Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Не забудьте про самые важные дела декабря

Подписка
Срочно заберите все!
№23
8 октября 2015 12 просмотров

Сотрудник уехал в командировку предварительно получив аванс на расходы по проживанию и суточные.Командировка предполагалась на трое суток,но сотрудник вернулся раньше (есть авиабилеты подтверждающие время нахождения в командировке двое суток).Есть первичные документы на проживание в которых стоимость указана как за трое суток.Деньги не были возвращены сотруднику объяснив это тем что они будут авансом зачтены за предстоящие услуги.Как отразить в НУ И БУ затраты на проживание?Ведь документ выдан на стоимость трех суток и подтверждающих документов что сумма зависла авансом нет.

В данной ситуации принять в затратах в налоговом учете можно расходы на оплату найма жилья за дни нахождения в командировке, то есть за два дня. Поскольку в документе указано три дня и нет документов, подтверждающих зачет суммы за услуги, надо выделить стоимость двух дней. Разницу можно возместить сотруднику, но в расходы, принимаемые при расчете налога на прибыль эту сумму включить нельзя.

Обоснование

Из рекомендации
Андрея Кизимова, заместителя директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Как возместить расходы на наем жилья во время командировки

Порядок возмещения расходов

Порядок возмещения расходов на наем жилья во время командировки должен быть определен внутренними документами организации (ст. 168 ТК РФ, п. 11131421 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Это значит, что сумму возмещения и требование к документальному подтверждению сотрудником расходов на наем жилья во время командировки организация устанавливает самостоятельно. Например, коллективным договором или иным локальным актом организации (приказом, положением о командировках).

<…>

У сотрудника имеются проездные документы

Днем отъезда считается день отправления транспортного средства, на котором сотрудник выезжает в командировку из населенного пункта, где находится место его постоянной работы. Если транспортное средство отправляется до 24 часов включительно, днем отъезда считаются текущие сутки. Если транспортное средство отправляется после 0 часов – следующие сутки. Эта дата определяется на основании проездного документа.

Днем приезда считается день прибытия транспортного средства, на котором сотрудник возвращается из командировки в населенный пункт, где находится место его постоянной работы. Если транспортное средство прибывает до 24 часов включительно, днем приезда считаются текущие сутки. Если транспортное средство прибывает после 0 часов – следующие сутки. Эта дата определяется на основании проездного документа.

Проездных документов у сотрудника нет

В таком случае срок командировки определяется на основании документов о проживании (например, чеков или счетов гостиниц). Соответственно, даже если в этот день сотрудник на работу не выходил, оплатить его все равно необходимо.

Такой порядок следует из пунктов 47 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

На практике может возникнуть ситуация, когда сотрудник направляется в командировку для работы в другой организации (или подразделении организации). При этом он прибывает в место, в которое командируется в один день, а на работу в организацию выходит на следующий день. Например, это возможно, когда поезд или самолет прибывает поздно вечером, поэтому выйти на работу в день прибытия сотрудник не может. Однако несовпадение дня прибытия с днем выхода на работу не является основанием для отказа в возмещении сотруднику расходов на оплату найма жилья. Поскольку независимо от данных обстоятельств сотрудник находится в командировке по распоряжению (заданию) руководителя, что подтверждается датами выбытия с основного места работы и прибытия в место командирования, отраженными в проездных документах (п. 47 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Для целей налогообложения расходы на оплату найма жилья за все дни нахождения в командировке должны быть документально подтверждены.

Налоги

Для целей налогообложения учет расходов на наем жилья во время командировки зависит от их документального оформления. Так, при расчете налога на прибыль учитываются только документально подтвержденные расходы (п. 1 ст. 252подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Расходы, не подтвержденные первичными документами, к налоговому учету не принимаются. НДФЛ не облагается компенсация расходов по найму жилья в сумме фактических и документально подтвержденных затрат (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ). В отношении расходов, которые документально не подтверждены, компенсация не облагается НДФЛ в пределах норм (абз. 10 п. 3 ст. 217 и ст. 210 НК РФ).

Расходы по найму жилого помещения в командировке сотрудник может подтвердить:

Документальное подтверждение расходов

Если гостиница применяет ККТ, подтверждающими документами будут кассовый чек с квитанцией к приходному кассовому ордеру. Гостиницы, которые не применяют ККТ, выдают клиентам бланки строгой отчетности.

<…>

Из рекомендации
Андрея Кизимова, заместителя директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Как учесть при налогообложении расходы на наем жилья во время командировки. Организация применяет общую систему налогообложения

Налог на прибыль

При расчете налога на прибыль документально подтвержденные расходы на наем жилья во время командировки признаются в фактическом размере. Такой порядок применяется и в том случае, если внутренним документом организации установлен норматив (лимит) возмещения, но фактически документально подтвержденные расходы на проживание превысили эту величину. Это следует из положений пункта 1 статьи 252, подпункта 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ и подтверждается письмом Минфина России от 4 июля 2012 г. № 03-04-06/6-204.

Расходы, не подтвержденные первичными документами, к налоговому учету не принимайте (п. 49 ст. 270 НК РФ). Аналогичные разъяснения приведены в письме Минфина России от 28 апреля 2010 г. № 03-03-06/4/51. Если документально неподтвержденные расходы на наем жилья отражены в бухучете, то возникнут постоянная разница и постоянное налоговое обязательство (п. 4 и 7 ПБУ 18/02).

При использовании метода начисления командировочные расходы признайте в составе прочих расходов на дату утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). При использовании кассового метода для признания затрат необходимо подтвердить факт их оплаты (п. 3 ст. 273 НК РФ). Например, если сотрудник обоснованно потратил на проживание больше денег, чем ему было выдано под отчет, командировочные расходы спишите в момент выплаты компенсации (после утверждения авансового отчета). О том, как учесть при расчете налога на прибыль расходы на наем жилья по командировке, связанной с приобретением основного средства, подробнее см. Как определить первоначальную стоимость основного средства в налоговом учете.

Помимо затрат на оплату помещения, при налогообложении прибыли можно учесть стоимость дополнительных услуг, оказанных в гостинице. Исключение составляют расходы, связанные:

  • с обслуживанием сотрудника в барах и ресторанах;
  • с дополнительным обслуживанием в номере;
  • с пользованием рекреационно-оздоровительными объектами.

Если стоимость таких услуг выделена в счете, организация не вправе включить ее в расчет налоговой базы. Если стоимость дополнительных услуг отдельно не указана, включите ее в состав расходов по найму жилого помещения. Такой вывод следует из положений подпункта 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

<…>

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Новости по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка