Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

Не забудьте про самые важные дела декабря

Подписка
Срочно заберите все!
№23
8 сентября 2015 605 просмотров

В какой момент организация имеет право начать электронный документооборот с контрагентами? Может ли она одновременно вести и бумажный документооборот, и электронный? Если да, нужна ли разная нумерация или она будет сплошной? Если наша организация хочет устанавливать усиленную квалифицированную подпись, покупатель тоже должен подписывать такой подписью?

Организация может в любое время начать использовать электронные документы для взаимоотношений с контрагентами. Сам факт и порядок использования электронных документов должны быть закреплены в учетной политики организации. Использование электронных документов возможно при наличии соответствующего соглашения с контрагентом. Не все контрагенты имеют технические возможности для обмена документами в электронном виде, поэтому организация может предусмотреть возможность ведения документооборота частично в электронном виде, частично в бумажном. В настоящий момент законодательство не содержит каких-либо особых требований к оформлению и нумерации документов, поэтому такой порядок следует прописать и утвердить в учетной политике.

В настоящий момент требования по применению квалифицированной электронной подписи предусмотрено налоговым кодексом только для электронных счетов-фактур и при электронном взаимодействии с налоговыми органами.

Однако следует учесть, что по мнению Минфина, электронные документы, принимаемые в качестве первичных документов тоже должны быть подписаны квалифицированной подписью.

Что касается прочих документов, то при наличии юридически действительного соглашения хозяйствующие стороны организовать электронный документооборот, применяя простую и (или) усиленную неквалифицированную электронную подпись.

Обоснование

Из рекомендации
Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как организовать документооборот в бухгалтерии

Электронные документы

Первичные документы могут оформляться как в бумажном, так и в электронном виде (ч. 5 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Последний вариант возможен, если на документах ставится электронная подпись (ст. 6 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ).

Требования к электронной подписи предусмотрены Законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ.

Существуют следующие виды электронной подписи: простая неквалифицированная, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная (ст. 5 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ). От того, какую подпись использует организация, будет зависеть юридическая сила документа.

Так, первичные документы, заверенные простой или усиленной неквалифицированной электронной подписью, нельзя принимать для целей бухгалтерского и налогового учета. Их не признают равнозначными документам на бумажном носителе, заверенным собственноручной подписью.

Напротив, заверенные усиленной квалифицированной электронной подписью документы приравнивают к собственноручно подписанным и принимают для целей бухгалтерского и налогового учета.

Аналогичные выводы следуют из пунктов 1 и 2 статьи 6 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ и подтверждены письмами Минфина России от 12 апреля 2013 г. № 03-03-07/12250от 25 декабря 2012 г. № 03-03-06/2/139от 28 мая 2012 г. № 03-03-06/2/67от 7 июля 2011 г. № 03-03-06/1/409.

Приказом ФНС России от 21 марта 2012 г. № ММВ-7-6/172 утверждены рекомендованные электронные форматы отдельных документов (накладной по форме № ТОРГ-12 и акта приемки-сдачи работ (услуг)), которые могут быть использованы организациями как в хозяйственной деятельности, так и при представлении документов по требованию инспекции в электронном виде.

Если законодательством России или договором предусмотрено представление первичного документа контрагенту или в госорган (например, в налоговую инспекцию) на бумажном носителе, организация обязана за свой счет изготовить бумажную копию электронного документа (ч. 6 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Если организация решила оформлять первичные документы в электронном виде, этот способ ведения документации нужно отразить в учетной политике. В частности, в учетной политике нужно зафиксировать:
– перечень документов, участвующих в электронном документообороте;
– список сотрудников, имеющих право подписи электронных документов;
– способ электронного обмена документами (с привлечением оператора электронного документооборота или без него);
– порядок хранения электронных документов;
– способ представления документов по запросу налоговой инспекции (в электронном виде или на бумаге).

Это следует из статьи 8 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

<…>

Из статьи журнала «Зарплата », №10, Октябрь 2014

Как должны быть подписаны документы в электронном виде

Различают несколько видов электронной подписи (ч. 1 ст. 5 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»):

  • - простая электронная подпись;
  • - усиленная неквалифицированная электронная подпись;
  • - усиленная квалифицированная электронная подпись.

В главе 25 Налогового кодекса не установлено, какая подпись должна стоять на документах, подтверждающих расходы в целях налогообложения прибыли.

В связи с этим, по мнению Минфина России, электронные первичные учетные документы могут подтверждать затраты, если они подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью. Заверенные таким образом документы приравнивают к документам на бумажном носителе, подписанном собственноручно.

Усиленную квалифицированную электронную подпись можно получить в удостоверяющих центрах, которые аккредитованы государством (ст. 13 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ).

Перечень удостоверяющих центров приведен на сайте Минкомсвязи России в разделе «Аккредитация удостоверяющих центров».

Отметим, что специалисты ФНС России занимают более лояльную позицию. Они считают, что если стороны заключили соответствующее соглашение, то они могут организовать электронный документооборот, применяя простую и (или) усиленную неквалифицированную электронную подпись.

Налоговое законодательство предъявляет требование по применению квалифицированной электронной подписи для электронных счетов-фактур и при сдаче налоговой отчетности (письмо ФНС России от 17.01.2014 № ПА-4-6/489).

<…>

ПИСЬМО МИНФИНА РОССИИ от 02.09.2014 № 03-03-06/1/43920

О подтверждении расходов

Вопрос
О подтверждении расходов электронными документами для исчисления налога на прибыль.

Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо по вопросу подтверждения расходов электронными документами для целей исчисления налога на прибыль организаций и сообщает следующее.
Согласно пункту 1 статьи 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).
Статьей 313 Кодекса определено, что подтверждением данных налогового учета являются в том числе первичные учетные документы (включая справку бухгалтера).
В соответствии со статьей 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон № 402-ФЗ) оформлению первичным учетным документом подлежит каждый факт хозяйственной жизни организации.
В соответствии с пунктом 4 статьи 9 Закона № 402-ФЗ предусмотрено, что формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.
Согласно пункту 4 статьи 9 Закона № 402-ФЗ предусмотрено, что определенные руководителем экономического субъекта для применения в организации первичные учетные документы должны содержать все обязательные реквизиты, установленные в пункте 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ.
В соответствии с пунктом 5 статьи 9 Закона № 402-ФЗ первичный учетный документ может быть составлен на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
Отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий регулирует Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Закон № 63-ФЗ).
Исходя из статьи 5 Закона № 63-ФЗ, видами электронных подписей, отношения в области использования которых регулируются Законом № 63-ФЗ, являются простая электронная подпись и усиленная электронная подпись. Различаются усиленная неквалифицированная электронная подпись и усиленная квалифицированная электронная подпись.
Согласно статье 6 Федерального закона № 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная усиленной квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
При этом информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия.
Поскольку в главе 25 Кодекса в части документального подтверждения расходов не установлено особенностей, в соответствии с которыми определенные документы должны оформляться исключительно на бумажном носителе или составленные в электронной форме документы могут подписываться простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью, то, по мнению Департамента, первичные учетные документы, составленные в электронном виде, могут подтверждать соответствующие расходы для целей налогообложения прибыли при условии их надлежащего подписания усиленной квалифицированной электронной подписью.
Одновременно сообщаем, что настоящее письмо Департамента не содержит правовых норм или общих правил, конкретизирующих нормативные предписания, и не является нормативным правовым актом. Направляемое мнение Департамента имеет информационно-разъяснительный характер по вопросам применения законодательства Российской Федерации о налогах и сборах и не препятствует руководствоваться нормами законодательства о налогах и сборах в понимании, отличающемся от трактовки, изложенной в настоящем письме.

Заместитель директора
Департамента налоговой
и таможенно-тарифной политики
Минфина России
А.С.Кизимов

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка