Журнал, справочная система и сервисы
№2
Январь

В свежем «Главбухе»

Подписка
6 номеров в подарок!
№2
15 октября 2015 48 просмотров

Какую сумму наличных денежных средств может получить руководитель организации (некоммерческая организация), с которой не удерживается налог с доходов физических лиц (например как материальную помощь)? Если руководитель или член некоммерческой организации получил возмещение расходов на бензин, за поездку связанную с уставной деятельностью,нужно ли с суммы возмещения удерживать НДФЛ? Какими документами оформляется возмещение расходов на бензин из кассы организации, какие подтверждающие документы должен предоставить член организации, чтобы подтвердить данный расход? Нужно ли при этом составлять путевой или маршрутный лист с записью километража и расхода топлива? Обязательно ли для возмещения расхода на бензин составлять договор аренды транспортного средства?

Если организация возмещает расходы на бензин руководителю, то такие выплаты не облагаются НДФЛ. Для этого руководитель должен предоставить чеки и путевой лист. Для возмещения расходов на бензин договор аренды составлять не обязательно. Однако без такого договора получается, что организация использует автомобиль директора в уставных целях безвозмездно, что может привести к доначислению налога на прибыль с дохода в качестве бесплатного использования имущества. Ведь не облагаются налогом на прибыль только доходы от уставной деятельности некоммерческой организации.

Если компенсация расходов на бензин положена члену организации, то такая компенсация облагается НДФЛ. Это связано с тем, что между членом организации и самой организацией отсутствуют договорные отношения (трудовой договор или ГПД). В такой ситуации путевой лист можно не составлять, но лучше составить для подтверждения использования целевых средств. Если же заключить договор аренды с экипажем, то с суммы расходов на ГСМ НДФЛ удерживать не нужно. С договором аренды так же, как и в первом случае – если его не будет, то у организации появится налогооблагаемый доход в сумме, равной сумме аренды за аналогичное имущество.

Обоснование

Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как оформить и отразить в бухучете приобретение ГСМ за наличные

Отражать операции с ГСМ в бухгалтерском и налоговом учете нужно в зависимости от того, каким образом это топливо приобрели. На автозаправочных станциях (АЗС) приобрести бензин можно:

Непосредственными покупателями ГСМ на АЗС обычно являются сотрудники организации (водители). Чтобы сотрудник мог приобрести бензин за наличный расчет, он должен располагать необходимой суммой денег. Эту сумму организация выдает ему под отчет по расходному кассовому ордеру (форма № КО-2).

<…>

Путевой лист

Количество израсходованных ГСМ должно быть подтверждено документально (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗп. 1 ст. 252 НК РФ). Для этого используйте путевые листы. Они необходимы независимо от того, в собственности автомобиль или арендован (в т. ч. у сотрудника).

Главбух советует: если организация не является автотранспортным предприятием, то подтверждать расходы на бензин необязательно строго путевыми листами. Но в этом случае будьте готовы к спорам с проверяющими. А аргументы тут могут быть следующими.

Использовать путевой лист обязаны только специализированные автотранспортные организации, автохозяйства. Об этом сказано в статье 6 Закона от 8 ноября 2007 г. № 259-ФЗ.

Для остальных же организаций обязанность использовать путевой лист законодательством не предусмотрена. Поэтому организовать учет ГСМ можно на основании других первичных документов бухгалтерского и налогового учета. Например, это приказы, отчеты, акты, оборотные ведомости движения ГСМ и т. п. Аналогичной позиции придерживаются в своих решениях и судьи (см., например, постановления ФАС Московского округа от 18 сентября 2013 г. № А40-19421/13-99-60от 25 октября 2012 г. № А40-13623/12-75-66Восточно-Сибирского округа от 25 февраля 2010 г. № А74-3569/2009).

Организация может использовать:

Особенности оформления типовых форм путевых листов в зависимости от вида и назначения автомобилей представлены в таблице. Путевые листы оформляйте независимо от того, в собственности организации транспортное средство или арендовано.

Унифицированные образцы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. При этом они не являются обязательными к применению.

Если унифицированные образцы путевых листов по каким-либо причинам не подходят (например, часть реквизитов не используется или нет необходимых показателей), можно самостоятельно разработать бланки путевых листов. Применение путевых листов зафиксируйте в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008).

Форму путевого листа решили разработать самостоятельно? Тогда проверьте, чтобы в ней были все обязательные реквизиты, предусмотренные разделом II приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152. В частности, это номер путевого листа в хронологическом порядке, данные о сроке его действия, сведения о водителе, данные о транспортном средстве и другие. Можно предусмотреть и дополнительные реквизиты, учитывающие особенности деятельности организации.

Плюс ко всему такой бланк должен отвечать и остальным требованиям законодательства, предъявляемым к первичным документам (ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Путевой лист оформляйте в одном экземпляре на каждое транспортное средство. А тип машины надо сразу обозначить в наименовании путевого листа. Например: путевой лист легкового автомобиля или путевой лист автобуса. Заполнять же бланк должен уполномоченный сотрудник организации (например, диспетчер или секретарь автохозяйства, если такие есть). Все путевые листы должны быть пронумерованы и заверены печатью (штампом).

При выезде автомобиля и после его возвращения в гараж путевой лист должен заверить механик или сотрудник, отвечающий за эксплуатацию автотранспорта, своей подписью (с указанием Ф. И. О.) или соответствующим штампом.

Даты и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя проставляет медработник, проводивший осмотр. Эти данные также должны быть заверены его подписью (с указанием Ф. И. О.) или соответствующим штампом. Кроме того, по результатам предрейсового осмотра в путевом листе медработник должен сделать запись: «Прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен». А по результатам послерейсового осмотра – запись: «Прошел послерейсовый медицинский осмотр». Такие отметки необходимо делать независимо от того, в собственности автомобиль или арендован (в т. ч. у сотрудника).

Это предусмотрено пунктами 16 и 17 Порядка, утвержденного приказом Минздрава России от 15 декабря 2014 г. № 835н.

Главбух советует: Если нет возможности держать в штате врача, то можно заключить с медицинским работником договор подряда. Или же оформите его как внешнего совместителя. Так удастся избежать споров с проверяющими.

На практике мало кто выполняет требование о том, что отметку в путевом листе должен поставить именно медработник, проводивший осмотр. Зачастую, если штатного врача в компании нет, это делает не медицинский работник (как это должно быть по правилам), а кто-то из своих, к примеру, начальник транспортного отдела. В этом случае организация допускает нарушение.

Дело в том, что предрейсовые и послерейсовые медицинские осмотры должны проводить:
– медицинские работники, которые имеют высшее и (или) среднее специальное образование (в т. ч. сотрудники, состоящие в штате организации);
– или медицинские или иные организации, осуществляющие медицинскую деятельность при наличии соответствующей лицензии.
При этом обязанность организовывать проведение обязательных предрейсовых и послерейсовых осмотров возлагается на организацию.

Это предусмотрено пунктами 8 и 9 Порядка, утвержденного приказом Минздрава России от 15 декабря 2014 г. № 835н.

Исходя из этого проведение предрейсовых (послерейсовых) осмотров иными лицами является нарушением, за которое организацию могут оштрафовать.

<…>

Данные приборов учета

Расходы на ГСМ можно подтвердить не только путевыми листами, но и любыми другими документами, позволяющими достоверно определить пройденный путь. Например, документами, заполненными на основе данных приборов учета и контроля за перемещением транспортных средств с использованием системы спутниковой навигации ГЛОНАСС или иных систем. Такие разъяснения содержатся в письме Минфина России от 16 июня 2011 г. № 03-03-06/1/354.

<…>

Ситуация: какими документами подтвердить расходы на ГСМ при перевозке груза частным лицом

Ответ на этот вопрос зависит от условий договора.

Договор на перевозку грузов заключают только с предпринимателями или организациями (п. 2 ст. 784 ГК РФ). Частное лицо, которое не является предпринимателем, может перевозить груз на основании договора аренды транспортного средства с экипажем. Такой порядок следует из положений статей632636784 Гражданского кодекса РФ и пункта 13 статьи 2 Закона от 8 ноября 2007 г. № 259-ФЗ.

При этом договором аренды с экипажем может быть предусмотрено, что стоимость ГСМ:

В первом случае никаких дополнительных документов не потребуется. Арендатор перечисляет арендодателю плату за временное пользование транспортным средством, которая включает в себя в том числе расходы на ГСМ.

Во втором случае арендодатель должен представить арендатору документы, подтверждающие расходы на ГСМ:

На основании этих документов арендатор компенсирует частному лицу расходы на ГСМ.

<…>

Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как оплатить служебные поездки внештатного сотрудника и отразить расходы на такие поездки в бухучете и при налогообложении

<…>

Как удержать НДФЛ с компенсации расходов на служебные поездки внештатному сотруднику

Если компенсация расходов, связанных с поездкой, включается в общую сумму вознаграждения, НДФЛ удержите со всей суммы выплат по договору. Такой вывод следует из пункта 1 статьи 210 Налогового кодекса РФ.

Получая вознаграждение по гражданско-правовому договору на выполнение работ (оказание услуг), человек имеет право на профессиональный налоговый вычет по НДФЛ, предусмотренный пунктом 2 статьи 221 Налогового кодекса РФ. Организация как налоговый агент обязана предоставить такой вычет по заявлению сотрудника на сумму фактически понесенных и документально подтвержденных расходов, непосредственно связанных с исполнением гражданско-правового договора. К числу таких затрат, в частности, могут относиться расходы на проживание, проезд, получение визы и т. п. Вместе с тем, сумма расходов на питание при служебных поездках внештатного сотрудника в состав профессионального налогового вычета не включается, поскольку непосредственно не связана с оказанием услуг (выполнением работ) в рамках гражданско-правового договора. Аналогичная точка зрения отражена в письме Минфина России от 5 сентября 2011 г. № 03-04-05/8-633.

По общему правилу исполнители, получающие доходы от выполнения работ (оказания услуг) по договорам гражданско-правового характера, могут получить профессиональный налоговый вычет при выполнении двух условий:

Такой порядок следует из пункта 2 статьи 221 Налогового кодекса РФ.

Следовательно, затраты, связанные с поездкой внештатного сотрудника, могут войти в состав профессионального налогового вычета, если компенсация таких затрат включается в общую сумму вознаграждения.

Если компенсация расходов на поездку выплачивается человеку отдельно и организация удерживает с этой суммы НДФЛ, то соответствующие затраты также включаются в состав профессионального налогового вычета.

Ведь в перечисленных случаях внештатный сотрудник сам оплачивает расходы на поездку (и может представить соответствующие документы), а организация только возмещает ему его затраты.

Если же организация оплачивает расходы, связанные с поездкой, минуя исполнителя (напрямую сторонним организациям), то внештатный сотрудник не сможет документально подтвердить затраты на эту поездку. Поэтому такие расходы в состав профессионального налогового вычета не войдут.

<…>

  1. Из рекомендации
    • по талонам;
    • по топливным картам;
    • за наличный расчет.
    • включена в арендную плату;
    • компенсирует арендатор.
    • путевой лист автомобиля или любой другой документ, в котором описан маршрут движения автомобиля и фактический расход ГСМ;
    • чеки ККТ на оплату ГСМ.
  2. Из рекомендации
    • человек фактически понес расходы;
    • эти расходы документально подтверждены.
  3. Из статьи журнала «Главбух», № 18, сентябрь 2014
    «Оплатили командировку учредителя. Что нам будет?»

Чем рискуете: Инспекторы могут доначислить НДС, налог на прибыль и НДФЛ.

Учредитель ездил в другой город по делам компании, например, чтобы заключить договор с поставщиком или покупателем. Оплату проезда и гостиницу компания учла как командировочные расходы. Но так безопасно поступать, только если собственник компании является одновременно генеральным директором.

Если же компания не заключала трудовой договор с учредителем, учесть расходы как командировочные нельзя. Ведь в командировку можно направить только работника (ст. 166 ТК РФ). Поэтому инспекторы могут посчитать, что расходы необоснованны, доначислить налог на прибыль и НДС, если компания принимала этот налог к вычету. Кроме того, проверяющие потребуют удержать НДФЛ.

Чтобы у инспекторов не было претензий, с учредителем можно заключить срочный трудовой договор. Но тогда нужно будет оформлять кадровые документы. Другой вариант — заключить договор поручения, например, если участник подписывал контракт с контрагентом. Или договор оказания услуг.

В договоре установите вознаграждение за оказание услуг. А также пропишите обязанность компании возместить расходы учредителя. Но не нужно делать оговорку, что предприятие оплачивает командировочные затраты. Либо компенсацию расходов можно включить в сумму вознаграждения. Кроме того, оформите отчет о выполнении поручения или акт приемки-сдачи услуг. Тогда суммы, потраченные на поездку, можно учесть в расходах при условии, что они подтверждены первичными документами. Кроме того, можно списать вознаграждение учредителя (п. 21 ст. 255подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

НДС можно принять к вычету, если счета-фактуры оформлены на компанию. Вычет можно заявить и на основании билетов, если в них выделена сумма налога. Но это явно прописано только для командировочных затрат (п. 18 Правил ведения книги покупок, утв.постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137). Поэтому к этим вычетам не исключены вопросы налоговиков.

Расходы, компенсируемые учредителю, оплачены в интересах компании, поэтому налоговики считают, что начислять НДФЛ не нужно (письмо ФНС России от 25 марта 2011 г. № КЕ-3-3/926). Но из разъяснений Минфина России можно сделать вывод, что эти суммы облагаются налогом (письмо от 29 января 2014 г. № 03-04-06/3282). Поэтому безопаснее уточнить позицию своей инспекции. Либо если учредитель оплачивал расходы самостоятельно, компания может предоставить ему профессиональный налоговый вычет на сумму затрат (письмо Минфина России от 29 апреля 2013 г. № 03-04-07/15155). Тогда налог платить не потребуется.

Взносы начислять не надо при условии, что компания компенсировала расходы, подтвержденные первичными документами (письмо Минтруда России от 26 февраля 2014 г. № 17–3/В-80). Что касается вознаграждения учредителя, то с этих сумм нужно уплатить НДФЛ и взносы.

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Новости по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Какой код вы указали в поле 101 январской платежки по взносам?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка