Журнал, справочная система и сервисы
№3
Февраль

В свежем «Главбухе»

Пересдайте декларацию по транспортному налогу, если у вас есть фуры

Подписка
6 8 номеров в подарок!
№3
7 сентября 2015 12 просмотров

Можно ли компенсацию за использование служебного транспорта выплачивать авансом (в начале месяца, когда ещё сотрудник не отчитался)?Можно ли выплачивать компенсацию за использование служебного транспорта, если у сотрудника не разъездной характер работы,но ситуация такова:Строительная организация ведет строительство в селе (30 км) от города и чтобы доставить к месту работы и обратно рабочих, попросила крановщика на своей машине доставлять ещё 4-х человек попутно (поскольку он сам едет к месту работы на своей машине). За это ему будет выплачиваться компенсация за использование личного транспорта в служебных целях. Но это будет не в рабочее время, а до работы и после. Подходит ли тут соглашение о компенсации за использование личного транспорта или какой-то другой договор нужен?

Основанием для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника является приказ руководителя, в котором предусматриваются размеры такой компенсации. В приказе можно оговорить, с какой целью будет использоваться автомобиль сотрудника. Чтобы обосновать начисление компенсации, сотрудник должен предоставить: копию технического паспорта автомобиля (свидетельства о регистрации автомобиля); копию доверенности, если сотрудник управляет автомобилем по доверенности.

Однако, представители контролирующих ведомств считают, что путевые листы тоже нужны для подтверждения фактического использования личного автомобиля для служебных поездок и обоснованности понесенных расходов. Поэтому, чтобы избежать споров с проверяющими, выплачивать авансом компенсацию не следует.

По общему правилу компенсацию за использование личного автомобиля выплачивайте тем сотрудникам, чья работа связана со служебными поездками. Список таких сотрудников должен определить руководитель организации. А разъездной характер их работы должен быть зафиксирован в должностных инструкциях, трудовых договорах. Поэтому в данном случае, Вы можете заключить допсоглашение к трудовому договору или должностной инструкции сотрудника, где пропишите ему обязанность доставки сотрудников на работу/с работы. А так же в коллективном договоре прописать обязанность работодателя, в случае удаленного нахождения объекта, доставлять сотрудников на работу/с работы.

При использовании личного автомобиля сотрудника можно также заключить с ним договор аренды транспортного средства. В этом случае вместо компенсации сотруднику нужно будет выплатить арендную плату.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация: Как выплатить и отразить в бухучете компенсацию за использование личного автомобиля сотрудника

Использовать личный автомобиль сотрудника можно не только на основании договора аренды транспортного средства, но и выплачивая специальную компенсацию. Такая возможность предусмотрена статьей 188 Трудового кодекса РФ.

<…>

Документальное оформление

Выплату компенсации за использование личного автомобиля можно предусмотреть в специальном пункте трудового договора или в дополнительном соглашении к нему. В дополнительном соглашении укажите конкретный срок выплаты компенсации с условием пролонгации (при необходимости). Когда истечет этот срок, прекратите выплачивать компенсацию*.

<…>

Начисление компенсации

Компенсацию начисляйте ежемесячно в твердой сумме независимо от количества календарных дней в месяце. За время, когда сотрудник находился в отпуске, командировке или болел, компенсацию не выплачивайте.

Чтобы обосновать начисление компенсации, потребуйте от сотрудника:

  • копию технического паспорта автомобиля (свидетельства о регистрации автомобиля);
  • копию доверенности (если сотрудник управляет автомобилем по доверенности).

Такие выводы следуют из писем Минфина России от 13 апреля 2007 г. № 14-05-07/6 и от 29 декабря 2006 г. № 03-05-02-04/192, МНС России от 2 июня 2004 г. № 04-2-06/419*.

Путевые листы

Ситуация: нужно ли для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника потребовать от него предъявить путевые листы

Да, нужно.

По общему правилу путевой лист легкового автомобиля является первичным документом по учету работы автотранспорта и основанием для начисления зарплаты водителю (раздел 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78).

Основанием для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника является приказ руководителя, в котором предусматриваются размеры такой компенсации (письмо Минфина России от 5 декабря 2012 г. № 03-03-06/1/629). Для получения денег сотрудник должен представить в бухгалтерию копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке.

При этом представители контролирующих ведомств считают, что путевые листы нужны для подтверждения фактического использования личного автомобиля для служебных поездок и обоснованности понесенных расходов. Такое подтверждение необходимо для того, чтобы организация могла:

Аналогичные выводы следуют, в частности, из писем Минфина России от 23 сентября 2013 г. № 03-03-06/1/39406, от 13 апреля 2007 г. № 14-05-07/6, УФНС России по г. Москве от 4 марта 2011 г. № 16-15/020447. Некоторые суды придерживаются аналогичной позиции (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 17 февраля 2006 г. № А66-7112/2005)*.

Главбух советует: есть аргументы, позволяющие не оформлять путевые листы для целей налогообложения

Нормы Налогового кодекса РФ не содержат требований об обязательном оформлении путевых листов. Чтобы организация могла не удерживать НДФЛ с суммы компенсации, а также учесть эту выплату при расчете налога на прибыль (единого налога при упрощенке), необходимы документы:

  • подтверждающие необходимость автомобиля для служебных поездок сотрудника;
  • свидетельствующие о принадлежности автомобиля данному сотруднику;
  • обосновывающие расчет суммы компенсации;
  • подтверждающие фактическое использование автомобиля в интересах организации и осуществление расходов.

Следовательно, подтвердить компенсацию и обосновать ее сумму можно иными документами (приказ руководителя, заверенная копия техпаспорта автомобиля, должностные инструкции сотрудников).

Данный подход подтверждается арбитражной практикой (см., например, постановления ФАС Поволжского округа от 30 мая 2012 г. № А12-15477/2011, Московского округа от 19 декабря 2011 г. № А40-152815/10-116-694, Центрального округа от 10 апреля 2006 г. № А48-6436/05-8).

Таким образом, при отсутствии путевых листов организация может рассчитывать на поддержку в арбитражном суде. Если же вы хотите избежать претензий со стороны проверяющих, путевые листы лучше оформить*.

<…>

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента

образования и кадровых ресурсов Минздрава России

2.Ситуация:Кому из сотрудников положена компенсация за использование личного автомобиля

Компенсацию за использование личного автомобиля выплатите тем сотрудникам, чья работа связана со служебными поездками. Список таких сотрудников должен определить руководитель организации. А разъездной характер их работы должен быть зафиксирован в должностных инструкциях, трудовых договорах и т. п*.

Помимо компенсации за использование личного имущества, статья 188 Трудового кодекса РФ обязывает организацию возместить сотруднику расходы, связанные с его эксплуатацией. Порядок и размер возмещения этих расходов тоже можно установить в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему).

Из рекомендации «Как выплатить и отразить в бухучете компенсацию за использование личного автомобиля сотрудника»

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента

образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Новости по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Про налоговые споры. Новый опрос для бухгалтеров

Ваша компания участвовала в судебном налоговом споре (споре с фондом)?

Вы как бухгалтер участвовали в судебном налоговом споре (споре с фондом)?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка