Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

В трудовых книжках можете не ставить печати

Подписка
Срочно заберите все!
№24
23 сентября 2015 6 просмотров

Пожалуйста, объясните порядок выдачи подотчетных денежных средств кассиру, принятому по договору гражданско-правового характера? На какой счет отнести расходы?

В новых правилах физлиц, с которыми компания заключила гражданско-правовые договоры, приравняли к работникам (п. 5 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Это означает, что компания может выдавать деньги под отчет, например, в рамках договора оказания услуг или выполнения работ (п. 6.3 Указания № 3210-У). Но каких-то специальных правил для выдачи денег под отчет подрядчикам не установлено. Поэтому действует общий порядок оформления документов. Для получения наличных денежных средств под отчет кассир должен написать заявление в произвольной форме, в котором нужно указать необходимую сумму и на какие цели она будет потрачена. В течение трех дней с окончания срока, на который был выдан аванс, кассир обязан отчитаться об истраченных деньгах. Для этого он должен представить в бухгалтерию авансовый отчет.

Эти правила закрепите в положении компании о расчетах с подотчетниками. Такие же условия стоит прописать и в договоре гражданско-правового характера.

В бухучете в момент выдачи наличных денег под отчет сделайте запись:

Дебет 71 Кредит 50 – выданы сотруднику деньги под отчет из кассы.

Обоснование

Из рекомендации

Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Кому и сколько можно выдать денег под отчет

<…>

Ситуация: можно ли выдать наличные деньги под отчет человеку, работающему по гражданско-правовому договору

Да, можно.

Организация вправе выдать деньги под отчет работнику. Для целей работы с наличными и соблюдения кассовой дисциплины с 1 июня 2014 года работником является человек, с которым заключен трудовой либо гражданско-правовой договор.* Это следует из пунктов 5 и 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У и подтверждено письмом Банка России от 2 октября 2014 г. № 29-1-1-6/7859.

А значит, под отчет деньги можно выдать и подрядчику. Например, для покупки материалов, которые необходимы для выполнения работ по гражданско-правовому договору.

<…>

Заявление на выдачу подотчетных сумм

Для получения наличных денежных средств под отчет сотрудник должен написать заявление в произвольной форме, в котором нужно указать необходимую сумму и на какие цели она будет потрачена.*

Каких-либо ограничений на размер подотчетных сумм и срок, на который они выдаются, в законодательстве нет. По новым правилам, с 1 июня 2014 года руководителю организации не нужно делать на заявлении собственноручную запись о том, какую сумму и на какой срок выдают наличные (п. 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

<…>

Отчет за полученные деньги

При выдаче денег под отчет соблюдайте требование, которое установлено пунктом 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У: нельзя выдавать подотчетные суммы сотруднику, который не отчитался по ранее полученным деньгам.*

<…>

Из рекомендации

Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как выдать деньги под отчет

Способы выдачи

Подотчетные суммы можно выдать сотруднику двумя способами:

Выдача подотчетных сумм наличными

Если организация выдает сотруднику подотчетные суммы наличными, деньги для выдачи можно получить:

  • с текущего банковского счета;
  • за счет выручки, поступившей в кассу организации от реализации товаров (выполнения работ, оказания услуг). Исключением является наличность, принятая от граждан в качестве платежей в пользу иных лиц (например, при комиссионной торговле или при получении оплаты по договору поручения за услуги в пользу операторов мобильной связи). Такие средства в полной сумме нужно сдать в банк.

Это следует из положений пунктов 2 и 3 указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У.

В бухучете в момент выдачи наличных денег под отчет сделайте запись:

Дебет 71 Кредит 50
– выданы сотруднику деньги под отчет из кассы.

<…>

Из Книги Библиотека журнала «Главбух». Главные изменения в кассовых документах и наличных расчетах

5.4. Вправе ли компания выдавать деньги под отчет по гражданско-правовым договорам

По новым правилам можно выдавать наличные деньги под отчет как штатным сотрудникам, так и физлицам, с которыми компания заключила гражданско-правовые договоры (письмо Банка России от 02.10.2014 № 29-1-1-6/7859).

Прежние правила не разрешали выдавать деньги под отчет по гражданско-правовым договорам. Оформлять под отчет можно было только работникам. То есть физлицам, с которыми компания заключила трудовой договор (ст. 1620 ТК РФ).

Новый кассовый порядок также предусматривает, что деньги под отчет надо выдавать работникам организации. При этом в новых правилах физлиц, с которыми компания заключила гражданско-правовые договоры, приравняли к работникам (п. 5 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Это означает, что компания может выдавать деньги под отчет, например, в рамках договора оказания услуг или выполнения работ (п. 6.3 Указания № 3210-У). Но каких-то специальных правил для выдачи денег под отчет подрядчикам не установлено. Поэтому действует общий порядок оформления документов. Значит, подрядчику нужно оформить заявление о выдаче наличных денег под отчет, а также составить авансовый отчет. Эти правила закрепите в положении компании о расчетах с подотчетниками. Такие же условия стоит прописать и в договоре подряда.*

В заявлении должно быть указано, что компания выдает наличные деньги под отчет, а не просто для выполнения работ по договору. А также что деньги получает именно подрядчик. Образец этого документа приведен ниже.

То же самое относится к авансовому отчету. Ссылку на договор можно привести, например, в строке «Структурное подразделение». В строке «Профессия (должность)» можно указать «подрядчик». Кроме того, в договоре с подрядчиком стоит установить штрафы за просрочку сдачи авансового отчета. Пример формулировки условий договора приведен ниже.

Однако выдавать деньги под отчет можно только подрядчикам-физлицам. Представителям другой компании, с которой организация заключила гражданско-правовой договор, подотчетные суммы выдавать нельзя. В Указании № 3210-У такая возможность не предусмотрена.

Из рекомендации

Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как оформить приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо

<…>

Получение наличных

Чтобы получить наличные под отчет, сотрудник должен написать заявление в произвольной форме. Указать в нем необходимую сумму, а также на какие цели она будет потрачена. Такие выводы следуют из пункта 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Отчет по подотчетным суммам

В течение трех дней с окончания срока, на который был выдан аванс, сотрудник обязан отчитаться об истраченных деньгах. Для этого он должен представить в бухгалтерию авансовый отчет по унифицированной форме № АО-1 или по форме, разработанной организацией самостоятельно. Главное, чтобы в документе были предусмотрены все необходимые реквизиты. Какую бы форму вы ни использовали, сначала ее утверждает руководитель приказом к учетной политике.*

Такой порядок следует из пункта 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и пункта 4 ПБУ 1/2008.

<…>

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме

Новости по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Какие отчеты руководитель просит Вас сделать в Excel чаще всего?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка