Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

График отпусков '2017 — как составить с учетом новых сроков отчетности

Подписка
Срочно заберите все!
№23
6 октября 2015 256 просмотров

Доброе день, подскажите как правильно оформить документально, главный бухгалтер ушел в декретный отпуск, но всю отчетность будет сдавать сам, (Какой приказ сделать на право подписи первичных документов(ПКО, РКО, УПД), чтоб не возникло вопросов со стороны налоговиков?

По закону на время главный бухгалтер компании освобождается от исполнения своих трудовых обязанностей (ч. 1 ст. 91, ст. 106 ТК РФ). В этот период он должен полноценно отдыхать. Если главный бухгалтер желает во время отпуска работать (сдавать отчетность, подписывать документы), то с ним можно заключить гражданско-правовой договор на оказанные услуги. Или во время отпуска по уходу за ребенком сотрудник может работать на условиях неполного рабочего времени на дому с сохранением права на получение государственных пособий на ребенка.

На время отсутствия главного бухгалтера право подписи первичных документов закрепите за заместителем или другим ответственным сотрудником. Для этого оформите доверенность или приказ. Типовых форм нет, бланки могут быть произвольными. Главное указать в них должность и Ф. И.О. сотрудника, которому вы передаете право, образец подписи и сроки передачи. Образец приказа смотрите ниже.

Обоснование

Из рекомендации

Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как оформить работу сотрудника во время отпуска по уходу за ребенком

Право на работу и пособие

Может ли сотрудник работать во время отпуска по уходу за ребенком

Во время отпуска по уходу за ребенком сотрудник может работать на условиях неполного рабочего времени или на дому. Такая работа может длиться как определенный период: неделю, месяц, квартал и т. п., так и весь отпуск. При выходе на работу во время отпуска за сотрудником сохраняется право на получение:

  • пособия по уходу за ребенком до 1,5 лет;
  • компенсации в период отпуска по уходу за ребенком до трех лет.

Такой порядок следует из положений части 3 статьи 256 Трудового кодекса РФ, части 2 статьи 13 Закона от 19 мая 1995 г. № 81-ФЗ, подпункта «а» пункта 11 Порядка, утвержденного постановлением Правительства РФ от 3 ноября 1994 г. № 1206. Аналогичные разъяснения дает Минтруд России в письме от 16 мая 2013 г. № 13-7/3030623-2831 и Роструд в письме от 12 сентября 2013 г. № 697-6-1.

Вопрос из практики: может ли сотрудник, который находится в отпуске по уходу за ребенком, работать на дому неполный рабочий день

Да, может.

Во время отпуска по уходу за ребенком сотрудник может работать на условиях неполного рабочего времени или на дому с сохранением права на получение государственных пособий на ребенка (ч. 3 ст. 256 ТК РФ). При этом никаких ограничений на одновременное установление неполного рабочего времени при надомной работе трудовым законодательством не установлено. Таким образом, сотрудник, который находится в отпуске по уходу за ребенком, может работать на дому неполный рабочий день или неделю с сохранением пособий.

Правомерность подтверждают:

<…>

Документальное оформление

Какие документы нужно оформить при выходе сотрудника на работу на неполный рабочий день или на домашнюю работу в период отпуска по уходу за ребенком

Выход сотрудника на работу на условиях неполного рабочего времени во время отпуска по уходу за ребенком оформите в следующем порядке.

1. Сотрудник пишет заявление о работе на условиях неполного рабочего времени во время нахождения в отпуске по уходу за ребенком. В заявлении необходимо указать режим и условия и период такой работы. Данный вывод позволяют сделать положения части 3 статьи 256 Трудового кодекса РФ.

2. На основании заявления с учетом изменения режима работы работодатель оформляет дополнительное соглашение к трудовому договору с указанием срока его действия: до определенной даты, до конца отпуска или другого события (ст. 72 ТК РФ).

3. На основании дополнительного соглашения работодатель издает приказ о работе на условиях неполного рабочего времени в период отпуска по уходу за ребенком и знакомит с ним под подпись сотрудника. Унифицированной формы такого документа законодательством не установлено, поэтому его можно составить в произвольной форме.

Оплата труда в этот период происходит по общим правилам оплаты неполного рабочего времени, то есть пропорционально фактической занятости (ст. 93 ТК РФ). Кроме того, женщинам с детьми до 1,5 лет предоставляют оплачиваемые перерывы для кормления ребенка (ст. 258 ТК РФ).

В случае оформления надомной работы см. Как оформить переход на надомную работу.

Вопрос из практики: как заполнить табель учета рабочего времени, если сотрудник работает во время отпуска по уходу за ребенком на условиях неполного рабочего времени

Прямого ответа на этот вопрос законодательство не содержит.

Поскольку сотрудник находится в отпуске и одновременно работает на условиях неполного рабочего времени, в табеле необходимо отразить оба действия.

Чтобы отразить отпуск по уходу за ребенком, в коммерческих организациях используют буквенный код «ОЖ» или цифровой код «15». Чтобы отметить в табеле работу сотрудника, используют буквенный код «Я» или цифровой код «01». Такие обозначения установлены разделом 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, и применяются при заполнении унифицированной формы табеля. Их же можно применять, если коммерческая организация заполняет табель по самостоятельно разработанной форме.

Двойные коды можно проставить через слеш (/) или путем добавления в табель дополнительной строки (раздел 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, письмо Роструда от 18 марта 2008 г. № 660-6-0).

Аналогичный принцип заполнения следует применять и бюджетным учреждениям при заполнении своего табеля по форме № 0504421, утвержденной приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н.

<…>

Из формы

Публичное акционерное общество «Альфа»

ПРИКАЗ № 32
о передаче права подписи документов

г. Москва 06.02.2013

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. С 6 февраля 2013 года в мое отсутствие предоставить право подписи договоров, смет, первичных документов за генерального директора заместителю генерального директора А.Н. Тихомирову.

2. Контроль за выполнением данного приказа оставляю за собой.

Генеральный директор А.В. Львов

С приказом ознакомлен:

06.02.2013 А.Н. Тихомиров

Из статьи журнала «Учет. Налоги. Право» № 10, Март 2013

Безопаснее, чтобы директор не заключал договоры в отпуске

Елизавета, рискованно, чтобы директор подписывал договор, находясь в отпуске. Во-первых, инспекторы могут посчитать документ недействительным и снимут по нему расходы. Ведь по закону на время отпуска руководитель компании освобождается от исполнения своих трудовых обязанностей (ч. 1 ст. 91, ст. 106 ТК РФ). Во-вторых, сам контрагент может заявить о недействительности сделки. Доказывать обратное надо будет в суде. И хотя судьи соглашаются, что законодательство не запрещает заключать договоры в нерабочие дни (постановления Пятого арбитражного апелляционного суда от 04.04.11 № 05АП-1431/2011, Девятого арбитражного апелляционного суда от 16.02.09 № 09АП-755/2009-АК), лучше не доводить дело до спора. Для этого проще всего сначала предложить контрагенту отложить подписание договора до выхода директора или выдать доверенность на право подписи договора другому работнику, например заместителю руководителя. При этом доверенность должна быть датирована до ухода директора.

Если ни один из вариантов не подходит, можно официально отозвать генерального директора из отпуска. Но этот способ сложный по оформлению. Надо уведомить работника об отзыве, получить его письменное согласие, оформить приказ.

Идеальный образец

Приказ и другие кадровые документы для отзыва сотрудника из отпуска есть в разделе «Ваш кадровый секретарь» > «Отпуск».


Из статьи журнала «Кадровое дело» № 7, Июль 2013

Работник не хочет идти в отпуск: предлагаем варианты

Все отпускные документы оформлены, сотрудники с ними ознакомлены и ждут своей очереди отправиться на отдых. И вдруг один из них интересуется, а нельзя ли вместо отпуска продолжать трудиться. Мол, хочется больше заработать, в семье возникли сложные обстоятельства, да и вообще на работе намного интереснее, чем на отдыхе. Многие из нас в такой ситуации на автомате ответят, что нельзя. На самом деле, если правильно оформить работу в отпуске, можно не беспокоиться о нарушении закона.

<…>

Вариант 4. Заключить гражданско-правовой договор на время отпуска

Закон не запрещает привлекать к работе по гражданско-правовому договору сотрудников, которые находятся в ежегодном оплачиваемом отпуске. В период отдыха работник свободен от исполнения трудовых обязанностей и может использовать это время по своему усмотрению (ст. 106 ТК РФ). Например, для развлечений, учебы или для подработки. Однако нужно быть предельно внимательным, составляя гражданско-правовой договор со штатным сотрудником. Его формулировки не должны содержать признаков трудовых отношений (ст. 57 ТК РФ). Заключая гражданско-правовой договор, учтите несколько моментов (гл. 37 и 39 ГК РФ).

1. Сторонами гражданско-правового договора выступают заказчик и исполнитель (подрядчик, агент и др.). При этом поручаемая работа должна существенно отличаться от трудовых обязанностей.

В разделе «Кадровые документы»

вы найдете дополнительные образцы: график отпусков (help.kdelo.ru/vk/item6433), записка-расчет о предоставлении отпуска (help.kdelo.ru/vk/item6439)

2. Такой договор заключается для выполнения определенного задания, работы. Например, «Исполнитель обязуется по заданию Заказчика перевести с английского на русский язык книгу Дейва Хемсата “301 способ развлечься в офисе” объемом 80 000 знаков, а Заказчик обязуется оплатить эту работу».

3. Компания оплачивает исполнителю конечный результат (доставленный груз, отремонтированное здание, вымытые помещения и т. д.). Например, если речь идет о переводе, можно включить следующее положение: «Стоимость перевода одной страницы текста объемом 1800 знаков с пробелами – 250 рублей».

4. Заключается на определенный срок. В его условиях прописывается дата начала и окончания работы. Например, «Срок выполнения работ – с 01 июля по 19 июля 2013 года».

5. Исполнитель (подрядчик) не включается в штат организации, не подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка и другим локальным нормативным актам компании. Он сам организует свой режим работы.

6. На исполнителя не распространяются социальные гарантии, предусмотренные Трудовым кодексом (оплачиваемый отпуск, выплата пособия по временной нетрудоспособности, компенсация за вредные и опасные условия труда и др.).

В разделе «Трудовые споры»

вы найдете судебное решение о том, что если работник выполняет разовые поручения, то отношения с ним гражданско-правовые (help.kdelo.ru/sn/item4941?catId=4324)

7. Факт выполнения работ (оказания услуг) должен быть подтвержден документально. Как правило, актом приема-передачи работ, который является неотъемлемой частью договора. В договоре так и прописывают: «Работы считаются оказанными после подписания акта приема-передачи работ Заказчиком. Вознаграждение за выполненную работу Заказчик выплачивает Исполнителю в течение трех дней с момента подписания акта приема-передачи выполненных работ».

Профессиональный спор

Можно ли отпускника привлечь к работе по гражданско-правовому договору?

Нельзя Можно

<…>

Александр ТИМОШЕНКО, начальник отдела кадров, юрисконсульт ЗАО «Арал Плюс»» (г. Одинцово Московской области):
– Нет, поскольку отпуск – это то время,в течение которого сотрудник свободен от исполнения своих трудовых обязанностей. В этот период он должен полноценно отдыхать. По этой причине любая проверка инспекции труда или налоговой наверняка признает гражданско-правовой договор со штатным сотрудником трудовым, то есть притворной сделкой. Работодателя могут привлечь к ответственности в виде штрафа или административного приостановления деятельности (ст. 5.27 КоАП РФ).

<…>

Елизавета АРХИПОВА, менеджер по персоналу ООО «Уралторгсервис» (г. Екатеринбург):
– Да, если сотрудник хочет продолжить работу, не отдыхая. Работодатель может предложить ему заключить гражданско-правовой договор на оказание услуг. Недопустимо, чтобы в нем присутствовали такие термины, как «работник», «заработная плата», «дисциплинарная ответственность», «правила внутреннего трудового распорядка» и др., однозначно подтверждающие трудовой характер взаимоотношений. Важно, чтобы условия такого договора ничем не напоминали трудовой.

Заключение эксперта

<…>

Марина РОЖДЕСТВЕНСКАЯ, юрист, ведущий консультант по трудовому праву журнала «Кадровое дело»:
– Отпуск как один из видов времени отдыха работника установлен нормами трудового законодательства, регулирующего отношения именно в этой сфере. Гражданская дееспособность, то есть способность гражданина своими действиями приобретать и осуществлять права, создавать для себя обязанности и исполнять их, возникает с наступлением совершеннолетия. В этих отношениях человек выступает не как работник, а как гражданин. Работодатель не может лишить его этого права. Чтобы проверяющий орган не признал такой договор трудовым, стоит четко определить предмет договора и внимательно отнестись к используемым в нем терминам.

Неприемлемые варианты

Применив один из следующих способов, организация нарушит трудовое законодательство. И работодатель может понести ответственность в виде штрафа для должностного лица в размере от 1000 до 5000 рублей и для организации – от 30 000 до 50 000 рублей или административного приостановления деятельности на срок до 90 суток (ст. 5.27 КоАП РФ).

Нельзя оформить совместительство. По закону очередной отпуск сотрудникам-совместителям предоставляется одновременно с отдыхом по основному месту работы (ст. 286 ТК РФ). Таким образом, приняв отпускника совместителем, работодатель обязан сразу же отправить его в отпуск.

Нельзя позволить отпускнику работать неофициально. По документам сотрудник уходит в отпуск, ему выплачивают отпускные, но фактически он продолжает работать. А в конце месяца в качестве вознаграждения за труд ему выплачивают премию. В этом случае у инспекторов возникнет вопрос не только по поводу присутствия отпускника на рабочем месте, но и по поводу необоснованно выданной премии. По сути она является наградой за результаты в работе. А за что можно поощрять работника, который находился весь месяц в отпуске?

Внимание!

Независимо от продолжительности ежегодного отпуска нельзя заменить компенсацией отпуск беременной сотруднице (ч. третья ст. 126 ТК РФ)

<…>

Из статьи журнала «Семинар для бухгалтера» № 7, Июль 2015

Советы главному бухгалтеру, который собирается в отпуск

Совет № 1

Определите заместителя

Если вы собираетесь в отпуск, то первое, с чего стоит начать подготовку, – решите, кому вы передадите дела. Если у вас есть заместитель, то он и будет исполнять функции главного бухгалтера во время вашего отсутствия. На заместителя отдельный приказ составлять не надо и оплачивать дополнительный труд тоже.

Допустим, у вас заместителя нет. Тогда исполняющим обязанности можно назначить другого работника. Например, им может стать сотрудник бухгалтерии или руководитель компании.

Поручить сотруднику дополнительную работу можно только с его согласия (ч. 1 ст. 60.2 ТК РФ). Поэтому компания должна отправить работнику предложение о совмещении, на котором он сделает отметку о своем согласии. Форма документа – произвольная.

После этого оформите допсоглашение к трудовому договору, а на основании его выпустите приказ о совмещении. В документе укажите круг обязанностей совместителя, размер доплаты и срок, в течение которого сотрудник будет исполнять функции главбуха.

Совет № 2

Передайте право подписи

На время вашего отсутствия право подписи первичных документов закрепите за заместителем или другим ответственным сотрудником. Для этого оформите доверенность или приказ. Типовых форм нет, бланки могут быть произвольными. Главное указать в них должность и Ф. И.О. сотрудника, которому вы передаете право, образец подписи и сроки передачи.

Если вам принадлежит право подписи платежек, то банк документ без вашей визы не примет. Чтобы компания могла без препятствий проводить платежи, пока вы отсутствуете, оформите временную карточку с образцами подписей.

Совет № 3

Составьте памятку для коллег

Итак, о передаче полномочий вы позаботились. Теперь можно составить памятку для коллег или подчиненных. Она позволит сохранить спокойствие вам в отпуске, а коллегам – на рабочем месте. Конечно, содержание этой памятки для каждой компании будет индивидуальным. Но есть и ряд общих пунктов. Например, если отчитываетесь по электронке, попросите сотрудников раз в один-два дня проверять программу спецоператора. Ведь если инспекторы отправят по ТКС требование, а компания в течение шести дней не подтвердит его получение, налоговики заблокируют счет. Расчеты с подотчетными – ваша функция? Если да, то рекомендую составить список коллег, которые не отчитались в срок по полученным средствам. Ведь если заместитель выдаст деньги должнику, это будет нарушением порядка ведения кассовых операций.

Чтобы не возникло проблем с инспекторами и контрагентами, напишите заместителю, кто и в какие сроки ждет платежей от компании, и передайте контакты кураторов в ИФНС и фондах.

Еще советыЕсли инспекторы запросят документы, срок можно продлить

<…>

«ЛортэкАРТ»:

— Пока вы находитесь в отпуске, инспекторы могут прислать требование с просьбой представить документы. На подготовку бумаг у компании есть только пять или десять рабочих дней. Можно попросить инспекторов перенести срок. Для этого руководитель должен составить ходатайство. В нем нужно написать, что компания просит продлить срок, так как главный бухгалтер в отпуске. А чтобы у инспекторов не возникло в этом сомнений, к просьбе можно приложить копию приказа на отпуск. В ходатайстве должны быть конкретные даты, в которые вы представите документы. Без этого инспекторы в продлении срока могут отказать.

Перед уходом в отпуск не забудьте доверить кассу другому сотруднику

<…>

бухгалтера ООО «Золотое сечение»:

— Если вы совмещаете обязанности главного бухгалтера и кассира, то перед тем, как уйти в отпуск, не забудьте передать другому сотруднику и эти функции. Порядок действий такой. Сначала руководитель подпишет приказ о совмещении должностей. Затем с замещающим вас кассиром компания заключит договор о полной материальной ответственности. Без этого при недостаче ущерб с виновника взыскать не получится. А в тот день, когда передадите дела новому кассиру, обязательно проведите инвентаризацию налички. Ревизию нужно будет провести и в тот день, когда вы вернетесь к своим функциям.

© Материал из БСС "Система Главбух"

© Материал из БСС "Система Главбух"
vip.1gl.ru
Дата копирования: 06.10.2015

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка