Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Номер за пять минут

Подписка
Срочно заберите все!
№24
7 октября 2015 30 просмотров

Уточните номенклатуру хранения бухгалтерских документов.

Номенклатуру дел в бухгалтерии сформируйте аналогично номенклатуре дел в кадровой службе. Номенклатуру дел нужно разработать и утвердить в организации в конце каждого календарного года, а в действие ввести с января очередного года. Номенклатура дел, которую должна разработать бухгалтерия, – это часть единой номенклатуры дел организации. Составлять ее нужно по тем же правилам, что и единую номенклатуру. Форма номенклатуры дел приведена в приложении 8 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33. Она состоит из пяти основных разделов:

- раздел № 1 – индекс дела;

- раздел № 2 – заголовок дела (тома, части);

- раздел № 3 – количество дел (томов, частей);

- раздел № 4 – срок хранения дела (тома, части) и номер статьи по перечню;

- раздел № 5 – примечание.

В графе № 4 номенклатуры укажите срок хранения каждого дела и номера соответствующих статей по перечню, утвержденному приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Обоснование

Из рекомендации

Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как организовать документооборот в бухгалтерии

<…>

Одним из способов упорядочивания хранения документов является составление номенклатуры дел. В ней содержится информация о том, какие документы и в каком подразделении следует вести и в течение какого времени они должны храниться. Номенклатуру дел в бухгалтерии сформируйте аналогично номенклатуре дел в кадровой службе.*

<…>

Из рекомендации

Нины Ковязиной, заместителя директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Как составить номенклатуру дел в кадровой службе

Что такое номенклатура дел

Номенклатура дел – один из основных документов, который должен быть разработан в организации. В нем содержится информация о том, какие документы и в каком подразделении следует вести, кто с ними должен работать, где и в течение какого времени они должны храниться.

Номенклатура дел разрабатывается для того, чтобы:*

  • вести учет дел, заведенных в течение года в организации и в ее структурных подразделениях;
  • формировать дела (обеспечивать порядок при подшивке документов в дела);
  • вести индексацию дел;
  • обеспечить поиск документов.

Порядок составления номенклатуры дел описан в пункте 3.2.5 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Обычно номенклатура дел составляется в качестве единого документа для всей организации. При этом она включает в себя номенклатуры отдельных подразделений. Например, канцелярии, секретариата, финансового отдела, административного отдела, кадровой службы.

Виды номенклатур

Различают три вида номенклатуры дел: типовую, примерную и индивидуальную.

Типовая номенклатура дел предусматривает обязательный перечень дел, которые заводятся в однотипных организациях.* Как правило, типовая номенклатура разрабатывается в учреждениях, которые имеют широкую сеть подведомственных организаций.

Примерная номенклатура дел сходна по назначению с типовой номенклатурой. Она также разрабатывается для однотипных организаций, однако имеет только рекомендательный характер.* Это означает, что подведомственным предприятиям дано право самим решать, принимать ли документ в качестве образца или разрабатывать свою схему делопроизводства.

В каждой организации разрабатывается индивидуальная номенклатура дел. При этом заголовки дел и сроки хранения документов полностью переносятся в нее из типовой или примерной номенклатуры. Если у организации нет типовой или примерной номенклатуры дел, индивидуальную номенклатуру она разрабатывает самостоятельно.*

Такие виды номенклатуры дел предусмотрены в пункте 3.2.5.2 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33, и пункте 4.17 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

<…>

Разработка и утверждение

Номенклатуру дел нужно разработать и утвердить в организации в конце каждого календарного года, а в действие ввести с января очередного года.* За разработку номенклатуры отвечает, как правило, служба делопроизводства организации (канцелярия, секретариат). Главная задача должностного лица, возглавляющего это структурное подразделение, собрать со всех отделов организации части будущей единой номенклатуры, обобщить их, внести необходимые изменения и придать документу установленную форму. Затем документ нужно согласовать с экспертной комиссией компании и с архивной службой (экспертная комиссия создается в организации для определения ценности документа и состоит, как правило, из штатных сотрудников). После того как проект номенклатуры дел получит одобрение специалистов, свою подпись на нем должен поставить руководитель службы делопроизводства. В окончательном варианте документ должен утвердить руководитель организации, проставляя на нем гриф утверждения.

Такой порядок установлен в пункте 3.2.5.3 и абзаце 2 пункта 3.2.5.5 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Основные разделы

Номенклатура дел, которую должен разработать отдел кадров, – это часть единой номенклатуры дел организации. Составлять ее нужно по тем же правилам, что и единую номенклатуру. Форма номенклатуры дел приведена в приложении 8 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33. Она состоит из пяти основных разделов:*

  • раздел № 1 – индекс дела;
  • раздел № 2 – заголовок дела (тома, части);
  • раздел № 3 – количество дел (томов, частей);
  • раздел № 4 – срок хранения дела (тома, части) и номер статьи по перечню;
  • раздел № 5 – примечание.

Особенности заполнения отдельных разделов номенклатуры дел приведены в пункте 3.2.5.4 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Графы заполните в следующей последовательности – № 1, № 2, № 4, № 5. Данные в графу № 3 занесите в последнюю очередь, а именно в конце календарного года, когда станет известно точное количество единиц хранения (томов, папок, книг, журналов).

<…>

Индекс дела

В графе № 1 номенклатуры проставьте индексы каждого дела. Индекс состоит из двух частей: номер (код) структурного подразделения в соответствии со штатным расписанием организации и порядковый номер дела, сформированного в кадровой службе. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.* Например, 05–07, где 05 – код кадровой службы по штатному расписанию, 07 – порядковый номер дела (папки) по номенклатуре дел. Группы цифр индекса разделите дефисом. Впоследствии индексы дел перенесите из номенклатуры на корешки папок (скоросшивателей), а при сдаче дел в архив – на обложку дела. Дела, в которых содержатся вопросы, не разрешенные в течение одного года, внесите в номенклатуру следующего года с тем же индексом. К таким делам относятся, например, личные карточки, трудовые книжки, журналы учета. Такой порядок следует из пунктов 4.14–4.18 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Заголовок дела

В графе № 2 номенклатуры укажите заголовки дел (папок) всех документов, с которыми работаете (входящих, исходящих, внутренних), а также справочные и регистрационные материалы (картотеки, журналы (книги) учета и выдачи документов). В номенклатуру не включайте заголовки печатных изданий (бюллетеней, тарифных и иных справочных материалов).*

Заголовки дел расположите в определенной последовательности. Эта последовательность зависит от важности документов, входящих в состав дела. Вначале перечислите заголовки дел, содержащих организационную документацию, – Положение об отделе кадров и должностные инструкции сотрудников, Правила трудового распорядкаколлективный договор. Далее внесите заголовки дел, содержащих распорядительную документацию, – приказы о приеме на работу, переводе и увольнении сотрудников, о взысканиях, поощрениях, командировках. Затем укажите заголовки дел с учетной и справочной документацией – штатное расписание, личные карточки, графики отпусков, журналы учета сотрудников, направляемых в командировки, и т. д. Завершите перечень официальной внутренней перепиской (докладные, объяснительные записки, представления). Такой порядок следует из пунктов 4.14–4.18 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Главбух советует: после того как вы перечислите в номенклатуре заголовки всех существующих дел, в графе № 1 проставьте еще несколько индексов в качестве резервных номеров, а в графе № 2 оставьте свободное место. Это необходимо для учета новых, не предусмотренных ранее дел, которые могут возникнуть в кадровой службе в течение года.

<…>

Срок хранения дела

В графе № 4 номенклатуры укажите срок хранения каждого дела и номера соответствующих статей по перечню, утвержденному приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.* Заполняя эту графу, учитывайте, что номенклатура должна содержать в себе заголовки всех дел, заведенных за год. При этом личные дела сотрудников независимо от их количества внесите в номенклатуру как одно дело или как два дела, например «Личные дела руководящих сотрудников» и «Личные дела сотрудников». Основанием для такого разделения служат разные сроки хранения: личные дела руководителей хранятся постоянно, а личные дела сотрудников имеют ограниченный срок – 75 лет (ст. 656 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558). Как одно дело в номенклатуру включите личные карточки сотрудников, а также трудовые книжки. Самостоятельным делом в номенклатуре будет каждый журнал или книга учета, которые ведутся в кадровой службе.

Примечания к делу

В графе № 5 номенклатуры проставьте отметки о заведении дел, о переходе дел, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию и т. п. Например, примечание может выглядеть так: «Дело заведено 13.01.06», «Подлинники документов хранятся в общем отделе» и т. п. Такие отметки можно ставить в течение всего срока действия номенклатуры.*

Итоговая запись о количестве дел

Итоговую запись о количестве заведенных дел (томов, частей) постоянного и временного хранения должна составить по окончании календарного года служба делопроизводства организации (иная служба, ответственная за составление номенклатуры дел) (п. 3.2.5.6 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33).

<…>

Из форм

Номенклатура дел (фрагмент)

«Альфа»
ИНН 7708123456, КПП 770801001, ОКПО 98756423
полное наименование организации, идентификационные коды (ИНН, КПП, ОКПО)

УТВЕРЖДАЮ

Директор«Альфа»

А.В. Львов

31.12.2010

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ«Альфа»

на 2011 год

г. Москва 31.12.2010

Индекс
дела
Заголовок дела Кол-
во
ед.
хр.
Срок хранения
и № статей
по перечню,
утвержденному
приказом
Минкультуры
России от 25 августа
2010 г. № 558
Примечание
1 2 3 4 5
...
05 отдел кадров
05-01 Директивные документы и
инструктивные письма
государственных органов и
вышестоящих организаций
по вопросам работы с
кадрами
До минования
надобности,
ст. 1 «б»
05-02 Положение об отделе кадров.
Копия
Постоянно, ст. 50

После замены новыми.

Подлинник в службе
ДОУ

05-03 Индивидуальные
должностные инструкции
сотрудников
75 лет, ЭПК, ст. 77
05-04 Правила трудового
распорядка
1 год, ст. 773 После замены новыми
05-05 Приказы руководителя
организации по основной
деятельности
Постоянно,
ст. 19
Приказы, присланные
для сведения, – до
минования надобности
05-06 Приказы руководителя
организации по личному
составу
75 лет, ЭПК,
ст. 19
Приказы об отпусках,
дежурствах,
взысканиях,
краткосрочных
внутрироссийских
командировках – 5 лет
05-07 Штатное расписание
организации (утвержденное)
и изменения к нему
Постоянно, ст. 71 При разработке
в отделе кадров
05-08 Штатные расстановки 75 лет, ст. 74
05-09 Статистическая
отчетность
Постоянно, ст. 467
05-10 Протоколы заседаний
аттестационных
квалификационных комиссий
(отзывы, справки,
аттестационные листы)
15 лет, ЭПК, ст. 696
05-11 Документы, являющиеся
основанием для приказов
по личному составу
(заявления, справки,
докладные записки и т. д.)
5 лет, ст. 665
05-12 Личные карточки
работников
75 лет, ЭПК, ст. 658
05-13 Трудовые договоры 75 лет, ЭПК, ст. 657
05-14 Книга учета приема,
перемещения, увольнения
сотрудников
75 лет, ст. 695 «а»
05-15 Трудовые книжки До востребования,
ст. 664
Невостребованные – не
менее 75 лет
05-16 График отпусков 1 год, ст. 693
05-17 Журнал учета сотрудников,
направляемых в
командировки
5 лет, ст. 695 «з»
05-18 Журнал учета
военнообязанных
3 года, ст. 695«е» После увольнения
05-19 Журнал учета отпусков 3 года, ст. 695 «ж»
05-20 Журнал учета личных
карточек
75 лет, ст. 695 «б»
05-21 Журнал учета трудовых
договоров
75 лет, ст. 695 «б»
05-22 Книга учета и движения
трудовых книжек и
вкладышей в них
75 лет, ст. 695 «в»
05-23 Журнал учета выдачи
справок
5 лет, ст. 695 «д»
05-24 Журнал учета выдачи
командировочных
удостоверений
5 лет, ст. 695 «к»
05-25 Переписка о награждении
сотрудников, присвоении
почетных званий,
присуждении премий
5 лет, ЭПК, ст. 742
05-26 Переписка об оформлении
командировок
5 лет, ст. 687 Для
загранкомандировок –
10 лет, ЭПК
05-27
05-28
...

 

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Какие отчеты руководитель просит Вас сделать в Excel чаще всего?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка