Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

График отпусков '2017 — как составить с учетом новых сроков отчетности

Подписка
Срочно заберите все!
№23
2 октября 2015 31 просмотр

В нашей организации есть положение о командировках, при выплате денежных средств в подотчет - подотчетник пишет заявку с суммой и на какие цели берутся денежные средства. По факту по приезду из командировки сотрудники постоянно нарушают положение и не отчитываются в положенный срок (т.е. 3 рабочих дня). Также не редки ситуации, когда сотрудник отчитался, но остаток денежных средств не вносит в кассу и заявление на удержание из заработной платы не пишет, т.е. взыскать с него никаким образом нет возможности. Мер административного воздействия нет. По факту сотрудники таким образом попросту кредитуются бесплатно у организации. Вопрос: правомерно ли будет к данной ситуации подойти таким образом - при написании заявки на выдачу в подотчет мы хотим предусмотреть такую фразу (эту фразу будет писать сотрудник): "Я, Иванов И.И., согласен на переквалификацию полученных денежных средств в аванс, полученный в рамках трудового договора и согласен на удержание данной суммы из моей заработной платы в случае нарушения мной сроков предоставления авансового отчета и/или в случае невозврата недоиспользованных подотчетных денежных средств." Правомерен ли такой подход в такой ситуации? Могут ли быть претензии со стороны трудовой инспекции и самого сотрудника в последующем?

Да, так можно сделать. А саму фразу можно значительно упростить до слов: «Я, Иванов И.И., согласен на удержание не возвращенных в установленный срок подотчетных сумм из моей зарплаты». И в любом случае для удержания необходимо издать соответствующий приказ – не позже чем через один месяц со дня окончания срока, установленного для авансового отчета.

Обоснование

Из справочника «Зарплата – 2015»

6.4 Как удержать не возвращенные в срок подотчетные суммы

Общие правила. Срок, на который можно выдавать под отчет наличные деньги, законодательно не ограничен. Однако этот срок должен установить руководитель организации, сделав соответствующую запись на заявлении работника о выдаче ему подотчетных сумм.

Если срок возврата подотчетных сумм установлен руководителем, то не позже чем через три рабочих дня после его окончания сотрудник должен отчитаться за полученные деньги. При командировках такой срок исчисляется с того дня, когда сотрудник вернулся из командировки.

Так сказано в пункте 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Если сотрудник не вернул в срок сумму неизрасходованного аванса, то удержите эти деньги из его зарплаты. Для этого руководитель организации должен издать приказ о взыскании в произвольной форме.

Оформить приказ нужно не позже чем через один месяц со дня окончания срока, установленного для отчета сотрудника. Взыскать суммы с сотрудника можно, если он не оспаривает основание и размер удержаний.

Поэтому получите письменное согласие сотрудника о том, что он не возражает против удержаний. В противном случае за решением о взыскании денег следует обратиться в суд.

Такие правила установлены в статьях 137248 Трудового кодекса РФ и подтверждены в письме Роструда от 9 августа 2007 г. № 3044-6-0.

И не забывайте: удержать из месячной зарплаты сотрудника можно не более 20 процентов от начисленной суммы (ст. 138 ТК РФ). Вычесть большую сумму можно только с письменного согласия самого работника.*

Бухучет. Когда истечет срок, не позднее которого сотрудник должен был отчитаться или вернуть полученные под отчет деньги, в бухучете придется отразить недостачу материальных ценностей. Для этого сделайте такую запись:

ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 71
– отражена как недостача сумма, выданная под отчет сотруднику и не возвращенная им в срок.

При удержании денег из дохода сотрудника сделайте такую проводку:

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 94
– удержана из зарплаты сотрудника невозвращенная подотчетная сумма.

Такой вывод следует из Инструкции к Плану счетов (счета 707194).

Налоги и взносы. При выдаче сотруднику денег под отчет организация не несет никаких расходов. Это касается как организаций, которые применяют общую систему налогообложения (п. 14 ст. 270п. 3 ст. 273 НК РФ), так и организаций, которые платят единый налог при упрощенке или ЕНВД (п. 2 ст. 346.17п. 1 ст. 346.29 НК РФ).

Эта сумма является дебиторской задолженностью сотрудника до того момента, когда он представит авансовый отчет, приложив к нему документы, подтверждающие произведенные расходы, и внесет неиспользованный остаток в кассу.

Если этого не происходит, то бухгалтер организации может удержать сумму задолженности из зарплаты сотрудника (ст. 137 ТК РФ). Однако поскольку денежные средства, выданные под отчет сотруднику, не формируют расходов организации, то и при несвоевременном погашении дебиторской задолженности не возникает и дохода.

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме

Новости по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка