Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Налоговики простят многие ошибки в 6‑НДФЛ

Подписка
Срочно заберите все!
№24
15 сентября 2015 405 просмотров

В компании не используются командировочные удостоверения, служебные задания, отчет о командировке. Только приказ о направлении. В приказе о направлении в командировку руководителя указывается только "цель: для решения производственных вопросов". можно ли на основании такого приказа подтвердить эк.обоснованнсть? Или цель нужно более подробную описывать? Возможны ли претензии налоговиков на основании такого приказа?

По такому приказу нельзя подтвердить экономическую обоснованность расходов на командировку. У налоговой возникнут в этом случае претензии. Чтобы у налоговиков не возникло подозрений в непроизводственном характере поездки, задание на командировку можно включить в текст приказа. Или вместо добавления в приказ служебного задания нужно более детально расписать цель командировки (абз. 2 п. 3 Положения о командировках). Командируемого работника нужно под роспись ознакомить с содержанием приказа.

Обоснование

Из рекомендации

Андрея Кизимова, заместителя директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Какие документы нужно оформить при направлении сотрудника в командировку

<…>

Документы для командировки

Перед тем как направить сотрудника в командировку, нужно подготовить соответствующий приказ. Документ должен подписать руководитель организации или уполномоченный им сотрудник (например, заместитель).

Такие правила установлены пунктом 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Оформлять для сотрудника служебное задание и командировочное удостоверение не обязательно (постановление Правительства РФ от 29 декабря 2014 г. № 1595). Эти документы отменили с 8 января 2015 года. Тем не менее, цель командировки все равно должна быть документально зафиксирована. Иначе у налоговой инспекции могут возникнуть сомнения в необходимости поездки и выплаченных сотруднику суточных. Поэтому задание, которое сотрудник должен выполнить в командировке, зафиксируйте непосредственно в приказе о направлении сотрудника в командировку.

Коммерческая организация может по собственному выбору:

Но в унифицированной форме нет специальной графы, где можно было бы описать цель поездки. Поэтому если служебное задание отдельно не оформляете, то лучше составить приказ по своей форме.

Главбух советует: для целей внутреннего контроля имеет смысл оформить служебное задание, командировочное удостоверение, а также вести журнал учета командированных сотрудников

Хотя составлять эти документы больше не требуется, их наличие поможет контролировать выполнение сотрудниками служебного задания, а также упростит расчет выплат по итогам командировки. Воспользоваться можно:

– унифицированными формами служебного задания и командировочного удостоверения, утвержденными постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, а также журнала учета командированных сотрудников из приказа Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н;
– самостоятельно разработанными бланками.

При этом можно руководствоваться ранее действовавшими правилами. Кроме того, такие документы будут не лишними и при возникновении споров с проверяющими.

<…>

Из формы

«Альфа»
ИНН 7708123456, КПП 770801001, ОКПО 98756423
полное наименование организации

ПРИКАЗ № 90
о направлении работника в командировку

г. Москва 20.08.2015

ПРИКАЗЫВАЮ:

Направить в командировку Петрова Алексея Ивановича.

Место назначения – Россия, г. Екатеринбург, ООО «Производственная фирма "Мастер"».

Должность сотрудника – наладчик оборудования.

Структурное подразделение – инженерный цех.

Срок командировки – с 24 по 26 августа 2015 года (3 календарных дня).

Служебное задание – ремонт и наладка оборудования.

Транспорт (подчеркнуть) – общественный/личный/служебный/транспорт третьих лиц.

Командировка осуществляется за счет средств ООО «Производственная фирма "Мастер"».

Директор       А.В. Львов
С приказом ознакомлен:        
Наладчик оборудования       А.Н. Петров
20.08.2015        

Из статьи журнала «Российский налоговый курьер» № 4, Февраль 2015

Оформляем приказ о командировке после отмены командировочных удостоверений

С 8 января 2015 года при направлении работников в командировки можно не составлять командировочные удостоверения и служебные задания, а по возвращении из поездок — отчеты об их выполнении. Такие изменения внесены в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749 (далее — Положение о командировках).

Теперь основным документом, подтверждающим производственный характер поездки, является приказ о направлении работника в командировку. Несколько лет назад ведомства указывали, что для подтверждения командировочных расходов составлять такой приказ не обязательно (письма Минфина России от 14.09.09 № 03-03-05/169, ФНС России от 25.11.09 № МН-22-3/890 и УФНС России по г. Москве от 28.10.10 № 16-15/113462@). В других разъяснениях чиновники приходили к выводу, что документ все-таки нужен (письма Минфина России от 16.08.11 № 03-03-06/3/7 и от 12.05.08 № 03-03-06/2/47, УФНС России по г. Москве от 30.11.09 № 16-15/125486 и от 11.08.09 № 16-15/082607.2).

Разберемся, что теперь нужно изменить в приказе о направлении работника в командировку, чтобы у организации не возникло проблем с учетом командировочных расходов (образец документа приведен ниже).

<…>

3. Задание на командировку можно включить в приказ либо подробно расписать в нем цель поездки

Цель командировки и раньше указывали в приказе. Кроме того, ее отражали еще и в служебном задании. После отмены служебных заданий дублировать одну и ту же информацию в разных документах не нужно. Но чтобы у налоговиков не возникло подозрений в непроизводственном характере поездки, задание на командировку можно включить в текст приказа.

Как вариант, вместо добавления в приказ служебного задания можно более детально расписать цель командировки (абз. 2 п. 3 Положения о командировках). В любом случае командируемого работника нужно под роспись ознакомить с содержанием приказа.

Поскольку отчеты о выполнении задания также отменены, каждая организация самостоятельно решает, как работники будут отчитываться об итогах поездки (п. 26 Положения о командировках). Например, можно предусмотреть устный отчет перед непосредственным руководителем. Тогда не нужно будет составлять дополнительные бумаги.

Если же сотрудник ездил в другой город для заключения договора с контрагентом или за получением товара, наличие этого договора или накладных на товар и будет подтверждением того, что поставленная задача выполнена. Значит, и проблем с признанием расходов на такую поездку не должно возникнуть.

Даже если командировка не увенчалась успехом, расходы на нее можно учесть при расчете налога на прибыль. Такого мнения придерживаются не только суды, но и налоговики некоторых регионов (письмо УФНС России по г. Москве от 11.08.09 № 16-15/082607.2). Хотя зачастую доказывать обоснованность расходов по безрезультатным поездкам приходится в судах (постановления ФАС Поволжского от 08.04.14 № А65-12100/2013 и от 11.07.12 № А55-17726/2011, Уральского от 15.04.08 № Ф09-2237/08-С2 округов).

4. Если работник едет в командировку на личном или служебном транспорте, это фиксируют в приказе

В служебной записке целесообразно указать даты отъезда и возвращения из командировки, а не ее срок

После отмены командировочных удостоверений время нахождения сотрудника в командировке определяют по датам в проездных документах (п. 7 Положения о командировках). Таким же образом поступают при зарубежных поездках в некоторые страны СНГ (Белоруссию, Казахстан, Молдавию и др.), при посещении которых отметки в загранпаспорте не ставят (п. 19 Положения о командировках).

Если работник следует к месту командировки и обратно на личном или служебном автомобиле, время начала и окончания поездки и ее фактическую продолжительность подтвердить нечем. Поэтому теперь по возвращении из такой командировки работнику следует составить служебную записку и представить ее руководству на утверждение (абз. 2 п. 7 Положения о командировках).

Типовая форма служебной записки не установлена, поэтому ее составляют произвольно. В ней целесообразно указать даты отъезда и возврата к постоянному месту работы. Хотя в Положении о командировках говорится об отражении в записке лишь фактического срока пребывания в месте назначения. Полагаем, что указание именно дат отъезда и возвращения работника поможет избежать споров по расчету общей суммы суточных и отражению ее в налоговом учете.

Поскольку составление служебной записки является новшеством, требование о ее представлении целесообразно включить в приказ о командировке. К служебной записке работник прилагает документы, подтверждающие использование личного или корпоративного транспорта: путевой лист, кассовые и товарные чеки на приобретение ГСМ, квитанции на оплату парковки и проезда по платным дорогам, счета и т. п.

Как и прежде, в течение трех рабочих дней с момента возвращения из командировки работник составляет и сдает в бухгалтерию авансовый отчет с приложением к нему документов, подтверждающих расходы во время поездки (п. 26 Положения о командировках). Удобнее хранить все документы по командировке вместе (подробнее читайте ниже). Например, к авансовому отчету подшивать и служебную записку с оправдательными документами, если ее составляли.

Обратите вниманиеЕсли работник объехал несколько городов, составьте маршрут поездки

До отмены командировочных удостоверений в каждом пункте, где побывал командированный сотрудник, он должен был сделать отметки о дате прибытия и выбытия. Теперь такие отметки делать не нужно. Из-за этого у организации могут возникнуть сложности с признанием расходов по командировкам, предусматривающим посещение нескольких городов.

Чтобы подтвердить расходы на переезды при таких командировках, можно оформить служебную записку с маршрутом командированного работника и датами пребывания в разных городах. Лучше, если эту записку составит и подпишет сам сотрудник, а руководитель ее завизирует.

Если работник ездил в несколько мест на личном или корпоративном транспорте (то есть не имеет билетов, по которым можно установить даты), информацию о маршруте передвижения целесообразно включить в служебную записку, которую и так теперь нужно составлять (абз. 2 п. 7 Положения о командировках)

1Форма № Т-9 использовалась при направлении в командировку одного работника, форма № Т-9а — нескольких сотрудников.

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Какие отчеты руководитель просит Вас сделать в Excel чаще всего?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка