Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

В чем постоянно путаются бухгалтеры, когда платят НДФЛ и взносы

Подписка
Срочно заберите все!
№24
7 сентября 2015 64 просмотра

Работник нашего предприятия в конце октября текущего года собирается посетить обучающий семинар, который будет проходить в г. Москва. Для этого нужно предварительно приобрести авиабилеты. В какой максимальный срок можно выдать денежные средства из кассы работнику для приобретения билетов? Можно ли выдать денежные средства в сентябре, не будет ли это являться нарушением? Получается, что на конец отчетного периода (9 месяцев) у работника останется незакрытая сумма на счете 71, и отчитываться работник будет только в ноябре по приезду из командировки.

Законодательство не устанавливает ограничений ни ни на размер подотчетных сумм, ни на срок, на которые они выдаются. Срок должен быть указан в соответствующем заявлении сотрудника, подписанном руководителем организации.

Так как выданные под отчет суммы никак не влияют на расчет и уплату налогов, нарушения налогового законодательства также не будет.

Обоснование

Из рекомендации
Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Кому и сколько можно выдать денег под отчет

Кому можно выдать деньги под отчет

Организация обязана организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни (ч. 1 ст. 19 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Порядок контроля за хозяйственными операциями, в том числе за выдачей денег подотчетным лицам, определяет руководитель организации. Поэтому именно он обычно ограничивает список сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет. Для этого руководитель может издать приказ.

Главбух советует: Не делайте список сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет, частью приказа об учетной политике.

Если список подотчетников утвердить отдельным документом, то его можно будет изменить в любое время. Вносить изменения в учетную политику можно только в строго ограниченных случаях (ч. 6 ст. 8 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Ситуация: можно ли выдать наличные деньги (рубли) под отчет иностранному сотруднику из кассы

Да, можно.

Валютной операцией, в частности, признается отчуждение резидентом в пользу нерезидента (и наоборот) валюты РФ (рублей), а также использование такой валюты в качестве средства платежа (подп. «б» п. 9 ч. 1 ст. 1 Закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ).

При этом иностранный гражданин признается резидентом, если он имеет статус постоянно проживающего или лица без гражданства. Нерезидентами являются граждане, имеющие статус временно пребывающих или временно проживающих. Такой вывод позволяет сделатьподпункт «б» пункта 6 и подпункт «а» пункта 7 части 1 статьи 1 Закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ.

Российская организация является резидентом России (подп. «б» п. 6 ч. 1 ст. 1 Закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ).

По общему правилу валютные операции между резидентами и нерезидентами осуществляются в безналичной форме (абз. 1 ч. 2 ст. 14 Закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ). Исключение из этого правила составляют случаи, перечисленные в абзацах 3–5 части 2 статьи 14 Закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ.

Однако, вне зависимости от статуса сотрудника-иностранца, выдача ему денег (рублей) под отчет не признается валютной операцией, так как:

  • при выдаче наличных денег под отчет не происходит отчуждения валюты РФ (перехода права собственности на деньги) (п. 1 ст. 235ст. 128 ГК РФ);
  • выдачу под отчет нельзя считать использованием денег в качестве средства платежа (ведь в данном случае организация не расплачивается с сотрудником (ничего у него не приобретает), а выдает ему деньги на конкретные цели, например на приобретение канцелярских товаров).

Кроме того, пункт 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У не содержит никаких ограничений и особенностей в отношении выдачи денег (рублей) под отчет иностранным сотрудникам.

Таким образом, организация вправе выдать сотруднику-иностранцу наличные деньги (рубли) под отчет.

Ситуация: можно ли выдать наличные деньги под отчет человеку, работающему по гражданско-правовому договору

Да, можно.

Организация вправе выдать деньги под отчет работнику. Для целей работы с наличными и соблюдения кассовой дисциплины с 1 июня 2014 года работником является человек, с которым заключен трудовой либо гражданско-правовой договор. Это следует из пунктов 5 и 6.3указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У и подтверждено письмом Банка России от 2 октября 2014 г. № 29-1-1-6/7859.

А значит, под отчет деньги можно выдать и подрядчику. Например, для покупки материалов, которые необходимы для выполнения работ по гражданско-правовому договору.

Ситуация: может ли филиал выдавать деньги под отчет сотрудникам, которые числятся в головном отделении организации

Да, может.

Обособленные подразделения не признаются отдельными юридическими лицами (п. 3 ст. 55 ГК РФ). Они входят в состав организации, открывшей их. Поэтому филиал, являясь обособленным подразделением организации, вправе выдавать денежные средства под отчет всем сотрудникам. И тем сотрудникам, которые заключили договор с филиалом, и тем, кто числится в головном офисе. Главное, чтобы сотрудник значился в списочном составе организации. Такой вывод можно сделать из пункта 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Ситуация: нужно ли заключить с сотрудником, которому выданы деньги под отчет, договор о полной материальной ответственности

Нет, не нужно.

Выдача денег под отчет не является основанием для заключения с сотрудником договора о материальной ответственности. Список сотрудников, с которыми должен быть заключен этот договор, приведен в приложении 1 к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85.

Кроме того, наличие или отсутствие договора о материальной ответственности при выдаче денег под отчет ни на что не влияет. В случае невозврата подотчетных сумм взыскать их с сотрудника можно и без такого договора. Объясняется это тем, что выданные суммы – аванс. А организация вправе удержать из заработка сотрудника невозвращенный аванс, выданный ему на служебные цели (ст. 137 ТК РФ).

Заявление на выдачу подотчетных сумм

Для получения наличных денежных средств под отчет сотрудник должен написать заявление в произвольной форме, в котором нужно указать необходимую сумму и на какие цели она будет потрачена.

Каких-либо ограничений на размер подотчетных сумм и срок, на который они выдаются, в законодательстве нет. По новым правилам, с 1 июня 2014 года руководителю организации не нужно делать на заявлении собственноручную запись о том, какую сумму и на какой срок выдают наличные (п. 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Внимание: Предельный размер расчета наличными – 100 000 руб. по одной сделке – не применяется при выдаче подотчетных сумм сотруднику (п. 5 и 6 указания ЦБ РФ от 7 октября 2013 г. № 3073-У). Однако это ограничение действует при расчетах с другими организациями или предпринимателями (п. 6 указания ЦБ РФ от 7 октября 2013 г. № 3073-У). Поэтому при оплате товаров (работ, услуг) от лица организации сотрудник должен его соблюдать. Если лимит будет нарушен, налоговые инспекторы могут оштрафовать организацию.

Инспекторы могут установить нарушение этого правила при проверке авансовых отчетов сотрудников (кассовых чеков, квитанций, приложенных к нему). Сумма штрафа для организации в этом случае может составить от 40 000 до 50 000 руб. Оштрафовать ее руководителя инспекторы вправе на сумму от 4000 до 5000 руб. Об этом сказано в статье 15.1Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Обычно нарушения, связанные с превышением лимита расчетов наличными, носят разовый характер (правила расчетов не нарушаются постоянно в течение длительного времени). Такие правонарушения не считаются длящимися (п. 14 постановления Пленума Верховного суда РФ от 24 марта 2005 г. № 5). Поэтому инспекторы должны обнаружить их в течение двух месяцев, после того как сотрудник расплатится наличными (ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ). Если они этот срок пропустили, то организацию оштрафовать нельзя.

Отчет за полученные деньги

При выдаче денег под отчет соблюдайте требование, которое установлено пунктом 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У: нельзя выдавать подотчетные суммы сотруднику, который не отчитался по ранее полученным деньгам.

Внимание: Если налоговые инспекторы обнаружат, что организация неправомерно выдала деньги сотруднику под отчет (он еще не отчитался по предыдущей сумме), то они могут попытаться оштрафовать ее за нарушение правил ведения кассовых операций.

Однако ответственность за этот проступок организация несет в строго ограниченных случаях (они указаны в ст. 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях). Несоблюдение правил выдачи подотчетных сумм к ним не относится. Получается, что штраф за такое правонарушение законодательство не предусматривает. Такой вывод подтверждает арбитражная практика (см., например, постановления ФАС Дальневосточного округа от 16 июля 2010 г. № Ф03-4472/2010, Северо-Западного округа от 21 февраля 2005 г. № А56-33543/04 и от 9 февраля 2005 г. № А21-8287/04-С1).

Особые правила установлены в отношении командировочных расходов. Отчитаться за эти суммы сотрудник должен в течение трех рабочих дней со дня возвращения из командировки (п. 26 Положения, утвержденногопостановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Изменить этот срок руководитель организации не может.

Главбух советует: Если в конце рабочего дня появился сверхлимитный остаток в кассе, то выдайте его под отчет сотруднику. На следующий день этот сотрудник вернет деньги в кассу организации.

Если этого не сделать, то налоговые инспекторы могут наказать организацию за превышение лимита остатка наличных денег в кассе. За это нарушение организации грозит штраф от 40 000 до 50 000 руб., а должностным лицам (например, руководителю) – от 4000 до 5000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ).

<…>


Как выдать деньги под отчет

Способы выдачи

Подотчетные суммы можно выдать сотруднику двумя способами:

Выдача подотчетных сумм наличными

Если организация выдает сотруднику подотчетные суммы наличными, деньги для выдачи можно получить:

  • с текущего банковского счета;
  • за счет выручки, поступившей в кассу организации от реализации товаров (выполнения работ, оказания услуг). Исключением является наличность, принятая от граждан в качестве платежей в пользу иных лиц (например, при комиссионной торговле или при получении оплаты по договору поручения за услуги в пользу операторов мобильной связи). Такие средства в полной сумме нужно сдать в банк.

Это следует из положений пунктов 2 и 3 указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У.

В бухучете в момент выдачи наличных денег под отчет сделайте запись:

Дебет 71 Кредит 50
– выданы сотруднику деньги под отчет из кассы.

Пример выдачи подотчетных сумм сотруднику из кассы организации

Секретарю ЗАО «Альфа» Е.В. Ивановой поручено закупить для организации канцтовары (бумагу, ручки, степлеры и т. д.). На эти цели кассир на основании заявления Ивановой, подписанного генеральным директором, выдал сотруднице 4000 руб.

Выдачу денег под отчет бухгалтер «Альфы» отразил так:

Дебет 71 Кредит 50
– 4000 руб. – выданы деньги под отчет Ивановой для покупки канцтоваров.

Использование корпоративной банковской карты

Для выполнения служебных заданий сотруднику можно выдать корпоративную банковскую карту. Ее разрешено использовать для оплаты командировочных и представительских расходов, а также других подотчетных операций (п. 2.5 Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 г. № 266-П). Эта карта может быть расчетной (дебетовой) или кредитной (п. 1.5 Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 г. № 266-П). Чтобы получить корпоративную карту, сотрудник должен написать заявление. Денежные средства на карту зачисляются на основании приказа руководителя. Также рекомендуется утвердить порядок использования корпоративной карты, а учет выданных карт вести в специальном журнале.

При открытии (закрытии) специального карточного счета уведомлять налоговую инспекцию и территориальные отделения Пенсионного фонда РФ и ФСС России не надо.

Однако передача карты сотруднику – это еще не выдача самих подотчетных сумм. СогласноИнструкции к плану счетов суммы по дебету счета 71 отражаются в корреспонденции со счетами учета денежных средств. То есть в тот момент, когда сотрудник воспользуется картой (снимет с нее деньги или оплатит ею расходы).

По корпоративной карте сотрудник снимает деньги со специального карточного счетаорганизации. Этот счет банк открывает организации на основании договора банковского счета (п. 1.12 Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 г. № 266-П).

Специальный карточный счет является отдельным, поэтому учет операций по нему нужно вести на отдельном субсчете к счету 55 (Инструкция к плану счетов). Например, этот субсчет можно назвать «Специальный карточный счет». О том, какую сумму и когда сотрудник снял с карты, можно узнать из банковской выписки. В бухучете при этом делается такая запись:

Дебет 71 Кредит 55 субсчет «Специальный карточный счет»
– выданы сотруднику деньги под отчет.

Пример выдачи подотчетных сумм сотруднику с использованием корпоративной банковской карты

Менеджеру ЗАО «Альфа» А.С. Кондратьеву поручено купить для организации хозяйственные принадлежности (швабру, ведро, салфетки и т. д.). Для оплаты этих расходов 14 марта сотрудник получил корпоративную банковскую карту.

16 марта Кондратьев снял с карточного счета 2000 руб. Это подтверждает банковская выписка за этот день.

Бухгалтер «Альфы» отразил выдачу денег Кондратьеву 16 марта такой проводкой:

Дебет 71 Кредит 55 субсчет «Специальный карточный счет»
– 2000 руб. – выданы Кондратьеву деньги под отчет для приобретения хозяйственных принадлежностей.

Перечисление денег на зарплатную карту

Ситуация: можно ли перечислить подотчетные деньги на ту же банковскую карту, на которую перечисляется зарплата сотрудника

Да, можно.

Представители Минфина и Казначейства России придерживаются мнения, что денежные средства можно перечислять на зарплатные карты сотрудников в целях:
– оплаты командировочных расходов;
– компенсации документально подтвержденных расходов.

Для этого в учетной политике организации предусмотрите такой порядок расчета с подотчетными лицами. Например, пропишите, что «все расчеты по подотчетным суммам проводятся либо через кассу, либо с использованием зарплатных карт сотрудников». Кроме того, в платежном поручении укажите, что перечисляемые средства являются подотчетными.

Сотрудник, в свою очередь, должен предоставить в организацию заявление о перечислении подотчетных сумм на его зарплатную банковскую карту и указать реквизиты для перечисления. А затем приложить к авансовому отчету документы, подтверждающие оплату зарплатной картой.

Аналогичные разъяснения приведены в письме Минфина России от 25 августа 2014 г. № 03-11-11/42288 и в совместном письме от 10 сентября 2013 г. Минфина России № 02-03-10/37209 и Казначейства России № 42-7.4-05/5.2-554. Хоть последнее письмо и адресовано бюджетным учреждениям, сделанные в нем выводы актуальны для коммерческих организаций.

Некоторые арбитражные суды также не отрицают возможность выдачи подотчетных денежных средств на банковскую карту сотрудника. Например, в постановлении от 11 февраля 2008 г. № А52-174/2007 ФАС Северо-Западного округа указал, что организация правомерно перечислила на зарплатный счет сотрудника подотчетные денежные средства. Эта операция была подтверждена приказом руководителя (в нем была зафиксирована возможность выдавать подотчетные суммы своим сотрудникам путем их перечисления на банковские карты).

Стоит отметить, что в унифицированном бланке авансового отчета предусмотрена только одна форма выдачи подотчетных сумм – наличными деньгами. Такое же мнение было высказано Банком России в письме от 18 декабря 2006 г. № 36-3/2408. В то же время в письме от 24 декабря 2008 г. № 14-27/513 Банк России при комментировании расчетов по командировкам указал на то, что вопрос о возможности использования банковских карт для расчетов по подотчетным суммам не относится к его компетенции. Ранее выпущенное письмо при этом отменено не было. Поэтому организация должна самостоятельно принять решение, руководствоваться ей этим письмом или нет.

Кроме того, организация вправе применять самостоятельно разработанную форму авансового отчета, предусмотрев в ней иные способы выдачи денег, а не только наличными.

Таким образом, организация вправе перечислить подотчетные деньги на ту же банковскую карту, на которую перечисляется зарплата сотрудника, при условии, что это предусмотрено учетной политикой. Вместе с тем, если бухгалтер хочет полностью обезопасить себя от лишних споров с контролирующими ведомствами, по возможности все расчеты по подотчетным суммам проводите через кассу.

В любом случае ответственности за перечисление подотчетных денег сотрудника на ту же банковскую карту, на которую перечисляется его зарплата, не установлено. К числу кассовых нарушений (нарушения порядка работы с наличными деньгами и ведения кассовых операций) перечисление подотчетных сумм на зарплатную карту не относится (ст. 15.1 КоАП РФ).

Соблюдение лимита расчетов

Ситуация: должны ли подотчетные лица соблюдать лимит расчетов, установленный Банком России (100 000 руб.), при оплате товаров (работ, услуг) посредством корпоративной банковской карты

Нет, не должны.

Лимит расчетов, установленный указанием Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У, распространяется только на наличные расчеты (п. 1 указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У).

Банковская карточка (в т. ч. и корпоративная) является электронным средством платежа и используется при осуществлении безналичных расчетов (п. 1.5 Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 г. № 266-П).

Поэтому при оплате товаров (работ, услуг) с помощью корпоративной карты соблюдать лимит расчетов, установленный Банком России (100 000 руб.), не нужно.

Налоги и взносы

Для целей налогообложения операцию по передаче денег под отчет рассматривайте как выдачу аванса. Никаких особенностей, связанных с тем, что деньги получил сотрудник, не возникает.

До того момента, пока организация фактически не получит товары (ей не будут оказаны услуги или выполнены работы), расходов у нее не возникнет. Поэтому выданные подотчетные суммы не уменьшают базу по налогу на прибыль и единому налогу при упрощенке (п. 14 ст. 270п. 3 ст. 273п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Не влияют они и на расчет ЕНВД, этим налогом облагается вмененный доход (п. 1 ст. 346.29 НК РФ).

На суммы, выданные под отчет, не нужно начислять взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование. Объясняется это тем, что полученные сотрудником деньги – это не вознаграждение за выполненные им работы или оказанные услуги, с которых нужно перечислять эти обязательные платежи (ч. 1 ст. 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

НДФЛ с подотчетных сумм тоже не удерживайте. Деньги, выданные под отчет, не увеличивают налогооблагаемый доход сотрудника (см., например, письмо УМНС России по г. Москве от 22 декабря 2003 г. № 27-08/70659). Это объясняется тем, что выданы они на время и с условием представления отчета об их использовании (п. 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

<…>

Из статьи журнала «Главбух» № 6, Март 2014

«Мы выдаем подотчетные деньги на год. Что нам будет?»

Подотчетники не всегда успевают в установленный срок отчитываться за те суммы, что получили авансом. Чтобы опозданий было как можно меньше, в организации могут принять решение оформлять подотчет на долгий срок. Скажем, на год. Правомерно ли это?

Период, на который можно выдавать сотрудникам наличные деньги, законодательство никак не ограничивает. Главное, чтобы этот срок был четко установлен руководителем организации. Его он должен собственноручно указать в заявлении сотрудника о выдаче денег (п. 4.4 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П).

Таким образом, директор на свое усмотрение вправе решить, кому и на какой срок выдавать деньги в каждой конкретной ситуации. Например, на срочную покупку принтера он может выделить один день. А на заявлении работника, отправляющегося в длительную командировку, руководитель может сделать запись о годовом сроке. Ни ему, ни компании за это ничего не будет.

Но важно помнить, что пока работник не отчитается по одному авансу, следующий выдать ему нельзя. Допустим, сотрудник, получив средства на год, не торопится оформлять авансовый отчет по ним. И если срочно понадобится отправить этого работника в командировку, то оформить на него новый подотчет уже не получится. Сначала он должен отчитаться по деньгам, полученным ранее. Срок — не позднее трех рабочих дней после окончания срока, на который ему выдали деньги. При командировках такой срок исчисляется с того дня, когда сотрудник вернулся из служебной поездки (п. 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). То есть, выдавая деньги сотруднику на год, надо учесть, что он имеет полное право не возвращать их до истечения этого срока. Потребовать у него отчитаться досрочно нельзя. Исключение — ситуация, когда работник увольняется.

Но допустим, что кроме подотчетника-должника в командировку отправить больше некого. Руководитель принимает решение выдать новый аванс сотруднику вопреки правилам. Никакой ответственности за это не предусмотрено. Но на практике за выдачу аванса неотчитавшемуся сотруднику инспекторы штрафуют. Основание — нарушение порядка ведения кассовых операций. Штраф для руководителя может составить до 5000 руб., для компании — до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ). И хотя судьи подобные штрафы обычно отменяют (см. постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 13 мая 2013 г. № 09АП-10884/2013), безопаснее избегать споров с проверяющими, оформляя выдачу под отчет только тем сотрудникам, у которых нет долгов по предыдущим авансам.

<…>

Редакция от 23 мар 2015

УКАЗАНИЕ ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У

О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства

6.3. Для выдачи наличных денег работнику под отчет (далее - подотчетное лицо) на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер 0310002 оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.
Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии - руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.
Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка