Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

На каком счете учитывать детские новогодние подарки

Подписка
Срочно заберите все!
№24
7 октября 2015 74 просмотра

Служебную записку пишет не сотрудник, а его руководитель структурного подразделения. Далее руководитель предприятия ее согласовывает. В данном случае будет нарушением, если заявления, написанного сотрудником вообще не будет? Ведь у него нет возможности прислать и написать это заявление, т.к. командировка продлевается и у сотрудника нет возможности прислать заявление? Руководитель сотрудника должен написать служебную записку? или все же заявление должно быть обязательно и от сотрудника?

Минфин России придерживается мнения, что для перечисления подотчетных сумм на зарплатную карту нужно получить от работника письменное заявление (п. 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Если у компании не будет заявления работника, инспекторы могут посчитать, что перечислялись не подотчетные суммы, а значит, с них нужно удержать НДФЛ. В данной ситуации сотрудник вправе отправить заявление в отсканированном виде, а почтой переслать оригинал. Обойтись без заявления можно, только если для таких расчетов оформлена корпоративная карта. Однако Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У регулируют порядок расчетов наличными. А вторичное перечисление работнику деньги на карту уже относятся к безналичным расчетам. Соответственно требования Указания № 3210-У не применяются. Но здесь возможно споры с проверяющими.

Обоснование

Из статьи журнала «Зарплата», №11, ноябрь 2014

Перечисляем подотчетные суммы на зарплатную карту работника

<…>

ЗАЯВЛЕНИЕ РАБОТНИКА

Минфин России придерживается мнения, что для перечисления подотчетных сумм на зарплатную карту нужно получить от работника письменное заявление*. В нем держатель карты укажет ее реквизиты.

Поскольку унифицированная форма такого заявления не утверждена, компания может разработать ее самостоятельно. В форму, кроме реквизитов зарплатной карты сотрудника, желательно включить поля для указания срока, на который выдаются денежные средства и их суммы (такие сведения указывают в заявлении на выдачу подотчетных средств из кассы).

Работодатель вправе перечислить под отчет денежные средства только при условии полного погашения работником задолженности по ранее выданному ему авансу (п. 6.3 Порядка ведения кассовых операций, утвержденного Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

На заявлении работника, не имеющего подотчетной задолженности, руководитель поставит свою визу, дату и подпись.

Обратите внимание: если у компании не будет заявления работника, инспекторы могут посчитать, что перечислялись не подотчетные суммы, а значит, с них нужно удержать НДФЛ*.

<…>

Из статьи журнала «Главбух», №4, февраль 2014

Как избежать ловушек, которые делают опасным любой подотчет

Каждый раз при выдаче подотчетных денег требуется оформлять специальное заявление сотрудника (п. 4.4 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П). Обойтись без этого документа можно, только если для таких расчетов в компании оформлена корпоративная карта. Во всех остальных случаях заявление на подотчет обязательно — на практике без него инспекторы штрафуют компании за нарушение кассовых правил*.

<…>

Из статьи журнала «Учет.Налоги.Право», №27, 29 июля - 4 августа 2014

При продлении командировки можно еще раз выдать подотчетные

Никита Киселев, эксперт «УНП»

«…Работник уехал в командировку с 12 по 23 июля. Перед отъездом получил наличными суточные, деньги на билеты и гостиницу. Теперь стало известно, что командировка продлится до конца месяца. Мы перевели на карту сотруднику дополнительную сумму. Выходит, что работник получил средства под отчет повторно, не отчитавшись за предыдущие деньги. Будет ли это нарушением?..»

— Из письма главного бухгалтера Елены Смирновой, г. Москва

Елена, нарушения не будет.

Во-первых, вы перечисляете деньги работнику по одной и той же командировке. То есть на одну и ту же цель. А значит, отчитаться за них сотрудник должен в один день. Во-вторых, составить авансовый отчет работнику необходимо в течение трех дней с даты выхода на работу. А ваш подотчетный сотрудник еще не возвращался. В-третьих, требование о том, что перед выдачей денег под отчет надо отчитаться за предыдущий аванс, есть только в Указании ЦБ РФ от 11.03.14 № 3210-У. Этот документ регулирует порядок расчетов наличными. А вы во второй раз перечисляете работнику деньги на карту. А это уже расчеты безналичные. Соответственно требования Указания № 3210-У не применяются*.

Компания вправе установить порядок расчетов и определить сроки, когда сотрудники должны отчитаться за суммы, перечисленные на карту. Этот порядок стоит прописать во внутреннем положении.

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме

Новости по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка