Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Юридические расходы: когда безопасно списывать

Подписка
Срочно заберите все!
№24
22 октября 2015 363 просмотра

Какая ответственность предусмотрена за отсутствие в организации документов, наличие которых предусмотрено ТК (а именно: штатное расписание, ПРАВИЛА Внутреннего трудового распорядка, инструкция по охране труда, документы устанавливающие порядок работы с персональными данными, график отпусков, документы, устанавливающие систему оплаты труда)

Отдельной статьи за отсутствие кадровых документов трудовое законодательство не устанавливает. Работодатель может быть привлечен по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение законодательство о труде. Для должностных лиц – предупреждение или штраф от 1000 до 5000 руб. Для организаций – штраф от 30 000 до 50 000 руб.

Обоснование

Справочная информация: Административная ответственность за нарушение трудового и миграционного законодательства

Область нарушений:

О сроках давности

Вид нарушения Наказание* Основание Область нарушения
Организация, ее должностные лица или предприниматель нарушили законодательство о труде (если иное не предусмотрено другими частями ст. 5.27 или ст. 5.27.1 КоАП РФ)

Для должностных лиц – предупреждение или штраф от 1000 до 5000 руб.

Для предпринимателей – штраф от 1000 до 5000 руб.

Для организаций – штраф от 30 000 до 50 000 руб.

ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ Трудовое законодательство
Должностное лицо, не уполномоченное на это работодателем (например, начальник отдела), фактически допустило к работе сотрудника. При этом работодатель или его уполномоченный представитель отказались признать возникшие отношения трудовыми и заключить трудовой договор

Для граждан (недолжностных лиц) – штраф от 3000 до 5000 руб.

Для должностных лиц – штраф от 10 000 до 20 000 руб.

ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ
Организация, ее должностные лица или предприниматель уклоняются от оформления трудового договора или ненадлежащим образом оформили трудовой договор, в том числе подменили трудовой договор гражданско-правовым

Для должностных лиц – штраф от 10 000 до 20 000 руб.

Для предпринимателей – штраф от 5000 до 10 000 руб.

Для организаций – штраф от 50 000 до 100 000 руб.

ч. 3 ст. 5.27 КоАП РФ
Организация, ее должностные лица или предприниматель повторно нарушили законодательство о труде. Ранее нарушителя уже привлекали к ответственности за аналогичное нарушение поч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ

Для должностных лиц – штраф от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификация на срок от одного года до трех лет

Для предпринимателей – штраф от 10 000 до 20 000 руб.

Для организаций – штраф от 50 000 до 70 000 руб.

ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ
Организация, ее должностные лица или предприниматель повторно нарушили законодательство о труде. Ранее нарушителя уже привлекали к ответственности за аналогичное нарушение по ч. 2 и 3 ст. 5.27 КоАП РФ

Для граждан – штраф 5000 руб.

Для должностных лиц – дисквалификация на срок от одного года до трех лет

Для предпринимателей – штраф от 30 000 до 40 000 руб.

Для организаций – штраф от 100 000 до 200 000 руб.

ч. 5 ст. 5.27 КоАП РФ
Организация, ее должностные лица или предприниматель нарушили требования охраны труда, за исключением случаев, предусмотренных ч. 2–4 ст. 5.27.1 КоАП РФ

Для должностных лиц – предупреждение или штраф от 2000 до 5000 руб.

Для предпринимателей – штраф от 2000 до 5000 руб.

Для организаций – штраф от 50 000 до 80 000 руб.

ч. 1 ст. 5.27.1 КоАП РФ Охрана труда
Организация, ее должностные лица или предприниматель нарушили установленный порядок проведения специальной оценки условий труда на рабочих местах или не провели ее вовсе

Для должностных лиц – предупреждение или штраф от 5000 до 10 000 руб.

Для предпринимателей – штраф от 5000 до 10 000 руб.

Для организаций – штраф от 60 000 до 80 000 руб.

ч. 2 ст. 5.27.1 КоАП РФ

Организация, ее должностные лица или предприниматель допустили работника к исполнению трудовых обязанностей при наличии медицинских противопоказаний или без прохождения в установленном порядке:

  • обучения и проверки знаний требований охраны труда;
  • обязательных медицинских осмотров (предварительного, периодического, ежедневного);
  • обязательных психиатрических освидетельствований

Для должностных лиц – штраф от 15 000 до 25 000 руб.

Для предпринимателей – штраф от 15 000 до 25 000 руб.

Для организаций – штраф от 110 000 до 130 000 руб.

ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ
Организация, ее должностные лица или предприниматель не обеспечили работников средствами индивидуальной защиты*****

Для должностных лиц – штраф от 20 000 до 30 000 руб.

Для предпринимателей – штраф от 20 000 до 30 000 руб.

Для организаций – штраф от 130 000 до 150 000 руб.

ч. 4 ст. 5.27.1 КоАП РФ
Организация, ее должностные лица или предприниматель повторно нарушили требования охраны труда. Ранее нарушителя уже привлекали к ответственности за аналогичное нарушение по соответствующей части ст. 5.27.1 КоАП РФ

Для должностных лиц – штраф от 30 000 до 40 000 руб. или дисквалификация на срок от одного года до трех лет

Для предпринимателей – штраф от 30 000 до 40 000 руб. или приостановление деятельности на срок до 90 суток

Для организаций – штраф от 100 000 до 200 000 руб. или приостановление деятельности на срок до 90 суток

ч. 5 ст. 5.27.1 КоАП РФ
Работодатель нарушил установленный порядок проведения обязательных предварительных, периодических, предрейсовых или послерейсовых медицинских осмотров

Для граждан – штраф от 1000 до 1500 руб.

Для должностных лиц – штраф от 2000 до 3000 руб.

Для организаций (предпринимателей) – штраф от 30 000 до 50 000 руб.

ст. 11.32 КоАП РФ Организация работы водителей

<…>


* Срок для уплаты административного штрафа за нарушения трудового и миграционного законодательства составляет 60 дней. Отсчет срока начинается со дня вступления в силу постановления о привлечении к ответственности либо со дня истечения срока отсрочки (рассрочки) уплаты штрафа (ст. 32.2 КоАП РФ).

** К распространению информации относится:

  • публикация в печати;
  • трансляция по радио и телевидению;
  • демонстрация в кинопрограммах и других СМИ;
  • распространение в сети Интернет, а также с использованием иных средств телекоммуникационной связи;
  • аудиовизуальные объявления на досках, в общественных местах;
  • распространение в виде печатной продукции (листовки, буклеты, рекламная продукция).

Такие разъяснения даны в информации Минтруда России от 24 июля 2013 г.

*** К ограничениям дискриминационного характера в объявлениях о вакансиях относится ограничение прав соискателей или установление их преимуществ в зависимости от следующих факторов:

  • пола, расы, цвета кожи, национальности, языка;
  • происхождения, имущественного, семейного, социального и должностного положения;
  • возраста;
  • места жительства;
  • отношения к религии, убеждений;
  • принадлежности или непринадлежности к общественным объединениям или социальным группам;
  • других обстоятельств, не связанных с деловыми качествами.

Это установлено пунктом 6 статьи 25 Закона от 19 апреля 1991 г. № 1032-1.

**** Указанная мера ответственности фактически будет применяться с 1 июня 2017 года (ч. 2.1 ст. 3 Закона от 7 мая 2013 г. № 92-ФЗ).

***** Под средствами индивидуальной защиты в целях привлечения к ответственности по данному основанию следует понимать средства индивидуальной защиты, которые технический регламент Таможенного союза «О безопасности средств индивидуальной защиты» относит ко 2 классу в зависимости от степени риска причинения вреда работнику (Срок давности привлечения к административной ответственности за нарушение трудового или миграционного законодательства составляет один год со дня совершения соответствующего административного правонарушения (ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ).

Из статьи журнала Журнал «Кадровое дело»№ 9, Сентябрь 2015 года

КАДРОВАЯ СЛУЖБА С НУЛЯ

В статье читайте:

  • Какие обязательные кадровые документы должны быть в организации
  • Как оформить прием-передачу дел
  • Как восстановить отсутствующие документы


Есть организации, в которых кадровый учет ведется бессистемно или вовсе отсутствует. Функции кадровика часто возлагаются на бухгалтеров или секретарей в дополнение к их основной работе. В таких фирмах при трудоустройстве не заключают трудовой договор, а оформляют только приказ о приеме на работу, поскольку иначе сотруднику будет невозможно выплачивать зарплату. Приказы не распечатываются, а трудовые книжки остаются на руках у работников и т. д. Когда руководство компании решает навести порядок и принимает для этого квалифицированного кадровика, перед новым работником стоит трудная задача. В данной ситуации необходимо параллельно с текущей работой решать проблемы, копившиеся годами. В этой статье мы расскажем, как грамотно расставить приоритеты и восстановить кадровый учет после предшественников.

Какие обязательные кадровые документы должны быть в организации

Законодательство не содержит списка локальных нормативных актов и кадровых документов, которые должны быть в организации. Чтобы понять, какие из них обязательны, нужно проанализировать Трудовой кодекс и другие федеральные законы (схема ниже). Перечень не является исчерпывающим, поскольку содержит только самые необходимые документы, которые нужно привести в порядок в первую очередь, не учитывая специфику деятельности организации.

Оцениваем объем работы по восстановлению кадрового учета

Чтобы правильно оценить объем предстоящей работы, новому кадровику необходимо:

– проверить, какие разработаны локальные нормативные акты;
– установить наличие документов по кадровому делопроизводству, порядок и место их хранения;
– понять, ведутся ли журналы регистрации.

Оформляем передачу кадровых документов. В первый рабочий день нужно составить акт приема-передачи, где будут перечислены все документы, полученные вами от предшественников (образец ниже). Этим, во-первых, снимете с себя ответственность за чужие ошибки, а во-вторых, наглядно продемонстрируете руководителю состояние дел в организации.


Скачать и распечатать образец

Расставляем приоритеты. Составив акт, распределите свое рабочее время: сколько часов в день вы будете заниматься восстановлением кадрового учета за прежние годы, а сколько – решать текущие задачи. На ваше решение будут влиять следующие факторы:

– количество недостающих документов в организации;
– время, затраченное на поиск необходимой информации;
– объем текущих кадровых задач.

Расставьте приоритеты в зависимости от важности недостающих документов и их необходимости в работе. Также учитывайте текущие задачи – объем документооборота, ожидаемые в ближайшее время проверки и т. д. Запомните две важные вещи. Во-первых, на начальном этапе ваша задача – обеспечить наличие необходимого минимума документов в организации. Проводить аудит содержания документов и вносить в них исправления вы будете позже. Во-вторых, легче и быстрее сразу все делать правильно, чем потом переделывать, поэтому отдавайте приоритет текущим задачам. Также можно составить таблицу для учета имеющихся документов на каждого сотрудника.

Важная статья: «Как быстро наладить кадровый учет, или 20 нормативных актов, которые обязан знать каждый кадровик» (№ 8, 2014)

Не исключено, что часть работников будет недовольна наведением порядка в кадровой сфере. Одни могли привыкнуть ходить в оплачиваемый отпуск на 28 дней два-три раза в год, пользуясь отсутствием контроля, другие – в принципе не любят перемены, а необходимость подписывать различные новые документы усиливает страх и негатив. Заранее предупредите руководителя организации об этой проблеме и обсудите методы работы с персоналом: уговоры, поиск компромиссных вариантов и т. д.

Как восстановить отсутствующие документы

Если вы не нашли требуемые документы на бумажном носителе, не исключено, что они есть в компьютерах. В противном случае недостающие дела придется восстанавливать с нуля. Возможно, бумаги, выведенные из кадрового оборота, были уничтожены. В этом случаесоставьте акты уничтожения документов с истекшим сроком хранения. Так у проверяющих органов будет меньше поводов, чтобы привлечь организацию к ответственности. Информация о конкретных способах восстановления отдельных документов приведена ниже.

Локальные акты. Если отсутствуют обязательные локальные акты, поставьте вопрос об их разработке перед руководителем компании. В предусмотренных законом случаях при подготовке локального акта нужно учесть мнение профсоюза, если он есть (ст. 8372 ТК РФ).

Личная карточка. Проверьте, правильно ли ведутся личные карточки и полностью ли они заполнены (постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). Если карточки велись в электронном виде, распечатайте их и ознакомьте работников под роспись с внесенными сведениями. В случае если карточки вообще не оформлялись, необходимо их завести.

Трудовые договоры. Если они не были заключены письменно, нужно составить договоры в двух экземплярах, один из которых выдать на руки работнику (ст. 67 ТК РФ). Дату заключения указывайте текущую на момент подписания договора, при этом в текст документа внесите реальную дату начала работы.

Поскольку трудовой договор является соглашением двух равноправных сторон, его не оформляют на бланке организации.

Если трудовой договор был заключен при приеме на работу, а затем его условия менялись, но это нигде не фиксировалось, то необходимо отразить изменения в дополнительном соглашении. Укажите, когда начали действовать новые условия.

Приказы о приеме и увольнении. Если сотрудники получают зарплату, значит, в программе оформляются, как минимум, приказы о приеме и увольнении. Вам необходимо распечатать их, подписать у руководителя, а затем у самих сотрудников (ст. 6884.1 ТК РФ). Правильнее ставить реальную дату ознакомления с документом. Если работник успел уволиться или отказывается подписать приказ, отразите это в соответствующем акте. Также сделайте отметку на приказе о невозможности получить подпись сотрудника.

Документы об отпусках. Приказы об отпуске могут храниться в бухгалтерии. Если их нет в программе кадрового учета, проверьте бухгалтерскую – в ней могут сохраниться записки-расчеты, по которым легко восстановить сами приказы. Возможно, в организации есть заявления сотрудников с просьбой предоставить отпуск, подписанные руководителем. На их основании вы также можете создать в программе приказы. После в личную карточку необходимо внести сведения обо всех отпусках, которые предоставлялись работнику.

Бывает, что сотрудники ходят в отпуска без официального оформления. При этом в табеле работнику ставят явку и выплачивают должностной оклад. Это нарушение, которое может открыться. Так, если с сотрудником произойдет несчастный случай, работодателю будет грозить административная ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ).

Если у работника накопилось много неиспользованных дней отпуска за прошлые годы, то по его письменному заявлению можно заменить денежной компенсацией часть каждого ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающую 28 календарных дней (ст. 126 ТК РФ). Впрочем, такая замена является правом, а не обязанностью работодателя (письмо Роструда от 1 марта 2007 г. № 473-6-0).

Трудовые книжки. Попросите сотрудников, на руках у которых находятся трудовые книжки, принести их в отдел кадров. Проверьте, соответствуют ли бланки установленным образцам, правильно ли они заполнены. Если книжки отсутствуют как в организации, так и на руках у сотрудников, являющихся основными работниками, следует оформить дубликаты (п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

График отпусков. Документ хранится один год (ст. 693 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558). Этот срок исчисляют с 1 января года, следующего за годом окончания его делопроизводства. То есть график отпусков, составленный на 2015 год, нужно хранить до 31 декабря 2016 года. Поэтому составьте его на текущий год. Если организации предстоит проверка ГИТ, то имеет смысл восстановить график и за предыдущий год.

Табель учета рабочего времени. Необходим для начисления зарплаты, поэтому может храниться в бухгалтерии вместе с зарплатными ведомостями. Его легко распечатать из программы.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Ее нужно восстановить по утвержденной форме (Приложение № 3 кпостановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69). За отсутствие книги работодателю грозит административная ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ). При этом нельзя однозначно сказать, какую дату ставить в графах 2–4 указанной книги. Формулировка «Дата приема на работу, заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее» позволяет ставить дату приема на работу или фактического заполнения трудовой книжки. Но так как при увольнении работника запись в книге ищут по дате начала трудовой деятельности, удобнее указывать именно ее.

Журнал учета проверок. Обязанность работодателя вести этот журнал установлена статьей 16 Федерального закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ. В нем должностные лица контролирующих органов делают записи о проведенных проверках. Ответственность за отсутствие журнала законом не предусмотрена, однако нужно учитывать, что он ведется в интересах работодателя и поможет при проблемах с проверяющими органами.

Нормативная база

Документ Поможет вам
Статьи 88135189 ТК РФ, п. 2 ч. 1 ст. 18.1 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ Выяснить, какие локальные акты должны быть в любой организации
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 Понять, сколько времени должны храниться те или иные кадровые документы и, соответственно, за какой период их нужно восстанавливать
Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» Узнать, как правильно заполнять унифицированные формы кадровых документов

Важные выводы

1. Прежде чем приступить к восстановлению кадрового учета, нужно оценить объем предстоящей работы и расставить приоритеты в зависимости от важности недостающих документов.
2. Если документы отсутствуют на бумажных носителях, восстановить их помогут данные из кадровых и бухгалтерских программ, используемых в организации.
?3. Решая, за какой период восстановить кадровую документацию, опирайтесь на установленные сроки хранения документов.

Евгения РИВКИНА,

начальник отдела кадров ООО «КОРИС ассистанс» (Санкт-Петербург)

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Какие отчеты руководитель просит Вас сделать в Excel чаще всего?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка