Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

Всеобщий переход на онлайн‑кассы — срочно присоединяйтесь

Подписка
Срочно заберите все!
№23
7 сентября 2015 485 просмотров

ООО "Оконные системы-Псков" занимается производством изделий из ПВХ.Подскажите,пожалуйста,если на фирме 3 человека:директор и 2 работника,работники не вышли на работу.Составлен акт о невыходе на работу.Подписать должна комиссия,а тут только один директор.Как правильно выйти из этой ситуации?

Законодательство не регламентирует порядок фиксирования факта прогула. Обычно на практике составляется акт об отсутствии работника на рабочем месте, который подписывается его непосредственным руководителем и двумя свидетелями. Подтвердить сам факт отсутствия можно и иными способами. Поскольку в организации директор только один, он может пригласить свидетелей сторонних лиц, которые не являются сотрудниками компании (ст. 55 ГПК РФ). Свидетели распишутся в акте. Также в этом документе целесообразно зафиксировать информацию о попытках связаться с работником по телефону для выяснения причины отсутствия с указанием времени звонков и номеров телефонов (в случае судебного спора в филиале телефонного оператора можно получить выписку о сделанных звонках, где будут отражены время, продолжительность звонка и номер абонента) Доказательством отсутствия работника могут служить аудио- и видеозаписи, информация электронной пропускной системы.

Обоснование

Из рекомендации

Ивана Шкловец, заместителя руководителя Федеральной службы по труду и занятости

<…>

Документальное подтверждение

Какими документами можно подтвердить факт прогула

Факт прогула нужно подтвердить документально. Законодательство не закрепляет фиксированный перечень документов, которые в обязательном порядке должны быть оформлены при прогуле. В связи с этим можно:

  • сделать соответствующую отметку в табеле;
  • составить акт или служебную записку об отсутствии сотрудника на рабочем месте;
  • направить сотруднику уведомление с просьбой явиться на работу.

Именно такие документы чаще всего служат доказательной базой прогула, и именно их принимают к рассмотрению суды при возникновении спорной ситуации (см., например, апелляционное определение Московского городского суда от 2 августа 2013 г. № 11-15221).

Табель учета рабочего времени

Как зафиксировать отсутствие сотрудника в табеле учета рабочего времени

Факт отсутствия сотрудника на работе зафиксируйте в табеле учета рабочего времени, проставив в документе соответствующую отметку.

В коммерческих организациях

Если причина отсутствия сотрудника на рабочем месте не известна, в табеле учета рабочего времени по форме № Т-12 или № Т-13 поставьте буквенный код «НН». Если в дальнейшем сотрудник представит документы, подтверждающие болезнь, или будет признан факт прогула, табель нужно уточнить. В нем буквенный код «НН» исправьте на код «Б» – временная нетрудоспособность (болезнь) или «ПР» – прогулы (отсутствие на рабочем месте без уважительных причин). Условные обозначения явок и неявок приведены на титульной стороне табеля по форме № Т-12, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Если организация использует самостоятельно разработанную форму табеля, то она вправе указать те буквенные коды, которые утверждены и соответствуют неявке, временной нетрудоспособности и прогулу сотрудника.

В государственных и муниципальных учреждениях

Отметку об отсутствии сотрудника на работе сделайте в табеле учета рабочего времени по форме № 0504421.

В табеле по форме № 0504421 при признании факта прогула поставьте код «П». Если выяснится, что сотрудник отсутствовал на работе с разрешения администрации, исправьте на код «А», если же по причине болезни – на код «Б». Условные обозначения явок и неявок приведены в Методических рекомендациях, утвержденных приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н.

Акт об отсутствии сотрудника на рабочем месте

Как составить акт об отсутствии сотрудника на рабочем месте

Составьте акт об отсутствии сотрудника на рабочем месте за подписью двух и более свидетелей.

Если у отсутствующего сотрудника есть непосредственный руководитель, он может вместо акта (или наряду с актом) написать докладную записку на имя руководителя организации. В ней он должен сообщить, что подчиненный не явился на работу, и перечислить меры, которые принимались, чтобы его найти (звонки по домашнему телефону, служебная проверка и т. п.). В акте и докладной записке нужно точно (в часах и минутах) указать время отсутствия сотрудника на работе.

Вопрос из практики: Как часто нужно составлять акты об отсутствии сотрудника на рабочем месте при длящемся прогуле

Данный вопрос законодательством не урегулирован.

Вместе с тем, следует учитывать, что каждый факт пропуска работы должен быть документально зафиксирован. Помимо отметок в табеле и докладных записок непосредственного руководителя, для большей убедительности рекомендуется составлять акты об отсутствии сотрудника в присутствии не менее двух свидетелей.

Оптимальный вариант – составлять такие акты ежедневно в течение всего периода отсутствия. Это связано с тем, что впоследствии сотрудник может предъявить документы, подтверждающие уважительные причины отсутствия. Однако между подтвержденными периодами могут оказаться и неподтвержденные дни, и на них у работодателя будут своевременно оформленные акты.

Вместе с тем, при длительном прогуле, от недели и более, составлять акты каждый день может быть нерационально. Поэтому на практике периодичность составления актов, как правило, увеличивается с длительностью прогула. Если прогул длится не менее недели, то акт составляют ежедневно на каждый день отсутствия. Если прогул длится более недели, то начиная со второй недели акт составляют еженедельно по итогам недели. Если же прогул длится больше месяца, то начиная со второго месяца акт составляют ежемесячно по итогам прошедшего месяца. Составлять акты реже не рекомендуется, поскольку для применения дисциплинарного взыскания, в том числе в виде увольнения за прогул, предусмотрен месячный срок (ст. 193 ТК РФ). Его необходимо исчислять не с первого дня прогула, а с последнего, при условии что этот день зафиксирован. Правомерность такого подхода подтверждают и суды, см., например, определение Московского областного суда от 15 ноября 2011 г. № 33-24401.

Если сотрудник после длительного прогула все же явится на работу, то в день его выхода рекомендуется составить итоговый акт: о выходе на работу сотрудника после длительного прогула с указанием общей продолжительности отсутствия и приложением к нему всех ранее оформленных актов. С актом нужно в общем порядке ознакомить сотрудника и запросить у него объяснения.

Письмо-уведомление сотруднику

Как поступить, если сотрудник длительное время не появляется на работе

В случае длительного отсутствия сотрудника на рабочем месте направьте на его домашний адрес письмо-уведомление. В уведомлении попросите его явиться на работу и объяснить причины своего отсутствия. Письмо должно быть заказным с уведомлением о вручении. Оформить его нужно на бланке для писем организации. В письме укажите разумный срок, в течение которого сотрудник должен будет ответить, например, две недели. После того как вернется почтовое уведомление, нужно подождать ответа. Если в течение указанного срока ответ не придет, а сотрудник так и не появится, составьте акт об отсутствии объяснений за подписью двух и более свидетелей.

Следует учесть, что если по независящим от работодателя причинам сотрудник не получит указанное письмо-уведомление и, соответственно, не представит работодателю объяснение причин своего отсутствия, то это не будет препятствием для его увольнения за прогул. Поскольку неявка в почтовое отделение для получения письма-уведомления и его возвращение работодателю в связи с истечением срока хранения может расцениваться как злоупотребление правом со стороны сотрудника и его отказ от дачи объяснений по совершенному проступку. При этом непредставление объяснений провинившимся сотрудником не является препятствием для применения к нему дисциплинарного взыскания, в том числе в виде увольнения (ч. 2 ст. 193 ТК РФ). Правомерность такой позиции подтверждают и суды, см., например, апелляционное определение Ульяновского областного суда от 15 июля 2014 г. № 33-2339/2014.

<…>

<…>

Из статьи журнала «Трудовые споры» № 5, Май 2010

Увольнение за прогул: проблемы правоприменительной практики

<…>

Шаг 1: Акт о прогуле. Прежде всего необходимо зафиксировать факт отсутствия работника на рабочем месте в конкретное время. Классическим доказательством данного факта является акт о прогуле, который может быть составлен на основании докладной записки или иного сообщения со стороны работников организации, обнаруживших прогул. Акт составляется в произвольной форме, в нем указываются время и место составления, подробно описываются обстоятельства «происшествия» с указанием рабочего места сотрудника в соответствии с трудовым договором, должностной инструкцией и правилами внутреннего трудового распорядка, точного времени отсутствия работника. В акте можно упомянуть о том, кто и когда обнаружил отсутствие работника, составил докладную записку, зафиксировать показания лиц, на которых возложен контроль за учетом рабочего времени и которые подтвердят, что работник не обращался с просьбой предоставить отгул, охранников организации. Также в этом документе целесообразно зафиксировать информацию о попытках связаться с работником по телефону для выяснения причины отсутствия с указанием времени звонков и номеров телефонов (в случае судебного спора в филиале телефонного оператора можно получить выписку о сделанных звонках, где будут отражены время, продолжительность звонка и номер абонента), о результатах исследования материалов видеонаблюдения, данных системы электронного учета посещаемости рабочих мест. Акт должен содержать информацию о составителе и лицах, присутствующих при его составлении и сообщающих сведения, их подписи с расшифровками и указанием занимаемых должностей.

Если работник отсутствует несколько дней, то за каждый из них может быть составлен отдельный акт о прогуле. Ведь стандартное поведение работника, когда он узнает о предстоящем увольнении, — как можно скорее выйти на больничный или представить какие-либо оправдательные документы. Но сделать это «задним числом» не всегда удается, в связи с чем отсутствие работника в какой-то из дней окажется без уважительной причины. В основании приказа об увольнении в таком случае указываются все составленные акты.

При составлении акта следует помнить, что подписавшие его лица в случае передачи трудового спора на рассмотрение суда, как правило, допрашиваются в качестве свидетелей. Поэтому они должны не просто подписать акт, но непосредственно присутствовать при его составлении и исследовать обстоятельства прогула, чтобы показания были подробными и непротиворечивыми.

По делам об увольнении за прогул суды исследуют вопрос о наличии в организации учета рабочего времени. Поэтому после составления акта о прогуле необходимо отразить данный факт в табеле рабочего времени, оформленном по форме № Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» или по форме № Т-13 «Табель учета рабочего времени», утвержденным постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. В табеле проставляется буквенный код «нн» или цифровой 30 (неявка по невыясненным обстоятельствам). Учет рабочего времени может производиться в журнале учета рабочего времени с помощью системы электронного учета посещаемости рабочих мест, что несомненно облегчает доказывание в суде факта отсутствия работника на рабочем месте.

<…>

Журнал «Трудовые споры» № 8, Август 2012

Увольнение за прогул. Какие документы подтвердят правомерность действий работодателя

<…>

Алгоритм увольнения за прогул

Порядок действий работодателя На что обратить внимание
Ставим отметку в табеле о неявке работника на работу Отметка делается в начале рабочего дня как неявка по неизвестным причинам («НН»). После выяснения причин отсутствия работника (и признания их неуважительными) делается корректировка и проставляется отметка «ПР» (прогул)
Составляем докладную записку об отсутствии работника на работе Записка подтверждает дату, с которой работодателю стало известно о совершении работником прогула. С этой даты исчисляется срок для наложения дисциплинарного взыскания (подп. 2. п. 34 постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2)
Составляем акт о том, что работник не явился на работу по невыясненным причинам Акт должен быть подкреплен показаниями свидетелей и данными электронной пропускной системы (при ее наличии). С данным актом работника нужно ознакомить. Если он отказывается это сделать, то в акте делается об этом отметка
Выясняем причины отсутствия работника на работе До применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение
Если затребовать объяснение невозможно по причине длительного отсутствия работника на работе
Руководитель или уполномоченное лицо, отправляет по почте письменное требование работнику о даче объяснений Требование о даче объяснений, заверенная на почте копия уведомления и квитанции об оплате почтового отправления будут служить доказательствами соблюдения работодателем процедуры увольнения
Если работник отказывается предоставить объяснения
Составляем акт о том, что объяснение не представлено Поскольку работник имеет право предоставить объяснение в течение двух рабочих дней, то акт об отсутствии объяснений следует составлять по истечении данного срока (ч. 1 ст. 193 ТК РФ)
Издаем приказ об увольнении за прогул Приказ издается не позднее 1 месяца со дня обнаружения проступка. В этот срок не входит время болезни работника, отпуска, а также время, необходимое для учета мнения представительного органа работников (ч. 3. ст. 193 ТК РФ)
Знакомим работника с приказом об увольнении С приказом о наложении дисциплинарного взыскания в виде увольнения работник должен быть ознакомлен в течение трех дней со дня его издания (ч. 6 ст. 193 ТК РФ)
Выдаем работнику трудовую книжку и производим расчет Расчет и выдача трудовой книжки производятся в день увольнения работника. В случае отсутствия работника работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать письменное согласие на отправление трудовой книжки по почте (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ)

<…>

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка