такой бланк должен отвечать и остальным требованиям законодательства, предъявляемым к первичным документам (ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Путевой лист оформляйте в одном экземпляре на каждое транспортное средство. А тип машины надо сразу обозначить в наименовании путевого листа. Например: путевой лист легкового автомобиля или путевой лист автобуса. Заполнять же бланк должен уполномоченный сотрудник организации (например, диспетчер или секретарь автохозяйства, если такие есть). Все путевые листы должны быть пронумерованы и заверены печатью (штампом).

При выезде автомобиля и после его возвращения в гараж путевой лист должен заверить механик или сотрудник, отвечающий за эксплуатацию автотранспорта, своей подписью (с указанием Ф. И. О.) или соответствующим штампом.

Даты и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя проставляет медработник, проводивший осмотр. Эти данные также должны быть заверены его подписью (с указанием Ф. И. О.) или соответствующим штампом. Кроме того, по результатам предрейсового осмотра в путевом листе медработник должен сделать запись: «Прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен». А по результатам послерейсового осмотра – запись: «Прошел послерейсовый медицинский осмотр». Такие отметки необходимо делать независимо от того, в собственности автомобиль или арендован (в т. ч. у сотрудника).

Это предусмотрено пунктами 16 и 17 Порядка, утвержденного приказом Минздрава России от 15 декабря 2014 г. № 835н.

Главбух советует: Если нет возможности держать в штате врача, то можно заключить с медицинским работником договор подряда. Или же оформите его как внешнего совместителя. Так удастся избежать споров с проверяющими.

На практике мало кто выполняет требование о том, что отметку в путевом листе должен поставить именно медработник, проводивший осмотр. Зачастую, если штатного врача в компании нет, это делает не медицинский работник (как это должно быть по правилам), а кто-то из своих, к примеру, начальник транспортного отдела. В этом случае организация допускает нарушение.

Дело в том, что предрейсовые и послерейсовые медицинские осмотры должны проводить:
– медицинские работники, которые имеют высшее и (или) среднее специальное образование (в т. ч. сотрудники, состоящие в штате организации);
– или медицинские или иные организации, осуществляющие медицинскую деятельность при наличии соответствующей лицензии.
При этом обязанность организовывать проведение обязательных предрейсовых и послерейсовых осмотров возлагается на организацию.

Это предусмотрено пунктами 8 и 9 Порядка, утвержденного приказом Минздрава России от 15 декабря 2014 г. № 835н.

Исходя из этого проведение предрейсовых (послерейсовых) осмотров иными лицами является нарушением, за которое организацию могут оштрафовать.

Внимание: Если к вам с проверкой придут из Росздравнадзора и увидят, что записи в путевых листах сделал не квалифицированный врач, а кто-то другой, компанию могут обвинить в нарушении порядка медосмотра водителя (ст. 11.32 КоАП РФ).

А за этим последует административный штраф:

  • на должностное лицо (например, на руководителя) – от 2000 до 3000 руб.;
  • на организацию или предпринимателя – от 30 000 до 50 000 руб.

Поэтому все же безопаснее хотя бы заключить договор с медработником.

Кроме этого, за отсутствие в путевом листе отметки о прохождении водителем предрейсового медосмотра инспектор ДПС может оштрафовать:

  • руководителя – на 5000 руб.;
  • организацию или предпринимателя – на 30 000 руб.

Такие меры ответственности предусмотрены частью 2 статьи 12.31.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Путевой лист оформляйте на каждый день или иной срок не более одного месяца. Если транспортное средство используют посменно несколько водителей, то можно на одну машину оформить сразу нескольких путевых листов – для каждого водителя.

Такой порядок заполнения путевых листов предусмотрен разделом III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152.

Главбух советует: Оформляя путевые листы, заполняйте все обязательные реквизиты аккуратно и без ошибок. При проверке допущенные неточности могут стать для инспекторов основанием исключить путевые листы из состава документов, подтверждающих расходы. В этом случае обоснованность затрат придется доказывать в суде.

Арбитражная практика, сложившаяся при рассмотрении подобных споров, неоднородна. Некоторые суды указывают: несоответствия в путевых листах не опровергают того, что у организации были расходы, связанные с предпринимательской деятельностью (см., например, определение ВАС РФ от 15 декабря 2008 г. № ВАС-16222/08, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 26 ноября 2009 г. № А32-24509/2007от 27 августа 2008 г. № Ф08-5063/2008).

В то же время многие суды подтверждают: расходы на ГСМ не уменьшают базу по налогу на прибыль, если в путевых листах нет информации о маршруте, пробеге, показаниях спидометра, если путевые листы подписаны неуполномоченными лицами, отсутствуют расшифровки подписей и т. п. (см., например, определение ВАС РФ от 30 августа 2013 г. № ВАС-11880/13, постановления ФАС Уральского округа от 5 марта 2009 г. № Ф09-946/09-С5Западно-Сибирского округа от 20 ноября 2009 г. № А46-11958/2009).

Если заполнить какой-либо из реквизитов путевого листа невозможно, то причину этого необходимо задокументировать и указать в соответствующем поле. В частности, такая ситуация может возникнуть, если из-за неисправности спидометра в путевом листе невозможно заполнить поле «Показания спидометра». В этом случае факт поломки отразите в соответствующем документе (например,можно составить акт о выявленных неисправностях (дефектах) основного средства). Факт выхода оборудования из строя и реквизиты такого документа (например, акта) укажите в поле «Показания спидометра». Кроме того, к путевому листу необходимо приложить документ, подтверждающий расстояние, которое было преодолено автомобилем с неисправным спидометром. Он должен содержать все необходимые реквизиты, предусмотренные для первичных документов (ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Подтвердить пробег можно, например, бухгалтерской справкой. В ней отразите пройденное автомобилем расстояние (его можно определить в результате измерений). Такой порядок действий рекомендован вписьме ФНС России от 16 июля 2010 г. № ШС-37-3/6848.

Внимание: Использование сотрудником служебного транспорта без путевых листов или других подтверждающих документов может быть расценено как использование автомобиля в личных целях. А раз так, то инспекторы могут потребовать начислить НДФЛ с дохода, полученного в натуральной форме. Например, исходя из стоимости аренды машины за период пользования. Об этом сказано в письме Минфина России от 11 июня 2014 г. № 03-04-05/28243.

Чтобы контролировать, кому из водителей и когда выдали путевые листы, и вовремя ли их сдали в бухгалтерию, делайте записи в журнале учета движения путевых листов (п. 17 раздела III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152).Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78 предусмотрена типовая форма этого документа (форма № 8).

Оформленные путевые листы нужно хранить в течение пяти лет (п. 18 раздела III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152).

<…>


Ситуация: как часто нужно оформлять путевой лист автомобиля

Такая периодичность зависит от того, является организация автотранспортным предприятием или нет.

Если речь идет об автотранспортном предприятии, то путевые листы оформляйте ежедневно. Поскольку в этом случае такие документы действительны в течение одного дня (смены). На более длительный срок путевые листы выписывают только при командировках. Тогда водитель самостоятельно записывает подробный маршрут с указанием соответствующих дат. Это следует из раздела 2 указаний, утвержденныхпостановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78.

Организации же, которые не относятся к автотранспортным, оформляют путевые листы с той периодичностью, которая позволяет обосновать расходы на ГСМ. Но как минимум один раз в месяц (п. 10 приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152письмо Минфина России от 30 ноября 2012 г. № 03-03-07/51).

<…>


Данные приборов учета

Расходы на ГСМ можно подтвердить не только путевыми листами, но и любыми другими документами, позволяющими достоверно определить пройденный путь. Например, документами, заполненными на основе данных приборов учета и контроля за перемещением транспортных средств с использованием системы спутниковой навигации ГЛОНАСС или иных систем. Такие разъяснения содержатся в письме Минфина России от 16 июня 2011 г. № 03-03-06/1/354.

Бухучет: списание ГСМ

По данным путевого листа (других документов) рассчитайте количество топлива, которое списывается на затраты. Для этого воспользуйтесь формулой:

Количество топлива, подлежащее списанию на затраты (л) = Остаток топлива при выезде автомобиля (л) + Количество топлива, заправленного в бак автомобиля (л) Остаток топлива на конец дня (л)


Стоимость топлива, которая списывается на расходы, зависит от метода оценки МПЗ (ФИФОпо средней себестоимости) (п. 16 ПБУ 5/01).

При списании ГСМ в бухучете сделайте проводку:

Дебет 20 (23, 26, 44...) Кредит 10-3
– списана стоимость израсходованного топлива (на основании путевого листа).

Такой порядок следует из Инструкции к плану счетов (счета 1020232644).

<…>

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка