Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

Не забудьте про самые важные дела декабря

Подписка
Срочно заберите все!
№23
2 октября 2015 1118 просмотров

Документы, формируемые, получаемые и передаваемые в электронном виде с использованием системы электронного документооборота распечатываем на бумажных носителях.В письме Минфина от 01.02.2011 № 03?03?06/1/47:«По требованию государственных органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, документы, оформленные в электронном виде и подписанные электронной цифровой подписью, должны быть распечатаны и заверены подписью руководителя организации и главного бухгалтера или уполномоченными ими на то лицами».Вопрос:Можно заверять только одной подписью:руководителя организации или уполномоченным им на то лицом.Обязательна подпись главного бухгалтера или уполномоченным на то лица?

Налоговый кодекс устанавливает жесткие правила для заверения счета-фактуры, (п. 6 ст. 169 НК РФ) – он обязательно должен быть заверен двумя подписями. Минфин России уведомляет, что счет-фактура, в котором отсутствует подпись главного бухгалтера, не может служить основанием для вычета НДС у контрагента (письмо от 29.11.04 № 03-04-11/212, письмо Минфина России от 27.08.14 № 03-07-09/42854). Так же считают и большинство судов (постановления ФАС Поволжского от 19.05.11 № А65-20359/2010Северо-Кавказского от 09.04.10 № А15-2130/2008 и Московского от 17.08.11 № А40-54011/10-107-290 округов).

При этом правила представления по требованию инспекции бумажных экземпляров электронного документа при проверке позволяют заверить копии одной подписью уполномоченного лица - такой порядок предусмотрен пунктом 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст.

А Письмо Минфина России от 01.02.2011 № 03-03-06/1/47 содержит мнение (рекомендации) финансового органа, но не содержит правовых норм или общих правил, конкретизирующих нормативные предписания, и не является нормативным правовым актом. В соответствии с письмом Минфина России от 07.08.2007 № 03-02-07/2-138 оно не препятствует налогоплательщикам руководствоваться нормами законодательства о налогах и сборах в понимании, отличающемся от трактовки, изложенной в этом письме.

Таким образом, если организация не хочет спорить с налоговой инспекцией, бумажные копии следует заверять двумя подписями, по правилам, изложенным в Письмо Минфина России от 01.02.2011 № 03-03-06/1/47.

Обоснование

Из рекомендации Олега Хорошего, начальника отдела налогообложения прибыли организаций департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Как подать документы по требованию проверяющих при выездной налоговой проверке

<…>

Бумажные копии

Если организация представляет копии на бумаге, то они должны быть заверены в установленном порядке. На копии нужно сделать надпись, которая подтверждает соответствие подлиннику документа:

  • слово «Верно»;
  • наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию);
  • дату заверения и печать.

Печать для заверения копий организации вправе выбрать самостоятельно (например, основную печать организации).

Такой порядок предусмотрен пунктом 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденногопостановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст.

При подаче многостраничных документов организация может заверить либо копию каждого листа, либо весь прошитый документ в целом. Прошитый многостраничный документ должен отвечать следующим требованиям:

  • текст и другие элементы документа (например, даты, резолюции) читаются свободно;
  • при чтении документ не расшивается (не разрушается);
  • все листы в документе пронумерованы;
  • в заверительной надписи указано общее количество листов документа.

Об этом сказано в письме Минфина России от 7 августа 2014 г. № 03-02-РЗ/39142 ипункте 21 письма ФНС России от 13 сентября 2012 г. № АС-4-2/15309.

Объединять в одну подшивку разные документы и заверять эту подшивку в целом нельзя (письма Минфина России от 30 ноября 2010 г. № 03-02-07/1-549 и ФНС России от 2 октября 2012 г. № АС-4-2/16459). Но если организация все-таки сдаст в инспекцию заверенную подшивку разных документов, то оснований для ее привлечения к ответственности по статье 126 Налогового кодекса РФ не будет. Эта статья устанавливает штраф за то, что организация вообще не представила затребованные документы или представила их с опозданием. Представление подшивки разных документов не образует состава правонарушения, предусмотренного данной статьей. Правомерность такого подхода подтверждается арбитражной практикой (см., например, постановления ФАС Центрального округа от 1 ноября 2013 г. № А54-8663/2012, Западно-Сибирского округа от 29 ноября 2012 г. № А75-10186/2011от 16 октября 2012 г. № А75-10185/2011от 30 августа 2012 г. № А75-10187/2011).

Главбух советует: если документы, которые затребовала инспекция, представляются на бумажных носителях, передавайте их по описи (акту), составленной в двух экземплярах.

В описи (акте) перечислите все передаваемые в инспекцию документы с указанием их реквизитов и количества листов в них. Дополнительно укажите, что именно вы передаете: копии или подлинники документов.

Один экземпляр описи (акта) приложите к передаваемым в инспекцию документам. Второй экземпляр со штампом инспекции (почтового отделения) и датой получения документов инспекцией (почтовым отделением) храните у себя. Если возникнут споры (например, при утере документов инспекцией или почтовой службой), то опись (акт) с отметкой налоговой инспекции (почтового отделения) будет доказательством полного и своевременного представления документов по требованию.

Ситуация: может ли инспекция в ходе выездной налоговой проверки потребовать от организации представить нотариально заверенные копии документов

Нет, не может.

Налоговый кодекс РФ запрещает инспекции требовать от организации нотариально заверенные копии документов, если иное не предусмотрено российским законодательством (абз. 2 п. 2 ст. 93 НК РФ). Это правило носит общий характер и действует как в отношении документов, истребуемых в ходе выездной проверки, так и в отношении документов, истребуемых по иным поводам (например, при истребовании документов о конкретной сделке вне рамок проведения налоговой проверки (п. 2 ст. 93.1 НК РФ)).

Документы, которые инспекция может запросить в ходе выездной налоговой проверки, не требуют нотариального заверения. Следовательно, требовать такие копии инспекция не может.

Правомерность этой позиции подтверждается письмом Минфина России от 7 декабря 2009 г. № 03-04-05-01/886.

<…>

ПИСЬМО МИНФИНА РОССИИ ОТ 01.02.2011 № 03-03-06/1/47 «О документах оформленных в электронном виде и подписанном электронной цифровой подписью, подтверждающих расходы, осуществленные налогоплательщиком»

Вопрос: «ЗАО (далее по тексту - Общество), являясь биржевым брокером, руководствуясь Федеральным законом № 1-ФЗ от 10.01.2002 "Об электронной цифровой подписи" и приказом от 08.12.2005 № 05-77/пз-н "Об утверждении положения о требованиях к осуществлению деятельности участников финансовых рынков при использовании электронных документов", внедрило корпоративную информационную систему (далее по тексту - "КИС "ФИНАМ").КИС позволяет использовать электронную цифровую подпись (далее по тексту - "ЭЦП") при подписании электронных документов с клиентами (физическими и юридическими лицами), присоединившимися к данной системе. В перечень документов, подписание которых возможно осуществлять с помощью КИС, входит акт сдачи-приемки, являющийся, в соответствии с Федеральным законом № 129-ФЗ от 21.11.96 "О бухгалтерском учете" (далее по тексту - Закон о бухгалтерском учете), первичным учетным документом. Форма электронного акта сдачи-приемки соответствует требованиям, предъявляемым п.2 ст.9 Закона о бухгалтерском учете. В соответствии с п.1 ст.248 НК РФ доходы определяются на основании первичных документов и иных документов, подтверждающих получение дохода. В соответствии с п.1 ст.252 НК РФ расходами признаются документально подтвержденные затраты. В связи с вышеизложенным и руководствуясь подп.2 п.1. ст.21 НК РФ, просим дать разъяснения по следующим вопросам:

1. Правомерно ли принимать к бухгалтерскому учету и в целях исчисления налога на прибыль расходы и доходы, первичные, учетные документы, по которым составлены в электронном виде и заверены ЭЦП? Будут ли являться доходы и расходы, подтвержденные электронными документами, содержащими ЭЦП, надлежаще подтвержденными доходами/расходами?

2. Каким образом необходимо осуществлять хранение электронных документов?

3. Необходимо ли Обществу осуществлять изготовление бумажных копий электронных документов, формируемых, получаемых и передаваемых в электронном виде с использованием системы электронного документооборота? Какой существует порядок оформления электронных документов на бумажном носителе в целях предоставления по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РФ? Необходимо ли заверять бумажную копию электронного документа подписью ответственного лица и печатью Общества?

Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел ваше письмо по вопросу учета расходов и сообщает следующее.

В соответствии с пунктом 1 статьи 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ) расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Согласно пунктам 12 и 7 статьи 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, установленные пунктом 2 статьи 9 вышеуказанного Федерального закона. Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры. Пунктами 1 и 2 статьи 1 Федерального закона от 10.01.2002 № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" установлено, что целью данного Федерального закона является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. Действие вышеуказанного Федерального закона распространяется на отношения, возникающие при совершении гражданско-правовых сделок и в других предусмотренных законодательством Российской Федерации случаях. В соответствии с пунктом 3 статьи 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе. Таким образом, документ, оформленный в электронном виде и подписанный электронной цифровой подписью, может являться документом, подтверждающим расходы, осуществленные налогоплательщиком в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе. По требованию государственных органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, документы, оформленные в электронном виде и подписанные электронной цифровой подписью, должны быть распечатаны и заверены подписью руководителя организации и главного бухгалтера или уполномоченного ими на то лицами.

Одновременно сообщаем, что мнение Департамента, приведенное в настоящем письме, не содержит правовых норм или общих правил, конкретизирующих нормативные предписания, и не является нормативным правовым актом. В соответствии с письмом Минфина России от 07.08.2007 № 03-02-07/2-138 направляемое мнение Департамента имеет информационно-разъяснительный характер по вопросам применения законодательства Российской Федерации о налогах и сборах и не препятствует налоговым органам, налогоплательщикам, плательщикам сборов и налоговым агентам руководствоваться нормами законодательства о налогах и сборах в понимании, отличающемся от трактовки, изложенной в настоящем письме.

Из статьи журнала «Российский налоговый курьер» № 18, сентябрь 2014

Как правильно оформить копию документа — разъясняет Минфин России

В каком случае копия подтверждает налоговый расход

Как заверить подшивку копий для налоговой

Когда нужно распечатать бумажную копию электронной «первички»

Копии документов, будь то счет-фактура, «первичка», кассовый чек, выписка из ЕГРЮЛ или лист декларации, стали неотъемлемым атрибутом документооборота практически любой компании. Их истребуют налоговики при проверке, запрашивают контрагенты при заключении сделки. Кроме того, копии нужны и самим компаниям, например если оригинал стал нечитаемым или документ необходим сразу нескольким сотрудникам.

Мы проанализировали последние разъяснения финансового ведомства по вопросу изготовления и применения копий документов в целях налогового учета.

Заверить можно как каждую копию, так и подшивку копий документов

В августе текущего года Минфин России подробно разъяснил, как компании необходимо заверить копии документов для представления в инспекцию (письмо от 07.08.14 № 03-02-РЗ/39142). Особенно в том случае, если истребованы несколько документов.

Ведомство обращает внимание на то, что целью представления документов является их использование в контрольной работе, в том числе в качестве доказательной базы.

Финансисты допускают возможность заверить каждый отдельный лист копии документа или всю прошивку многостраничного документа в целом. Во втором случае отметку о заверении необходимо проставить на обороте последнего листа.

При этом компании в случае оформления копий документов для налоговиков необходимо:

— обеспечить возможность свободного чтения текста каждого документа в подшивке, всех дат, виз, резолюций и пр.;
— исключить возможность механического разрушения (расшития) подшивки (пачки) при изучении копии документа;
— обеспечить возможность свободного копирования каждого отдельного листа документа в пачке современной копировальной техникой (в случае необходимости представления копии документа в суд);
— осуществить последовательную нумерацию всех листов в подшивке (пачке) и при заверении указать общее количество листов в подшивке (пачке) (кроме отдельного листа, содержащего заверительную надпись).

<…>

Чем заверенная копия отличается от простой

Копией документа является экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника (подп. 23 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. приказом Росстандарта от 17.10.13 № 1185-ст).

В отличие от простой, заверенная копия имеет юридическую силу. Заверяют копию следующим образом. Ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, его личную подпись с расшифровкой (инициалы, фамилия), и дату заверения (п. 3.26 ГОСТ Р 6.302003). Можно также проставить печать. В исключительных случаях копию заверяют нотариально

Оформляя электронную «первичку», компания должна быть готова распечатать ее бумажную копию

Развитие электронных коммуникаций привело к тому, что многие товары и услуги можно получить через онлайн-сервисы. В этом случае оплату компания также может произвести через интернет. В электронном виде оформляется и документ, подтверждающий совершенную операцию.

Минфин России подтверждает, что первичные и сводные учетные документы организация может составить и на бумажных, и на машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовить за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций (письма от 20.12.12 № 03-03-06/1/710от 31.07.12 № 03-03-06/2/85от 28.05.12 № 03-03-06/2/67 иот 11.01.12 № 03-02-07/1-2). Кроме того, бумажные копии могут затребовать контролеры, суд и прокуратура.

Важно помнить, что, если документ составлен в электронном виде не по установленным форматам, в инспекцию компания представляет бумажную копию такого документа с отметкой о подписании документа квалифицированной электронной подписью (ЭЦП). Это возможно, если организация в соглашении с контрагентом утвердила формат электронного первичного документа, отличного от формата, используемого налоговиками.

Минфин не против представления в инспекцию электронных копий

Если объем запрошенных по требованию документов очень велик, компании удобнее и менее затратно в финансовом плане представить в инспекцию электронные (сканированные) копии документов. Статья 93 НК РФ не регулирует вопрос представления истребуемых документов на электронных носителях. А вот финансовое ведомство позволяет это сделать.

Копию чека ККТ необходимо хранить вместе с оригиналом

В частности, Минфин России в письме от 28.12.11 № 03-02-07/1-443разъяснил, что плательщик по согласованию с налоговым органом может представить лично (через представителя) сканированные копии документов, подписанные квалифицированной электронной подписью.

Направить истребуемые документы в электронном виде компания может двумя способами: передав документы на электронных носителях информации в инспекцию лично или представив их по телекоммуникационным каналам связи.

При этом обязательно необходимо использовать сертифицированные средства электронной цифровой подписи (усиленная квалифицированная электронная подпись), позволяющие идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации, содержащейся в указанных документах.

<…>

Максим Иванов, эксперт журнала «Российский налоговый курьер»

Александра Бахвалова, консультант Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка