Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Как узнать КБК по взносам и налогу на упрощенке

Подписка
Срочно заберите все!
№24
11 сентября 2015 171 просмотр

Компания направила сотрудника в загранкомандировку. Суточные согласно внутренним актам - 2500 руб. Аванс на командировочные расходы был выдан в рублях - 35000 руб.. Сотрудник по возвращении из командировки предоставил документы по проживанию: счет гостиницы и чек. Он оплатил расходы по проживанию своей рублевой банковской картой. Банк произвел конвертацию и списал евро. В чеке указаны евро. Рубли не указаны. Как должны быть отражены расходы по командировке? По какому курсу расходы на проживание? Предположит срок командировки: 5 дней. Сумма расходов по проживанию - 300 евро. Курс на дату оплаты картой - 45 руб./евро. Курс на дату утверждение авансового отчета - 50 руб./евро.

Сумма расходов на проживание должна быть отражена по курсу на дату списания банком валюты с карточного счета сотрудника (45 руб./евро) (пп. 46 ПБУ 3/2006), поскольку именно эта дата в данном случае признается датой совершения операции, а, соответственно, определяет сумму оплаты в рублях.

Дебет 71 Кредит 55 субсчет «Специальный карточный счет в рублях»– 35000 выдан рублевый аванс на оплату командировочных расходов;

Дебет 26 Кредит 71 – 13500 руб. (300 евро по курсу 45 руб/евро) – отражены командировочные расходы на основании выписки по карте сотрудника.

Обоснование

Из рекомендации
Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как отразить в бухучете командировочные расходы, оплаченные с помощью банковских карт

Для оплаты расходов во время командировки сотруднику можно выдать пластиковую банковскую карту – расчетную (дебетовую) или кредитную (п. 1.5 Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 г. № 266?П).

Их можно использовать для оплаты командировочных расходов при служебных поездках как по России, так и за рубежом (п. 2.5 Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 г. № 266?П). Чтобы сотрудник мог использовать карту для расчетов в другом государстве, банк-эмитент должен иметь лицензию на проведение валютных операций. Сама карта должна относиться к одной из международных платежных систем (Visa, MasterСard и т. д.).

Оформление карт в банке

Банковские карты для оплаты расходов во время командировок оформляют на конкретных сотрудников. Поэтому к договору с банком приложите список сотрудников и укажите (при необходимости) лимит расходов в рублях или иностранной валюте. По одному банковскому счету может быть выдано несколько карт (на разных сотрудников). В то же время одной картой можно расплачиваться с нескольких счетов организации.

Об этом сказано в пунктах 2.1 и 2.2 Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 г. № 266?П.

Отчет сотрудника о расходах

В течение трех дней после возвращения из командировки сотрудник обязан составить авансовый отчет по форме № АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 1 августа 2001 г. № 55. К нему нужно приложить слипы (квитанции электронных терминалов или банкоматов), подтверждающие суммы денег, снятых с корпоративного счета.

Дебетовая карта

В бухучете деньги, зачисленные на карту, выданную сотруднику для оплаты расходов во время командировок, отразите на счете 55 «Специальные счета в банках». Карточный счет может быть рублевым или валютным. При этом наличие и движение иностранной валюты нужно учитывать обособленно (Инструкция к плану счетов). Поэтому, если у организации два карточных счета (валютный и рублевый), к счету 55 должны быть открыты соответствующие субсчета. Например, субсчета «Специальный карточный счет в валюте» и «Специальный карточный счет в рублях».

При открытии рублевого корпоративного счета сделайте проводку:

Дебет 55 субсчет «Специальный карточный счет в рублях» Кредит 51
– перечислены деньги на корпоративную пластиковую карту.

При открытии валютного корпоративного счета сделайте проводку:

Дебет 55 субсчет «Специальный карточный счет в валюте» Кредит 52
– перечислены деньги на корпоративную пластиковую карту.

Выдачу аванса при использовании дебетовой карты в бухучете отразите по мере того, как сотрудник будет снимать с нее деньги.

Пример отражения в бухучете операций по оформлению и использованию расчетной (дебетовой) банковской карты

ООО «Альфа» перевело со своего расчетного счета на специальный карточный счет 50 000 руб.

Расчетная (дебетовая) банковская карта оформлена на генерального директора организации А.В. Львова. В январе Львов был в командировке в г. Челябинске. С помощью карты он оплатил командировочные расходы в сумме 15 000 руб.

Бухгалтер организации сделал в учете следующие записи:

Дебет 55 субсчет «Специальный карточный счет в рублях» Кредит 51
– 50 000 руб. – перечислены деньги на корпоративный банковский счет;

Дебет 71 Кредит 55 субсчет «Специальный карточный счет в рублях»
– 15 000 руб. – выдан аванс на оплату командировочных расходов;

Дебет 26 Кредит 71
– 15 000 руб. – отражены командировочные расходы (на основании первичных учетных документов и авансового отчета).

Кредитная карта

Операции по использованию кредитной корпоративной карты, выданной для оплаты расходов во время командировок, отражайте в бухучете с использованием счетов по кредитам и займам (66, 67). При открытии кредитной линии делайте проводки:

Дебет 55 субсчет «Специальный карточный счет в рублях» Кредит 66 (67)
– отражена сумма кредита, поступившая на рублевый карточный счет;

Дебет 55 субсчет «Специальный карточный счет в валюте» Кредит 66 (67)
– отражена сумма кредита, поступившая на валютный карточный счет.

Выдачу аванса при использовании кредитной карты в бухучете отразите по мере того, как сотрудник будет снимать с нее деньги.

Пример отражения в бухучете операций по оформлению и использованию кредитной банковской карты

ООО «Альфа» заключило договор с банком на получение и обслуживание рублевой кредитной корпоративной карты. Банк открыл кредитную линию на сумму 200 000 руб. сроком на 12 месяцев под 12 процентов годовых. По договору проценты начисляются ежемесячно на фактически израсходованную сумму кредита.

Генеральный директор «Альфы» А. В. Львов был в командировке в г. Ростове. Сумма командировочных расходов, оплаченных с помощью кредитной карты, составила 38 000 руб.

Бухгалтер организации сделал в учете следующие записи:

Дебет 55 субсчет «Специальный карточный счет в рублях» Кредит 66
– 38 000 руб. – отражена сумма кредита, поступившая на специальный карточный счет (на дату снятия денег с карты);

Дебет 71 Кредит 55 субсчет «Специальный карточный счет в рублях»
– 38 000 руб. – выдан аванс на оплату командировочных расходов (на основании банковской выписки);

Дебет 26 Кредит 71
– 38 000 руб. – отражены командировочные расходы (на основании первичных учетных документов и авансового отчета);

Дебет 91-2 Кредит 66
– 380 руб. (38 000 руб. ? 12% : 12 мес.) – начислены проценты по кредиту;

Дебет 66 Кредит 51
– 380 руб. – заплачены проценты по кредиту.

Списание денег с карты

По мере того как сотрудник во время командировки будет снимать с карты деньги, на основании банковских выписок в учете сделайте записи:

Дебет 71 Кредит 55 субсчет «Специальный карточный счет в рублях»
– выдан рублевый аванс на оплату командировочных расходов;

Дебет 71 Кредит 55 субсчет «Специальный карточный счет в валюте»
– выдан валютный аванс на оплату командировочных расходов.

Если квитанции банкоматов поступают в бухгалтерию и обрабатываются до получения выписок, подтверждающих факт списания денег со специального карточного счета, отразите выдачу аванса по кредиту счета 57 «Переводы в пути» (Инструкция к плану счетов). При этом сделайте проводки:

Дебет 71 Кредит 57 субсчет «Денежные средства в рублях»
– выдан рублевый аванс на оплату командировочных расходов;

Дебет 71 Кредит 57 субсчет «Денежные средства в валюте»
– выдан валютный аванс на оплату командировочных расходов.

После поступления выписок спишите денежные средства со счета 55:

Дебет 57 «Денежные средства в рублях» Кредит 55 субсчет «Специальный карточный счет в рублях»
– отражено списание денежных средств (в рублях) со специального карточного счета;

Дебет 57 субсчет «Денежные средства в валюте» Кредит 55 субсчет «Специальный карточный счет в валюте»
– отражено списание денежных средств (в валюте) со специального карточного счета.

Комиссия за обслуживание

За открытие и обслуживание пластиковых карт банк, как правило, взимает комиссию. В бухучете эти расходы отразите проводкой:

Дебет 91-2 Кредит 51 (55)
– перечислена комиссия банку за открытие и обслуживание специального карточного счета.

Бухучет операций в валюте

Суммы, снятые сотрудником с пластиковой карты в валюте, отразите в рублях по курсу ЦБ РФ на день списания (пп. 46 ПБУ 3/2006). Разницу между официальным курсом валюты и курсом банка, по которому он списал деньги с пластиковой карты, включите в состав прочих расходов (п. 11 ПБУ 10/99) или доходов (п. 7 ПБУ 9/99):

Дебет 91-2 Кредит 55 субсчет «Специальный карточный счет в валюте»
– отражена отрицательная разница между официальным и коммерческим курсами валюты;

Дебет 55 субсчет «Специальный карточный счет в валюте» Кредит 91-1
– отражена положительная разница между официальным и коммерческим курсами валюты.

<…>

Из рекомендации

Сергея Разгулинадействительного государственного советника РФ 3-го класса

Как отразить в бухучете выплаты командированному сотруднику

  • Пункт 1
  • Пункт 2

Средний заработок

За время нахождения штатного сотрудника в командировке за ним сохраняется средний заработок (ст. 167 ТК РФ). О том, как рассчитать этот показатель, подробнее см. Как оплатить пребывание в командировке штатного сотрудника. Начисление зарплаты в размере среднего заработка сотруднику за время командировки отразите проводкой:

Дебет 20 (08, 10, 25, 26, 28, 44, 91...) Кредит 70
– начислена зарплата в размере среднего заработка за время командировки.

Помимо среднего заработка, организация компенсирует сотруднику командировочные расходы (суточные, расходы на проживание, стоимость проезда и т. д.) (ст. 168 ТК РФ).

Подробнее об этом см.:

Командировочные расходы

Порядок отражения в бухучете командировочных расходов зависит от цели командировки. Цель командировки определяется по заданию, указанному в приказе руководителя. С учетом особенностей задания сумму расходов, указанных в утвержденном авансовом отчете, отразите проводкой:

Дебет 08 (10) Кредит 71
– если командировка была связана с приобретением внеоборотных активов или материально-производственных запасов;

Дебет 20 (25, 26) Кредит 71
– если командировка была связана с основной деятельностью производственной организации;

Дебет 44 Кредит 71
– если командировка была связана со сбытом готовой продукции или основной деятельностью торговой организации;

Дебет 28 Кредит 71
– если командировка была связана с возвратом и транспортировкой бракованной продукции;

Дебет 91-2 Кредит 71
– если командировка была связана с получением прочих доходов (носила непроизводственный характер).

При оплате командировочных расходов организацией, а не сотрудником (например, безналичная оплата услуг гостиницы, проездных билетов, сервисных сборов и т. д.) в бухучете сделайте проводку:

Дебет 76 (60) Кредит 51
– оплачены услуги гостиницы, проездные билеты, сервисный сбор на билет и т. д. для сотрудника, направленного в командировку.

После утверждения авансового отчета сотрудника расходы на командировку спишите так:

Дебет 26 (20, 25, 44...) Кредит 76 (60)
– списаны расходы на командировку.

Если организация приобретает для командированного сотрудника проездные билеты, учесть их нужно на субсчете 50-3 «Денежные документы» (Инструкция к плану счетов):

Дебет 50-3 Кредит 76 (60)
– приобретен проездной билет сотруднику, направленному в командировку;

Дебет 71 Кредит 50-3
– выдан проездной билет сотруднику, направленному в командировку.

После утверждения авансового отчета сотрудника стоимость использованного проездного билета спишите на расходы:

Дебет 26 (20, 25, 44...) Кредит 71
– списана на расходы стоимость проездного билета, использованного сотрудником в командировке.

Такой порядок отражения командировочных расходов основан на положениях пунктов 5 и 7 ПБУ 10/99, а также Инструкции к плану счетов (счета 71, 50-3).

Если организация отменила командировку и сотрудник по этой причине сдал билеты транспортной организации, в бухучете сделайте записи:

Дебет 50-1 Кредит 71
– внесены сотрудником в кассу организации деньги за сданный билет;

Дебет 91-2 Кредит 71
– списана на прочие расходы плата (сбор) транспортной организации за возврат билета.

Такой порядок отражения возврата билетов основан на положениях Инструкции к плану счетов (счета 50-1, 71, 91-2).

А как отражать НДС по приобретенным проездным документам? Все зависит от того, как оформлены первичные документы. Так, если НДС выделен в проездном документе или он поступил вместе со счетом-фактурой, налог учитывайте отдельно на счете 19 «НДС по приобретенным ценностям». Сам проездной документ учитывайте на счете 50-3 «Денежные документы» по фактической стоимости (Инструкция к плану счетов).

Если сумма НДС не выделена, то в бухучете она также не выделяется и отдельно не учитывается (Инструкция к плану счетов).

Пример отражения в бухучете командировочных расходов

В период с 17 по 19 января начальник цеха ООО «Производственная фирма "Мастер"» В.К. Волков был в служебной командировке в г. Челябинске. Цель командировки – изучение технологии производства облицовочных материалов.

20 января руководитель организации утвердил авансовый отчет, представленный Волковым.

К авансовому отчету приложены:

  • счет гостиницы на сумму 6490 руб. (в счете указано, что стоимость услуг включает в себя НДС, но сумма налога не выделена);
  • два железнодорожных билета стоимостью 5664 руб. (в билетах сумма НДС 864 руб. выделена отдельной строкой).

За время нахождения в командировке Волкову положены суточные в размере 300 руб.

Бухгалтер организации сделал в учете следующие записи:

Дебет 25 Кредит 71
– 300 руб. – отражены суточные;

Дебет 25 Кредит 71
– 5500 руб. (6490 руб. – (6490 руб. ? 18/118)) – включена в расходы стоимость проживания Волкова в гостинице;

Дебет 19 Кредит 71
990 руб. – выделен расчетным путем НДС со стоимости услуг по проживанию в гостинице;

Дебет 91-2 Кредит 19
– 990 руб. – списана сумма НДС по командировочным расходам, не подтвержденная документально;

Дебет 25 Кредит 71
– 4800 руб. (5664 руб. – 864 руб.) – отнесена на расходы стоимость проезда;

Дебет 19 Кредит 71
– 864 руб. – выделен НДС со стоимости проезда;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
– 864 руб. – принят к вычету НДС по командировочным расходам.

<…>

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка