Журнал, справочная система и сервисы
14 сентября 2015 39 просмотров

Описание ситуации: Подрядчик выставил акты по форме КС-2 и справки по форме КС-3 за каждый месяц июль, август, сентябрь отдельно. Но за июль и август у справки по форме КС-3 один и тот же номер указан. Нужно ли просить подрядчика заменить КС-3, т.е. заменить номер? Иначе получается что за июль Кс-3 № 12 от 31.07.2015 и за август № 12 от 31.08.2015. Или мы можем принять такие документы?

Вы можете принять такие документы. Порядок нумерации форм № КС-2 и № КС-3 нормативно не установлен. Ошибка в номере не препятствует проверяющим идентифицировать продавца или покупателя, наименование товаров и их стоимость. Поэтому расходы при расчете налога на прибыль можно признать на основании данных документов (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Обоснование

Из статьи журнала «Учет в строительстве» № 2, Февраль 2008

Нумерация форм № КС-2 и № КС-3

Как нумеровать формы № КС-2 и № КС-3: в хронологическом порядке или в рамках одного договора?

Любым удобным для организации способом.

Порядок нумерации форм № КС-2 и № КС-3 нормативно не установлен. Поэтому каждая организация определяет его самостоятельно, утвердив в учетной политике или в ином распорядительном документе организации.

Отвечала С.В. БОГОЯВЛЕНСКАЯ,
ведущий аудитор
ООО «ИнтерАудит»,
налоговый консультант

Из статьи журнала «Учет в строительстве» № 1, Январь 2014

Порядок нумерации унифицированных форм

Как нумеровать документы форм № КС-2 и № КС-3?

Отвечает
А.Ю. Дементьев,
генеральный директор ООО «Аудит-Эскорт»

Согласно Федеральному закону от 6 ноября 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. При этом применение унифицированных форм первичных учетных документов не является обязательным. Таким образом, если организация решила использовать унифицированные формы № КС-2 и № КС-3, она вправе самостоятельно определить порядок составления и нумерации этих документов в зависимости от условий своей хозяйственной деятельности и обычаев документооборота.

Из статьи журнала «Семинар для бухгалтера» № 4, Апрель 2015

Какие ошибки в первичке списать расходы не помешают, а какие лучше заранее исправить

<…>

Часто бывает, что какие-то реквизиты первичного документа заполнены неправильно или вовсе пусты. Однако само по себе это не повод снимать расходы компании. Главное, чтобы такая ошибка не препятствовала проверяющим идентифицировать продавца или покупателя, наименование товаров и их стоимость. А кроме того, другие важные для исчисления налога факты. Именно такой достаточно туманный вывод содержится в письме Минфина России от 4 февраля 2015 г. № 03-03-10/4547, которое налоговики разослали по всем инспекциям страны.

В рамках этого семинара мы разберемся, на какие реквизиты следует обращать особое внимание, а какие ошибки можно не исправлять.

Какими документами компания может подтвердить расходы

Расходы при расчете налога на прибыль можно признать, только если они подтверждены первичными документами (п. 1 ст. 252 НК РФ). Однако никакой специальной первички для целей налогового учета кодекс не устанавливает. Значит, можно использовать первичку, составленную в соответствии с бухгалтерским законодательством. То есть по правилам, прописанным в Федеральном законе от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Согласно этому документу, можно либо использовать типовые формы, либо бланки, разработанные компанией. Контролеры не должны требовать, чтобы компания подтверждала налоговые расходы исключительно унифицированными формами (письмо Минфина России от 6 мая 2013 г. № 03-03-06/1/15770).

Какие реквизиты обязательно должны быть в документах

Чтобы первичный документ можно было использовать как в целях бухучета, так и для налогообложения, в нем должны быть указаны все обязательные реквизиты. Они перечислены в пункте 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ. Всего их семь. Пройдемся по каждому из них.

НАИМЕНОВАНИЕ ДОКУМЕНТА

Формы первички компания утверждает самостоятельно. Поэтому теоретически назвать их можно как угодно. Но лучше не называть документы произвольно, накладная пусть остается накладной, а путевой лист путевым листом. В противном случае, возможно, придется отстаивать интересы компании через суд (постановление ФАС Дальневосточного округа от 11 июля 2013 г. № Ф03-2842/2013).

ДАТА

Тут все понятно – без даты просто нельзя будет понять, к какому периоду относится расход. А ошибка в дате может привести к тому, что расходы будут учтены не в том периоде, к которому относится документ. Защитить расходы скорее всего не удастся даже в суде (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 21 июля 2014 г. № А78-7040/2013).

Есть и еще один риск. По мнению налоговиков, если дата в накладной предшествует отгрузке, то это документ по несуществующей сделке. Ведь первичку надо составить в момент совершения операции или сразу после нее (ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ).

НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ

Поставщики, выписывая документы, нередко путают название покупателя. Например, вместо «Стела» могут написать «Стелла», или наоборот. Такие ошибки несущественны. То же самое – указано полное или сокращенное название. Ведь это не мешает идентифицировать компанию, если все другие сведения (ИНН, адрес) верные.

Поэтому советую в реквизитах компании всегда указывать ее ИНН. Несмотря на то, что этот реквизит обязателен только для БСО и счетов-фактур.

ОПИСАНИЕ ОПЕРАЦИИ

Если речь идет о поставке товаров, то, само собой, в накладной нужно пояснить, о каких именно товарах идет речь. И этого будет достаточно.

Сложнее с работами и услугами. По мнению Минфина, в актах сдачи-приемки работ необязательно детализировать их перечень (письмо от 9 апреля 2014 г. № 02-06-10/16186). Но налоговики на местах снимают расходы, если предмет сделки описан кратко. Судьи же по-разному подходят к подобным ситуациям. Так, они могут занять сторону контролеров (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 2 июля 2012 г. по делу № А31-5783/2011). В то же время в постановлении ФАС Московского округа от 30 сентября 2011 г. по делу № А40-135537/10-129-428 указано, что приводить конкретные услуги в акте не обязательно.

Так что безопаснее расшифровать услуги. Либо как минимум сделать в акте отсылку к тому разделу договора, в котором есть подробное описание услуг. Кроме того, в акте должно быть оговорено, что услуги оказаны в полном объеме и в соответствии с договором. Тогда в случае спора судьи скорее всего разрешат учесть расходы. Это подтверждает постановление ФАС Московского округа от 15 июля 2011 г. № КА-А40/7114-11.

НАТУРАЛЬНОЕ ИЛИ ДЕНЕЖНОЕ ИЗМЕРЕНИЕ

В первичном документе необязательно должны быть денежная стоимость и натуральный измеритель одновременно. Достаточно привести один из них (подп. 5 п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Скажем, в акте по услугам можно привести лишь их стоимость. Указывать единицу измерения необязательно. Это подтвердили и судьи в постановлении Президиума ВАС РФ от 20 января 2009 г. № 2236/07. Однако в случае с поставкой товаров нужно указывать и рубли, и штуки (упаковки, комплекты и т. д.). В других ситуациях в первичке удобно указывать только натуральный измеритель. Например, в требовании-накладной на передачу материалов внутри компании.

ВОПРОС УЧАСТНИКА

– В накладной сумма цифрами написана верно, а прописью с ошибкой. Исправлять ли такую неточность?
– Да, ошибку лучше исправить. При проверке такая нестыковка неизбежно привлечет внимание налоговиков. И доказывать свою правоту вам придется через суд (постановление ФАС Северо-Западного округа от 22 апреля 2011 г. № А56-40217/2010). Поэтому всегда проверяйте, как расшифрована сумма в накладной.

ДОЛЖНОСТИ

Во всех первичных документах должны быть указаны должности сотрудников, совершивших сделку и ответственных за правильность ее оформления. К примеру, в товарной накладной № ТОРГ-12 есть три строки с должностями: сотрудник, который отпустил груз; специалист, который разрешил отпуск, и названа должность главного бухгалтера. Тогда тот сотрудник, который отгрузил товар, это совершивший сделку. А главбух и специалист, который разрешил отпуск, – ответственные за правильность оформления.

ВОПРОС УЧАСТНИКА

– Если в документе вместо «генеральный директор» написано просто «директор», надо ли его исправлять?
– Если в документе стоит верная подпись, а также Ф. И.О. руководителя компании, то спор с инспекторами маловероятен. Ошибку можно не исправлять.

ПОДПИСИ

Желательно, чтобы подписи в договоре и первичке визуально были одинаковыми. Разумеется, если эти документы подписывает один и тот же человек. Правда, судьи зачастую не считают это нарушением. Пример тому – постановление ФАС Северо-Западного округа от 10 октября 2013 г. № А66-13511/2011.

Также в документах должна быть расшифровка подписей. Но если все остальные сведения верные и сделка реальна, то судьи отменяют доначисления. Как это сделали судьи ФАС Восточно-Сибирского округа в постановлении от 5 августа 2013 г. № А19-18249/2012.

Кроме того, безопаснее также проверить полномочия лиц, подписавших документ. Однако покупатель не обязан исследовать достоверность подписей. Следовательно, даже если представитель продавца открещивается от подписи, это не лишает вас права учесть расходы по реальным покупкам (постановление Президиума ВАС РФ от 8 июня 2010 г. № 17684/09).

Ошибки в каких графах несущественны

ПОСМОТРЕТЬ ВЕБИНАР

Вы можете принять участие в вебинаре, задать вопросы лектору и получить квалифицированные ответы. В разделе «Вебинары» есть база с уже состоявшимися мероприятиями.

Это все те реквизиты, которые в Законе о бухучете не упомянуты. Например, если вы используете унифицированную форму товарной накладной, то поле «Грузоотправитель и его адрес» заполнять не обязательно. С этим согласились представители ФНС России в письме от 25 ноября 2014 г. № ЕД-4-15/24227.

Порядковый номер и печать также не являются обязательными реквизитами первички. ? Однако от нумерации документов лучше не отказываться. Что же касается печати, то, если компания использует свои бланки первички, печать можно не проставлять. Тогда это правило стоит зафиксировать в учетной политике. Хотя замечу, что лишней печать не будет, поскольку она подтверждает подлинность бумаги. Поэтому советую заверять печатью как минимум те документы, которые вы передаете контрагентам.

Но допустим, компания продолжает использовать унифицированные формы. Во многих таких бланках печать предусмотрена. Поэтому безопаснее ее проставлять. Скажем, компания составила товарную накладную по унифицированной форме № ТОРГ-12. В этом случае печать нужна – она предусмотрена в типовом бланке. Или другая ситуация. Поставщик выписал первичку в свободной форме, но реквизит «М.П.» в ней значится. Такой документ также надо заверить печатью.

Кроме того, несущественными можно считать ошибки, которые никак не препятствуют налоговикам определить все параметры сделки. Ранее мы рассмотрели пример с опечаткой в названии компании. Менеджер также может запросто забыть про дефис или не поставить кавычки, прописные буквы заменить на строчные и т. д. Все эти ошибки исправлять не обязательно.

ВОПРОС УЧАСТНИКА

– Могут ли снять вычет по НДС из-за ошибок в первичке?
– Главный документ для вычета НДС – это счет-фактура. В то же время одним из условий вычета является оприходование товара либо принятие работ или услуг. А об этом свидетельствует как раз первичка. Поэтому, если в первичке не хватает какого-нибудь обязательного реквизита, инспекторы запросто могут отказать в вычете НДС. Однако тут действует тот же принцип, что и в случае с налогом на прибыль. Если сделка на самом деле имела место, то вычет НДС правомерен даже несмотря на беспорядок в документах (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 23 июля 2014 г. № А27-17950/2013) или вообще отсутствие накладной (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 23 мая 2014 г. № А78-7283/2013). Разумеется, при условии, что счет-фактура оформлен без ошибок.

<…>

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка