Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Минфин разрешил пересчитать сотрудникам НДФЛ

Подписка
Срочно заберите все!
№23
16 октября 2015 174 просмотра

Организация имеет Бизнес счёт и к нему прикреплена карточка. По этой карточке они в магазинах приобретают строительные материалы и другие товары.Купили,оплатили и всё.А для бухгалтерии они должны же какие то документы приносить.Что то в этом пока ничего не пойму,только вижу деньги ушли с банка.По банку тоже не вижу что купили.По бизнес счёту вижу поступление и списание с карты.Помогите разобраться

Операции сотрудников с использованием банковской карты являются операциями подотчетных лиц с денежными средствами, выданным под отчет. Так как использование банковских карт дает более широкие возможности для совершения операций, использование банковских карт и отчет по ним должны быть строго регламентированы. Во-первых, в организация должна разработать порядок использования карт, где утверждается перечень должностей, имеющих право пользоваться картой, лимиты расчетов (если они есть) и порядок отчета. В конкретный момент времени организации должна точно знать, у кого в настоящий момент находится корпоративная карта (если она неименная), а следовательно все денежные средства, снятые в это время в банкомате или потраченные безналично, считаются средствами, выданными подотчетному лицу. Если корпоративная карта именная, то подотчетным лицом всегда будет тот сотрудник, которому она выдана. По использованным средствам подотчетное лицо обязано отчитываться точно также, как если бы оно получило наличные денежные средства, то есть оформлять авансовый отчет с приложением всех необходимых документов, а также квитанции банкоматов, слипов. Приобретенные подотчетным лицом товары, работы или услуги должны приниматься к учету после утверждения руководителем организации авансового отчета.

Обоснование

Из рекомендации
Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как выдать деньги под отчет

Способы выдачи

Подотчетные суммы можно выдать сотруднику двумя способами:

Использование корпоративной банковской карты

Для выполнения служебных заданий сотруднику можно выдать корпоративную банковскую карту. Ее разрешено использовать для оплаты командировочных и представительских расходов, а также других подотчетных операций (п. 2.5 Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 г. № 266-П). Эта карта может быть расчетной (дебетовой) или кредитной (п. 1.5 Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 г. № 266-П). Чтобы получить корпоративную карту, сотрудник должен написать заявление. Денежные средства на карту зачисляются на основании приказа руководителя. Также рекомендуется утвердить порядок использования корпоративной карты, а учет выданных карт вести в специальном журнале.

При открытии (закрытии) специального карточного счета уведомлять налоговую инспекцию и территориальные отделения Пенсионного фонда РФ и ФСС России не надо.

Однако передача карты сотруднику – это еще не выдача самих подотчетных сумм. Согласно Инструкции к плану счетов суммы по дебету счета 71 отражаются в корреспонденции со счетами учета денежных средств. То есть в тот момент, когда сотрудник воспользуется картой (снимет с нее деньги или оплатит ею расходы).

По корпоративной карте сотрудник снимает деньги со специального карточного счета организации. Этот счет банк открывает организации на основании договора банковского счета (п. 1.12 Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 г. № 266-П).

Специальный карточный счет является отдельным, поэтому учет операций по нему нужно вести на отдельном субсчете к счету 55 (Инструкция к плану счетов). Например, этот субсчет можно назвать «Специальный карточный счет». О том, какую сумму и когда сотрудник снял с карты, можно узнать из банковской выписки. В бухучете при этом делается такая запись:

Дебет 71 Кредит 55 субсчет «Специальный карточный счет»
– выданы сотруднику деньги под отчет.

Пример выдачи подотчетных сумм сотруднику с использованием корпоративной банковской карты

Менеджеру ЗАО «Альфа» А.С. Кондратьеву поручено купить для организации хозяйственные принадлежности (швабру, ведро, салфетки и т. д.). Для оплаты этих расходов 14 марта сотрудник получил корпоративную банковскую карту.

16 марта Кондратьев снял с карточного счета 2000 руб. Это подтверждает банковская выписка за этот день.

Бухгалтер «Альфы» отразил выдачу денег Кондратьеву 16 марта такой проводкой:

Дебет 71 Кредит 55 субсчет «Специальный карточный счет»
– 2000 руб. – выданы Кондратьеву деньги под отчет для приобретения хозяйственных принадлежностей.

Перечисление денег на зарплатную карту

Ситуация: можно ли перечислить подотчетные деньги на ту же банковскую карту, на которую перечисляется зарплата сотрудника

Да, можно.

Представители Минфина и Казначейства России придерживаются мнения, что денежные средства можно перечислять на зарплатные карты сотрудников в целях:
– оплаты командировочных расходов;
– компенсации документально подтвержденных расходов.

Для этого в учетной политике организации предусмотрите такой порядок расчета с подотчетными лицами. Например, пропишите, что «все расчеты по подотчетным суммам проводятся либо через кассу, либо с использованием зарплатных карт сотрудников». Кроме того, в платежном поручении укажите, что перечисляемые средства являются подотчетными.

Сотрудник, в свою очередь, должен предоставить в организацию заявление о перечислении подотчетных сумм на его зарплатную банковскую карту и указать реквизиты для перечисления. А затем приложить к авансовому отчету документы, подтверждающие оплату зарплатной картой.

Аналогичные разъяснения приведены в письме Минфина России от 25 августа 2014 г. № 03-11-11/42288 и в совместном письме от 10 сентября 2013 г. Минфина России № 02-03-10/37209 и Казначейства России № 42-7.4-05/5.2-554. Хоть последнее письмо и адресовано бюджетным учреждениям, сделанные в нем выводы актуальны для коммерческих организаций.

Некоторые арбитражные суды также не отрицают возможность выдачи подотчетных денежных средств на банковскую карту сотрудника. Например, в постановлении от 11 февраля 2008 г. № А52-174/2007 ФАС Северо-Западного округа указал, что организация правомерно перечислила на зарплатный счет сотрудника подотчетные денежные средства. Эта операция была подтверждена приказом руководителя (в нем была зафиксирована возможность выдавать подотчетные суммы своим сотрудникам путем их перечисления на банковские карты).

Стоит отметить, что в унифицированном бланке авансового отчета предусмотрена только одна форма выдачи подотчетных сумм – наличными деньгами. Такое же мнение было высказано Банком России в письме от 18 декабря 2006 г. № 36-3/2408. В то же время в письме от 24 декабря 2008 г. № 14-27/513 Банк России при комментировании расчетов по командировкам указал на то, что вопрос о возможности использования банковских карт для расчетов по подотчетным суммам не относится к его компетенции. Ранее выпущенное письмо при этом отменено не было. Поэтому организация должна самостоятельно принять решение, руководствоваться ей этим письмом или нет.

Кроме того, организация вправе применять самостоятельно разработанную форму авансового отчета, предусмотрев в ней иные способы выдачи денег, а не только наличными.

Таким образом, организация вправе перечислить подотчетные деньги на ту же банковскую карту, на которую перечисляется зарплата сотрудника, при условии, что это предусмотрено учетной политикой. Вместе с тем, если бухгалтер хочет полностью обезопасить себя от лишних споров с контролирующими ведомствами, по возможности все расчеты по подотчетным суммам проводите через кассу.

В любом случае ответственности за перечисление подотчетных денег сотрудника на ту же банковскую карту, на которую перечисляется его зарплата, не установлено. К числу кассовых нарушений (нарушения порядка работы с наличными деньгами и ведения кассовых операций) перечисление подотчетных сумм на зарплатную карту не относится (ст. 15.1 КоАП РФ).

Соблюдение лимита расчетов

Ситуация: должны ли подотчетные лица соблюдать лимит расчетов, установленный Банком России (100 000 руб.), при оплате товаров (работ, услуг) посредством корпоративной банковской карты

Нет, не должны.

Лимит расчетов, установленный указанием Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У, распространяется только на наличные расчеты (п. 1 указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У).

Банковская карточка (в т. ч. и корпоративная) является электронным средством платежа и используется при осуществлении безналичных расчетов (п. 1.5 Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 г. № 266-П).

Поэтому при оплате товаров (работ, услуг) с помощью корпоративной карты соблюдать лимит расчетов, установленный Банком России (100 000 руб.), не нужно.

Налоги и взносы

Для целей налогообложения операцию по передаче денег под отчет рассматривайте как выдачу аванса. Никаких особенностей, связанных с тем, что деньги получил сотрудник, не возникает.

До того момента, пока организация фактически не получит товары (ей не будут оказаны услуги или выполнены работы), расходов у нее не возникнет. Поэтому выданные подотчетные суммы не уменьшают базу по налогу на прибыль и единому налогу при упрощенке (п. 14 ст. 270, п. 3 ст. 273, п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Не влияют они и на расчет ЕНВД, этим налогом облагается вмененный доход (п. 1 ст. 346.29 НК РФ).

На суммы, выданные под отчет, не нужно начислять взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование. Объясняется это тем, что полученные сотрудником деньги – это не вознаграждение за выполненные им работы или оказанные услуги, с которых нужно перечислять эти обязательные платежи (ч. 1 ст. 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

НДФЛ с подотчетных сумм тоже не удерживайте. Деньги, выданные под отчет, не увеличивают налогооблагаемый доход сотрудника (см., например, письмо УМНС России по г. Москве от 22 декабря 2003 г. № 27-08/70659). Это объясняется тем, что выданы они на время и с условием представления отчета об их использовании (п. 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

<...>

Олега Хорошего, начальника отдела налогообложения прибыли организаций департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Как учесть при налогообложении командировочные расходы, оплаченные с помощью банковских карт. Организация применяет общую систему налогообложения

Для оплаты командировочных расходов сотруднику можно выдать пластиковую банковскую карту. При расчете налога на прибыль командировочные расходы, оплаченные при помощи банковской карты, учитывайте в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Как подтвердить расходы

При налогообложении прибыли разрешено учитывать только экономически обоснованные и документально подтвержденные расходы (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Вернувшись из командировки, сотрудник должен приложить к авансовому отчету оригиналы всех документов, связанных с использованием банковской карты (например, квитанции банкоматов, слипов). В них обязательно должна быть указана фамилия держателя банковской карты. Такой же порядок действует, если сотрудник использовал для оплаты личную банковскую карту (письмо Минфина России от 6 апреля 2015 г. № 03-03-06/2/19106).

Предположим, сотрудник в загранкомандировке расплатился банковской картой, которая номинирована в рублях. При этом сам платеж прошел в иностранной валюте. Тогда затраты организации на командировочные расходы следует определять исходя из истраченной суммы валюты согласно первичным документам по курсу обмена, действовавшему на момент проведения платежа. Курс обмена может быть подтвержден справкой о движении денежных средств на счете, заверенной банком (письмо Минфина России от 10 июля 2015 г. № 03-03-06/39749). Это правило актуально как при методе начисления, так и при кассовом методе.

Пример учета при расчете налога на прибыль расходов в валюте во время загранкомандировки, оплаченных рублевой картой

Менеджер ООО «Альфа» А.С. Кондратьев был направлен в командировку за границу. 20 июля 2015 года организация перевела 35 000 руб. на рублевую корпоративную банковскую карту.

24 июля Кондратьев расплатился данной картой за гостиницу. Сумма платежа составила 400 евро. При списании валюты по корпоративной карте со счета организации был списан рублевый эквивалент, пересчитанный по курсу банка – 64,90 руб. за евро. Общая сумма платежа составила 25 960 руб. (400 EUR ? 64,90 руб./EUR).

28 июля Кондратьев представил авансовый отчет. К нему были приложены счет из гостиницы на сумму 400 евро и справка о движении денежных средств на счете, заверенная банком. При расчете аванса по налогу на прибыль за девять месяцев 2015 года была учтена сумма 25 960 руб.

А если командированный сотрудник не может подтвердить курс конвертации рублей в иностранную валюту в связи с отсутствием первичного документа по обмену? Тогда сумму расходов в валюте можно сопоставить с подотчетной суммой в рублях, выданной в авансе, по официальному курсу Банка России на дату выдачи. Объяснение такое. В случае перечисления аванса, задатка на оплату расходов в валюте такие расходы пересчитываются по официальному курсу Банка России на дату перечисления соответствующих сумм. Это предусмотрено пунктом 10 статьи 272 Налогового кодекса РФ. Такие разъяснения приведены в письме Минфина России от 3 сентября 2015 г. № 03-03-07/50836.

Если же организация применяет кассовый метод и справки о движении средств по счету нет, для пересчета потраченных сумм валюты в рубли используйте официальный курс Банка России на дату выдачи денег. Расходы же признавайте на дату утверждения авансового отчета. Это следует из пункта 3 статьи 273 Налогового кодекса РФ.

Бывает также, что расходы командированного оплачены с банковской карты другого человека. Тогда потраченные средства включите в состав налоговых затрат при условии, что деньги возвращены владельцу банковской карты. В этом случае (наряду с документами, подтверждающими понесенные во время командировки расходы) сотрудник должен дополнительно представить расписку держателя банковской карты. В ней должно быть указано, что командированный возместил ему соответствующие расходы (письмо ФНС России от 22 июня 2011 г. № ЕД-4-3/9876).

<...>

Из статьи журнала «Зарплата» № 4, Апрель 2014

Организуем использование корпоративных карт

Порядок обращения банковских карт на территории РФ регулируется Положением об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с их использованием, утвержденным Банком России 24.12.2004 № 266-П.

Чтобы сотрудники могли свободно оперировать корпоративными картами, компании необходимо:

  • - разработать положение о порядке использования корпоративных карт (ч. 1 ст. 8 ТК РФ);
  • - утвердить список должностей, трудовые обязанности которых предполагают использование корпоративных карт (п. 1 ст. 847 ГК РФ, абз. 2 и 7 п. 1.12 Инструкции Банка России от 14.09.2006 № 28-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)»;
  • - ознакомить с положением под роспись всех сотрудников, должности которых перечислены в списке (ч. 2 ст. 22 ТК РФ);
  • - организовать в компании учет приема и выдачи корпоративных банковских карт (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее — Закон № 402-ФЗ, информация Минфина России № ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»);

Подробнее о бухучете читайте в следующем номере

  • - прописать в учетной политике способ учета подотчетных сумм на специальном счете (п. 7 ПБУ 1/2008).

Составляем положение о порядке использования корпоративных карт

В статье будем исходить из того, что компания решила открыть отдельный специальный карточный счет

Положение о порядке использования корпоративных карт является методическим руководством для всех сотрудников компании, которые по долгу службы так или иначе втянуты в этот процесс.

Какие моменты нужно отразить в положении об использовании корпоративных карт

В положении об использовании корпоративных карт рекомендуем установить:

  • - перечень расходов и операций, которые могут быть совершены работником по корпоративной карте. Обратите внимание: перечень операций, которые разрешены в пределах Российской Федерации, отличается от перечня разрешенных за границей. Оба перечня показаны в таблице;
  • - лимиты расчетов по корпоративным картам. Они могут отличаться для разных должностей;
  • - срок, по истечении которого работник должен вернуть карту;
  • - порядок представления отчета держателями карт по израсходованным суммам;
  • - срок, в течение которого работник должен представить в компанию авансовый отчет с приложением подтверждающих документов;
  • - примерный перечень документов, которые принимаются в качестве подтверждения произведенных расходов. Можно составить альбом их образцов и сделать его приложением к положению. Тогда работники будут иметь визуальное представление о том, какой документ требовать при оплате картой;
  • - требования по обеспечению защиты сведений о пинкоде;
  • - порядок действий при утрате карты;
  • - виды ответственности за нарушение установленного порядка и порядок возмещения ущерба держателями карт.

Таблица Перечень операций по карте

Вид операции Цель расходов Территория
РФ за пределами РФ
Наличные, снятые в рублях с корпоративной карты Хозяйственная деятельность компании + -
Командировочные и представительские расходы + -
Безналичный расчет в рублях корпоративной картой Хозяйственная деятельность компании + -
Командировочные и представительские расходы + -
Наличные, снятые в валюте с корпоративной карты Хозяйственная деятельность компании - -
Командировочные и представительские расходы - +
Безналичный расчет в валюте корпоративной картой Хозяйственная деятельность компании - -
Командировочные и представительские расходы - +

Отдельное положение не составляем, а дополняем другой нормативный акт

Альтернативой положению о порядке использования корпоративных карт может служить отдельный раздел об использовании корпоративных карт в другом локальном нормативном акте компании. Таким разделом, например, можно дополнить положение о порядке и размерах возмещения командировочных расходов, представления авансовых отчетов о командировочных и хозяйственных расходах работников компании. Оно показано ниже.

Образец 1 Положение о порядке и размерах возмещения командировочных расходов, представления авансовых отчетов о командировочных и хозяйственных расходах работников компании скачать

Кто имеет право использовать корпоративные карты

Использовать корпоративные карты имеют право те сотрудники, на которых эти карты оформлены. При оформлении корпоративных карт компания в банк подает утвержденный руководителем список сотрудников компании, имеющих право использовать карты.

Замещение в данном случае — это работа в данной должности

Если руководитель компании решил, что удобнее использовать неименные корпоративные карты, он издает приказ об утверждении списка должностей, замещение которых дает право использовать неименные корпоративные карты для оплаты товаров и услуг от имени и в интересах компании. Образец приказа смотрите ниже.

Образец 2 Список должностей, замещение которых дает право использовать корпоративные карты

Составляя список, имейте в виду, что он не может абсолютно дублировать штатное расписание. Нужно провести разумную выборку и не включать в него должности (профессии), выполнение служебных обязанностей по которым не предполагает оплату товаров и услуг от имени и в интересах компании.

Ознакомьте сотрудников с положением под роспись

Всех сотрудников, на которых выпушены именные карты и чьи должности перечислены в приказе, необходимо ознакомить под роспись с утвержденным положением о порядке использования корпоративных банковских карт или с тем локальным нормативным актом, в котором есть соответствующий раздел.

Факт ознакомления можно зафиксировать на последнем листе положения или в отдельном документе (например, в ведомости или журнале).

Хранение, выдача и возврат корпоративных карт

Чтобы исключить случаи утери корпоративных карт, а также нецелевое использование или хищение денежных средств, в компании должен быть налажен строгий контроль хранения и движения корпоративных карт.

Именные корпоративные банковские карты могут находиться на руках у держателей при условии соблюдения ими требований безопасности.

В отношении отдельных должностей может быть установлен особый порядок хранения неименных корпоративных карт

Все неименные корпоративные карты хранятся в сейфе компании.

Как правило, неименные корпоративные карты выдают сотруднику для выполнения определенного задания — оплаты командировочных, представительских или других расходов.

Выдать по заявлению

Документальное оформление передачи карты сотруднику законодательством не регламентировано. Этот порядок лучше утвердить в положении о порядке использования корпоративных карт. Порядок может быть следующим:

  • - сотрудник пишет заявление на выдачу неименной корпоративной карты с обоснованием цели предполагаемого расходования денежных средств;
  • - уполномоченный руководитель визирует заявление работника и указывает лимит неименной карты. Образец оформления заявления приведен ниже.

Можно ли передать карту другому работнику

К сожалению, официальных разъяснений по этому вопросу пока нет. Отсутствует и судебная практика федерального уровня. В любом случае за нецелевое использование средств на корпоративной карте ответственность несет подотчетное лицо, которому она выдана по заявлению.

Обратите внимание: никаких исключений для ситуации, когда подотчетным лицом является руководитель компании, в законодательстве не предусмотрено. Но компания вправе самостоятельно ранжировать по должностям условия использования корпоративных карт.

Образец 3 Заявление на выдачу корпоративной карты

Сроки, на которые выдаются карты

Корпоративные карты выдаются на срок, определенный положением. Выдать карту на более долгий срок, отличающийся от указанного в положении компании, можно на основании распоряжении руководителя компании.

Блокировка одной карты не означает блокировки всего карточного счета.

Если сотрудник постоянно ездит в командировки, по отдельному распоряжению руководителя ему можно выдать корпоративную карту на более долгий срок.

В случае пропуска срока возврата неименной корпоративной карты лицо, уполномоченное контролировать их движение, должно сообщить об этом главному бухгалтеру. Затем принимается решение о блокировке карты или ином решении вопроса с виновным подотчетным лицом.

Смотрите пункт 2.2 раздела 2 Положения о порядке использования корпоративных карт

Журнал учета движения корпоративных карт

Дату, срок, цель выдачи корпоративной карты, ее номер, лимит, должность и фамилию работника фиксируют в журнале регистрации приема и выдачи карт (журнале движения корпоративных банковских карт).

Факты получения и возврата сотрудником корпоративной карты должны подтверждаться подписями в журнале подотчетного лица и работника бухгалтерии, который несет ответственность за их хранение.

Образец ведения журнала смотрите ниже.

Образец 4 Журнал приема и выдачи корпоративных банковских карт

Как отчитаться за деньги, потраченные с корпоративной карты

Порядок отчета работников о расходовании денежных средств по корпоративной карте отдельным нормативным актом не установлен. Но компания может разработать его самостоятельно, опираясь на нормы, регулирующие порядок отчета о расходовании наличных подотчетных сумм.

Срок представления отчета об использовании денежных средств

Срок представления авансового отчета по использованию денежных средств с корпоративной банковской карты можно установить в положении о порядке использования корпоративных карт. Он может быть установлен в рабочих днях со дня истечения срока, отведенного на исполнение поручения или возвращения из командировки.

Форма отчета

Можно использовать унифицированную форму авансового отчета № АО-1, утвержденную постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55.

Также компания вправе разработать собственную форму отчета, учитывающую особенности, связанные с сочетанием расходования наличных и безналичных денежных средств (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

Образец заполнения унифицированной формы авансового отчета о расходовании денежных средств с корпоративной карты будет представлен в следующем номере.

Снятие наличных с корпоративной карты — не расход

Обратите внимание своих подотчетных лиц на одну особенность составления авансового отчета по расходованию денежных средств с корпоративной карты.

Квитанция, которую работник получает при снятии наличных в банкомате, сама по себе не может рассматриваться как документ, подтверждающий расходы работника.

К авансовому отчету должны быть обязательно приложены чеки (другие документы), свидетельствующие о целевом расходовании снятых с карты наличных.

Остаток неиспользованных наличных, снятых с карты, работник должен внести в кассу компании.

Авансовый отчет работника должен утвердить руководитель компании.

Читайте в следующем номере электронного журнала «Зарплата»

О бухгалтерском учете расчетов с подотчетными лицами с использованием корпоративных банковских карт


<...>

Из статьи журнала «Зарплата» № 5, Май 2014

Авансовый отчет о расходовании денег с корпоративной карты

Работник, получивший деньги под отчет, обязан представить авансовый отчет вместе с документами, подтверждающими оплату товаров и услуг. Об этом говорится в пункте 4.4 Положения, утвержденного Банком России от 12.10.2011 № 373-П (далее — Положение № 373-П).

Унифицированная форма авансового отчета № АО-1 утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55.

Ограничения унифицированного бланка

Использование корпоративных банковских карт расширяет перечень операций, доступных подотчетному лицу.

Помимо непосредственной оплаты за услуги и товары, приобретаемые в интересах компании в безналичном порядке, работник может снять с корпоративной карты деньги для оплаты наличными.

Кроме того, применение корпоративной карты дает возможность пополнять остаток подотчетных сумм путем безналичного перечисления денежных средств на карту.

В унифицированной форме авансового отчета не предусмотрены строки для отражения подобных операций. Разберемся, как обойти эти ограничения.

Дополнить унифицированный бланк

Компания может вносить изменения в унифицированные формы. В частности, добавлять строки. Об этом говорится в Порядке применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденном постановлением Госкомстата России от 24.03.99 № 20.

Разработать бланк самостоятельно

С 1 января 2013 года унифицированные формы не являются обязательными для применения компаниями (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее — Закон № 402-ФЗ).

Обязанность применять унифицированные формы сохранилась только в отношении кассовых документов, которые непосредственно перечислены в Положении № 373-П. К ним относятся:

  • - приходный и расходный кассовые ордера;
  • - расчетно-платежная ведомость и платежная ведомость;
  • - банковские документы.

Авансовый отчет среди них не указан, поэтому его форму компания может разработать самостоятельно. Главное, чтобы она содержала все обязательные реквизиты. Их перечень приведен в пункте 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ.

Разберемся, какие дополнительные строки нужны в авансовом отчете для отражения всех операций с использованием корпоративных карт.

Безналичное пополнение остатка денежных средств на корпоративной карте

Предположим, работник получил задание купить дорогостоящее оборудование для компании. Остатка на полученной им корпоративной карте на покупку не хватает.

Положение о порядке представления авансового отчета

Можно скачать из электронного журнала «Зарплата»

Недостающую сумму на карту (на корпоративный карточный счет) бухгалтер перечисляет платежным поручением с расчетного счета компании. Какие строки понадобятся в авансовом отчете, рассмотрим на примере.

Пример

В.О. Луноходов получил корпоративную карту. Доступных средств на карте — 50 000 руб.
Работнику поручили приобрести многофункциональное устройство (МФЦ) для компании стоимостью 110 000 руб. По распоряжению руководителя на корпоративную карту В.О. Луноходова платежным поручением № 125 от 24.03.2014 перечислено 65 000 руб.
После покупки МФЦ на карте осталось 5000 руб. Как оформить авансовый отчет?

Решение

Бухгалтер компании дополнил унифицированный бланк авансового отчета новыми строками.
Остаток средств и выдача карты
В разработанной бухгалтером форме авансового отчета предусмотрено две строки, которые показывают сумму средств на дату начала использования карты:
— «Остаток на карте (если карта ранее не сдавалась работником)»;
— «Выдана карта №», заполняется в том случае, если карта была выдана перед выполнением задания.
Остаток по карте в нашем случае равен нулю, поскольку О.В. Луноходов получил карту непосредственно перед выполнением задания. В строке «Выдана карта №» указываем номер карты и сумму, доступную на ней.
Пополнение средств на карте
В авансовый отчет добавлена строка «Платежное поручение». В этой строке указываем номер, дату платежного поручения. В нашем случае запись будет выглядеть так: «Платежное поручение № 125 от 24.03.2014».
Итоговый остаток
В строке «Итого на корпоративной карте» нужно указать либо остаток на карте, либо сумму остатка средств на выданной карте и дополнительного перечисления. На карте В.О. Луноходова аккумулирована сумма 115 000 руб. (50 000 руб. + 65 000 руб.).
Оборотная сторона авансового отчета
На оборотной стороне авансового отчета работник перечислит документы, подтверждающие целевое расходование средств по карте, укажет их дату и номер, сумму расхода. Образец заполнения авансового отчета по корпоративной карте приведен ниже.

Образец 1 Авансовый отчет, разработанный самостоятельно скачать

Обратите внимание: при отплате товаров (работ, услуг) с помощью корпоративных карт не нужно соблюдать лимит расчетов (100 000 руб.), установленный пунктом 1 Указаний Банка России от 20.06.2007 № 1843-У для расчетов наличными в рамках одного договора.

Снятие наличных средств с корпоративной карты

У подотчетного лица не всегда есть возможность оплатить товары (работы, услуги) безналичным способом. Но работник может снять деньги с корпоративной карты и расплатиться наличными.

Такую ситуацию нужно предусмотреть при разработке формы авансового отчета. Достаточно добавить четыре строки:

  • - «Снято наличных средств по корпоративной карте»;
  • - «Израсходовано наличных средств»;
  • - «Внесено через терминал на корпоративную карту»;
  • - «Остаток наличных».

Остаток наличных средств после снятия их с корпоративной карты работник должен внести:

  • - в кассу компании;
  • - либо через терминал на корпоративную карту.

Все операции с наличными средствами бухгалтер отразит записями на лицевой стороне авансового отчета. Образец ниже.

Образец 2 Фрагмент авансового отчета. Снятие наличных с корпоративной карты

Расписка о получении авансового отчета

Подотчетный работник предъявляет авансовый отчет уполномоченному сотруднику бухгалтерии, а в случае его отсутствия — руководителю. Такое правило установлено в пункте 4.4 Положения № 373- П.

Проверенный авансовый отчет утверждает руководитель компании. После этого товары (работы, услуги), приобретенные подотчетником, принимаются к учету.

Работнику выдают расписку в получении авансового отчета. Это отрезная нижняя часть отчета унифицированного бланка.

Если в разработанной самостоятельно форме авансового отчета эта часть не предусмотрена, расписку нужно составить в произвольной форме. Образец смотрите ниже.

Образец 3 Расписка о принятии авансового отчета скачать

Утверждение формы авансового отчета

Форму авансового отчета должен утвердить руководитель (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Это требование не отменяется, если компания планирует применять унифицированный бланк. Как правило, формы первичных документов приводят в приложении к приказу об учетной политике. Образец такого приказа приведен ниже.

Образец 4 Фрагмент приказа об утверждении учетной политики и форм первичных документов скачать

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме

Статьи по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка