Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Как посчитать резерв отпусков для равномерного учета расходов

Подписка
Срочно заберите все!
№24
30 октября 2015 390 просмотров

Организация доставляет изделия на транспорте не работников данной организации, с которыми заключены договора безвозмездной аренды автомобиля. Они оказывают услуги бесплатно. Какой должен быть документооборот между организацией и водителями? И должен ли он быть вообще?

В Вашей ситуации порядок оформления операций зависит от нескольких факторов:

-вид договора аренды автомобиля: с экипажем или без;

-являются ли водители арендованных автомобилей сотрудниками организации.

(1) Если заключен договор аренды автомобиля без экипажа, а водитель не является сотрудником организации, то арендатор (Ваша организация) должен оплачивать расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля и услуги экипажа (ст. 645, 646 ГК РФ). Для учета расходов на ГСМ в этом случае необходимо оформлять путевые листы. Также водитель должен предоставить документы, свидетельствующие об оплате ГСМ (чеки ККТ).

При этом необходимо учесть, что оформление первичных документов (п.1 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете №402-ФЗ от 06/12/11) предусмотрено для любых хозяйственных операций вне зависимости от их возмездности и права организации на учет сумм таких операций в составе расходов в бухгалтерском и налоговом учете. Это означает, что, если договором аренды транспортного средства без экипажа предусмотрено оформление актов оказанных, их следует оформлять в той периодичности, которая предусмотрена договором (от 24 марта 2014 г. № 03-03-06/1/12764, от 16 ноября 2011 г. № 03-03-06/1/763). В части услуг экипажа (водителя), не являющегося сотрудником организации акт приема-передачи услуг также необходим.

В Вашей ситуации также необходимо помнить, что получение безвозмездных услуг учитывается в составе доходов по налогу на прибыль (п. 8 ст. 250 НК РФ). При этом налоговой базой является рыночная стоимость таких услуг, определяемая по правилам статьи 105.3 НК РФ. Эта позиция подтверждается также Письмом ФНС России от 09.06.2012 № ЕД-4-3/9592.

(2)Если заключен договор аренды автомобиля без экипажа, а водитель является сотрудником организации, то арендатор (Ваша организация) должен оплачивать расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля (ст.645, 646 ГК РФ) и заработную плату водителю (ст. 136 ТК РФ). Для учета расходов на ГСМ и начисления заработной платы водителю в этом случае необходимо оформлять путевые листы. Также водитель должен предоставить документы, свидетельствующие об оплате ГСМ (чеки ККТ).

(3) Если заключен договор аренды автомобиля с экипажем, и водитель не является сотрудником организации также составляются акты приема-передачи оказанных услуг.

При этом необходимость составления путевых листов определяется условиями договора. Если расходы на ГСМ включены в стоимость аренды или в договоре не выделена обязанность арендатора оплачивать ГСМ, путевые листы составлять не нужно.

Если же по условиям договора арендатор должен оплачивать ГСМ, нужно составлять путевые листы и требовать от водителя документы, подтверждающие оплату ГСМ.

Обоснование

Из рекомендации

Олега Хорошего, начальника отдела налогообложения прибыли организаций департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Как оплатить и отразить в бухучете аренду личного автомобиля сотрудника

<…>

Виды договоров аренды транспорта

Есть два вида договоров аренды транспортных средств: с экипажем и без него. Правовое регулирование каждого из этих соглашений имеет свои особенности.

Аренда с экипажем. По такому договору арендодатель должен не только предоставить арендатору автомобиль, но и оказать ему услуги по его управлению и технической эксплуатации (ст. 632 ГК РФ).

Аренда без экипажа. Заключив такой договор, можно просто получить автомобиль сотрудника во временное владение и пользование (ст. 642 ГК РФ).

<…>

Аренда автомобиля

Заключая договор, особое внимание уделите описанию арендуемого транспорта. В соглашении нужно прописать такие технические характеристики, чтобы можно было точно определить, какой именно автомобиль взят в аренду. Только в этом случае договор аренды считается заключенным. Об этом сказано в пункте 3 статьи 607 Гражданского кодекса РФ.

Проверьте, указаны ли в договоре следующие данные:

Чтобы все сведения были максимально точными, сверьте их с паспортом транспортного средства (ПТС) или со свидетельством о регистрации.

Также в договоре лучше сразу прописать обязанность сотрудника передать вам документы, необходимые для эксплуатации автомобиля. В частности, это оригиналы свидетельства о его регистрации, техпаспорт, талон техосмотра и страховой полис. А чтобы весь этот набор сотрудник представил вовремя, можно предусмотреть в том же договоре неустойку, штраф или пени за нарушение сроков.

Но помните, что право собственности остается за сотрудником. Оно перейдет к вашей организации, только если руководство решит выкупить автомобиль (ст. 608 ГК РФ).

Главбух советует: арендуя личный автомобиль сотрудника, обязательно ознакомьтесь с условиями страхования транспорта (ОСАГО).

Если взяли в аренду уже застрахованный автомобиль, возможны две ситуации.

Первая: в страховом полисе записано, что к управлению автомобилем допускается неограниченный круг людей. В этом случае со страховкой ничего делать не нужно.

Вторая: в страховом полисе указаны конкретные люди, которые имеют право управлять автомобилем. Если запланировано что управлять транспортом будут другие люди, то в полис нужно будет внести изменения. Причем сделать это должен будет сотрудник-арендодатель. За внесение изменений в полис придется заплатить. Если договор не обязывает сотрудника-арендодателя оформить страховку, все дополнительные расходы понесет организация-арендатор (ст. 646 и 637 ГК РФ). Эти затраты можно будет учесть при расчете налога на прибыль (п. 2 ст. 263 НК РФ).

Если же арендуете незастрахованный автомобиль, то оформить полис ОСАГО придется самостоятельно и за свой счет. Ведь страховать ответственность обязан именно тот, кто владеет автомобилем. То есть не только собственники, но и те, кто арендует транспорт (ст. 4 Закона от 25 апреля 2002 г. № 40-ФЗ).

Документальное оформление

Операции по получению автомобиля в аренду в бухучете отразите на основании акта о приеме-передаче транспортного средства. В нем надо указать согласованную стоимость автомобиля, его пробег, а также техническое состояние по результатам осмотра.

Передаточный акт можно составить на унифицированном бланке (ф. ОС-1 или ОС-1б, утвержденные постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7) или в произвольной форме.

Открывать на арендуемый автомобиль инвентарную карточку по формам № ОС-6, № ОС-6а, утвержденным постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7, не обязательно. Об этом сказано в пункте 14 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 октября 2003 г. № 91н.

В договоре аренды транспортного средства можно предусмотреть его выкуп.

Отдельно скажем про акт оказанных услуг по аренде автомобиля. Такой документ нужно составлять, только если это предусмотрено договором аренды. Периодичность составления тоже прописывают в договоре – ежемесячно, ежеквартально или еще реже. Если же в договоре нет ни слова про акт, то учесть расходы можно и без него. Данную точку зрения разделяют в Минфине России (письма от 24 марта 2014 г. № 03-03-06/1/12764, от 16 ноября 2011 г. № 03-03-06/1/763).

Нельзя не упомянуть и про технический осмотр автомобиля. Чтобы управлять транспортным средством, обязательно оформить полис ОСАГО. А для покупки полиса не обойтись без диагностической карты о том, что пройден техосмотр (подп. «е» п. 3 ст. 15 Закона от 25 апреля 2002 г. № 40-ФЗ).

Оплачивать техосмотр нужно в зависимости от того, какой договор заключен. Возможны два варианта.

Вариант 1. Договор аренды автомобиля с экипажем.

В этом случае расходы на содержание транспорта возлагаются на арендодателя (ст. 634 ГК РФ). Соответственно, платить за техосмотр должен сотрудник.

Вариант 2. Договор аренды автомобиля без экипажа.

При таком раскладе обязанность содержать арендованную машину лежит на арендаторе (ст. 644 ГК РФ). Значит, именно организация будет платить за техосмотр.

<…>

Из рекомендации

Нины Ковязиной, заместителя директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

Как выплатить и отразить в бухучете компенсацию за использование личного автомобиля сотрудника

Использовать личный автомобиль сотрудника можно не только на основании договора аренды транспортного средства, но и выплачивая специальную компенсацию. Такая возможность предусмотрена статьей 188 Трудового кодекса РФ.

<…>

Путевые листы

Ситуация: нужно ли для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника потребовать от него предъявить путевые листы

Да, нужно.

По общему правилу путевой лист легкового автомобиля является первичным документом по учету работы автотранспорта и основанием для начисления зарплаты водителю (раздел 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78).

Основанием для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника является приказ руководителя, в котором предусматриваются размеры такой компенсации (письмо Минфина России от 5 декабря 2012 г. № 03-03-06/1/629). Для получения денег сотрудник должен представить в бухгалтерию копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке.

При этом представители контролирующих ведомств считают, что путевые листы нужны для подтверждения фактического использования личного автомобиля для служебных поездок и обоснованности понесенных расходов. Такое подтверждение необходимо для того, чтобы организация могла:

Аналогичные выводы следуют, в частности, из писем Минфина России от 23 сентября 2013 г. № 03-03-06/1/39406, от 13 апреля 2007 г. № 14-05-07/6, УФНС России по г. Москве от 4 марта 2011 г. № 16-15/020447. Некоторые суды придерживаются аналогичной позиции (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 17 февраля 2006 г. № А66-7112/2005).

<…>

Из Письма ФНС РОССИИ от 09.06.2012 № ЕД-4-3/9592

Об определении доходов в целях налогообложения прибыли организаций при безвозмездном получении имущества (работ, услуг)

Федеральная налоговая служба, в связи с поступающими запросами об определении доходов в целях налогообложения прибыли организаций при безвозмездном получении имущества (работ, услуг), в целях выработки единообразного подхода, просит согласовать следующий порядок или высказать свою позицию.

Статьей 105.3 главы 14.2 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ) установлены общие положения о налогообложении в сделках между взаимозависимыми лицами.

Также для целей НК РФ цены, применяемые в сделках, сторонами которых являются лица, не признаваемые взаимозависимыми, а также доходы (прибыль, выручка), получаемые лицами, являющимися сторонами таких сделок, признаются рыночными (пункт 1 статьи 105.3 НК РФ).В соответствии со статьей 274 НК РФ налоговой базой для целей главы 25 "Налог на прибыль" признается денежное выражение прибыли, определяемой в соответствии со статьей 247 НК РФ, подлежащей налогообложению.

Согласно статье 247 НК РФрыночные цены для целей расчета налоговой базы определяются в порядке, аналогичномпорядку определения рыночных цен, установленному статьей 105.3 НК РФ, на момент реализации или совершения внереализационных операций (без включения в них налога на добавленную стоимость, акциза).При этом пунктом 12 статьи 105.3 НК РФ установлено, что в случае, если главами части второй НК РФ, регулирующими вопросы исчисления и уплаты отдельных налогов, определены иные правила определения цены товара (работы, услуг) для целей налогообложения, то применяются правила части второй НК РФ.

Внереализационными доходами налогоплательщика признаются, в частности, доходы в виде безвозмездно полученного имущества (работ, услуг) или имущественных прав, за исключением случаев, указанных в статье 251 НК РФ. При получении имущества (работ, услуг) безвозмездно оценка доходов осуществляется исходя из рыночных цен, определяемых с учетом положений статьи 105.3 НК РФ, но не ниже определяемой в соответствии с главой 25 НК РФ остаточной стоимости - по амортизируемому имуществу и не ниже затрат на производство (приобретение) - по иному имуществу (выполненным работам, оказанным услугам).

Информация о ценах должна быть подтверждена налогоплательщиком - получателем имущества (работ, услуг) документально или путем проведения независимой оценки (пункт 8 статьи 250 НК РФ). По мнению ФНС России, положение статьи 247 НК РФ о том, что рыночная цена должна определяться в порядке, аналогичном порядку, предусмотренному статьей 105.3 НК РФ, следует трактовать как обязанность учитывать при определении рыночной цены положение пункта 1 статьи 105.3 НК РФ о том, что для целей Налогового кодексарыночными признаются цены, применяемые в сделках между лицами, не признаваемыми взаимозависимыми. Иные положения статьи 105.3 НК РФ следует применять для определения рыночной цены исключительно в сделках между взаимозависимыми лицами и сделках, приравненных к таковым в соответствии с положениями статьи 105.14 НК РФ (контролируемых сделках), что составляет отдельный предмет контроля, предусмотренный главой 5.1 НК РФ. В связи с чем, применение данных положений возможно только в случае если сделка по безвозмездной передаче имущества будет признана контролируемой, и может привести к доначислению налоговых обязательств по налогам, указанным в пункте 4 статьи 105.3.Учитывая, что при безвозмездном получении имущества (работ, услуг) сторонами не устанавливается цена сделки, оценка доходов в целях налогообложения прибыли организаций по таким сделкам должна осуществляться исходя из рыночных цен, определенных с учетом положений статьи 105.3 НК РФ, независимо от того совершена ли данная сделка между взаимозависимыми лицами или между лицами, не признаваемыми взаимозависимыми.

В случаях, предусмотренных главой 25 НК РФ, когда сторонами сделки цена не установлена и требуется определение рыночной цены, например, при безвозмездной передаче имущества, очевидно, что сама такая сделка не может быть использована для определения рыночной цены, даже если сторонами такой сделки являются лица, не признаваемые взаимозависимыми. Следовательно, рыночная цена сделки для оценки доходов получателя безвозмездно передаваемого имущества должна определяться на основе анализа иных сопоставимых сделок, сторонами которых являются лица, не признаваемые взаимозависимыми.

Из справочника

Особенности правового регулирования аренды транспортного средства с экипажем и без экипажа

Положения договора аренды транспортного средства Аренда транспортного средства с экипажем Аренда транспортного средства без экипажа
Предмет договора

Арендодатель:
– предоставляет арендатору автомобиль (мотоцикл) за плату во временное владение и пользование;
– оказывает услуги, связанные с управлением транспортным средством и его технической эксплуатацией

Основание – статья 632 Гражданского кодекса РФ

Арендодатель предоставляет арендатору автомобиль (мотоцикл) за плату во временное владение и пользование

Услуги, связанные с управлением транспортным средством и его технической эксплуатацией, арендодатель не оказывает. Основание – статья 642 Гражданского кодекса РФ

Порядок государственной регистрации Не требуется (ст. 633 ГК РФ) Не требуется (ст. 643 ГК РФ)
Порядок заключения договора В письменной форме независимо от срока (ст. 633 ГК РФ) В письменной форме независимо от срока (ст. 643 ГК РФ)
Кто оплачивает содержание транспортного средства (текущий и капитальный ремонт) Арендодатель (ст. 634 ГК РФ) Арендатор (ст. 644 ГК РФ)
Кто оплачивает услуги экипажа

Арендодатель* (ст. 635 ГК РФ)

Арендодатель для членов экипажа является работодателем. Он начисляет им зарплату и, соответственно, удерживает с нее НДФЛ (п. 1 ст. 226 НК РФ)

Но если какие-либо выплаты в пользу водителей производит арендатор, то он становится налоговым агентом в отношении этих выплат (п. 1 ст. 226 НК РФ)

В частности, если арендатор оплачивает экипажу стоимость питания, то он должен удержать НДФЛ (письмо Минфина России от 25 октября 2011 г. № 03-04-06/6-285)

Арендатор (ст. 645 ГК РФ)
Кто оплачивает расходы, связанные с эксплуатацией транспортного средства (топливо, расходные материалы, транспортные сборы и т. п.) Арендатор* (ст. 636 ГК РФ) Арендатор (коммерческие и технические расходы (ст. 645 ГК РФ), эксплуатационные расходы* (ст. 646 ГК РФ))
Кто оплачивает расходы на страхование транспортного средства Арендодатель (в т. ч. страхование ответственности за ущерб)* (ст. 637 ГК РФ) Арендатор (в т. ч. страхование своей ответственности)* (ст. 646 ГК РФ)
Право арендатора без согласия арендодателя сдавать транспортное средство в субаренду Имеет право* (п. 1 ст. 638 ГК РФ) Имеет право* (п. 1 ст. 647 ГК РФ)
Право арендатора без согласия арендодателя заключать от своего имени договоры перевозки и иные договоры Имеет право* (п. 2 ст. 638 ГК РФ) Имеет право* (п. 2 ст. 647 ГК РФ)
Кто несет ответственность за вред, причиненный транспортному средству Арендатор, если арендодатель докажет, что повреждение транспортного средства произошло по обстоятельствам, за которые арендатор отвечает в соответствии с законом или договором аренды (ст. 639 ГК РФ) Арендатор, если повреждение транспортного средства произошло по его вине или по вине лиц, за действия которых он несет ответственность, например, его сотрудников (ст. 1064, 1068 ГК РФ)
Кто несет ответственность за вред, причиненный транспортным средством Арендодатель (ст. 640 ГК РФ) Арендатор (ст. 648 ГК РФ)

Из рекомендации

Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как организовать документооборот в бухгалтерии

Первичные документы

Каждый факт хозяйственной жизни должен быть подтвержден первичным документом. Нельзя принимать к учету документы, которыми оформлены не имевшие места факты хозяйственной жизни (в т. ч. по мнимым и притворным сделкам). Об этом сказано в части 1 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Формы первичных документов определяет руководитель организации по представлению лица, на которое возложено ведение бухучета (ч. 4 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Первичный документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:

Такой перечень установлен частью 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Первичный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным – непосредственно после его окончания (ч. 3 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Первичные документы составляют на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (ч. 5 ст.9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Из рекомендации

Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Какими документами подтвердить расходы на ГСМ при перевозке груза частным лицом

  • Пункт 1
    • марка автомобиля;
    • год выпуска и цвет;
    • номер кузова и двигателя;
    • государственный регистрационный номер.
  • Пункт 2
  • Пункт 3
  • Пункт 4
  • Пункт 5
    • наименование документа;
    • дату составления документа;
    • наименование экономического субъекта (организации), составившего документ;
    • содержание факта хозяйственной жизни;
    • величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
    • наименование должностей лиц, совершивших сделку, операцию, и ответственных за ее оформление, либо наименование должностей лиц, ответственных за оформление свершившегося события;
    • подписи указанных лиц с расшифровкой и иную информацию, необходимую для идентификации этих лиц.
  • Пункт 6

Ответ на этот вопрос зависит от условий договора.

Договор на перевозку грузов заключают только с предпринимателями или организациями (п. 2 ст. 784 ГК РФ). Частное лицо, которое не является предпринимателем, может перевозить груз на основании договора аренды транспортного средства с экипажем. Такой порядок следует из положений статей 632636, 784 Гражданского кодекса РФ и пункта 13 статьи 2 Закона от 8 ноября 2007 г. № 259-ФЗ.

При этом договором аренды с экипажем может быть предусмотрено, что стоимость ГСМ:

  • включена в арендную плату;
  • компенсирует арендатор.

В первом случае никаких дополнительных документов не потребуется. Арендатор перечисляет арендодателю плату за временное пользование транспортным средством, которая включает в себя в том числе расходы на ГСМ.

Во втором случае арендодатель должен представить арендатору документы, подтверждающие расходы на ГСМ:

  • путевой лист автомобиля или любой другой документ, в котором описан маршрут движения автомобиля и фактический расход ГСМ;
  • чеки ККТ на оплату ГСМ.

На основании этих документов арендатор компенсирует частному лицу расходы на ГСМ.

Из рекомендации «Как оформить и отразить в бухучете приобретение ГСМ за наличные»

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка