Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

В чем постоянно путаются бухгалтеры, когда платят НДФЛ и взносы

Подписка
Срочно заберите все!
№24
23 сентября 2015 16 просмотров

У нас 3 филиала.Все документы ведет головная организация.У нас одна книга учета выдачи трудовых книжек.Но мы не всегда успеваем передать филиалам в день увольнения.Или в один день увольняется сотрудник в 2 городах.Как нам без нарушений вести книгу, может копировать листик и посылать в филиал, а далее прикладывать к книге.Можно ли так?

Согласно порядку установленному в пункте 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, все листы книги учета трудовых книжек должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы, поэтому копирование листов книги учета трудовых книжек с последующим приложением в данную книгу будет не правильно. За не правильное оформление книги учета трудовых книжек трудовая инспекция может оштрафовать организацию и ее должностных лиц. Чтобы избежать подобной ситуации, нужно в день увольнения сотрудника направить ему по известным адресам уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Этим работодатель исключит претензии контролеров, а в случае спора и суда. Важно, что без такого согласия книжку отправлять нельзя. Пересылка трудовых книжек осуществляется почтовыми организациями РФ в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 № 221. Трудовую книжку надо направить с уведомлением о вручении. Уведомление о вручении регистрируют в журнале исходящих документов компании, так же как уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой, письменное согласие бывшего работника на отправление ее по почте. До возвращения уведомления о вручении трудовой книжки необходимо хранить копию зарегистрированного уведомления, опись вложения, квитанцию почты. Если трудовая книжка направлена ценным письмом с описью вложения и с уведомлением о вручении адресату, в книге учета трудовых книжек указываются реквизиты почтовой квитанции.

Обоснование

Из рекомендации

Иван Шкловец заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Наталия Гусева директор Центра образования и внутреннего контроля института дополнительного профессионального образования «Международный финансовый центр», государственный советник РФ 2-го класса, к. э. н.

Как вести книги по учету трудовых книжек

Трудовые книжки являются документами строгой отчетности, поэтому законодательством определен порядок их учета и хранения (раздел VI Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Каждая организация обязана вести специальные книги по учету трудовых книжек. Первая из них – приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (приложение 2 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69). Вторая – книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (приложение 3 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ведется в бухгалтерии организации. Записи в нее вносите сразу после получения бланков от распространителя. В книге обязательно укажите сведения обо всех операциях, связанных с приобретением и расходованием закупленных трудовых книжек и вкладышей в них с указанием серий и номеров. А также внесите информацию о стоимости бланков.

Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должна вести кадровая служба организации. Но если такой службы нет, то эта обязанность обычно возлагается на бухгалтерию. В эту книгу внесите сведения о дате приема сотрудника на работу, его фамилию, имя, отчество, серию и номер трудовой книжки и вкладыша, должность, место работы, а также реквизиты документа, на основании которого оформлен прием сотрудника на работу.

Все листы в обеих книгах должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Такой порядок установлен в пункте 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Главбух советует: акционерные общества и ООО вправе не применять печать. Но пока от печатей лучше не отказываться. Объяснение такое.

7 апреля 2015 года вступил в силу Закон от 6 апреля 2015 г. № 82-ФЗ. Статьями 2 и 6данного закона предусмотрено, что акционерные общества и ООО теперь вправе (а не обязаны) иметь печать. Сведения о наличии печати общество отражает в уставе.

В то же время продолжает действовать и пункт 41 Правил, утвержденныхпостановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. Данный подзаконный акт предписывает скреплять печатью книги учета трудовых книжек. Об этом напомнил Роструд в письме от 15 мая 2015 г. № 1168-6-1.

Поэтому рекомендуем продолжать использовать печать при ведении трудовых книжек.

Еще один момент. Чтобы отказаться от печатей, обязательно внести изменения в устав своей организации.

<…>

Внимание: за отсутствие книг учета трудовых книжек или неправильное их оформление трудовая инспекция может оштрафовать организацию (предпринимателя) и ее должностных лиц.

Размер штрафа составляет:

  • для должностных лиц (например, руководителя) – от 1000 до 5000 руб.;
  • для предпринимателя – от 1000 до 5000 руб.;
  • для организации – от 30 000 до 50 000 руб.

Повторное нарушение предусматривает следующее наказание:
– для руководителя (должностного лица) – штраф на сумму от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификацию на срок от одного года до трех лет;
– для предпринимателя – штраф на сумму от 10 000 до 20 000 руб.;
– для организации – штраф на сумму от 50 000 до 70 000 руб.

Такие меры ответственности предусмотрены частями 1 и 4 статьи 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

<…>

Из статьи журнала «Зарплата», №2, февраль 2014

Работник получил трудовую книжку не вовремя: Какие расходы оплатит компания

<…>

Направляем уведомление

При невозможности выдать трудовую книжку компания обязана направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте (образец 5).

Образец 5 Уведомление о необходимости получить трудовую книжку или дать согласие на пересылку ее по почте скачать

Обратите внимание: со дня направления уведомления работнику компания освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ и п. 36 Правил ведения трудовых книжек). Аналогичное мнение высказали судьи в Определении от 23.04.2013 № 616-О.

Срок отправления уведомления. Уведомление необходимо отправить в день увольнения сотрудника, сразу как стало понятно, что работник отказывается получить трудовую книжку на руки.

Если уведомление будет отправлено позже, компании надо будет выплатить компенсацию за задержку трудовой книжки.

Днем увольнения считается последний день работы. Если же работник увольняется по собственному желанию в период отпуска или болезни, то днем увольнения считается день, указанный в его заявлении (ч. 3 ст. 84.1 ТК РФ)

Отправляем ценным письмом. Направить уведомление работнику нужно с уведомлением о вручении. Надежнее оформить отправление ценным письмом с описью вложения (образец 6). В описи нужно указать регистрационный номер уведомления.

Образец 6 Фрагмент описи, вложенной в письмо

Уведомление о вручении почтового отправления (форма 119) — это почтовый документ, информирующий отправителя или указанное им лицо о том, что почтовое отправление (в нашем случае заказное письмо) доставлено и вручено адресату.

Пересылка трудовой книжки почтой допускается только с согласия работника (п. 36 Правил ведения трудовых книжек). Если работник не даст согласие, ее нельзя выбрасывать, а нужно хранить в компании

Отправляем курьерской службой. Для ускорения процесса можно воспользоваться услугами курьерской службы, которая возьмет на себя обязательства по получению от работника письменного согласия. Отправляя уведомление, вложите в конверт готовую форму ответного письма, куда бывший работник сможет вписать почтовый адрес, поставить число и подпись (образец 7).

Образец 7 Ответное письмо экс-работника скачать

ДОКУМЕНТООБОРОТ ПРИ ОТПРАВЛЕНИИ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ ПО ПОЧТЕ

Пересылка трудовых книжек осуществляется почтовыми организациями РФ в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденнымипостановлением Правительства РФ от 15.04.2005 № 221. Трудовую книжку надо направить с уведомлением о вручении.

После сдачи отправления на почту

Уведомление о вручении регистрируют в журнале исходящих документов компании, так же как уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой, письменное согласие бывшего работника на отправление ее по почте.

До возвращения уведомления о вручении трудовой книжки необходимо хранить копию зарегистрированного уведомления, опись вложения, квитанцию почты. Все это пригодится в случае судебного спора с работником.

Если трудовая книжка направлена ценным письмом с описью вложения и с уведомлением о вручении адресату, в книге учета трудовых книжек указываются реквизиты почтовой квитанции.

Теперь остается дождаться уведомления о вручении ее бывшему сотруднику.

Компания получила уведомление о вручении трудовой книжки бывшему работнику

После возвращения уведомления о вручении компания будет иметь все документы, подтверждающие исполнение ее обязанности по выдаче трудовой книжки.

Подтверждающие документы пригодятся, если работник обратится в суд. Поэтому их нужно хранить в личном деле работника.

<…>

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка