Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

Всеобщий переход на онлайн‑кассы — срочно присоединяйтесь

Подписка
Срочно заберите все!
№23
26 октября 2015 6 просмотров

Можно ли не возмещать командировочные расходы сотруднику, головная организация не разрешила ехать в командировку, но руководство поехало, теперь они предлагают не возмещать им расходы..

Возместить командировочные расходы организация обязана. Но, если сотрудник не требует оплаты расходов, то нарушения в данном случае не будет.

Обоснование

Из рекомендации

Нины Ковязиной, заместителя директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Как возместить расходы на проезд в командировку транспортом общего пользования

Состав расходов

Организация обязана возместить сотруднику:

  • расходы на проезд до места командировки и обратно;
  • расходы по проезду из одного населенного пункта в другой (если сотрудник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах).

В состав этих расходов входят:

  • стоимость проездного билета на транспорт общего пользования (самолет, поезд и т. д.);
  • стоимость услуг по оформлению проездных билетов;
  • расходы на оплату постельных принадлежностей в поездах;
  • стоимость проезда до места (вокзал, пристань, аэропорт) отправления в командировку (от места возвращения из командировки), если оно расположено вне населенного пункта, где сотрудник работает.

Об этом сказано в пунктах 1112, и 22 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Кроме того, при покупке билетов сотрудник может оплатить полис добровольного страхования пассажиров. Такие затраты работодатель возмещать не обязан. Однако вправе это сделать, если компенсация этих расходов предусмотрена локальными документами (например, коллективным договором или Положением о командировках). Это следует из статьи 168 Трудового кодекса РФ.

При направлении сотрудника в загранкомандировку ему также дополнительно возмещаются расходы:

  • на оформление загранпаспорта (визы, других выездных документов);
  • на оформление обязательной медицинской страховки;
  • по уплате обязательных консульских и аэродромных сборов;
  • по уплате сборов на право въезда или транзита автомобиля;
  • по уплате иных обязательных платежей и сборов.

Это следует из пункта 23 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Если до места командировки можно добраться разными видами транспорта, руководство организации вправе по своему выбору оплатить сотруднику один из них. Например, чтобы командировка обошлась дешевле, заложить в сумму аванса стоимость проезда на поезде, а не на самолете. Обязанности оплатить проезд в командировку на определенном виде транспорта в законодательстве не предусмотрено (ст. 168 ТК РФПоложение, утвержденное постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Отсутствие подтверждающих документов

Если по возвращении из командировки сотрудник не представит документы, подтверждающие его расходы на проезд, руководитель организации может принять одно из двух решений:
1) не возмещать расходы на проезд;
2) возместить расходы на проезд в определенной сумме.

Порядок такого возмещения необходимо прописать в локальном документе организации. Например, в положении о командировках.

Данный вывод следует из статьи 168 Трудового кодекса РФ и Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Основанием для оплаты является заявление командированного сотрудника, составленное в произвольной форме. В заявлении следует указать:

  • дату и время выезда в командировку;
  • вид транспортного средства;
  • стоимость билета (на основании справки, подтверждающей факт покупки билетов и их стоимость);
  • причину утраты документов и т. п.

На заявлении руководитель организации должен указать сумму компенсации (или сделать отметку об отказе в возмещении расходов). После этого сотрудник прилагает заявление к авансовому отчету и передает его в бухгалтерию.

<…>

Из рекомендации

Андрея Кизимова, заместителя директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Порядок возмещения расходов

Порядок возмещения расходов на наем жилья во время командировки должен быть определен внутренними документами организации (ст. 168 ТК РФ, п. 11131421 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Это значит, что сумму возмещения и требование к документальному подтверждению сотрудником расходов на наем жилья во время командировки организация устанавливает самостоятельно. Например, коллективным договором или иным локальным актом организации (приказом, положением о командировках).

Ситуация: нужно ли оплатить расходы на проживание сотрудника, направленного в командировку, за день прибытия в гостиницу. Сотрудник вышел на работу в принимающую организацию на следующий день

Да, нужно.

Возмещение расходов по найму жилого помещения является одним из обязательных условий направления сотрудника в командировку. Порядок и размер возмещения таких расходов организация устанавливает самостоятельно (например, коллективным договором или иным локальным актом организации). Это следует из положений статьи 168 Трудового кодекса РФ и пунктов 1114 и 21Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Срок командировки устанавливает руководитель организации.

У сотрудника имеются проездные документы

Днем отъезда считается день отправления транспортного средства, на котором сотрудник выезжает в командировку из населенного пункта, где находится место его постоянной работы. Если транспортное средство отправляется до 24 часов включительно, днем отъезда считаются текущие сутки. Если транспортное средство отправляется после 0 часов – следующие сутки. Эта дата определяется на основании проездного документа.

Днем приезда считается день прибытия транспортного средства, на котором сотрудник возвращается из командировки в населенный пункт, где находится место его постоянной работы. Если транспортное средство прибывает до 24 часов включительно, днем приезда считаются текущие сутки. Если транспортное средство прибывает после 0 часов – следующие сутки. Эта дата определяется на основании проездного документа.

Проездных документов у сотрудника нет

В таком случае срок командировки определяется на основании документов о проживании (например, чеков или счетов гостиниц). Соответственно, даже если в этот день сотрудник на работу не выходил, оплатить его все равно необходимо.

Такой порядок следует из пунктов 47 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

На практике может возникнуть ситуация, когда сотрудник направляется в командировку для работы в другой организации (или подразделении организации). При этом он прибывает в место, в которое командируется в один день, а на работу в организацию выходит на следующий день. Например, это возможно, когда поезд или самолет прибывает поздно вечером, поэтому выйти на работу в день прибытия сотрудник не может. Однако несовпадение дня прибытия с днем выхода на работу не является основанием для отказа в возмещении сотруднику расходов на оплату найма жилья. Поскольку независимо от данных обстоятельств сотрудник находится в командировке по распоряжению (заданию) руководителя, что подтверждается датами выбытия с основного места работы и прибытия в место командирования, отраженными в проездных документах (п. 47 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Для целей налогообложения расходы на оплату найма жилья за все дни нахождения в командировке должны быть документально подтверждены.

Налоги

Для целей налогообложения учет расходов на наем жилья во время командировки зависит от их документального оформления. Так, при расчете налога на прибыль учитываются только документально подтвержденные расходы (п. 1 ст. 252подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Расходы, не подтвержденные первичными документами, к налоговому учету не принимаются. НДФЛ не облагается компенсация расходов по найму жилья в сумме фактических и документально подтвержденных затрат (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ). В отношении расходов, которые документально не подтверждены, компенсация не облагается НДФЛ в пределах норм (абз. 10 п. 3 ст. 217 и ст. 210 НК РФ).

Расходы по найму жилого помещения в командировке сотрудник может подтвердить:

<…>

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Новости по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка