Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Как инспекции ужесточают работу с компаниями

Подписка
Срочно заберите все!
№24
30 сентября 2015 207 просмотров

ЕСЛИ РАБОТНИК ПОЕХАЛ в командировку на своей машине и не просит компенсацию за гсм и вообще никакой компенсации за использование своего транспорта он не просит,то достаточно того что он напишит служебную записку с указанием того что"он поехал на своей машине к месту обучения и компенсации затрат за использование личного транспорта не просит",а второй сотрудник напишет"что добирался до места учебы сна автомобиле коллеги"проживают они на базе,где проходят обучение.,то есть гостиницы тоже нет.В данном случае затраты организации только суточные и все.Можно ли на основании служебной записки,удостоверений,протоколов подтверждающих обучение выплатить суточные и учесть их в уменьшение налогооблагаемой базы.2)если работник добрался до места командировки на попутном транспорте,то достаточно ли для оплаты суточных -должностной записки,ведь он выполнил работы и есть акт подтверждающий этот факт.А что делать если туда на попутном транспорте а обратно на автобусе,как отразить данный факт в служебной записке?

1) Нет, не достаточно.

Расходы в виде суточных подтвердите документами, которые оформляются при направлении командированного в поездку. При этом предоставление чеков и квитанций, подтверждающих уплату сотрудником денежных средств, не требуется. К документам, которые оформляются при направлении в командировку, относятся:
- приказ о направлении сотрудника в командировку, в котором указывается, каким транспортом сотрудники добираются до места командировки;

- служебная записка.

По мнению чиновников, учесть суточные на основании одной лишь служебной записки нельзя. И фактический срок командировки, и использование машины в служебных целях нужно подтверждать первичными документами, оформленными в соответствии с законодательством о бухучете. Какие именно будут документы, не важно. Но по ним должно быть видно, что сотрудник действительно сначала ехал в другой город, а потом из него возвращался (письмо Минфина России от 20 апреля 2015 г. № 03-03-06/22368). Конечно, у работника помимо служебной записки должен быть путевой лист. К тому же такой документ подтверждает, что сотрудник использовал свою машину для служебных целей. Однако безопаснее, чтобы к служебной записке были приложены еще и чеки автозаправочной станции, расположенной в месте командировки. В таком случае инспекторы вряд ли будут пытаться оспорить реальность поездки.

Что касается второго сотрудника не водителя. Для обоснования расходов на выплату суточных достаточно оформить приказ о направлении работника в командировку и служебную записку. Данный порядок оформления служебных поездок необходимо зафиксировать в локальном акте компании. Но риск, что инспекторы исключат суточные из расходов, конечно, остается. Косвенно факт командировки подтвердят бумаги, которые сотрудник подписывал в другом городе.

Если по возвращении из командировки у сотрудников нет вообще никаких документов, подтверждающих проезд и проживание в поездке. В этом случае они оформляют служебную записку по возвращении из командировки, которая должна содержать подтверждение принимающей стороны о сроке прибытия сотрудника к месту командирования и выбытия обратно. К ней нужно приложить документы, в которых принимающая организация подтверждает, что сотрудники находились в это время по месту командирования.

Штатному сотруднику, направленному в командировку, организация обязана возместить оплату проезда. Об этом сказано в статье 168 ТК РФ. За невозмещение таких расходов предусмотрен штраф до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

2) Да, достаточно служебной записки. Пусть сотрудник напишет, во сколько он выехал и во сколько прибыл в место командировки. В записке можно так и объяснить: отправился в командировку на попутном автомобиле. Марку и государственный номер машины сообщать не обязательно. Если в один конец он ехал на общественном транспорте, то к авансовому отчету надо будет приложить и билеты, и записку. Данный порядок оформления служебных поездок необходимо зафиксировать в локальном акте компании. Косвенно факт командировки подтвердят бумаги, которые сотрудник подписывал в другом городе.

Обоснование

Из рекомендации

Андрея Кизимова, заместителя директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Как учесть при налогообложении суточные. Организация применяет общую систему налогообложения

Размер суточных организация определяет самостоятельно (ст. 168 ТК РФ). При расчете некоторых налогов суточные учитываются в пределах норм.

Налог на прибыль

При расчете налога на прибыль суточные не нормируются (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФписьмо Минфина России от 6 февраля 2009 г. № 03-03-06/1/41). Включайте их в состав расходов в размере, предусмотренном коллективным договором или локальными нормативными актами организации: приказами, Положением об оплате труда, положением о командировках и т. п. (ст. 168 ТК РФ).* Размер можно установить как фиксированный, так и по фактическим расходам.

<…>

Документальное оформление

Расходы в виде суточных подтвердите документами, которые оформляются при направлении командированного в поездку. При этом предоставление чеков и квитанций, подтверждающих уплату сотрудником денежных средств, не требуется.* Такой вывод следует из разъяснений контролирующих ведомств (письма Минфина России от 1 марта 2013 г. № 03-04-07/6189 (доведено до сведения налоговых инспекций письмом ФНС России от 26 марта 2013 г. № ЕД-4-3/5200), от 11 ноября 2011 г. № 03-03-06/1/741от 1 апреля 2010 г. № 03-03-06/1/206от 24 ноября 2009 г. № 03-03-06/1/770 и ФНС России от 3 декабря 2009 г. № 3-2-09/362).

<…>

Из рекомендации

Андрея Кизимова, заместителя директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Какие документы нужно оформить при направлении сотрудника в командировку

Нужно отправить сотрудника в командировку? Оформите необходимые документы. Только так вы сможете учесть расходы и обосновать их. Сделайте это независимо от того, куда едет сотрудник – в командировку по России или за границу. Порядок одинаков. Сделать все правильно вам поможет эта рекомендация.

Документы для командировки

Перед тем как направить сотрудника в командировку, нужно подготовить соответствующий приказ. Документ должен подписать руководитель организации или уполномоченный им сотрудник (например, заместитель).*

Такие правила установлены пунктом 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Оформлять для сотрудника служебное задание и командировочное удостоверение не обязательно (постановление Правительства РФ от 29 декабря 2014 г. № 1595). Эти документы отменили с 8 января 2015 года. Тем не менее, цель командировки все равно должна быть документально зафиксирована. Иначе у налоговой инспекции могут возникнуть сомнения в необходимости поездки и выплаченных сотруднику суточных. Поэтому задание, которое сотрудник должен выполнить в командировке, зафиксируйте непосредственно в приказе о направлении сотрудника в командировку.

Коммерческая организация может по собственному выбору:*

Но в унифицированной форме нет специальной графы, где можно было бы описать цель поездки. Поэтому если служебное задание отдельно не оформляете, то лучше составить приказ по своей форме.

<…>

Ситуация: обязательно ли оформлять служебную записку о направлении сотрудника в командировку

Нет, не обязательно.

Однако служебную записку необходимо оформить, если:*

  • сотрудник едет в командировку (или обратно) на личном, арендованном или служебном транспорте. В такой ситуации фактический срок пребывания в месте командирования необходимо указать в служебной записке, которую сотрудник по возвращении из командировки представляет работодателю вместе с оправдательными документами, подтверждающими использование транспорта: путевым листом, счетами, квитанциями, кассовыми чеками и т. д.;
  • по возвращении из командировки у сотрудника нет вообще никаких документов, подтверждающих проезд и проживание в поездке. В этом случае сотрудник оформляет служебную записку по возвращении из командировки, которая должна содержать подтверждение принимающей стороны о сроке прибытия сотрудника к месту командирования и выбытия обратно. К ней он прикладывает документ, в котором принимающая организация подтверждает, что он находился в это время по месту командирования.

Причем такой документ сотрудник составляет самостоятельно, вернувшись из командировки. Об этом сказано в пункте 7 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

А вот оформление служебных записок о направлении в командировку ни одним нормативным актом не предусмотрено. Но если руководство организации сочтет составление таких записок целесообразным, это правило можно закрепить локальным документом (п. 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Например, приказом директора или Положением о командировках. Разработка таких документов не запрещена.

Служебные записки могут понадобиться в других ситуациях. Например, если сотрудник задержался в командировке по уважительной причине (производственная необходимость, отсутствие проездных билетов и т. п.). В таком случае по служебной записке на имя руководителя продолжительность командировки ему может быть продлена.

<…>

Из статьи журнала «Главбух» № 6, март 2015

Командировка на машине — решения для запутанных ситуаций

<…>

Ситуация № 2: работник поймал попутку

Как оформить

Служебную записку безопаснее оформить и в случае с попуткой.

Довольно часто работников подвозят к месту командировки на своем транспорте знакомые или случайные попутчики. В такой ситуации у работника не будет расходов на проезд.

Тем не менее безопаснее взять с работника служебную записку. Ведь объяснить, как он добрался до места командирования, все равно нужно.* Иначе проверяющие из Роструда могут заподозрить, что компания не возмещает работникам расходы на проезд, хотя обязана (ст. 168 ТК РФ). За это предусмотрен штраф до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Пусть сотрудник напишет, во сколько он выехал и во сколько прибыл в место командировки. В записке можно так и объяснить: отправился в командировку на попутном автомобиле. Марку и государственный номер машины сообщать не обязательно. Если в один конец он ехал на общественном транспорте, то к авансовому отчету надо будет приложить и билеты, и записку.*

То, что работник побывал в другом городе, подтвердят счета из гостиницы и чеки местных организаций, которые работник приложит к авансовому отчету. Дополнительных документов никто не потребует.

<…>

Из рекомендации

Андрея Кизимова, заместителя директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Как оплатить пребывание в командировке штатного сотрудника

Какие расходы нужно возместить

Штатному сотруднику, направленному в командировку, организация обязана возместить:*

  • оплату проезда;
  • расходы на наем жилья;
  • суточные;
  • другие расходы, произведенные с разрешения или ведома администрации организации.

Об этом сказано в статье 168 Трудового кодекса РФ.

<…>

Из статьи журнала «Главбух» № 11, июнь 2015 года

Первые официальные разъяснения чиновников про расходы на командировку

<…>

Сотрудник ездил в командировку на личной машине

По новым правилам фактический срок командировки, в которую работник отправился на личной машине, он должен указать в служебной записке. Ее нужно представить по возвращении из поездки вместе с оправдательными документами, подтверждающими расходы и использование транспорта для проезда к месту командирования и обратно. Перечень таких документов открыт. Это путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др. (п. 7 Положения № 749).*

Но возможна ситуация, что у работника не будет никаких первичных документов, которые по дате относились бы к периоду поездки. Например, если он заправил машину заранее, а жил не в гостинице, а у знакомых. Можно ли в этом случае учесть расходы в виде суточных и стоимость ГСМ на основании одной лишь служебной записки?

По мнению чиновников, нет. И фактический срок командировки, и использование машины в служебных целях нужно подтверждать первичными документами, оформленными в соответствии с законодательством о бухучете.*

Какие именно будут документы, не важно. Но по ним должно быть видно, что сотрудник действительно сначала ехал в другой город, а потом из него возвращался (письмо Минфина России от 20 апреля 2015 г. № 03-03-06/22368).

Конечно, у работника помимо служебной записки должен быть путевой лист.* Ведь он обосновывает количество израсходованного горючего, а значит, нужен для списания расходов на бензин. К тому же такой документ подтверждает, что сотрудник использовал свою машину для служебных целей. Однако безопаснее, чтобы к служебной записке были приложены еще и чеки автозаправочной станции, расположенной в месте командировки. В таком случае инспекторы вряд ли будут пытаться оспорить реальность поездки.*

Работник отправился в командировку на служебной или попутной машине

Срок командировки на личном транспорте надо определять по служебной записке. Об этом сказано в пункте 7 Положения № 749. Но работник может поехать на служебной, арендованной или попутной машине (имеем в виду машину коллеги или контрагента, а не автостоп). Нужно ли брать с него служебную записку?

В ответе на запрос «Главбуха» чиновники из Роструда согласились с тем, что такого требования в Положении нет. Поэтому компания вправе урегулировать этот момент в локальном акте (письмо Роструда от 10 апреля 2015 г. № 831-6-1).*

Например, в положении о командировках можно предусмотреть, что служебная записка нужна только в случае с попуткой. А при поездке на служебной и арендованной машине срок командировки определяется по путевому листу.

Распечатать образец • Скачать бланк в формате Word

Но самый простой и безопасный вариант — установить единые правила для всех случаев использования автомобилей. То есть сказать, что служебная записка нужна и в том случае, если для поездки используется не только личный, но и арендованный, служебный, попутный транспорт.* За основу можно взять образец выше. Тем более что Минфин рекомендует подтверждать срок нахождения в командировке любой первичкой, соответствующей законодательству РФ (письмо от 29 апреля 2015 г. № 03-03-06/1/24840).

В то же время сумму суточных не всегда можно подтвердить первичкой. Например, работники ездили в командировку на машине одного из них, а жили у знакомых. Путевой лист и чеки будут только у водителя. Остальные сотрудники смогут представить в бухгалтерию только служебные записки.

По нашему мнению, в такой ситуации компания все равно вправе учесть суточные. Как мы выяснили, с этим согласны и в Минфине России.*

Разъясняет Минфин

Пассажирам положены суточные даже без первички

На практике возможна ситуация, когда работник фактически не несет расходы на проезд и проживание в месте командирования. В частности, при использовании попутного транспорта и проживании у знакомых или родственников. В данном случае для обосновании расходов на выплату суточных достаточно оформить приказ о направлении работника в командировку и служебную записку. Данный порядок оформления служебных поездок необходимо зафиксировать в локальном акте компании.*

ВАЛЕНТИНА БУЛАНЦЕВА,

советник государственной гражданской службы РФ 2-го класса

Но риск, что инспекторы исключат суточные из расходов, конечно, остается. На этот случай пригодятся следующие аргументы.* Полный список сотрудников закреплен в приказе о командировке. То, что машина использовалась для поездки, подтверждают путевой лист и чеки, приложенные к авансовому отчету сотрудника, который был за рулем. А срок командировки есть в служебной записке.

Если же компания не готова спорить, то суточные стоит списывать только при условии, что помимо служебной записки у работника есть другие документы. Как минимум чек из гостиницы. Косвенно факт командировки подтвердят бумаги, которые сотрудник подписывал в другом городе. Например, проект договора с контрагентом?.*

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка