Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Как узнать КБК по взносам и налогу на упрощенке

Подписка
Срочно заберите все!
№24
24 сентября 2015 30 просмотров

В организации сменился руководитель и главный бухгалтер. В результате очень часто возникает ситуация, когда у нас отсутствуют первичные документы, которые требуют подписи "старых" руководителя и главбуха (в основном документы исходящие на реализацию). Как в такой ситуации помочь нам и контрагенту, который запрашивает такие первичные документы. Каким способом можно легитимизировать на старых документах подпись теперешних руководителя и главбуха?

Подписать документы, датированные более ранней датой, чем дата вступление в должность руководитель не имеет права. Первичные учетные документы оформляются в момент совершения операции, либо непосредственно после ее завершения и обязаны содержать все обязательные реквизиты, включая подпись ответственных лиц (ст.9 Закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011). Таким образом, у организации должны остаться экземпляры документов на реализацию с подписью прежнего руководителя и главного бухгалтера. Если это так, то организация может выдать покупателю копию документа, заверив ее в установленном законодательством порядке:

— заверительную надпись «Верно» (в том числе посредством штампа или печати);
— должность лица, заверившего копию;
— его личную подпись и ее расшифровку (инициалы, фамилию);
— дату заверения.

В случае, если отсутствуют документы у обеих сторон сделки, возможно выписка дубликата документа с указанием даты выписки дубликата и подписью руководителя, действовавшего от имени организации на дату выписки дубликата.

Обоснование

Из статьи журнала «Российский налоговый курьер», №8, апрель 2015

Налоговые последствия утраты документов

<…>

Каждую хозяйственную операцию компания документирует (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Бухгалтерские документы хранятся не менее пяти лет после окончания соответствующего отчетного года (ч. 1 и 3 ст. 29 вышеупомянутого Закона о бухучете). Документы, подтверждающие доходы, расходы и уплату налогов, — в течение четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Иногда сроки хранения документов могут быть и более продолжительными (подробнее читайте ниже).

<…>

Восстановить утраченные документы целесообразно в четыре хода

1. Создать комиссию по расследованию причин утраты документов

Приказ о назначении такой комиссии издает руководитель организации (п. 6.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР от 29.07.83 № 105). При необходимости для участия в работе комиссии можно пригласить представителей следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

По результатам работы комиссия составляет акт, в котором фиксирует:

— причину утраты и перечень утраченных документов. Перечень составляют по данным инвентаризации, которая необходима в случае пожара, другого стихийного бедствия (п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н);
— реквизиты документа, подтверждающего происшествие, в результате которого утрачены документы (справка коммунальщиков, противопожарной службы, органов внутренних дел).

2. Самостоятельно подготовить дубликаты утраченных документов

Это возможно, если утраченный документ компания также издавала сама. К примеру, кадровые документы (штатное расписание, положение о премировании и т. д.) или акты выполненных работ, по которым организация выступала исполнителем.

3. Запросить у контрагента копию или дубликат утраченного документа

В частности, речь идет о счетах-фактурах и первичных документах, подтверждающих затраты, если организация выступала покупателем товаров, работ или услуг.

При этом важно, чтобы копия была правильно оформлена (подробнее читайте ниже). В частности, необходимо ниже реквизита «Подпись» проставить (п. 3.26 «ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», введен постановлением Госстандарта России от 03.03.03 № 65-ст):

— заверительную надпись «Верно» (в том числе посредством штампа или печати);
— должность лица, заверившего копию;
— его личную подпись и ее расшифровку (инициалы, фамилию);
— дату заверения.

В августе прошлого года Минфин России разъяснил, как правильно заверить подшивку копий документов (письмо от 07.08.14 № 03-02-РЗ/39142). По мнению финансистов, компания вправе заверить как каждый отдельный лист копии документа, так и всю прошивку многостраничного документа в целом.

Если компания представляет в инспекцию подшивку документов, она последовательно нумерует все листы в подшивке, указывает общее количество листов (кроме отдельного листа, содержащего заверительную надпись) и проставляет отметку о заверении на обороте последнего листа подшивки. Кроме того, необходимо выполнить следующие условия:

— на каждом листе подшивки можно свободно прочитать текст, все даты, визы, резолюции и т. д.;
— при изучении копии документа подшивка не развалится (не произойдет механического разрушения крепления);
— при необходимости каждый отдельный лист подшивки можно скопировать при помощи современной копировальной техники.

Подробнее о рекомендациях финансового ведомства по вопросу изготовления копий документов читайте в статье «Как правильно оформить копию документа — разъясняет Минфин России» // РНК, 2014, № 18

Сама по себе копия документа не подтверждает налоговый расход

Если копия документа оформлена неверно, налоговики могут отказать компании в признании расходов, подтвержденных такой копией, или в вычете «входного» НДС (постановление ФАС Московского округа от 19.01.12 № А40-33539/11-99-146).

<…>

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка